2.1.3.2 .Nhiệm vụ của công ty
2.2. Thực trạng tổ chức công tác kế toán thanh toán tại Công ty Cổ phần xây
2.2.4.2. Kế toán thanh toán đối với khách hàng
Công ty thực hiện việc hạch toán các nghiệp vụ thanh toán với khách hàng khi khách hàng mua hàng của công ty. Trên cơ sở các chứng từ về thanh toán với khách hàng, kế toán công nợ sẽ tiến hành nhập số liệu vào phần mềm kế toán. Do đặc thù sản phẩm đầu ra của công ty là vật liệu xây dựng và thi công công trình, hạng mục san lấp, phá dỡ có giá trị lớn nên trong năm 2019, công ty không có phát sinh nghiệp vụ bán hàng thu bằng tiền mặt.
Một số ví dụ về thanh toán với khách hàng:
Ví dụ 6: Ngày 31/12/2019, công ty Đức Anh cung cấp dịch vụ TTKLHTCT cho
Ban QLDA QH và XDCSHT huyện Tân Sơn với giá trị 294.000.000 (Giá đã bao gồm thuế GTGT 10%). Ban QLDA QH và XDCSHT huyện Tân Sơn nợ lại chƣa thanh toán. Căn cứ vào hợp đồng kinh tế , hóa đơn GTGT và biên bản tổng hợp giá trị hoàn thành, kế toán tiến hành hạch toán vào phần mềm Misa.
70 -Các chứng từ : Giấy báo có(phụ lục 09-1)
Hóa đơn 0000036 (Phụ lục 09-2)
Khi bán hàng
* Kế toán định khoản nhƣ sau:
Nợ TK 1311: 294.000.000 Có TK 5113: 267.272.727 Có TK 3331: 26.727.273 Ngày 16/01/2020 kho bạc nhà nƣớc Tân Sơn chuyển khoản trả tiền: Kế toán định khoản nhƣ sau:
Nợ TK 1121: 294.000.000 Có TK 1311: 294.000.000 + Bƣớc 1: Mở phần mềm Misa
+ Bƣớc 2: Trên thanh công cụ chọn Nghiệp vụ -> Bán hàng -> Chứng từ bán hàng
+ Bƣớc 3: Nhập các nội dung cần thiết:
- Hình thức thanh toán: Chọn chƣa thanh toán
- Đối tƣợng: Chọn khách hàng Ban QLDA QH và XDCSHT huyện Tân
Sơn
- Diễn giải: Bán hàng cho Ban QLDA QH và XDCSHT huyện Tân Sơn - Ngày chứng từ: Nhập ngày trên hóa đơn 31/12/2019
- Mã hàng: Chọn mã dịch vụ tƣơng ứng
- Nhập số lƣợng, đơn giá theo đúng trên hóa đơn GTGT - Bên mục Thuế, nhập số hóa đơn 0000036
71
Hình 2.1.9. Giao diện nhập Chứng từ bán hàng Tân Sơn
Hóa đơn GTGT đầu ra cho Ban QLDA QH và XDCSHT huyện Tân Sơn Đến ngày 31/12/2019, Ban QLDA QH và XDCSHT huyện Tân Sơn chuyển khoản thanh toán tiền dịch vụ còn nợ. Căn cứ vào giấy báo có kế toán tiền hành hạch toán trên phần mềm kế toán Misa. Các bƣớc thực hiện nhƣ sau:
+ Bƣớc 1: Mở phần mềm Misa
+ Bƣớc 2: Trên thanh công cụ chọn Nghiệp vụ ->Ngân hàng ->Thu tiền + Bƣớc 3: Nhập các nội dung cần thiết:
- Tài khoản thu
- Đối tƣợng: Chọn khách hàng Ban QLDA QH và XDCSHT huyện
Tân Sơn
- Diễn giải: Ban QLDA QH và XDCSHT huyện Tân Sơn thanh
toán tiền KLXL HT
- Ngày chứng từ: Nhập ngày trên hóa đơn 31/12/2019 - Nhập số tiền: 294.000.000
72
Hình 2.2.1 Giao diện Thu tiền của khách hàng
Ví dụ 7: Ngày 03/01/2020, công ty Đức Anh cung cấp dịch vụ TTKLHTCT cho
Ban QLDA QH và XDCSHT huyện Tân Sơn với giá trị 990.000.000 (Giá đã bao gồm thuế GTGT 10%). Ban QLDA QH và XDCSHT huyện Tân Sơn Tạm ứng trƣớc ngày 23/12/2019. Căn cứ vào hợp đồng kinh tế , hóa đơn GTGT số 0000042và biên bản tổng hợp giá trị hoàn thành, kế toán tiến hành hạch toán vào phần mềm Misa.
