2.1.3.2 .Nhiệm vụ của công ty
2.1.8. Khái quát chung về công tác kế toán của công ty Cổ phần xây dựng và
2.1.8.1. Cơ cấu bộ máy kế toán của công ty Cổ phần xây dựng và thương mại Đức Anh
*Cơ cấu bộ máy kế toán
Để đáp ứng yêu cầu về mặt quản lý và yêu cầu của công tác kế toán trong điều kiện đổi mới. Việc tổ chức công tác kế toán và bộ máy kế toán của công ty cũng không ngừng hoàn thiện theo chế độ kế toán mới hiện hành. Phòng kế toán có chức năng giúp giám đốc trong quản lý bảo toàn vốn, quản lý tài sản cố định, hạch toán chi tiết tài chính trong quá trình hoạt động, hạch toán giá thành đảm bảo chế độ quy định của Nhà nƣớc. Tính toán ghi chép phản ánh sự biến động về tài chính giúp ban Giám đốc nắm bắt tình hình một cách kịp thời tránh những sai sót không đáng có. Do vậy công ty đã tiến hành sắp xếp bộ máy kế toán phù hợp, tổ chức bộ máy kế toán theo mo hình tập trung trên phạm vi toàn công ty.
(Nguồn: Phòng tổ chức hành chính)
Sơ đồ 1.3: Sơ đồ bộ máy kế toán
*Về chức năng, nhiệm vụ của từng phần hành, từng thành viên trong bộ máy kế toán Trƣởng phòng kế toán kiêm kế toán tổng hợp Kế toán công nợ, vật tƣ Kế toán tiền mặt, TGNH Kế toán tập hợp CPSX & tính giá thành SP Kế toán TSCĐ, tiền lƣơng &
50
Trưởng phòng kế toán kiêm kế toán tổng hợp: Phụ trách chung toàn bộ
công tác kế toán, chỉ đạo trực tiếp công tác kế toán ở các bộ phận, tổng hợp số liệu từ các bộ phận, chịu trách nhiệm trƣớc ban Giám đốc và các cơ quan quản lý Nhà nƣớc về toàn bộ công tác hạch toán kinh doanh của đơn vị.
Kế toán tiền mặt, tiền gửi ngân NVL: Theo dõi tình hình thu chi tiền mặt tại quỹ và thu chi tiền gửi ngân NVL.
Kế toán công nợ, NVL: Theo dõi các khoản công nợ phải trả, công nợ phải thu và theo dõi tình hình nhập xuất nguyên vật liệu.
Kế toán tập hợp chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm: Theo dõi và tập hợp tất cả các khoản chi phí bỏ ra trong quá trình sản xuất kinh doanh của đơn vị để tính giá thành sản phẩm.
Kế toán tài sản cố định, tiền lương và BHXH: Theo dõi tình hình tăng giảm tài sản cố định, tính khấu hao cho từng loại tài sản theo quy định của Nhà nƣớc. Theo dõi tình hình tiền lƣơng, tiền đóng BHXH, nguồn tiền lƣơng và thu nhập của cán bộ công nhân trong công ty.
Tuy mỗi bộ phận có nhiệm vụ riêng nhƣng tất cả đều có mối quan hệ chặt chẽ với nhau, trƣởng phòng có trách nhiệm chỉ đạo chung, các kế toán chi tiết có nhiệm vụ tập hợp các chứng từ gốc thành bảng kê, bảng phân bổ để làm cơ sơ tính giá thành và xác định lãi lỗ.
2.1.8.2. Chế độ kế toán của công ty Cổ phần xây dựng và thương mại Đức Anh
Để đảm bảo việc tổ chức kế toán phù hợp với quy mô hoạt động kinh doanh của công ty, công ty cổ phần xây dựng và thƣơng mại Đức Anh đã áp dụng hình thức kế toán trên máy vi tính. Sổ in theo mẫu của hình thức kế toán chứng từ ghi sổ.
a.Các chế độ và phƣơng pháp kế toán áp dụng tại Công ty:
- Chế độ kế toán đang áp dụng tại Công ty: Thông tƣ 133/2014/TT-BTC ngày 22/12/2014 của Bộ Tài chính
- Kỳ kế toán: Bắt đầu từ ngày 01/01 và kết thúc vào ngày 31/12 dƣơng lịch hàng Năm.
