1.2.1 .Tổ chức hệ thống tài khoản kế toán thanh toán trong doanh nghiệp
1.2.2. Tổ chức chứng từ kế toán thanh toán
Theo điều 3 Luật kế toán 2017 chứng từ đƣợc hiểu nhƣ sau: “Chứng từ kế
toán là những giấy tờ và vật mang tin phản ánh nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh và đã hoàn thành, làm căn cứ ghi sổ kế toán.” [ ]
Tổ chức chứng từ kế toán là công việc đầu tiên của quá trình thu thập thông tin. Do vậy, tổ chức chứng từ kế toán phải đảm bảo các thông tin chính xác và đáng tin cậy. Để làm căn cứ ghi sổ kế toán, mọi nghiệp vụ kế toán vốn bằng tiền phát sinh phải đƣợc ghi chép và phản ánh một cách đầy đủ và chính xác vào các chứng từ kế toán.
Việc ghi chép các chứng từ kịp thời phục vụ kế toán thanh toán giúp cho việc cung cấp thông tin kịp thời để nhà quản lý doanh nghiệp ra quyết định chính xác, hợp lí. Ngoài ra các chứng từ liên quan tới thanh toán là cơ sở để xác minh trách nhiệm pháp lý của các cá nhân liên quan đến nghệp vụ thanh toán, làm căn cứ để kiểm tra, tổ chức tốt chứng từ thanh toán.
17
Tổ chức chứng từ kế toán thanh toán tại các doanh nghiệp bao gồm các nộị dung sau:
-Xác định danh mục chứng từ kế toán -Tổ chức lập và sử dụng chứng từ
-Tổ chức luân chuyển và kiểm tra chứng từ -Tổ chức bảo quản và lƣu trữ chứng từ.
a.Xác định danh mục chứng từ.
Tùy theo đặc điểm hoạt động kinh doanh của từng doanh nghiệp, doanh nhiệp đƣợc chủ động xây dựng biểu mẫu chứng từ kế toán phù hợp với hoạt động sản xuất kinh doanh và yêu cầu quản lý của doanh nghiệp, nhƣng phải đáp ứng đƣợc yêu cầu của Luật kế toán và đảm bảo nguyên tắc minh bạch, rõ ràng, kịp thời dễ kiểm tra. Doanh nghiệp có thể áp dụng hệ thống biểu mẫu chứng từ kế toán hƣớng dẫn theo thông tƣ 133/2016/BTC.
Danh mục một số chứng từ kế toán thanh toán tham khảo theo thông tƣ 133/2016/TT-BTC, Kế toán sử dụng các chứng từ sau:
Kế toán thanh toán đối với nhà cung cấp
*Chứng từ sử dụng
- Hợp đồng kinh tế, đơn đặt hàng.
- Hóa đơn bán hàng hoặc hóa đơn GTGT - Mẫu số 01GTKT3/001 do ngƣời bán lập
- Bảng kê phiếu mua hàng - Mẫu số 06 – VT
- Biên bản kiểm nghiệm vật tƣ, sản phẩm, hàng hóa - Mẫu số 05- VT - Phiếu nhập kho - Mẫu số 01- VT
- Biên bản giao nhận TSCĐ - Mẫu số 01- TSCĐ -Biên bản đối chiếu công nợ
- Biên bản bù trừ công nợ
- Các chứng từ thanh toán : Phiếu chi - Mẫu số 02-TT, Giấy báo Nợ, Ủy nhiệm chi, giấy thanh toán tạm ứng….
18 *Chứng từ sử dụng
- Hợp đồng, đơn đặt hàng
- Hóa đơn Giá trị gia tăng (Mẫu số 01GTKT3/001) - Hóa đơn bán hàng
- Phiếu giao hàng, phiếu xuất kho (Mẫu số 02 – VT) , phiếu báo giá - Bảng kê đối chiếu công nợ phải thu khách hàng
- Bảng kê hàng hóa, dịch vụ bán ra - Sổ cái TK 131 (Mẫu số S03b – DNN) - Sổ chi tiết TK 131 (Mẫu số S20 – DNN) - Sổ nhật ký chung (Mẫu số S03a – DNN)
b.Tổ chức lập và sử dụng chứng từ
Chứng từ là căn cứ, cơ sở để kế toán ghi sổ kế toán, số liệu để ghi sổ kế toán là số liệu của chứng từ gốc hợp lý, hợp pháp và hợp lệ. Các nghiệp vụ tài chính phát sinh liên quan đến hoạt động thanh toán của doanh nghiệp đều phải lập các chứng từ kế toán và chứng từ kế toán chỉ lập một lần cho một nghiệp vụ kinh tế tài chính.
