2.1.3.2 .Nhiệm vụ của công ty
2.2. Thực trạng tổ chức công tác kế toán thanh toán tại Công ty Cổ phần xây
2.2.2. Tổ chức hệ thống tài khoản kế toán thanh toán
Về tổ chức hệ thống tài khoản kế toán thanh toán, Công ty cổ phần xây dựng và thƣơng mại Đức Anh áp dụng hệ thống tài khoản dựa trên hệ thống tài khoản kế toán theo thông tƣ 133/2016/BTC ban hành ngày 26 tháng 8 năm 2016 của Bộ Tài chính. Hệ thống tài khoản kế toán đƣợc xây dựng trên nguyên tắc dựa vào bản chất, quy mô và nội dung hoạt động của công ty có vận dụng nguyên tắc phân loại, hạch toán theo quy định và đƣợc mã hoá thêm hệ thống tài khoản chi tiết trên phần mềm kế toán để phục vụ cho công tác quản lý.
Dựa trên tình hình hoạt động, các nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh và căn cứ vào hệ thống tài khoản kế toán do Bộ Tài chính ban hành, công ty đã mở và sử dụng các tài khoản kế toán chi tiết để phản ánh các đối tƣợng kế toán theo yêu cầu quản lý của doanh nghiệp.
Để hiểu rõ hơn về các tài khoản chi tiết tại doanh nghiệp ở phần hành kế toán thanh toán Công ty đã thống nhất chi tiết tài khoản theo từng đối tƣợng khách hàng, nhà cung cấp để phục vụ công tác tài chính nhƣ sau:
* Chi tiết TK 131 (theo dõi theo từng đối tƣợng)
- Đối tƣợng“TAMNONG“ Ban QLDA công trình công cộng Huyện Tam Nông
- Đối tƣợng“TANSON“ Ban QLDA QH&XDCSHT Huyện Tân Sơn - Đối tƣợng“UBHNHA“ UBND xã Hƣơng Nha
- Đối tƣợng“UBMDAI“ UBND xã Minh Đài - ...
* Chi tiết TK 331 (theo dõi cho từng đối tƣợng)
55
-Đối tƣợng “NUIHUNG” Công ty cổ phần Núi Hùng
-Đối tƣợng “HALINH” Công ty TNHH vật liệu xây dựng Hà Linh -...
2.2.3. Tổ chức chứng từ kế toán thanh toán
a. Xác định doanh mục chứng từ
Về tổ chức chứng từ kế toán thanh toán, Công ty cổ phần xây dựng và thƣơng mại Đức Anh sử dụng hệ thống chứng từ đƣợc xây dựng phù hợp với quy định và dựa trên hệ thống chứng từ kế toán hƣớng dẫn theo thông tƣ 133/2016/BTC của Bộ Tài chính. Các chứng từ đƣợc doanh nghiệp thiết kế phù hợp với đặc điểm sản xuất kinh doanh và yêu cầu quản lý của doanh nghiệp.
Qua quá trình khảo sát thực tế tất cả các nghiệp vụ kế toán vốn bằng tiền, tác giả đã tập hợp đƣợc danh mục một số chứng từ đƣợc sử dụng tại công ty và đƣợc thể hiện qua Phụ lục 2.1. Danh mục chứng từ
b.Lập chứng từ kế toán thanh toán
Nhìn chung, công tác lập chứng từ thanh toán đã đạt những yêu cầu của chế độ kế toán. Các chứng từ kế toán hợp lý, hợp lệ, hợp pháp phản ánh đƣợc đầy đủ các yếu tố nội dung gho chép của chứng từ kế toán. Tuy nhiên, trong quá trình quan sát đôi khi có những chứng từ để đảm bảo tính kịp thời nên một vài nội
56
dung và chữ ký vẫn chƣa đầy đủ, nội dung ghi chép vẫn còn viết tắt làm mất đi tính rõ ràng của chứng từ kế toán
c.Tổ chức luân chuyển chứng từ
Qua quá trình khảo sát thực tế tại doanh nghiệp cho thấy, khi phát sinh các nghiệp vụ kinh tế tài chính, các chứng từ kế toán đƣợc lập hoặc tiếp nhận từ bên ngoài, sau đó đƣợc chuyển đến bộ phận kế toán của doanh nghiệp. Sau đó chứng từ đƣợc luân chuyển theo trình tự cụ thể sau:
*Quy trình luân chuyển chứng từ thanh toán
Quy trình luân chuyển chứng từ thanh toán tại Công ty cổ phần xây dựng và thƣơng mại Đức Anh đƣợc thông qua sơ đồ 2.3 nhƣ sau:
Sơ đồ 2.3. Quy trình luân chuyển chứng từ thanh toán tại Công ty cổ phần xây dựng và thƣơng mại Đức Anh