51
- Đơn vị tiền tệ sử dụng: VND ( Tiền đồng Việt Nam ) - Hình thức sổ kế toán: Kế toán trên máy vi tính
- Phƣơng pháp tính và nộp thuế GTGT: Theo phƣơng pháp khấu trừ
- Kế toán NVL tồn kho: Do đặc điểm hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty là xây dựng cơ bản nên có nhiều loại nguyên vật liệu cần nhập và xuất kho thƣờng xuyên cho các công trình. Vì vậy để đảm bảo nguyên tắc quản lý nguyên vật liệu, NVL hóa tốt công ty áp dụng phƣơng pháp kê khai thƣờng xuyên. Với phƣơng pháp này, công ty dùng chủ yếu là tài khoản 152 và các tài khoản liên quan đối ứng.
- TSCĐ và khấu hao TSCĐ: TSCĐ đƣợc phản ánh theo nguyên giá và giá trị hao mòn lũy kế. Trích khấu hao theo phƣơng pháp đƣờng thẳng.
- Phƣơng pháp tính thuế GTGT: Phƣơng pháp khấu trừ
b. Hệ thống chứng từ, tài khoản kế toán, sổ kế toán áp dụng tại công ty * Tổ chức hệ thống chứng từ, tài khoản kế toán:
Hệ thống chứng từ và tài khoản của công ty áp dụng theo Chế độ kế toán doanh nghiệp ban hành theo thông tƣ số 133/2016/TT-BTC ngày 26/08/2016 của Bộ Tài chính.
Tổ chức hệ thống sổ kế toán:
Công ty áp dụng hình thức sổ Nhật ký chung. Đặc trƣng cơ bản của hình thức kế toán Nhật ký chung là tất cả mọi nghiệp vụ kinh tế phát sinh đều phải đƣợc ghi vào sổ nhật ký, mà trọng tâm là sổ nhật ký chung, theo trình tự thời gian phát sinh và định khoản kế toán nghiệp vụ đó, sau đó lấy số liệu trên các sổ Nhật ký để ghi sổ cái theo từng nghiệp vụ phát sinh. Hệ thống sổ sách bao gồm:
-Sổ Nhật ký chung (sổ trọng tâm) -Sổ cái các tài khoản
-Các sổ, thẻ kế toán chi tiết
Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức Nhật ký chung
Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức Kế toán trên máy vi tính đƣợc thể hiện qua sơ đồ 2.3 nhƣ sau
52
Sơ đồ 2.3. Trình tự ghi sổ Nhật kí chung trên máy vi tính
Ghi chú:
Nhập số liệu hằng ngày In sổ, báo cáo cuối tháng, cuối năm Đối chiếu, kiểm tra
- Hằng ngày, căn cứ vào các chứng từ đã lập và thu nhận đƣợc từ bên ngoài, thông qua việc kiểm tra dùng đó làm căn cứ ghi sổ. Kế toán ghi nghiệp vụ kinh tế phát sinh vào sổ nhật ký chung, sau đó căn cứ vào số liệu đã ghi trên sổ nhật ký chung để ghi vào Sổ cái theo các tài khoản kế toán phù hợp.
Trƣờng hợp công ty có mở sổ - thẻ kế toán chi tiết thì đồng thời với việc ghi sổ nhật ký chung, các nghiệp vụ phát sinh phải đƣợc ghi vào sổ - thẻ kế toán chi tiết liên quan.
