2.1.3.2 .Nhiệm vụ của công ty
3.2.2. Hoàn thiện tổ chức chứng từ:
a. Giải pháp thứ nhất: Hoàn thiện công tác tổ chức chứng từ kế toán thanh toán Xây dựng biểu mẫu chứng từ kế toán kịp thời theo quy định của Bộ tài chính, đảm bảo đầy đủ các loại chứng từ theo quy định. Thƣờng xuyên kiểm tra và hoàn thiện đầy đủ chữ ký trên các chứng từ.
Cần phân loại chứng từ theo thời gian lƣu trữ: 5 năm, 10 năm, hay vĩnh viễn, cần lập sổ theo dõi thời gian lƣu của chứng từ kế toán từ đó xác định mức độ lƣu trữ của từng loại chứng từ, phục vụ cho việc tìm kiếm, kiểm tra dễ dàng hơn.
Cần giải quyết các công việc liên quan đến các nghiệp thanh toán nhanh chóng và kịp thời để đảm bảo cho việc hạch toán với nhà cung cấp và khách hàng không bị gián đoạn. Tăng uy tín của công ty đối với các nhà cung cấp cũng
88
nhƣ với khách hàng truyền thống, từ đó giúp công ty tìm thêm đƣợc những khách hàng mới trên thị trƣờng.
b.Giải pháp thứ hai: Xây dựng kế hoạch quản lý chứng từ, sổ sách kế toán tại công ty.
Việc quản lý chứng từ, sổ sách cần cẩn thận ngay từ đầu năm, trình lãnh đạo duyệt và mọi ngƣời cùng thực hiện. Đồng thời kế toán phải là ngƣời năng động, sáng tạo có tinh thần trách nhiệm cao, có lề lối làm việc khoa học, là ngƣời cẩn thận trong tất cả mọi trƣờng hợp xảy ra, luôn ý thức đƣợc công việc của mình. Tuyên truyền cho các phòng ban, ngƣời lao động để phối hợp tốt trong việc quản lý chứng từ, sổ sách kế toán phù hợp, hiệu quả.
Thƣờng xuyên cập nhật, sắp xếp các chứng từ có liên quan đến nghiệp vụ in các văn bản, chứng từ xong cần phân loại, lƣu vào từng tệp riêng, mỗi tệp cần đánh số và ghi tên theo loại chứng từ đã sắp xếp để thuận tiện cho việc lƣu trữ và dễ dàng trong việc tìm kiếm khi cần thiết.
Chứng từ, sổ sách kế toán có rất biểu mẫu, chứng từ liên quan mật thiết với nhau, công việc kế toán đòi hỏi sự chi tiết rõ ràng và độ chính xác cao vì vậy khâu lập chứng từ và quản lý chứng rất quan trọng. Làm tốt khâu này sẽ giúp cho công tác tài chính ít mắc sai xót, giúp cho công tác quản lý chứng từ đầy đủ và dễ dàng hơn.
Hằng quý khi lập chứng từ sổ sách kế toán thì kế toán phải rà soát, kiểm tra, sắp xếp chứng từ sao cho khoa học nhất, gọn gàng, ngay thẳng, ngăn nắp, đánh số thứ tự, kí hiệu danh mục logic rồi đóng lại thành tập và bảo quản trong tủ. Đồng thời công ty nên lƣu trữ danh mục, ký hiệu theo dõi trên hệ thống máy tính để đảm bảo tốt hơn.
3.2.3. Hoàn thiện về phương pháp kế toán:
Nhân viên kế toán cần sử dụng các biện pháp kế toán để thu thập, xử lý và cung cấp thông tin về tài sản và các quá trình hoạt động kinh tế tài chính nhằm đáp ứng yêu cầu của nhà quản lý.