- Ngƣời đề nghị gửi chứng từ yêu cầu thanh toán cho kế toán thanh toán - Kế toán thanh toán đối chiếu chứng từ thanh toán đảm bảo yêu cầu hợp lý hợp lệ Ngƣời đề nghị + Giấy đề nghị thanh toán + Giấy đề nghị tạm ứng
Kế toán thanh toán
-Đối chiếu chứng từ -Lập UNC Kế toán trƣởng Kiểm tra và ký vào bộ chứng từ thanh toán Giám đốc Phê duyệt chứng từ (ký vào UNC)
57
- Sau đó, kế toán thanh toán chuyển chứng từ cho kế toán trƣởng, kế toán trƣởng kiểm tra bộ chứng từ và ký duyệt bộ chứng từ cùng UNC sau đó chuyển lại kế toán thanh toán
- Kế toán thanh toán chuyển chứng từ kế toán trƣởng duyệt cho giám đốc - Giám đốc phê duyệt và gửi lại chứng từ đã duyệt cho kế toán thanh toán - Kế toán thanh toán ra ngân hàn thực hiện UNC cho khách hàng
*Kế toán thanh toán đối với khách hàng
Trƣờng hợp 1: Quy trình thanh toán đối với khách hàng với trƣờng hợp mua hàng trả tiền ngay bằng tiền mặt hoặc chuyển khoản của doanh nghiệp đƣợc thể hiện ở sơ đồ 2.4 nhƣ sau:
Người mua hàng Bộ phận liên quan
Kế toán Thanh toán Giám đốc
Sơ đồ 2.4 Quy trình thanh toán với khách hàng
- Ngời mua hàng, đơn vị ký thuật khi khối lƣợng hoàn thành yêu cầu lập hóa đơn bán hàng
-Kế toán thanh toán lập hóa đơn bán hàng gửi Giám đốc Khối lƣợng hoàn thành Lập hóa đơn GTGT Ký duyệt, đòng dấu Nhận hóa đơn và bộ chứng từ mua hàng Ghi nhận công nợ
Thu tiền ngay bằng tiền mặt hoặc chuyển khoản
58
-Giám đốc nhận và ký duyệt sau đó chuyển lại cho kế toán thanh toán - Kế toán thanh toán nhận hóa đơn và chuyển cho khách hàng đồng thời kế toán ghi nhận tiền mặt hoặc tiền chuyển khoản nếu khách hàng trả tiền ngay.
Trƣờng hợp 2: Quy trình thanh toán với khách hàng với trƣờng hợp khách hàng chƣa thanh toán, kế toán ghi nhận công nợ
Kế toán thanh toán Ngân hàng Khách hàng Giám đốc
Sơ đồ 2.5. Quy trình thu hồi công nợ của khách hàng
- Kế toán thanh toán kiểm tra sổ sách, lập giấy đề nghị thanh toán gửi cho Giám đốc
- Giám đốc nhận và ký duyệt chuyển lại cho kế toán thanh toán - Kế toán thanh toán nhận lại bản ký duyệt và gửi lại cho khác hàng - Khách hàng nhận giấy đề nghị sau đó trả tiền qua ngân hàng
- Khi ngân hàng nhận đƣợc tiền từ khách hàng ngân hàng lập giấy báo có - Kế toán thanh toán nhận đƣợc giấy báo kế toán tiến hành ghi sổ sau đó in và kẹp chứng từ
*Kế toán thanh toán đối với nhà cung cấp Kiểm tra sổ sách Lập đề nghị thanh toán Ký duyệt Nhận đề nghị thanh toán Nhận đƣợc tiền từ khác hàng lập giấy báo có Kế toán ghi sổ và in kẹp chứng từ
59
Sơ đồ 2.6. Quy trình luân chuyển chứng từ mua hàng
- Khi hợp đồng thỏa thuận đƣợc ký kết, nhà cung cấp ( ngƣời bán) lập hóa đơn GTGT bán háng cùng bộ chứng từ
- Kế toán thanh toán nhận hóa đơn và bộ chứng từ kiểm tra đối chiếu và chuyển cho kế toán tổng hợp
TH1: Công ty thanh toán ngay cho nhà cung cấp
TH2: công ty chƣa trả tiền kế toán ghi sổ chi tiết nợ nhà cung cấp theo đối tƣợng
- Kế toán tổng hợp kiểm tra và ghi nhận lại d.Tổ chức kiểm tra chứng từ
Tất cả các chứng từ kế toán do đơn vị lập ra hoặc từ bên ngoài vào, đều phải tập trung vào bộ phận kế toán của đơn vị để kiểm tra và xác minh là đúng thì mới đƣợc dùng để ghi sổ. Nội dung của việc kiểm tra chứng từ kế toán bao gồm: - Kiểm tra tính chính xác của số liệu thông tin trên chứng từ
- Kiểm tra tính hợp pháp, hợp lệ của nghiệp vụ kinh tế phát sinh
- Kiểm tra tính đấy đủ, rõ ràng, trung thực các chỉ tiêu phản ánh trên chứng từ. - Kiểm tra việc chấp hành quy chế quản lý nội bộ, kiểm tra xét duyệt đối với từng loại nghiệp vụ kinh tế tài chính.