- Cuối tháng, quý, năm: cộng số liệu trên Sổ cái và lập Bảng cân đối số phát sinh. Sau khi đã kiểm tra, đối chiếu và khớp đúng số liệu ghi trên Sổ cái và Bảng tổng hợp chi tiết đƣợc lập từ các sổ - thẻ kế toán chi tiết thì kế toán sẽ dùng số liệu đó để lập Báo cáo tài chính.
* Tổ chức hệ thống báo cáo tài chính tại công ty
Hệ thống Báo cáo tài chính của Công ty áp dụng theo thông tƣ số 133/2016/TT-BTC ngày 26/08/2016 của Bộ Tài chính
Phần mềm kế toán Chứng từ kế toán Bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại Sổ kế toán -Sổ tổng hợp -sổ chi tiết -Báo cáo tài chính
-Báo cáo kế toán quản trị
53
-Bảng cân đối kế toán Mẫu số B01 – DN - Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh Mẫu số B02 – DN -Báo cáo lƣu chuyển tiền tệ Mẫu số B03 – DN -Thuyết minh báo cáo tài chính Mẫu số B09 – DN
Tại doanh nghiệp sử dụng phần mềm kế toán MISA SME.NET 2020 ở Giao diện 2.1.
Giao diện 2.1. Giao diện phần mềm kế toán MISA SME.NET 2017 2.2. Thực trạng tổ chức công tác kế toán thanh toán tại Công ty Cổ phần xây dựng và thƣơng mại Đức Anh
2.2.1. Đặc điểm quản lý về thanh toán tại công ty
Nghiệp vụ thanh toán là mối quan hệ của doanh nghiệp với các đối tƣợng trong và ngoài doanh nghiệp về các khoản phải thu, phải trả phát sinh trong quá trình hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp. Là một doanh nghiệp sản xuất có quy mô lớn nên nghiệp vụ thanh toán của Công ty Cổ phần xây dựng và thƣơng mại Đức Anh rất đa dạng cả về đối tƣợng và quy mô.
*Các phương thức thanh toán hiện đang áp dụng tại công ty
Tùy thuộc vào nhóm nhà cung cấp cũng nhƣ các loại hàng hóa, dịch vụ mua vào mà công ty có các phƣơng thức thanh toán khác nhau nhƣ trả chậm hoặc trả trƣớc, trả ngay với hình thức thanh toán khác nhau bao gồm:
54
- Thanh toán bằng tiền mặt là hình thức thanh toán trực tiếp bằng tiền mặt khi mua hàng hóa, dịch vụ… đối với những đơn hàng có tổng giá trị thanh toán dƣới 20.000.000 đồng.
- Thanh toán không dùng tiền mặt nhƣ thanh toán bằng séc, ủy nhiệm chi, thanh toán bù trừ (phát sinh giữa nhà cung cấp và công ty trong đó nhà cung cấp lại là khách hàng).
2.2.2. Tổ chức hệ thống tài khoản kế toán thanh toán
Về tổ chức hệ thống tài khoản kế toán thanh toán, Công ty cổ phần xây dựng và thƣơng mại Đức Anh áp dụng hệ thống tài khoản dựa trên hệ thống tài khoản kế toán theo thông tƣ 133/2016/BTC ban hành ngày 26 tháng 8 năm 2016 của Bộ Tài chính. Hệ thống tài khoản kế toán đƣợc xây dựng trên nguyên tắc dựa vào bản chất, quy mô và nội dung hoạt động của công ty có vận dụng nguyên tắc phân loại, hạch toán theo quy định và đƣợc mã hoá thêm hệ thống tài khoản chi tiết trên phần mềm kế toán để phục vụ cho công tác quản lý.
Dựa trên tình hình hoạt động, các nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh và căn cứ vào hệ thống tài khoản kế toán do Bộ Tài chính ban hành, công ty đã mở và sử dụng các tài khoản kế toán chi tiết để phản ánh các đối tƣợng kế toán theo yêu cầu quản lý của doanh nghiệp.
