1.2.1 .Tổ chức hệ thống tài khoản kế toán thanh toán trong doanh nghiệp
1.2.3. Tổ chức ghi sổ phần hành kế toán thanh toán
a. Nguyên tắc kế toán các nghiệp vụ thanh toán
Để theo dõi chính xác kịp thời các nghiệp vụ thanh toán, kế toán cần tuân thủ nguyên tắc:
*Thanh toán với khách hàng:
Các khoản phải thu của khách hàng cần đƣợc kế toán hạch toán chi tiết theo từng đối tƣợng và phải thƣờng xuyên kiểm tra, đối chiếu, đôn đốc để việc thanh toán đƣợc đúng hạn. Mỗi khoản nợ của công ty phải đƣợc theo dõi trên một sổ riêng. Căn cứ để mở sổ là khách nợ, chủ nợ với mức giao dịch thƣờng xuyên. Riêng với những đối tác có quan hệ thƣờng xuyên với giá trị giao dịch lớn, thì định kỳ kế toán cần kiểm tra, đối chiếu từng khoản nợ phát sinh, số đã thanh toán và số còn nợ, việc đối chiếu này đƣợc lập thành văn bản để làm căn cứ điều tra.
Doanh nghiệp phải theo dõi chi tiết các khoản nợ phải thu của khách hàng theo từng loại nguyên tệ. Đối với các khoản thu bằng ngoại tệ thì thực hiện theo nguyên tắc:
-Khi phát sinh các khoản nợ phải thu kế toán phải quy đổi ra Đồng Việt Nam theo tỷ giá thực tế tại thời điểm phát sinh. Riêng trƣờng hợp nhận trƣớc của ngƣời mua, khi đủ điều kiện ghi nhận doanh thu thì bên Nợ TK 131 áp dụng tỷ giá ghi sổ thực tế đích danh đối với số tiền đã nhận trƣớc
24
-Doanh nghiệp phải đánh giá lại các khoản thu của khách hàng có gốc ngoại tệ tại tất cả các thời điểm lập báo cáo tài chính theo quy định của pháp luật.
*Thanh toán với nhà cung cấp
Nợ phải trả cho nhà cung cấp cần đƣợc hạch toán chi tiết cho từng đối tƣợng phải trả. Trong chi tiết từng đối tƣợng tài khoản này phản ánh cả số tiền đã ứng trƣớc cho ngƣời bán nhƣng chƣa nhận đƣợc sản phẩm, hàng hóa, dịch vụ.
Những vật tƣ, hàng hóa đã nhận nhập kho nhƣng đến cuối tháng chƣa có hóa đơn thì sử dụng giá tạm tính để ghi sổ và phải điều chỉnh về giá thực tế khi nhận hóa đơn hoặc thông báo giá chính thức của ngƣời bán.
Khi hạch toán chi tiết tài khoản này, kế toán phải hạch toán rõ ràng rành mạch các khoản chiết khấu thanh toán, chiết khấu thƣơng mại, giảm giá hàng bán của ngƣời bán nếu chƣa đƣợc phản ánh trong hóa đơn mua hàng.
Doanh nghiệp phải theo dõi chi tiết các khoản phải trả cho ngƣời bán theo từng loại nguyên tệ. Đối với các khoản phải trả bằng nguyên tệ thì đƣợc thực hiện theo nguyên tắc sau:
-Khi phát sinh các khoản nợ phải trả kế toán phải quy đổi ra Đồng Việt Nam theo tỷ giá thực tế tại thời điểm phát sinh. Riêng trƣờng hợp ứng trƣớc cho ngƣời bán, khi đủ điều kiện ghi nhận tài sản hoặc chi phí thì: Bên Có TK 331 áp dụng tỷ giá ghi sổ thực tế đích danh đối với số tiền đã nhận trƣớc. Bên Nợ TK 331 áp dụng tỷ giá giao dịch thực tế tại thời điểm ứng trƣớc.
-Doanh nghiệp phải đánh giá lại các khoản phải trả cho ngƣời bán có gốc ngoại tệ tại tất cả các thời điểm lập báo cáo tài chính theo quy định của pháp luật.
b.Phương pháp kế toán các nội dung của kế toán thanh toán
Kế toán thanh toán đƣợc khái quát là thực hiện việc lập các chứng từ thu, chi. Đồng thời trực tiếp theo dõi, quản lý, hạch toán kế toán các giao dịch, các nghiệp vụ kinh tế, tài chính và liên quan đến việc sử dụng dòng tiền để thanh toán các đối tƣợng bên trong và bên ngoài doanh nghiệp.
25
Để hiểu rõ hơn về phƣơng pháp kế toán đối với nhà cung cấp đƣợc khái quát thành sơ đồ hạch toán kế toán các khoản phải trả nhà cung cấp ở Phụ lục 1.1. Hạch toán các khoản phải trả với nhà cung cấp.
1.2. Trình tự các khoản phải thu của khách hàng đƣợc khái quát thành sơ đồ hạch toán kế toán các khoản phải thu của khách hàng ở Phụ lục 1.2. Hạch toán kế toán phải thu của khách hàng.