Trong qua trình hoạt động của đơn vị thƣờng xuyên phát sinh các nghiệp vụ kinh tế gây ra sự biến động của tài sản, nguồn vốn. Các nghiệp vụ kinh tế
89
gồm nhiều loại phát sinh ở thời gian và địa điểm khác nhau. Vì vậy, để phục vụ cho công tác kế toán quản lý kiểm tra việc bảo vệ tài sản, hoạt động kinh tế tài chính kế toán cần sử dụng phƣơng pháp chứng từ kế toán để lập bảng chứng từ chứng minh cho các nghiệp vụ kinh tế phát sinh và tổ chức thông tin về các nghiệp vụ kinh tế theo yêu cầu quản lý và hạch toán.
Trong công tác quản lý ngoài thông tin về từng nghiệp vụ kinh tế, thông tin về tình hình và sự biến động về từng tài sản, nguồn vốn và quá trình kinh doanh cần thiết có các thông tin tổng hợp về toàn bộ tình hình tài sản, tình hình kết quả hoạt động cần sử dụng phƣơng pháp tổng hợp cân đối kế toán để đáp ứng yêu cầu quản lý kế toán
Giữa các phƣơng pháp kế toán có mối quan hệ biện chứng bổ sung cho nhau nhằm cung cấp thông tin đầy đủ chính xác đầy đủ kịp thời, phục vụ cho công tác quản lý nên kế toán cần áp dụng linh hoạt tất cả các phƣơng pháp kế toán giúp công ty đạt hiệu quả kinh tế cao nhất.
3.3.Nhóm giải pháp về hoàn thiện kế toán thanh toán
- Kế toán thanh toán với khách hàng và nhà cung cấp là một trong những phần hành kế toán quan trọng đối với một doanh nghiệp bất kỳ, đặc biệt là doanh nghiệp xây dựng. Nó có ảnh hƣởng không nhỏ tới hiệu quả kinh doanh, tình hình tài chính của doanh nghiệp. Vì vậy, phải hoàn thiện đổi mới không ngừng công tác kế toán nợ phải trả nhà cung cấp và nợ phải thu của khách hàng.Và sau đây, em xin đƣa ra một số giải pháp để hoàn thiện công tác kế toán nợ phải trả nhà cung cấp và nợ phải thu của khách hàng:
* Nhóm giải pháp về lập dự phòng phải thu khó đòi.
Căn cứ để ghi nhận là khoản nợ phải thu khó đòi là khoản nợ phải thu quá hạn thanh toán từ 2 năm trở lên. Trong trƣờng hợp đặc biệt, tuy thời hạn chƣa tới 2 năm, nhƣng đơn vị nợ đang trong thời gian xem xét giải thể, phá sản hoặc ngƣời nợ có dấu hiệu khác nhƣ bỏ chốn cũng đƣợc ghi nhận là khoản nợ khó đòi.
Phƣơng pháp lập dự phòng phải thu khó đòi
Cuối niên độ kế toán tính số dự phòng phải thu khó đòi cho năm nay: Nợ TK 642:
90
Có TK 139: dự phòng phải thu khó đòi
Sang năm sau, tính ra số dự phòng phải lập trong năm và so sánh với số dự phòng năm trƣớc đã lập:
+ Nếu không thay đổi thì không phải lập thêm dự phòng
+ Nếu số dự phòng phải lập năm nay lớn hơn số dự phòng lập năm trƣớc thì tiến hành lập thêm theo số chênh lệch.
Nợ TK 642: số chênh lệch
Có TK 139: dự phòng phải thu khó đòi
+ Nếu số dự phòng phải lập năm nay nhỏ hơn số dự phòng lập nãm trƣớc thì hoàn nhập dự phòng theo số chênh lệch
Nợ TK 139: Số chênh lệch
Có TK 642: chi phí quản lý doanh nghiệp
Trƣờng hợp có dấu hiệu chắc chắn không đòi đƣợc, kế toán ghi: Nợ TK 642: chi phí quản lý DN
Có TK 131: số thực tế mất
Ðồng thời ghi Nợ TK 004- chi tiết cho từng đối tƣợng: số nợ đã xóa sổ. Trƣờng hợp số nợ đã xóa sổ nhƣng lại đòi đƣợc thì cho vào thu nhập bất thƣờng:
Nợ TK 111, 112:
Có TK 711: thu nhập bất thƣờng
* Nhóm giải pháp về công tác kế toán thanh toán:
Việc cập nhật chứng từ phải đƣợc thực hiện hàng ngày không chỉ với những chứng từ có giá trị lớn mà còn với cả những chứng từ có giá trị nhỏ.
