- Kế toán thanh toán với khách hàng và nhà cung cấp là một trong những phần hành kế toán quan trọng đối với một doanh nghiệp bất kỳ, đặc biệt là doanh nghiệp xây dựng. Nó có ảnh hƣởng không nhỏ tới hiệu quả kinh doanh, tình hình tài chính của doanh nghiệp. Vì vậy, phải hoàn thiện đổi mới không ngừng công tác kế toán nợ phải trả nhà cung cấp và nợ phải thu của khách hàng.Và sau đây, em xin đƣa ra một số giải pháp để hoàn thiện công tác kế toán nợ phải trả nhà cung cấp và nợ phải thu của khách hàng:
* Nhóm giải pháp về lập dự phòng phải thu khó đòi.
Căn cứ để ghi nhận là khoản nợ phải thu khó đòi là khoản nợ phải thu quá hạn thanh toán từ 2 năm trở lên. Trong trƣờng hợp đặc biệt, tuy thời hạn chƣa tới 2 năm, nhƣng đơn vị nợ đang trong thời gian xem xét giải thể, phá sản hoặc ngƣời nợ có dấu hiệu khác nhƣ bỏ chốn cũng đƣợc ghi nhận là khoản nợ khó đòi.
Phƣơng pháp lập dự phòng phải thu khó đòi
Cuối niên độ kế toán tính số dự phòng phải thu khó đòi cho năm nay: Nợ TK 642:
90
Có TK 139: dự phòng phải thu khó đòi
Sang năm sau, tính ra số dự phòng phải lập trong năm và so sánh với số dự phòng năm trƣớc đã lập:
+ Nếu không thay đổi thì không phải lập thêm dự phòng
+ Nếu số dự phòng phải lập năm nay lớn hơn số dự phòng lập năm trƣớc thì tiến hành lập thêm theo số chênh lệch.
Nợ TK 642: số chênh lệch
Có TK 139: dự phòng phải thu khó đòi
+ Nếu số dự phòng phải lập năm nay nhỏ hơn số dự phòng lập nãm trƣớc thì hoàn nhập dự phòng theo số chênh lệch
Nợ TK 139: Số chênh lệch
Có TK 642: chi phí quản lý doanh nghiệp
Trƣờng hợp có dấu hiệu chắc chắn không đòi đƣợc, kế toán ghi: Nợ TK 642: chi phí quản lý DN
Có TK 131: số thực tế mất
Ðồng thời ghi Nợ TK 004- chi tiết cho từng đối tƣợng: số nợ đã xóa sổ. Trƣờng hợp số nợ đã xóa sổ nhƣng lại đòi đƣợc thì cho vào thu nhập bất thƣờng:
Nợ TK 111, 112:
Có TK 711: thu nhập bất thƣờng
* Nhóm giải pháp về công tác kế toán thanh toán:
Việc cập nhật chứng từ phải đƣợc thực hiện hàng ngày không chỉ với những chứng từ có giá trị lớn mà còn với cả những chứng từ có giá trị nhỏ.
Cung cấp thông tin chính xác cho ban quản lý về tình hình số tiền phải thu của khách hàng, phát hiện kịp thời những khách hàng nợ quá hạn, tiến hành lập dự phòng nợ phải thu khó đòi và thông báo cho ban quản lý để có những biện pháp thích hợp để đẩy mạnh vòng quay vốn lƣu động.
Ðặc điểm của doanh nghiệp thƣơng mại thƣờng thu bằng tiền mặt và thu bằng chuyển khoản cũng nhƣ thanh toán với nhà cung cấp bằng séc. Các đại lý thƣờng bán buôn và bán lẻ vì vậy số tiền thu về thƣờng lẻ cho nhiều đối tƣợng.
91
Do đó, kế toán cần phải theo dõi chi tiết, thƣờng xuyên tránh trƣờng hợp nhầm lẫn, bỏ xót.
Ðối với những công nợ của công ty thanh toán đúng thời hạn cho ngƣời bán. Tƣ vấn cho ban quản lý những nhà cung cấp uy tín, chất lƣợng giá thành hợp lý để tiết kiệm đƣợc chi phí.
* Nhóm giải pháp về sử dụng hệ thống tài khoản:
Trong quá trình hạch toán tổng hợp, đối với các nghiệp vụ mua hàng và bán hàng thanh toán ngay bằng tiền thì không cần phải thông qua tài khoản trung gian là TK 131 và TK 331 nhằm giảm nhẹ công tác kế toán. Các nghiệp vụ đó sẽ hạch toán nhƣ sau:
Mua hàng trả tiền ngay: Nợ TK 156 Nợ TK 133
Có TK 111,112,... Bán hàng thu tiền ngay:
Nợ TK 111,112... Có TK 511 Có TK 333
* Nhóm giải pháp về hình thức kế toán:
Phòng kế toán quản lý tính bí mật của hệ thống kế toán, đảm bảo tính an toàn cho dữ liệu kế toán, cần xác định rõ nhiệm vụ của mỗi kế toán viên về quyền hạn và phần hành trong việc ghi chép sổ sách. Mỗi kế toán viên đƣợc phân công làm một phần hành nhất định và có trách nhiệm đảm bảo tính chính xác, bí mật của dữ liệu tránh trƣờng hợp bị sửa chữa của ngƣời không có quyền hành. Riêng kế toán trƣởng và kế toán tổng hợp có thể vào bất cứ phần hành nào trong phần mềm kế toán để lấy số liệu kiểm tra. Việc xác định rõ trách nhiệm sẽ giúp công ty quản lý một cách dễ dàng hõn về công tác kế toán thanh toán, khi xảy ra gian lận, sai sót có thể phần nào đó tìm ra nguyên nhân. Nâng cao trình độ chuyên môn về tin học của kế toán viên khắc phục nhƣợc điểm của hình thức kế toán máy, tránh đƣợc sự cố mất dữ liệu kế toán. Ðồng thời công ty có thể
92
trang bị những thiết bị đảm bảo cho hệ thống máy tính tránh những sự cố bất ngờ nhƣ sụt điện.