Khi kiểm tra chứng từ kế toán nếu phát hiện có hành vi vi phạm chế độ, quản lý kinh tế tài chính của Nhà nƣớc thì phải từ chối thực hiện, đồng thời phải báo
Ngƣời bán hàng
Lập hóa đơn kèm bộ chứng từ bán hàng
Kế toán TT
Nhận hóa đơn Kiểm tra đối chiếu và ghi sổ
Kế toán tổng hợp
Kiểm tra và ghi sổ và cất
TH1 Thanh toán ngay
TH2 chƣa thanh toán ghi sổ chi tiết
60
ngay cho thủ trƣởng và kế toán trƣởng đơn vị biết để xử lý kịp thời theo đúng quy định pháp luật hiện hành.
Đối với những chứng từ kế toán lập không đúng thủ tục, nội dung và con số không rõ ràng thì ngƣời chịu trách nhiệm kiểm tra phải trả lại hoặc báo cho nơi lập chứng từ biết đề làm lại hay làm thêm thủ tục và điều chỉnh sau đó mới dùng làm căn cứ để ghi sổ kế toán.
e.Tổ chức bảo quản và lƣu chữ chứng từ
Tài liệu kế toán phải đƣợc đơn vị kế toán bảo quản đầy đủ, an toàn trong quá trình sử dụng và lƣu trữ. Ngƣời đại diện theo pháp luật của đơn vị kế toán chịu trách nhiệm tổ chức bảo quản, lƣu trữ tài liệu kế toán. Tài liệu kế toán lƣu trữ phải là bản chính theo quy định của pháp luật cho từng loại tài liệu kế toán trừ một số trƣờng hợp quy định cụ thể tại khoản 1 Điều 9 Nghị định số 174/2016/NĐ-CP và đƣợc đơn vị kế toán bảo quản đầy đủ, an toàn trong quá trình sử dụng. Đơn vị kế toán cần xây dựng quy chế về quản lý, sử dụng, bảo quản tài liệu kế toán, trong đó quy định rõ trách nhiệm và quyền đối với từng bộ phận và từng ngƣời làm kế toán. Trƣờng hợp đơn vị kế toán là DN siêu nhỏ theo quy định của pháp luật về hỗ trợ DNNVV thì không bắt buộc phải xây dựng quy chế về quản lý, sử dụng, bảo quản tài liệu kế toán nhƣng vẫn phải có trách nhiệm bảo quản đầy đủ, an toàn tài liệu kế toán theo quy định. Ngƣời làm kế toán có trách nhiệm bảo quản tài liệu kế toán của mình trong quá trình sử dụng.
Vì chứng từ kế toán là tài liệu gốc, có giá trị pháp lý nên sau khi dùng làm căn cứ vào sổ, chứng từ kế toán phải đƣợc sắp xếp theo trình tự, đóng gói cẩn thận và phải đƣợc bảo quản lƣu trữ để khi cần có cơ sở đối chiếu, kiểm tra.
Trƣớc khi đƣa vào lƣu trữ, chứng từ đƣợc sắp xếp phân loại để thuận tiện cho việc tìm kiếm và bảo đảm không bị hỏng, mất.
Theo Luật Kế toán tại điều (Điều 12, Điều 13 và Điều 14, Nghị định số 174/2016/ NĐ-CP), về thời hạn lƣu trữ tài liệu kế toán, phải lƣu trữ ít nhất là 05 năm đối với tài liệu kế toán dùng cho quản lý, điều hành của đơn vị kế toán: (gồm cả chứng từ kế toán không sử dụng trực tiếp để ghi sổ kế toán và lập BCTC); Ít nhất là 10 năm đối với chứng từ kế toán sử dụng trực tiếp để ghi sổ kế
61
toán và lập BCTC, sổ kế toán và BCTC năm, trừ trƣờng hợp pháp luật có quy định khác; Lƣu trữ vĩnh viễn đối với tài liệu kế toán có tính sử liệu, có ý nghĩa quan trọng về kinh tế, an ninh, quốc phòng.