2.1.3.2 .Nhiệm vụ của công ty
2.3. Đánh giá thực trạng tổ chức công tác kế toán thanh toán tại Công ty Cổ
phần xây dựng và thƣơng mại Đức Anh.
2.3.1. Ưu điểm
- Về bộ máy kế toán :
Bộ máy kế toán của công ty đƣợc thực hiện khá hoàn chỉnh, phù hợp với điều kiện và yêu cầu của nhà quản lý. Các nhân viên kế toán đều qua các trƣờng lớp đào tạo về chuyên ngành kế toán, có trình độ cao, rất nhiệt tình trong công việc, trong đó phần hành thanh toán tại công ty cũng đƣợc thực hiện khá nghiêm túc và chặt chẽ, vì vậy sai xót, nhầm lẫn đáng tiếc ít xảy ra.
- Đội ngũ kế toán viên: Công ty có đội ngũ kế toán có trình độ nghiệp vụ cao, nhiệt tình, năng động công tác ở công ty lâu năm nên có nhiều kinh nghiệm trong công tác kế toán. Họ luôn thực hiện tốt công việc đƣợc giao, điều đó góp phần vào việc đem lại hiệu quả cao cho bộ máy quản lý và hiệu quả kinh tế toàn Công ty. Công tác kế toán của Công ty đƣợc phân công theo các phần hành kế toán tạo điều kiện cho kế toán viên chuyên môn hóa trong công việc, tích lũy kinh nghiệm, giải quyết các công việc thuộc phần hành kế toán của mình một cách nhanh chóng. Hơn nữa giữa các kế toán viên luôn có quan hệ tác nghiệp trong công việc nên cung cấp trao đổi thông tin giữa các phần hành rất nhanh chóng kịp thời tạo điều kiện cung cấp số liệu, các báo cáo cho ban lãnh đạo công ty khi cần thiết.
- Về hệ thống chứng từ
Việc lựa chọn hình thức nhật ký chung là phù hợp với quy mô và chuyên môn kế toán của công ty. Các sổ tổng hợp và sổ chi tiết đƣợc ghi chép đầy đủ theo hình thức nhật ký chung, sổ cái các tài khoản, sổ kế toán chi tiết các đối tƣợng
Quá trình hạch toán ban đầu chính xác, đầy đủ thì phần mềm sẽ đƣa ra đƣợc sổ sách, báo cáo chính xác. Hầu hết các sổ kế toán đều có kết cấu đơn giản, rõ
83
ràng, dễ hiểu, đảm bảo phản ánh đầy đủ các thông tin cần thiết cho công tác kế toán, công tác quản lý. Vì vậy việc lƣu trữ, tổng hợp và đối chiếu số liệu đƣợc thuận tiện, nhanh chóng.
- Về hệ thống tài khoản:
Công ty đã xây dựng hệ thống tài khoản và danh mục từ điển thanh toán với khách hàng, ngƣời mua, ngƣời lao động và thanh toán với nhà nƣớc chi tiết cụ thể phù hợp với đặc điểm sản xuất kinh doanh và quy mô của công ty. Mặt khác kế toán trên phần mềm máy vi tính giúp giảm nhẹ khối lƣợng công việc của kế toán đƣa ra các sổ sách, báo cáo nhanh chóng, chính xác chi tiết theo từng đối tƣợng quản lý, đúng quy định và chuẩn mực kế toán hiện hành.
- Về hạch toán kế toán thanh toán :
Công tác hạch toán kế toán thanh toán luôn đƣợc hoàn thành. Công ty đã mở sổ chi tiết để theo dõi công nợ từng đối tƣợng khách hàng, ngƣời mua và thanh toán theo từng khoản phải thanh toán với nhà nƣớc. Theo dõi chi tiết nhƣ vậy giúp cho việc hạch toán tổng hợp một cách nhanh chóng kịp thời kế toán có thể cung cấp cho ngƣời quản lý những thông tin chính xác về tình hình công nợ của công ty. Ngƣời quản lý có thể nắm bắt tình hình tài chính của công ty và đƣa ra các hạch định chiến lƣợc cho công ty. Công ty đã theo dõi công nợ phải thu, cũng nhƣ phải trả khách hàng một cách khoa học. Có sự phối hợp và đối chiếu công nợ thƣờng xuyên và liên tục, do đó công nợ của công ty đƣợc phản ánh với đƣợc phản ánh với những số liệu chính xác và đầy đủ đã làm hài lòng các khách hàng của công ty.