Cung cấp thông tin chính xác cho ban quản lý về tình hình số tiền phải thu của khách hàng, phát hiện kịp thời những khách hàng nợ quá hạn, tiến hành lập dự phòng nợ phải thu khó đòi và thông báo cho ban quản lý để có những biện pháp thích hợp để đẩy mạnh vòng quay vốn lƣu động.
Ðặc điểm của doanh nghiệp thƣơng mại thƣờng thu bằng tiền mặt và thu bằng chuyển khoản cũng nhƣ thanh toán với nhà cung cấp bằng séc. Các đại lý thƣờng bán buôn và bán lẻ vì vậy số tiền thu về thƣờng lẻ cho nhiều đối tƣợng.
91
Do đó, kế toán cần phải theo dõi chi tiết, thƣờng xuyên tránh trƣờng hợp nhầm lẫn, bỏ xót.
Ðối với những công nợ của công ty thanh toán đúng thời hạn cho ngƣời bán. Tƣ vấn cho ban quản lý những nhà cung cấp uy tín, chất lƣợng giá thành hợp lý để tiết kiệm đƣợc chi phí.
* Nhóm giải pháp về sử dụng hệ thống tài khoản:
Trong quá trình hạch toán tổng hợp, đối với các nghiệp vụ mua hàng và bán hàng thanh toán ngay bằng tiền thì không cần phải thông qua tài khoản trung gian là TK 131 và TK 331 nhằm giảm nhẹ công tác kế toán. Các nghiệp vụ đó sẽ hạch toán nhƣ sau:
Mua hàng trả tiền ngay: Nợ TK 156 Nợ TK 133
Có TK 111,112,... Bán hàng thu tiền ngay:
Nợ TK 111,112... Có TK 511 Có TK 333
* Nhóm giải pháp về hình thức kế toán:
Phòng kế toán quản lý tính bí mật của hệ thống kế toán, đảm bảo tính an toàn cho dữ liệu kế toán, cần xác định rõ nhiệm vụ của mỗi kế toán viên về quyền hạn và phần hành trong việc ghi chép sổ sách. Mỗi kế toán viên đƣợc phân công làm một phần hành nhất định và có trách nhiệm đảm bảo tính chính xác, bí mật của dữ liệu tránh trƣờng hợp bị sửa chữa của ngƣời không có quyền hành. Riêng kế toán trƣởng và kế toán tổng hợp có thể vào bất cứ phần hành nào trong phần mềm kế toán để lấy số liệu kiểm tra. Việc xác định rõ trách nhiệm sẽ giúp công ty quản lý một cách dễ dàng hõn về công tác kế toán thanh toán, khi xảy ra gian lận, sai sót có thể phần nào đó tìm ra nguyên nhân. Nâng cao trình độ chuyên môn về tin học của kế toán viên khắc phục nhƣợc điểm của hình thức kế toán máy, tránh đƣợc sự cố mất dữ liệu kế toán. Ðồng thời công ty có thể
92
trang bị những thiết bị đảm bảo cho hệ thống máy tính tránh những sự cố bất ngờ nhƣ sụt điện.
3.4.Nhóm giải pháp về tăng cƣờng hoạt động kinh doanh
- Doanh nghiệp cần có biện pháp mở rộng thị trƣờng tiêu thụ giúp tăng nhanh khối lƣợng hàng hóa tiêu thụ, tăng doanh thu bán hàng và góp phần tăng lợi nhuận cho doanh nghiệp.
