7. Kết cấu của luận văn:
3.4 Một số giải pháp chủ yếu phát triển nguồn nhân lực của Công ty CP Vận
3.4.1 Hoàn thiện cơ cấu nguồn nhân lực của Công ty
Căn cứ thực trạng cơ cấu NNL tại Công ty giai đoạn trƣớc và các nguyên nhân, căn cứ vào các mục tiêu đã xác định, trong thời gian tới, Công ty cần tập trung vào hoàn thiện cơ cấu NNL cùng những biện pháp chi tiết nhƣ xây dựng vị trí làm việc của Công ty; xác định biên chế cùng số lƣợng lao động của Công ty; xây dựng chức danh nghề nghiệp và xác định cơ cấu lao động dựa trên chức danh nghề nghiệp. Thực hiện các giải pháp này sẽ giúp Công ty khắc phục các tồn tại trong cơ cấu NNL và các nguyên nhân chủ quan nhƣ đã đƣợc phân tích ở chƣơng 2.
3.4.1.1 Xây dựng vị trí việc làm
Việc bố trí vị trí việc làm của Công ty thông qua việc hình thành khung vị trí việc làm cần thiết, lập bản mô tả vị trí công việc, xác định khung năng lực việc làm sẽ tạo điều kiện xác định biên chế và số NNL của đơn vị, xác định cơ cấu nhân lực theo chức danh nghề nghiệp, hoàn thành quy trình tuyển dụng.
* Xác định khung vị trí việc làm cần thiết:
Khung vị trí việc làm của Công ty xác định cho 3 nhóm sau:
- Vị trí việc làm gắn với công việc lãnh đạo, quản lý, điều hành: từ vị trí lãnh đạo cấp phó phòng của đơn vị trực thuộc Công ty trở lên đến ngƣời đứng đầu Công ty, bao gồm: Tổng Giám đốc Công ty, Phó Tổng Giám đốc Công ty, Trƣởng, phó các phòng chức năng trực thuộc Công ty; Giám đốc, Phó Giám đốc các đơn vị trực thuộc (các Chi nhánh), Trƣởng, phó phòng chức năng, cấp dƣới phòng của các đơn vị trực thuộc.
- Vị trí việc làm đảm bảo phù hợp công việc trong lĩnh vực nghề (tiến hành thực thi, thực hiện của lĩnh vực ngành đƣờng sắt, ngành nghề đƣợc phép
kinh doanh của Công ty): toàn bộ lao động thuộc khối trực tiếp sản xuất, lao động thực thi, thừa hành của khối gián tiếp.
- Vị trí việc làm phù hợp với dịch vụ, công tác hỗ trợ phục vụ: bao gồm các lao động thuộc khối lao động bổ trợ, đáp ứng nhu cầu hoạt động sản xuất kinh doanh nhƣ cấp dƣỡng, nhà ăn, tạp công phục vụ, duy tu nhà xƣởng, xƣởng chế biến sẵn.
Cách thức xây dựng khung vị trí việc làm thiết yếu tại đơn vị đƣợc thống kê ở Phụ lục số 1.
* Mô tả công việc của từng vị trí việc làm:
Đây là một bƣớc rất quan trọng làm cơ sở cho việc ra quyết định tuyển dụng, bố trí lao động, đào tạo, khen thƣởng, bổ nhiệm, trả lƣơng,...Một bản mô tả công việc phải bao gồm đƣợc toàn bộ nội dung sau:
- Thông tin chung: bao gồm vị trí làm việc, bộ phận làm việc, ngƣời quản lý trực tiếp,...
- Mục đích thực hiện mô tả công việc: xác định mục đích từng công việc cần đạt đƣợc.
- Nhiệm vụ cụ thể: Liệt kê các nhiệm vụ cụ thể của công việc có chi tiết công việc và yêu cầu tiến hành, bao gồm: nhiệm vụ, chức năng gứn với tiêu chuẩn chức danh hoặc chức vụ lãnh đạo (thông qua nhiệm vụ chính thƣờng xuyên cụ thể, chi tiết cho từng vị trí) và các nhiệm vụ, chức năng khác theo yêu cầu cấp trên hoặc phối hợp với các tiêu chuẩn chức danh khác liên quan).
- Công việc hàng ngày: bao gồm các công việc cần phải thực hiện lúc đầu giờ sáng, trong giờ và cuối giờ chiều.
Ví dụ về Bảng mô tả công việc trong Phụ lục 2.
Phòng Nhân sự Công ty cần xây dựng Báo cáo tổng hợp cuối năm tình hình thực hiện ở từng vị trí công việc trên cơ sở báo cáo của từng cá nhân, đƣợc thể hiện trong Phụ lục 3.