- Về hình thức kế toán sử dụng:
Công ty đang áp dụng hình thức kế toán máy vi tính ghi sổ theo hình thức Nhật kí chung. Hình thức ghi sổ nhật kí chung hoàn toàn phù hợp với đặc điểm sản xuất kinh doanh và quy mô của công ty. Mặt khác kế toán trên phần mềm máy vi tính giúp giảm nhẹ khối lƣợng công việc của kế toán đƣa ra các sổ sách, báo cáo nhanh chóng, chính xác chi tiết theo từng đối tƣợng quản lý, đúng quy định và chuẩn mực kế toán hiện hành.
84
2.3.2. Hạn chế và nguyên nhân
Bên cạnh những ƣu điểm trên, việc hạch toán các nghiệp vụ thanh toán với ngƣời bán, với khách hàng, với nhà nƣớc, với ngƣời lao động vẫn còn tồn tại những hạn chế cần đƣợc khắc phục nhƣ sau:
- Bộ máy kế toán của công ty mới chỉ thực hiện chức năng thu thập, xử lý, cung cấp thông tin của kế toán tài chính, chƣa có bộ phận phục vụ cho yêu cầu quản trị cũng nhƣ phân tích hoạt động kinh doanh. Trong bộ máy kế toán của công ty chƣa có bộ phận kế toán quản trị.
- Công tác kế toán trong công ty chỉ phục vụ cho công tác kiểm tra, quyết toán thuế, nên công tác xây dựng hệ thống chứng từ kế toán và trình tự luân chuyển chứng từ kế toán, hệ thống tài khoản kế toán chƣa đƣợc quan tâm, xây dựng để hƣớng tới mục tiêu tích hợp giữa kế toán tài chính với kế toán kế toán quản trị.
- Chứng từ, sổ sách kế toán chƣa đƣợc sắp xếp thực sự khoa học, chƣa hoàn thiện đầy đủ chữ ký các bên liên quan,những tài liệu chung chung vẫn đƣợc xếp vào chứng từ kế toán, sổ sách kế toán chƣa đƣợc đầy đủ, chứng từ, sổ sách không liên tục theo năm còn chƣa gọn gàng và khoa học.
- Chƣa phân loại chứng từ một cách khoa học nên việc tìm kiếm chứng từ kế toán cần thiết còn thực sự khó khăn.
- Việc thu thập chứng từ, sổ sách liên quan đến các nghiệp vụ kinh tế phát sinh liên quan đến ngƣời bán, ngƣời mua chƣa đƣợc kịp thời gây khó khăn trong việc hạch toán và ghi sổ.
- Các phòng ban chƣa phối hợp chặt chẽ, thống nhất với nhau trong việc bảo quản là lƣu trữ chứng từ kế toán.
- Kế toán thanh toán chƣa thực hiện hết chức năng nhiệm vụ của mình tại công ty.
- Việc theo dõi công nợ với ngƣời bán và ngƣời mua đôi khi còn theo dõi thủ công. Vì vậy có thể xảy ra trƣờng hợp bỏ xót nghiệp vụ...
- Việc theo dõi những khoản nợ quá hạn cũng chƣa đƣợc thực hiện một cách chi tiết.
85
- Công ty không tiến hành trích lập dự phòng phải thu khó đòi. Việc trích lập dự phòng đối với những khoản nợ khó đòi giúp cho công ty chủ động trong nguồn vốn kinh doanh. Trong những trƣờng hợp xấu có thể xảy ra nhƣ khách hàng bị phá sản, bỏ trốn,…mà không có những biện pháp giải quyết nhanh chóng phù hợp sẽ dẫn tới tình trạng mất vốn, công ty sẽ gặp khó khăn khi đó có thể buộc phải bán tài sản để chi trả cho các khoản nợ đến hạn. Việc trích lập dự phòng khoản phải thu khó đòi là rất cần thiết tuy nhiên công ty chƣa thực hiện việc trích lập này. Đó là một thiếu sót cần đƣợc khắc phục.
86
Chƣơng 3: MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM HOÀN THIỆN CÔNG TÁC KẾ TOÁN THANH TOÁN TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN XÂY DỰNG
VÀ THƢƠNG MẠI ĐỨC ANH 3.1. Phƣơng hƣớng của công ty trong thời gian tới
Nền kinh tế của nƣớc ta trong những năm gần đây phát triển theo hƣớng mở, sự xuất hiện nhiều công ty mới cũng nhƣ các doanh nghiệp nƣớc ngoài, đã tạo ra sự cạnh tranh lớn đến công ty, cùng với đó cũng là cơ hội khi các doanh nghiệp trong nƣớc có điều kiện để mở rộng thị trƣờng ra ngoài nƣớc. Vì thế để có thể cạnh tranh và đứng vững trên thị trƣờng, thì các doanh nghiệp phải quản lý, thực hiện tốt nguồn vốn, nguồn nhân lực cũng nhƣ chính sách về thanh toán nhằm đảm bảo tốt các mối quan hệ tác động qua lại giữa doanh nghiệp và khách hàng, nhà cung cấp, đảm bảo thu hồi vốn nhanh, sử dụng hiệu quả vốn lƣu động, tích lũy để tái mở rộng. Nhận thức rõ đƣợc ý nghĩa của tổ chức công tác kế toán đòi hỏi doanh nghiệp thƣơng mại không ngừng củng cố, nâng cao, hoàn thiện công tác kế toán để kịp tốc độ phát triển của nền kinh tế hiện nay.