Tổ chức lập chứng từ là tổ chức phản ánh nghiệp vụ kinh tế phát sinh vào bản chứng từ, xây dựng quy chế lập và trách nhiệm hình thành của chứng từ đảm bảo cho chứng từ hình thành đúng quy định của pháp luật và yêu cầu quản lý ghi sổ kế toán. “ Doanh nghiệp được chủ động xây dựng, thiết kế biểu mẫu chứng từ
kế toán phù hợp với đặc điểm hoạt động và yêu cầu quản lý của mình nhưng phải đáp ứng được các yêu cầu của Luật kế toán và đảm bảo nguyên tắc rõ ràng, minh bạch, kịp thời, dễ kiểm tra, kiểm soát và đối chiếu”[ ]
Khi lập chứng từ kế toán thanh toán cần đảm bảo các yêu cầu sau:
-Thứ nhất, mọi nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh liên quan đến hoạt động của doanh nghiệp đều phải lập chứng từ kế toán. Chứng từ kế toán chỉ lập 1 lần cho một nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh. Nội dung chứng từ kế toán phải đầy đủ các chỉ tiêu, phải rõ ràng, trung thực với nội dung nghiệp vụ kinh tế, tài
19
chính phát sinh. Chữ viết trên chứng từ phải rõ ràng, không tẩy xoá, không viết tắt. Số tiền viết bằng chữ phải khớp, đúng với số tiền viết bằng số.
-Thứ hai, chứng từ kế toán phải đƣợc lập đủ số liên theo quy định cho mỗi chứng từ. Đối với chứng từ lập nhiều liên phải đƣợc lập một lần cho tất cả các liên theo cùng một nội dung bằng máy tính, máy chữ hoặc viết lồng bằng giấy than. Trƣờng hợp đặc biệt phải lập nhiều liên nhƣng không thể viết một lần tất cả các liên chứng từ thì có thể viết hai lần nhƣng phải đảm bảo thống nhất nội dung và tính pháp lý của tất cả các liên chứng từ.
-Thứ ba, các chứng từ kế toán đƣợc lập bằng máy vi tính phải đảm bảo nội dung quy định cho chứng từ kế toán.
- Thứ tƣ, mọi chứng từ kế toán phải có đủ chữ ký theo chức danh quy định trên chứng từ mới có giá trị thực hiện. Riêng chứng từ điện tử phải có chữ ký điện tử theo quy định của pháp luật. Tất cả các chữ ký trên chứng từ kế toán đều phải ký bằng bút bi hoặc bút mực, không đƣợc ký bằng mực đỏ, bằng bút chì, chữ ký trên chứng từ kế toán dùng để chi tiền phải ký theo từng liên. Chữ ký trên chứng từ kế toán của một ngƣời phải thống nhất và phải giống với chữ ký đã đăng ký theo quy định, trƣờng hợp không đăng ký chữ ký thì chữ ký lần sau phải khớp với chữ ký các lần trƣớc đó.
Khi sử dụng chứng chừ kế toán:
-Đối với những chứng từ kế toán lập không đúng thủ tục, nội dung và chữ số không rõ ràng thì ngƣời chịu trách nhiệm kiểm tra hoặc ghi sổ phải trả lại, yêu cầu làm thêm thủ tục và điều chỉnh sau đó mới làm căn cứ ghi sổ.
-Sau khi kiểm tra, nhân viên kế toán thực hiện việc tính giá trên chứng từ và ghi chép định khoản để hoàn thiện chứng từ.
-Chỉ khi nào chứng từ kế toán đã đƣợc kiểm tra và hoàn chỉnh mới đƣợc sử dụng để làm căn cứ ghi sổ.
20
Luân chuyển chứng từ là việc chứng từ kế toán vận động từ bộ phận này sang bộ phận khác theo một trình tự nhất định, phù hợp với từng loại chứng từ và loại nghiệp vụ kinh tế phát sinh tạo thành một quy trình.
Tất cả các chứng từ kế toán do doanh nghiệp lập hoặc từ bên ngoài chuyển đến đều phải tập trung vào bộ phận kế toán doanh nghiệp. Bộ phận kế toán kiểm tra những chứng từ kế toán đó và chỉ sau khi kiểm tra và xác minh tính pháp lý của chứng từ thì mới dùng những chứng từ đó để ghi sổ kế toán. Cuối cùng thì sẽ đƣợc lƣu trữ, bảo quản và sau khi hết thời hạn lƣu trữ theo quy định đối với từng loại chứng từ, nó sẽ đƣợc huỷ.
Trình tự luân chuyển một số chứng từ phổ biến của phần hành kế toán thanh toán gồm các bước sau:
*Quy trình luân chuyển hóa đơn
Trình tự luân chuyển hóa đơn của phần hành kế toán thanh toán đƣợc diễn giải theo sơ đồ
Khách hàng, NCC Kế toán thanh toán Bộ phận liên quan
Sơ đồ 1.1. Sơ đồ trình tự luân chuyển hóa đơn tại công ty
- Bộ phận kế toán lập, tiếp nhận, xử lý chứng từ kế toán, kiểm tra tính hợp lý hợp lệ của chứng từ.