- Hoàn thiện và áp dụng thƣờng xuyên các chính sách chiết khấu thanh toán cho khách hàng nhằm khuyến khích khách hàng thanh toán đúng hạn
- Đối với những khoản phải trả nhà cung cấp kế toán thanh toán cần chú ý đến thời hạn thanh toán ghi trên hợp đồng để thanh toán đúng thời hạn và đƣợc hƣởng mức chiết khấu có lợi nhất cho công ty.
- Nâng cao trình độ của kế toán viên trong công ty trong công việc kế toán và trong cả công tác tham mƣu, tƣ vấn cho lãnh đạo. Nhƣ vậy các kế toán trong công ty không chỉ thành thạo về mặt nghiệp vụ kế toán mà còn có khả năng dự báo đƣợc tình hình kinh tế, nhu cầu của thị trƣờng, lãi suất, giá cả… từ đó cung cấp đầy đủ thông tin cho các bộ phận liên quan trong quá trình kinh doanh và giúp ban giám đốc đƣa ra các quyết định đúng đắn trong việc tăng cƣờng công tác bán hàng của công ty
93
C. KẾT LUẬN
Kế toán thanh toán là một trong những phần hành kế toán quan trọng đối với mọi doanh nghiệp. Còn với các cơ quan quản lý cấp trên, kế toán thanh toán cung cấp những thông tin, số liệu chính xác, phản ánh trung thực tình hình hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp và góp phần làm lành mạnh hoá công tác tài chính của doanh nghiệp.
Qua thời gian tìm hiểu và nghiên cứu ở Công ty Cổ phần xây dựng và thƣơng mại Đức Anh, em đã dần làm quen đƣợc với công việc của một kế toán tại công ty đặc biệt là công tác kế toán thanh toán. Để thanh toán thực sự là một nghệ thuật đo lƣờng, mô tả và giải thích các hoạt động kinh tế, ngoài việc theo sát chế độ kế toán hiện hành, thì sự vận dụng chế độ kế toán mà Bộ Tài Chính ban hành một cách sáng tạo, khoa học, phù hợp với điều kiện của doanh nghiệp là một điều kiện vô cùng khó khăn mà các nhà quản lý phải thực hiện. Việc hoàn thành công tác kế toán nói chung và kế toán thanh toán nói riêng là một yêu cầu rất cần thiết để giúp cho kế toán thực sự phát huy tác dụng của mình và trở thành một công cụ sắc bén phục vụ quản lý kinh tế. Thời gian thực tập tại công ty đã giúp cho em bƣớc đầu làm rõ và đạt đƣợc những mục tiêu đặt ra khi nghiên cứu đề tài này:
- Hệ thống hóa cơ sơ lý luận về kế toán thanh toán trong doanh nghiệp. - Khái quát chung về Công ty Cổ phần xây dựng và thƣơng mại Đức Anh. - Phản ánh và phân tích thực trạng tổ chức công tác kế toán thanh toán tại Công ty Cổ phần xây dựng và thƣơng mại Đức Anh.
- Trên cơ sở thực trạng công tác kế toán thanh toán tại công ty, đƣa ra một số giải pháp nhằm hoàn thiện công tác kế toán thanh toán tại Công ty Cổ phần xây dựng và thƣơng mại Đức Anh .
Vì thời gian thực tập không nhiều và do trình độ bản thân còn nhiều hạn chế trong quá trình nghiên cứu nên báo cáo không thể tránh đƣợc việc vấp phải nhiều thiếu sót. Em rất mong nhận đƣợc sự chỉ bảo, đóng góp ý kiến của các thầy cô giáo và ban lãnh đạo công ty để báo cáo của em đƣợc hoàn thiện hơn.
94
TÀI LIỆU THAM KHẢO
1.GS.TS.NGND Ngô Thế Chi (2010), Giáo trình Kế toán tài chính, Nxb Tài chính.
2.Luật ngân hàng Nhà nƣớc Việt Nam (2010), luật số: 14/2010/QH12, ban
hành ngày 16 tháng 06 năm 2010.