Trong thời gian tới, công ty tiếp tục phát huy thế mạnh duy trì mối quan hệ với các khách hàng truyền thống và mở rộng thị trƣờng xây dựng tìm kiếm các công trình xây dựng mới để củng cố thị phần trong và ngoài tỉnh nâng cao tầm vóc công ty và tạo ra giá trị gia tăng cao.
Nguồn nhân lực là một trong những yếu tố quan trọng nhất của quá trình sản xuất, sử dụng nguồn nhân lực sao cho có hiệu quả nhất để mang tới lợi nhuận của doanh nghiệp thì lại phụ thuộc vào công tác quản lý và phát triển nguồn nhân lực. Nhà quản trị doanh nghiệp cần tuyển dụng, sắp xếp, phân phối lao động một cách hợp lý khoa học, thực hiện tốt việc đào tạo nguồn nhân lực, sử dụng hợp lý, tiết kiệm sức lao động cả về số lƣợng lẫn chất lƣợng, có những chính sách cụ thể về thời gian và năng suất lao động, giải quyết tốt việc làm và thù lao cho ngƣời lao động. Trong thời gian tới, công ty sẽ chú trọng việc tuyển dụng nguồn nhân lực có chất lƣợng cao, nâng cao trình độ của công nhân viên hiện tại trong công ty và có những chính sách thƣởng phạt để kích thích nhân viên nâng cao năng suất lao động.
87
Trong công tác kế toán phải đảm bảo phù hợp với chế độ kế toán Việt Nam, vừa hƣớng theo các chuẩn mực kế toán quốc tế nhằm góp phần hoàn thiện thêm cho chế độ kế toán, trong đó quan trọng hơn cả là việc xây dựng các biện pháp hoàn thiện phải xuất phát từ đặc điểm sản xuất kinh doanh và yêu cầu quản lý của công ty.
3.2.Nhóm giải pháp về tổ chức công tác kế toán thanh toán
3.2.1. Hoàn thiện đội ngũ:
- Công ty nên tổ chức cho cán bộ công nhân viên tham gia những khóa học về kế toán để nâng cao trình độ tay nghề
-Bố trí nhân viên làm đúng công tác chuyên ngành đào tạo để phát huy hết năng lực làm việc của công nhân và cán bộ lãnh đạo, kết hợp với các đơn vị, bộ phận để làm tốt hơn nữa việc sử dụng sắp xếp, bố trí lao động đảm bảo kết quả công việc cao nhất.
-Có các chính sách ƣu đãi, đặc biệt là về chính sách tiền lƣơng để thu hút những lao động có trình độ, chuyên môn kĩ thuật vào làm việc tại doanh nghiệp.
- Xây dựng bộ máy thống nhất, ổn định.
- Doanh nghiệp cần quan tâm đến kinh phí dành cho đào tạo, có biện pháp làm tăng kinh phí của doanh nghiệp dành cho đào tạo.Cần có chính sách hợp lý đối với những ngƣời tham gia.
3.2.2. Hoàn thiện tổ chức chứng từ:
a. Giải pháp thứ nhất: Hoàn thiện công tác tổ chức chứng từ kế toán thanh toán Xây dựng biểu mẫu chứng từ kế toán kịp thời theo quy định của Bộ tài chính, đảm bảo đầy đủ các loại chứng từ theo quy định. Thƣờng xuyên kiểm tra và hoàn thiện đầy đủ chữ ký trên các chứng từ.
Cần phân loại chứng từ theo thời gian lƣu trữ: 5 năm, 10 năm, hay vĩnh viễn, cần lập sổ theo dõi thời gian lƣu của chứng từ kế toán từ đó xác định mức độ lƣu trữ của từng loại chứng từ, phục vụ cho việc tìm kiếm, kiểm tra dễ dàng hơn.
Cần giải quyết các công việc liên quan đến các nghiệp thanh toán nhanh chóng và kịp thời để đảm bảo cho việc hạch toán với nhà cung cấp và khách hàng không bị gián đoạn. Tăng uy tín của công ty đối với các nhà cung cấp cũng
88
nhƣ với khách hàng truyền thống, từ đó giúp công ty tìm thêm đƣợc những khách hàng mới trên thị trƣờng.
b.Giải pháp thứ hai: Xây dựng kế hoạch quản lý chứng từ, sổ sách kế toán tại công ty.