Để hiểu rõ hơn về các tài khoản chi tiết tại doanh nghiệp ở phần hành kế toán thanh toán Công ty đã thống nhất chi tiết tài khoản theo từng đối tƣợng khách hàng, nhà cung cấp để phục vụ công tác tài chính nhƣ sau:
* Chi tiết TK 131 (theo dõi theo từng đối tƣợng)
- Đối tƣợng“TAMNONG“ Ban QLDA công trình công cộng Huyện Tam Nông
- Đối tƣợng“TANSON“ Ban QLDA QH&XDCSHT Huyện Tân Sơn - Đối tƣợng“UBHNHA“ UBND xã Hƣơng Nha
- Đối tƣợng“UBMDAI“ UBND xã Minh Đài - ...
* Chi tiết TK 331 (theo dõi cho từng đối tƣợng)
55
-Đối tƣợng “NUIHUNG” Công ty cổ phần Núi Hùng
-Đối tƣợng “HALINH” Công ty TNHH vật liệu xây dựng Hà Linh -...
2.2.3. Tổ chức chứng từ kế toán thanh toán
a. Xác định doanh mục chứng từ
Về tổ chức chứng từ kế toán thanh toán, Công ty cổ phần xây dựng và thƣơng mại Đức Anh sử dụng hệ thống chứng từ đƣợc xây dựng phù hợp với quy định và dựa trên hệ thống chứng từ kế toán hƣớng dẫn theo thông tƣ 133/2016/BTC của Bộ Tài chính. Các chứng từ đƣợc doanh nghiệp thiết kế phù hợp với đặc điểm sản xuất kinh doanh và yêu cầu quản lý của doanh nghiệp.
Qua quá trình khảo sát thực tế tất cả các nghiệp vụ kế toán vốn bằng tiền, tác giả đã tập hợp đƣợc danh mục một số chứng từ đƣợc sử dụng tại công ty và đƣợc thể hiện qua Phụ lục 2.1. Danh mục chứng từ
b.Lập chứng từ kế toán thanh toán
Nhìn chung, công tác lập chứng từ thanh toán đã đạt những yêu cầu của chế độ kế toán. Các chứng từ kế toán hợp lý, hợp lệ, hợp pháp phản ánh đƣợc đầy đủ các yếu tố nội dung gho chép của chứng từ kế toán. Tuy nhiên, trong quá trình quan sát đôi khi có những chứng từ để đảm bảo tính kịp thời nên một vài nội
56
dung và chữ ký vẫn chƣa đầy đủ, nội dung ghi chép vẫn còn viết tắt làm mất đi tính rõ ràng của chứng từ kế toán
c.Tổ chức luân chuyển chứng từ
Qua quá trình khảo sát thực tế tại doanh nghiệp cho thấy, khi phát sinh các nghiệp vụ kinh tế tài chính, các chứng từ kế toán đƣợc lập hoặc tiếp nhận từ bên ngoài, sau đó đƣợc chuyển đến bộ phận kế toán của doanh nghiệp. Sau đó chứng từ đƣợc luân chuyển theo trình tự cụ thể sau:
*Quy trình luân chuyển chứng từ thanh toán
Quy trình luân chuyển chứng từ thanh toán tại Công ty cổ phần xây dựng và thƣơng mại Đức Anh đƣợc thông qua sơ đồ 2.3 nhƣ sau:
Sơ đồ 2.3. Quy trình luân chuyển chứng từ thanh toán tại Công ty cổ phần xây dựng và thƣơng mại Đức Anh
- Ngƣời đề nghị gửi chứng từ yêu cầu thanh toán cho kế toán thanh toán - Kế toán thanh toán đối chiếu chứng từ thanh toán đảm bảo yêu cầu hợp lý hợp lệ Ngƣời đề nghị + Giấy đề nghị thanh toán + Giấy đề nghị tạm ứng
Kế toán thanh toán
-Đối chiếu chứng từ -Lập UNC Kế toán trƣởng Kiểm tra và ký vào bộ chứng từ thanh toán Giám đốc Phê duyệt chứng từ (ký vào UNC)