Các bƣớc thực hiện nhƣ sau:
-Các chứng từ : Giấy báo có(phụ lục 10-1)
Hóa đơn 0000042 (Phụ lục 10-2)
Biên bản nghiệm thu và bàn giao công trình Hợp đồng
Khi bán hàng
* Kế toán định khoản nhƣ sau:
73
Có TK 1311: 990.000.000 Ngày 23/12/2019 kho bạc nhà nƣớc Tân Sơn chuyển khoản trả tiền: Kế toán định khoản nhƣ sau:
Nợ TK 1311: 900.000.000 Có TK 5113: 900.000.000 Có TK 3331: 90.000.000 + Bƣớc 1: Mở phần mềm Misa
+ Bƣớc 2: Trên thanh công cụ chọn Nghiệp vụ -> Bán hàng -> Chứng từ bán hàng
+ Bƣớc 3: Nhập các nội dung cần thiết:
- Hình thức thanh toán: Chọn chƣa thanh toán
- Đối tƣợng: Chọn khách hàng Ban QLDA QH và XDCSHT huyện Tân
Sơn
- Diễn giải: Bán hàng cho Ban QLDA QH và XDCSHT huyện Tân Sơn - Ngày chứng từ: Nhập ngày trên hóa đơn 31/12/2019
- Mã hàng: Chọn mã dịch vụ tƣơng ứng
- Nhập số lƣợng, đơn giá theo đúng trên hóa đơn GTGT - Bên mục Thuế, nhập số hóa đơn 0000042
74
Hình 2.2.2 Giao diện chứng từ bán hàng
Hóa đơn GTGT đầu ra cho Ban QLDA QH và XDCSHT huyện Tân Sơn tại ngày 23/12/2019, Ban QLDA QH và XDCSHT huyện Tân Sơn chuyển khoản thanh toán tiền dịch vụ còn nợ. Căn cứ vào giấy báo có kế toán tiền hành hạch toán trên phần mềm kế toán Misa. Các bƣớc thực hiện nhƣ sau:
+ Bƣớc 1: Mở phần mềm Misa
+ Bƣớc 2: Trên thanh công cụ chọn Nghiệp vụ ->Ngân hàng ->Thu tiền + Bƣớc 3: Nhập các nội dung cần thiết:
- Tài khoản thu
- Đối tƣợng: Chọn khách hàng Ban QLDA QH và XDCSHT huyện
Tân Sơn
- Diễn giải: Ban QLDA QH và XDCSHT huyện Tân Sơn tạm ứng tiền KLXL
- Ngày chứng từ: Nhập ngày trên hóa đơn 23/12/2019 - Nhập số tiền: 990.000.000
75
Hình 2.2.3 Thu tiền thanh toán của công trình
Ví dụ 8: Ngày 13/12/2019, công ty Đức Anh tạm ứng công trình của Ban quản
lý các công trình công cộng Huyện Tam Nông với giá trị 159.837.000 (Giá đã bao gồm thuế GTGT 10%). Ban quản lý các công trình công cộng Huyện Tam Nông thanh toán bằng chuyển khoản. Căn cứ vào hợp đồng kinh tế , hóa đơn GTGT số 0000032 kế toán tiến hành hạch toán vào phần mềm Misa.
-Các chứng từ : Hóa đơn 0000032 (Phụ lục 10-2)
Khi bán hàng
* Kế toán định khoản nhƣ sau:
Nợ TK 1311: 159.837.000 Có TK 5113: 145.306.364 Có TK 3331: 14.530.636 Các bƣớc thực hiện nhƣ sau:
76
+ Bƣớc 2: Trên thanh công cụ chọn Nghiệp vụ -> Bán hàng -> Chứng từ bán hàng
+ Bƣớc 3: Nhập các nội dung cần thiết:
- Hình thức thanh toán: Chọn chƣa thanh toán
- Đối tƣợng: Chọn khách hàng Ban quản lý các công trình công cộng Huyện Tam Nông
- Diễn giải: Bán hàng cho Ban quản ly các công trình công cộng Huyện Tam Nông
- Ngày chứng từ: Nhập ngày trên hóa đơn 13/12/2019 - Mã hàng: Chọn mã dịch vụ tƣơng ứng
- Nhập số lƣợng, đơn giá theo đúng trên hóa đơn GTGT - Bên mục Thuế, nhập số hóa đơn 0000032
+ Bƣớc 4: Bấm cất để lƣu.
Hình 2.2.3 Giao diện chứng từ bán hàng
Ví dụ 9: Ngày 29/11/2019, công ty Đức Anh tạm ứng công trình đƣợc Ban quản
77
(Giá đã bao gồm thuế GTGT 10%). Ban quản lý các công trình công cộng Huyện Tam Nông thanh toán bằng chuyển khoản. Căn cứ vào hợp đồng kinh tế, hóa đơn GTGT 0000033 kế toán tiến hành hạch toán vào phần mềm Misa.