Khung năng lực đối với vị trí việc làm lập nên căn cứ vào nhiệm vụ, yêu cầu công việc, thể hiện tổng hợp ở bản mô tả công việc chi tiết cụ thể năng lực và kỹ năng phải có nhằm đạt kết quả tốt trong công việc gồm: năng lực tổng hợp; giải quyết một số vấn đề phát sinh liên quan đến ngành; khả năng, năng lực tổng hợp, điều hành và phối hợp công tác, kỹ năng giao tiếp, tin học;...
Cách xây dựng Bảng tổng hợp khung năng lực ở từng vị trí việc làm trình bày ở Phụ lục 4.
3.4.1.2 Xác định biên chế và số lượng người làm việc của Công ty
Căn cứ số lƣợng vị trí việc làm đƣợc xác định và hoàn thành bản mô tả công việc nhằm có sự điều chỉnh phù hợp về số lƣợg và vị trí làm việc tại Công ty hợp lý (nêu rõ đối với từng vị trí cụ thể cần số lƣợng và chất lƣợng nguồn nhân lực phù hợp).
Bảng dùng để thống kê số lƣợng lao động và biên chế trong Công ty nhƣ trong Phụ lục 5. Dựn trên phụ lực đó nhằm đƣa ra số lƣợng vị trí việc làm, số lƣợng lao động và biên chế cụ thể dựa trên chức năng, nhiệm vụ và bộ máy tổ chức quản lý, thực hiện công việc ở Công ty cho từng năm nhƣ trong Phụ lục 6, từ đó căn cứu thực hiện việc tuyển dụng, đào tạo. Đồng thời giúp Công ty đƣa ra số lƣợng cán bộ quản lý, lao động trực tiếp, gián tiếp, bổ trợ hợp lý trong nội bộ Công ty.
Thiết lập biểu tổng hợp vị trí việc làm trong Công ty nhƣ tại Phụ lục 7.
3.4.1.3 Xác định cơ cấu lao động theo chức danh nghề nghiệp
a) Chuyên viên cao cấp và tƣơng đƣơng: Số lƣợng và tỷ lệ (%); b) Chuyên viên chính và tƣơng đƣơng: Số lƣợng và tỷ lệ (%); c) Chuyên viên và tƣơng đƣơng: Số lƣợng và tỷ lệ (%);
d) Cán sự và tƣơng đƣơng: Số lƣợng và tỷ lệ (%); đ) Nhân viên: Số lƣợng và tỷ lệ (%).
Tiêu chuẩn, nguyên tắc đảm bảo chức danh nghề nghiệp và hạng của chức danh nghề nghiệp tƣơng đƣơng với các vị trí việc làm cùng nguồn nhân lực đảm bảo phối kết hợp và nêu rõ trong quy trình xác định tiêu chuẩn vị trí việc làm của Phụ lục 5 và phụ thuộc những nhân tố gồm:
+ Lĩnh vực, ngành nghề hoạt động (đƣờng sắt);
+ Chức danh cụ thể vị trí việc làm (lãnh đạo, trƣởng - phó phòng, chuyên viên, cán bộ, lao động tực tiếp ....);
+ Bản mô tả công việc (dựa trên nhóm chức danh); + Khung năng lực;
+ Vị trí, cơ cấu, phạm vi vi đối tƣợng phục vụ ở Công ty.
+ Tiêu chuẩn hạng từng chức danh nghề nghiệp đƣợc tổng hợp theo từng bộ phận đơn vị sản xuất kinh doanh đảm nhiệm trong Công ty
Bố trí cán bộ dựa trên chức danh nghề nghiệp thuộc Công ty là tỷ lệ số lao động viên chức trên từng chức danh nghề nghiệp tƣơng đƣong với từng vị trí việc làm trong Công ty. Vấn đề này đảm bảo tỷ lệ cơ cấu tuân thủ chuyên viên cao cấp (quản lý) lớn hơn chuyên viên chính đáp ứng với nhiệm vụ, công việc theo từng loại cơ cấu. Tuy vậy, tỷ lệ trên căn cứ vào chức năng nhiệm vụ, điều kiện hoàn cảnh cụ thể của mỗi đơn vị.
3.4.1.4 Hoàn thiện quy trình tuyển dụng
Thời gian tới Công ty hoàn thiện quy trình tuyển dụng theo sơ đồ 3.1 dƣới đây:
- Xác định quy trình tuyển dụng đề xuất, đảm bảo bƣớc gồm:
+ Bước 1: Dựa vào chức năng nhiệm vụ SXKD phục trách, bộ phận lãnh đạo, liên quan xác định nhu cầu cụ thể đối với lực lƣợng lao động, phân tích vị trí, mô tả công việc đề xuất lƣợng lao động và tiêu chuẩn tƣơng đƣơng cần tuyển dụng.
+ Bước 2: Xác định và hoàn thành phiếu yêu cầu tuyển dụng nguồn nhân lực, chuyển trực tiếp lên Phòng Nhân sự của Công ty.
+ Bước 3: Phòng Nhân sự sẽ kiểm tra xác định biên lao động, tiêu chuẩn chức danh, vị trí sau đó bàn bạc và đi đến thống nhất và đƣa ra chỉ tiêu mục đích và cơ cấu tuyển dụng.