57
- Sau đó, kế toán thanh toán chuyển chứng từ cho kế toán trƣởng, kế toán trƣởng kiểm tra bộ chứng từ và ký duyệt bộ chứng từ cùng UNC sau đó chuyển lại kế toán thanh toán
- Kế toán thanh toán chuyển chứng từ kế toán trƣởng duyệt cho giám đốc - Giám đốc phê duyệt và gửi lại chứng từ đã duyệt cho kế toán thanh toán - Kế toán thanh toán ra ngân hàn thực hiện UNC cho khách hàng
*Kế toán thanh toán đối với khách hàng
Trƣờng hợp 1: Quy trình thanh toán đối với khách hàng với trƣờng hợp mua hàng trả tiền ngay bằng tiền mặt hoặc chuyển khoản của doanh nghiệp đƣợc thể hiện ở sơ đồ 2.4 nhƣ sau:
Người mua hàng Bộ phận liên quan
Kế toán Thanh toán Giám đốc
Sơ đồ 2.4 Quy trình thanh toán với khách hàng
- Ngời mua hàng, đơn vị ký thuật khi khối lƣợng hoàn thành yêu cầu lập hóa đơn bán hàng
-Kế toán thanh toán lập hóa đơn bán hàng gửi Giám đốc Khối lƣợng hoàn thành Lập hóa đơn GTGT Ký duyệt, đòng dấu Nhận hóa đơn và bộ chứng từ mua hàng Ghi nhận công nợ
Thu tiền ngay bằng tiền mặt hoặc chuyển khoản
58
-Giám đốc nhận và ký duyệt sau đó chuyển lại cho kế toán thanh toán - Kế toán thanh toán nhận hóa đơn và chuyển cho khách hàng đồng thời kế toán ghi nhận tiền mặt hoặc tiền chuyển khoản nếu khách hàng trả tiền ngay.
Trƣờng hợp 2: Quy trình thanh toán với khách hàng với trƣờng hợp khách hàng chƣa thanh toán, kế toán ghi nhận công nợ
Kế toán thanh toán Ngân hàng Khách hàng Giám đốc
Sơ đồ 2.5. Quy trình thu hồi công nợ của khách hàng
- Kế toán thanh toán kiểm tra sổ sách, lập giấy đề nghị thanh toán gửi cho Giám đốc
- Giám đốc nhận và ký duyệt chuyển lại cho kế toán thanh toán - Kế toán thanh toán nhận lại bản ký duyệt và gửi lại cho khác hàng - Khách hàng nhận giấy đề nghị sau đó trả tiền qua ngân hàng
- Khi ngân hàng nhận đƣợc tiền từ khách hàng ngân hàng lập giấy báo có - Kế toán thanh toán nhận đƣợc giấy báo kế toán tiến hành ghi sổ sau đó in và kẹp chứng từ
*Kế toán thanh toán đối với nhà cung cấp Kiểm tra sổ sách Lập đề nghị thanh toán Ký duyệt Nhận đề nghị thanh toán Nhận đƣợc tiền từ khác hàng lập giấy báo có Kế toán ghi sổ và in kẹp chứng từ
59
Sơ đồ 2.6. Quy trình luân chuyển chứng từ mua hàng
- Khi hợp đồng thỏa thuận đƣợc ký kết, nhà cung cấp ( ngƣời bán) lập hóa đơn GTGT bán háng cùng bộ chứng từ
- Kế toán thanh toán nhận hóa đơn và bộ chứng từ kiểm tra đối chiếu và chuyển cho kế toán tổng hợp
TH1: Công ty thanh toán ngay cho nhà cung cấp
TH2: công ty chƣa trả tiền kế toán ghi sổ chi tiết nợ nhà cung cấp theo đối tƣợng
- Kế toán tổng hợp kiểm tra và ghi nhận lại d.Tổ chức kiểm tra chứng từ
Tất cả các chứng từ kế toán do đơn vị lập ra hoặc từ bên ngoài vào, đều phải