Việc quản lý chứng từ, sổ sách cần cẩn thận ngay từ đầu năm, trình lãnh đạo duyệt và mọi ngƣời cùng thực hiện. Đồng thời kế toán phải là ngƣời năng động, sáng tạo có tinh thần trách nhiệm cao, có lề lối làm việc khoa học, là ngƣời cẩn thận trong tất cả mọi trƣờng hợp xảy ra, luôn ý thức đƣợc công việc của mình. Tuyên truyền cho các phòng ban, ngƣời lao động để phối hợp tốt trong việc quản lý chứng từ, sổ sách kế toán phù hợp, hiệu quả.
Thƣờng xuyên cập nhật, sắp xếp các chứng từ có liên quan đến nghiệp vụ in các văn bản, chứng từ xong cần phân loại, lƣu vào từng tệp riêng, mỗi tệp cần đánh số và ghi tên theo loại chứng từ đã sắp xếp để thuận tiện cho việc lƣu trữ và dễ dàng trong việc tìm kiếm khi cần thiết.
Chứng từ, sổ sách kế toán có rất biểu mẫu, chứng từ liên quan mật thiết với nhau, công việc kế toán đòi hỏi sự chi tiết rõ ràng và độ chính xác cao vì vậy khâu lập chứng từ và quản lý chứng rất quan trọng. Làm tốt khâu này sẽ giúp cho công tác tài chính ít mắc sai xót, giúp cho công tác quản lý chứng từ đầy đủ và dễ dàng hơn.
Hằng quý khi lập chứng từ sổ sách kế toán thì kế toán phải rà soát, kiểm tra, sắp xếp chứng từ sao cho khoa học nhất, gọn gàng, ngay thẳng, ngăn nắp, đánh số thứ tự, kí hiệu danh mục logic rồi đóng lại thành tập và bảo quản trong tủ. Đồng thời công ty nên lƣu trữ danh mục, ký hiệu theo dõi trên hệ thống máy tính để đảm bảo tốt hơn.
3.2.3. Hoàn thiện về phương pháp kế toán:
Nhân viên kế toán cần sử dụng các biện pháp kế toán để thu thập, xử lý và cung cấp thông tin về tài sản và các quá trình hoạt động kinh tế tài chính nhằm đáp ứng yêu cầu của nhà quản lý.
Trong qua trình hoạt động của đơn vị thƣờng xuyên phát sinh các nghiệp vụ kinh tế gây ra sự biến động của tài sản, nguồn vốn. Các nghiệp vụ kinh tế
89
gồm nhiều loại phát sinh ở thời gian và địa điểm khác nhau. Vì vậy, để phục vụ cho công tác kế toán quản lý kiểm tra việc bảo vệ tài sản, hoạt động kinh tế tài chính kế toán cần sử dụng phƣơng pháp chứng từ kế toán để lập bảng chứng từ chứng minh cho các nghiệp vụ kinh tế phát sinh và tổ chức thông tin về các nghiệp vụ kinh tế theo yêu cầu quản lý và hạch toán.
Trong công tác quản lý ngoài thông tin về từng nghiệp vụ kinh tế, thông tin về tình hình và sự biến động về từng tài sản, nguồn vốn và quá trình kinh doanh cần thiết có các thông tin tổng hợp về toàn bộ tình hình tài sản, tình hình kết quả hoạt động cần sử dụng phƣơng pháp tổng hợp cân đối kế toán để đáp ứng yêu cầu quản lý kế toán
Giữa các phƣơng pháp kế toán có mối quan hệ biện chứng bổ sung cho nhau nhằm cung cấp thông tin đầy đủ chính xác đầy đủ kịp thời, phục vụ cho công tác quản lý nên kế toán cần áp dụng linh hoạt tất cả các phƣơng pháp kế toán giúp công ty đạt hiệu quả kinh tế cao nhất.
3.3.Nhóm giải pháp về hoàn thiện kế toán thanh toán
- Kế toán thanh toán với khách hàng và nhà cung cấp là một trong những phần hành kế toán quan trọng đối với một doanh nghiệp bất kỳ, đặc biệt là doanh nghiệp xây dựng. Nó có ảnh hƣởng không nhỏ tới hiệu quả kinh doanh, tình hình tài chính của doanh nghiệp. Vì vậy, phải hoàn thiện đổi mới không ngừng công tác kế toán nợ phải trả nhà cung cấp và nợ phải thu của khách hàng.Và sau đây, em xin đƣa ra một số giải pháp để hoàn thiện công tác kế toán nợ phải trả nhà cung cấp và nợ phải thu của khách hàng:
* Nhóm giải pháp về lập dự phòng phải thu khó đòi.