-Sau đó,chuyển cho kế toán trƣởng kiểm tra và ký duyệt chứng từ kế toán hoặc trình Giám đốc doanh nghiệp ký duyệt
Bán hàng chƣa thu tiền Mua hàng nợ NCC
Thanh toán công nợ
Ghi nhận công nợ phát sinh từng lần
Đối soát công nợ Xử lý số liệu công nợ ng nợ
Phát sinh công nợ nội bộ
Khoản vay phải trả khác
Thanh toán, hoàn trả ng nợ
21
-Kế toán phân loại, sắp xếp chứng từ kế toán, định khoản, tiến hành phản ánh lên sổ sách và lƣu trữ chứng từ.
*Quy trình luân chuyển ủy nhiệm chi
Trình tự luân chuyển ủy nhiệm chi đƣợc diễn giải theo sơ đồ 1.2. Sơ đồ trình tự luân chuyển ủy nhiệm chi tại công ty đƣợc thể hiện nhƣ sau:
Giám đốc Kế toán trƣởng Kế toán thanh toán Ngân hàng
Sơ đồ 1.2. Sơ đồ trình tự luân chuyển UNC tại công ty
- Kế toán thanh toán lập UNC
- Sau đó, kế toán thanh toán chuyển chứng từ cho kế toán trƣởng, kế toán trƣởng kiểm tra bộ chứng từ và ký bộ chứng từ cùng UNC và chuyển lại kế toán thanh toán
- Kế toán thanh toán chuyển chứng từ kế toán trƣởng duyệt lên cho giám đốc - Giám đốc phê duyệt và gửi lại chứng từ đã duyệt cho kế toán thanh toán đồng thời kế toán thanh toán cầm UNC ra ngân hàng giao dịch
- Ngân hàng nhận UNC thực hiện lập giấy báo nợ - Kế toán thanh nhận giấy báo nợ và ghi sổ kế toán
Duyệt và ký phiếu chi Kiểm tra soát xét Lập UNC Nhận UNC Thực hiện lập giấy báo nợ Nhận giấy báo nợ và ghi sổ kế toan
22 Kiểm tra chứng từ kế toán:
Việc tổ chức và kiểm tra chứng từ đƣợc thực hiện tại một số thời điểm nhƣ sau: Tổ chức kiểm tra trong quá trình lập và thu thập chứng từ.
Tổ chức kiểm tra chứng từ sau khi lập và lƣu trữ chứng từ (hay còn đƣợc gọi là quá trình kiểm soát nội bộ). Mỗi doanh nghiệp sẽ thiết kế quy trình kiểm soát nội bộ khác nhau.
Nội dung kiểm tra chứng từ kế toán bao gồm:
- Kiểm tra tính rõ ràng, trung thực, đầy đủ của các chỉ tiêu, các yếu tố ghi chép trên chứng từ kế toán;
-Kiểm tra tính hợp pháp của nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh đã ghi trên chứng từ kế toán, đối chiếu chứng từ kế toán với các tài liệu khác có liên quan; - Kiểm tra tính chính xác của số liệu, thông tin trên chứng từ kế toán.
d. Tổ chức bảo quản và lưu trữ chứng từ.
Theo Điều 41 Luật Kế toán 2019 quy định bảo quản và lƣu trữ chứng từ kế toán: -“Tài liệu kế toán phải được đơn vị kế toán bảo quản an toàn, đầy đủ trong quá
trình sử dụng và lưu trữ.
- Trường hợp tài liệu kế toán bị tạm giữ, tịch thu thì phải có biên bản kèm theo bản sao chụp tài liệu kế toán đó, nếu tài liệu kế toán bị mất hoặc bị hủy hoại thì phải có biên bản kèm theo bản sao chụp tài liệu hoặc bản xác nhận.
- Tài liệu kế toán phải đưa vào lưu trữ trong thời hạn 12 tháng, kể từ ngày kết thúc kỳ kế toán năm hoặc kết thúc công việc kế toán.
- Người đại diện theo pháp luật của đơn vị kế toán chịu trách nhiệm tổ chức bảo quản, lưu trữ tài liệu kế toán.
Tài liệu kế toán phải được lưu trữ theo thời hạn sau đây:
-Ít nhất là 05 năm đối với tài liệu kế toán dùng cho quản lý, điều hành của đơn vị kế toán, gồm cả chứng từ kế toán không sử dụng trực tiếp để ghi sổ kế toán và lập báo cáo tài chính
23
- Ít nhất là 10 năm đối với chứng từ kế toán sử dụng trực tiếp để ghi sổ kế toán và lập báo cáo tài chính, sổ kế toán và báo cáo tài chính năm, trừ trường hợp pháp luật có quy định khác
-Lưu trữ vĩnh viễn đối với tài liệu kế toán có tính sử liệu, có ý nghĩa quan trọng về kinh tế, an ninh, quốc phòng.”[ ]
Chứng từ sau khi đƣợc sử dụng cần đƣợc tiến hành phân loại, sắp xếp và đóng thành các tệp theo thứ tự thời gian và theo từng loại nghiệp vụ trong kỳ kế toán năm. Sau đó tiến hành lƣu trữ và phục vụ công tác kiểm tra, kiểm toán, thanh tra tài chính