+ Bước 4: Phòng Nhân sự sẽ thiết lập Kế hoạch tuyển dụng đề xuất lên cấp trên ký duyệt và thực hiện theo quy trình gắn với điều kiện của đơn vị.
+ Bước 5: Phòng Nhân sự phối hợp với các đơn vị trực thuộc nghiên cứu về tình hình việc làm trên thị trƣờng lao động đƣa ra nguồn tuyển dụng và xây dựng phƣơng án tuyển dụng.
+ Bước 6: Dựa trên một số phƣơng thức nhƣ thông bó, quảng cáo, phát tờ rơi, đƣa tin,…), Phòng Nhân sự phối hợp với các đơn vị trực thuộc thông báo tuyển dụng đảm bảo các nguồn tuyển dụng của Công ty có thể nắm bắt đƣợc thông tin. Chi tiết gồm: mô tả công việc, yêu cầu trình độ, năng lực chuyên môn, độ tuổi, sức khỏe, mức lƣơng,...
+ Bước 7: Phòng Nhân sự thu nhận hồ sơ từ các ứng viên và đơn vị trực thuộc, phân loại, kiểm tra thông tin thuộc hồ sơ nếu thiếu yêu cầu bổ sung, trả lại các hồ sơ không đáp ứng yêu cầu. Phòng Nhân sự thống kê, tổng hợp
thông báo tuyển dụng vòng sơ loại đầu khi đó toàn bộ thông tin của ứng viên đƣợc lƣu trữ tại Công ty.
+ Bước 8: Phòng Nhân sự phối hợp với các đơn vị trực thuộc thực hiện phỏng vấn lần 1. Cung cấp thông tin tổng quát cho ứng viên, đánh giá kết quả lần 1 và chuyển hồ sơ chƣa đạt và thông báo đối ứng viên đạt kết quả chuẩn bị vòng tiếp theo.
+ Bước 9: Phòng Nhân sự và đơn vị trực thuộc trực tiếp tiếp nhận lao động kết hợp để thực hiện phỏng vấn tiếp theo, sau đó đánh giá kết quả và gửi hồ sơ không đạt yêu cầu.
+ Bước 10: Phòng Nhân sự phối hợp đơn vị trực thuộc thẩm tra lý lịch và quá trình làm việc, với các ứng viên đủ điều kiện sẽ hẹn gặp và thông báo ngày giừ tiếp nhận trúng tuyển, còn đối với ngƣời không đạt gửi hồ sơ sau thẩm tra.
+ Bước 11: Phòng Nhân sự phối hợp đơn vị trực thuộc thực hiện gặp gỡ ứng viên ban đầu. Xây dựng bƣớc đào tạo ban đầu làm quen công việc, hoàn thiện cam kết hƣớng dẫn quy chế làm việc và thông tin chi tiết hơn về vấn đề liên quan chính đến Công ty.
+ Bước 12: Công ty ký Hợp đồng thử việc, đƣa ra các tiêu chuẩn đánh giá quá trình thử việc, giao đối tƣợng lao động cho các đơn vị sử dụng.
+ Bước 13: Phòng Nhân sự, đơn vị trực thuộc sử dụng và theo dõi quá trình thử việc, đánh giá kết quả chấm dứt hợp đồng thử việc đối với các ứng viên không đáp ứng công việc, ký kết hợp đồng chính thức đối với lao động khi đạt kết quả trong giai đoạn thử việc.
+ Bước 14: Phòng Nhân sự chuyển giao lao động cho đơn vị sử dụng. Thực hiện ký kết hợp động và gắn với các chính sách, quy định quyền và lợi ích của ngƣời lao động.
+ Bước 15: Phòng Nhân sự kiểm soát quá trình từ tuyển dụng đến ký kết kết hợp đồng sử dụng lao động.
Với quy trình tuyển dụng mới này, trách nhiệm tuyển dụng chính đƣợc quy về tập trung ở một đầu mối là Phòng Nhân sự, do vậy quy trình tuyển dụng đƣợc bài bản hơn, chất lƣợng tuyển dụng đầu vào đƣợc nâng cao rõ rệt, tránh đƣợc tình trạng tuyển dụng không đúng ngƣời, đúng yêu cầu.
Tuy nhiên, với quy trình tuyển dụng mới này đƣợc tổ chức tại trụ sở Công ty, sau khi lao động đƣợc tuyển dụng bố trí vị trí công tác về đơn vị trực thuộc ở những vùng, tỉnh khác nhau dễ gây tâm lý chán nản. Do vậy, đối với một số vị trí công việc không đòi hỏi yêu cầu cao cần tuyển dụng, Công ty chỉ triển khai kiểm soát ở vòng nộp hồ sơ, ủy quyền cho những đơn vị trực thuộc thực hiện phỏng vấn và gửi kết quả về Công ty kiểm tra và ra quyết định tuyển dụng.