3.PGS.TS Võ Văn Nhị, TS. Nguyễn Xuân Hƣng, TS. Nguyễn Ngọc Dung, THS Hoàng Cẩm Trang, THS Lê Thị Mỹ Hạnh (2010) , Giáo trình Kế toán tài
chính, Nxb Lao Động.
4.Bộ Tài Chính (2016), Thông tư 133/2016/BTC hướng dẫn chế độ kế toán doanh nghiệp nhỏ và vừa, ban hành ngày 26 tháng 08 năm 2016.
5.Phạm Thị Thanh Thơ (2016), “Kế toán thanh toán tại công ty cổ phần Dệt
Vĩnh phú” Khóa luận tốt nghiệp trƣờng Đại Học Hùng Vƣơng, Phú Thọ.
6.Quốc hội (2017), Luật kế toán, luật số 88/2015/QH13, ban hành ngày 20
tháng 11 năm 2017.
7.Nguyễn Ngọc Quang, Đỗ Thị Minh Hƣơng, Phùng Thị Khang Ninh, Phạm Thị Nhị An, Diệp Tố Uyên (2017), Giáo trình Kế toán tài chính, Nxb Đại học
Thái Nguyên, Thái Nguyên.
8.Vũ Thị Hồng My (2017), Kế toán thanh toán cho khách hàng và nhà cung
cấp tại công ty TNHh thiết kế văn phòng IPC, trƣờng Đại học Hùng Vƣơng
9.Công ty Cổ phần xây dựng và thƣơng mại ĐứcAnh (2018), chứng từ, sổ sách, báo cáo tài chính 2018, Phú Thọ.
10. Công ty Cổ phần xây dựng và thƣơng mại ĐứcAnh (2019), chứng từ, sổ sách, báo cáo tài chính 2019, Phú Thọ.
11. Công ty Cổ phần xây dựng và thƣơng mại ĐứcAnh (2020), chứng từ, sổ sách, báo cáo tài chính 2020, Phú Thọ.
12. Trần Thị Thu Hiền (2020), Kế toán thanh toán tại Công ty TNHH Thương
Giải thích sơ đồ:
(1)Khi doanh nghiệp thanh toán tiền cho nhà cung cấp
(2)Chiết khấu thanh toán do mua vật tƣ, hàng hóa. TSCĐ trả đúng hạn
(3)Khi doanh nghiêp phát hiện vật tƣ, hàng hóa không đúng quy cách, chất lƣợng trả lại cho nhà cung cấp hoặc nhà cung cấp chấp nhận giảm giá.
(4)Bù trừ công nợ
(5)Khoản chênh lệch tỷ giá giảm khi cuối kỳ đánh giá các khoản phải trả nhà cung cấp bằng ngoại tệ
(6)Mua vật tƣ hàng hóa nhập kho (7)Mua TSCĐ đƣa vào sử dụng ngay
(8)Phải trả nhà cung cấp, ngƣời nhận thầu về mua sắm TSCĐ phải qua lắp đặt, XDCB hoặc sửa chữa lớn
(9)Khi mua chịu vật tƣ, hàng hóa về sử dụng ngay không nhập kho, nhận dịch vụ (chi phí vận chuyển hàng hóa, điện thoại, điện, nƣớc…) của nhà cung cấp. (10) Phải trả nhà cung cấp về mua chứng khoán
(11) Chênh lệch tỷ giá tăng khi cuối kỳ đánh giá các khoản phải trả nhà cung cấp bằng ngoại tệ.
Giải thích sơ đồ:
(1)Doanh thu của hàng hóa xuất bán, dịch vụ, đã cung cấp đƣợc xác định là tiêu thụ
(2) Thu nhập khác, số tiền do nhƣợng bán, thanh lý tài sản cố định chƣa thu đƣợc
(3) Các khoản chi hộ khách hàng
(4) Chênh lệch tỷ giá tăng khi cuối kỳ đánh giá các khoản thu của ngƣời mua bằng ngoại tệ
(5)Khoản chiết khấu thanh toán phải trả cho ngƣời mua