Các bƣớc thực hiện nhƣ sau:
- Các chứng từ : Giấy báo có(phụ lục 12-1)
Ngày 29/11/2019 kho bạc nhà nƣớc Tân Sơn chuyển khoản trả tiền: Kế toán định khoản nhƣ sau:
Nợ TK 1121: 950.000.000 Có TK 1311: 9500.000.000 + Bƣớc 1: Mở phần mềm Misa
+ Bƣớc 2: Trên thanh công cụ chọn Nghiệp vụ ->Ngân hàng ->Thu tiền + Bƣớc 3: Nhập các nội dung cần thiết:
- Tài khoản thu
- Đối tƣợng: Chọn khách hàng Ban QLDA QH và XDCSHT huyện
Tân Sơn
- Diễn giải: Ban QLDA QH và XDCSHT huyện Tân Sơn tạm ứng tiền KLXL
- Ngày chứng từ: Nhập ngày trên hóa đơn 29/11/2019 - Nhập số tiền: 9500.000.000
78
Hình 2.2.4 Giao diện thu tiền tạm ứng của khác hàng
Tại ngày 14/12/2019 công ty cổ phần và thƣơng mại xây dựng Đức Anh bán cho QLDA các công trình số tiền 950.000.000( giá đã bao gồm VAT10%), căn cứ vào hợp đồng thầu, hóa đơn giá trị tăng
-Các chứng từ : Hóa đơn 0000033 (Phụ lục 12-1)
Khi bán hàng
* Kế toán định khoản nhƣ sau:
Nợ TK 1311: 950.000.000 Có TK 5113: 863.636.364 Có TK 3331: 86.363.636 + Bƣớc 1: Mở phần mềm Misa
+ Bƣớc 2: Trên thanh công cụ chọn Nghiệp vụ -> Bán hàng -> Chứng từ bán hàng
+ Bƣớc 3: Nhập các nội dung cần thiết:
79
- Đối tƣợng: Chọn khách hàng Ban quản lý các công trình công cộng Huyện Tam Nông
- Diễn giải: Bán hàng cho Ban quản ly các công trình công cộng Huyện Tam Nông
- Ngày chứng từ: Nhập ngày trên hóa đơn 14/12/2019 - Mã hàng: Chọn mã dịch vụ tƣơng ứng
- Nhập số lƣợng, đơn giá theo đúng trên hóa đơn GTGT - Bên mục Thuế, nhập số hóa đơn 0000033
+ Bƣớc 4: Bấm cất để lƣu.
Hình 2.2.5 Giao diện chứng từ bán hàn
2.2.5.Tổ chức sổ kế toán tại Công ty Cổ phần xây dựng và thương mại Đức Anh
80
Sau khi kế toán căn cứ bộ chứng từ gốc đã định khoản trên phần mềm Misa, thì dữ liệu sẽ đƣợc phần mềm Misa tự động cập nhật lên các sổ kế toán có liên quan.
Ví dụ: Tại nghiệp vụ ngày 6/12/2019 (đã đƣợc trình bày ở trang số 63). Sau khi kế toán hạch toán xong thì số liệu sẽ đƣợc tự động cập nhật lên sổ kế toán tài khoản 331- chi tiết cho Công ty Cổ phần xây dựng và thƣơng mại T&Q. Cụ thể nhƣ ở (phụ lục 2.1)
Hoặc là, ở tại nghiệp vụ ngày 27/12/2019 (đã đƣợc trình bày ở trang số 67).Sau khi kế toán hạch toán xong thì số liệu sẽ đƣợc tự động cập nhật lên sổ kế toán của tài khoản 331- Chi tiết cho Công ty TNHH Thành Công phú Thọ. Cụ thể nhƣ ở phần ( phụ lục 2.4)
*Tổ chức sổ kế toán thanh toán đối với khách hàng
Kế toán sau khi căn cứ vào bộ chứng từ gốc đã định khoản trên phần mềm Misa, thì dữ liệu sẽ đƣợc phần mềm Misa tự động cập nhật lên các sổ kế toán có liên quan.
Ví dụ: Tại nghiệp vụ ngày 31/12/2019 (đã đƣợc trình bày ở trang số 75 ). Sau khi kế toán hạch toán xong thì số liệu sẽ đƣợc tự động cập nhật lên sổ kế toán tài khoản 131- chi tiết cho khách hàng Ban QLDA QH và XDCSHT Huyện Tân Sơn. Cụ thể nhƣ ở phần ( phụ lục 2.9)
Trong quá trình làm việc tùy thuộc vào nhu cầu của kế toán thì kế toán sẽ kiểm tra dữ liệu trên sổ, để xem xét dữ liệu đã đƣợc cập nhật đúng với việc hạch toán trên chứng từ hay chƣa để phát hiện ra sai sót kịp thời.
Tới cuối kỳ dữ liệu sẽ đƣợc tổng hợp lại và kế toán sẽ ghi sổ theo nhu cầu thực tế cần sử dụng của doanh nghiệp.