B2: Kiểm tra chi tiết và các thủ tục thay thế áp dụng (nếu có)
KTV của ACC kiểm toán cho Cty XYZ được thực hiện thủ công qua các sổ sách của đối tác như: Sổ Nhật ký chung, Sổ cái, Sổ chi tiết các khoản tiền và tương ứng, Sổ phụ ngân hàng.... Bên cạnh đó, việc chọn mẫu các giao dịch để kiểm toán sẽ dựa vào kinh nghiệm và chuyên môn xét đoán của KTV, ACC hiện vẫn chưa có sử dụng phần mềm để chọn mẫu. Trình tự được thực hiện qua các bước sau:
Kiểm toán sổ dư Xác định đỗi ớr>g bữt thường Thu thập SC í ách, chứng
Kiem tra Chi tiểttiền
mặt h⅛⅛j trơ thítiết tiên gứi
Ngân hàng Kfemtro thi
tiết tương dương tiên
Sơ đồ 2.6: Quy trình thực hiên kiểm toán trong kiểm tra chi tiết của ACC
Kiểm toán số. dư đầu kì
Trước khi bắt đầu đến Công ty đối tác là XYZ để kiểm tra sổ sách. đối tác đã gửi file tài liệu mềm qua mail cho trưởng nhóm kiểm toán và trưởng nhóm sẽ phân chia nhiệm vụ cho các thành viên, trợ lí kiểm toán phần hành này sau khi nhận được nhiệm
vụ sẽ mở các sổ liên quan đến tiền, mục đích là kiểm tra số dư đầu kì của năm nay theo bảng cân đối tài khoản hay các sổ ghi chép số dư đầu kì mà kế toán Cty XYZ đã
lập, và kiểm tra xem có trùng khớp với báo cáo kiểm toán năm trước hay không? Qua
kiểm tra Cty XYZ không thấy có sự không trùng khớp nào nên KTV của ACC tích dấu ự để đánh dấu rằng đã kiểm tra và đồng ý. Còn nếu như phát hiện điều gì không trùng khớp thì KTV lập tức khoanh vùng lại để khi đến kiểmi toán tại công ty khách hàng sẽ hỏi. Sau đó sẽ được trình bày tại Work Paper D142 (PHỤC LỤC 11)
Xác định đối ứng. bất thường
Sau khi kiểm tra tính biến động của Tiền và các khoản tương đương tiền Cty XYZ, KTV không phát hiện điều gì thể hiện sự đáng nghi ngờ, nên KTV tiếp tục. tiến hành. thủ tục kiểm tra chi tiết các đối ứng. bất thường để chắc chắn đó là giao dịch có thực và hợp lý. KTV của ACC lọc bằng Pivot table để lấy các tài khoản đối nhau, soát dựa
theo các loại sổ liên quan đến tiền và đánh dấu lại nếu tìm thấy đối ứng đáng nghi ngờ để tìm ra lý do cho nó. Cụ thể trình bày ở Work Paper D144 (PHỤC LỤC 12)
Thu thập các sổ. sách, chứng từ
Tập hợp các số phụ Ngân hàng, biên bản kiểm kê hoặc sao kê tài khoản, sổ theo dõi nguyên tệ, hợp đồng tiền gửi,... tại ngày cuối cùng chấm dứt niên độ kế toán để so số liệu theo sổ sách ở đối tác được kế toán ghi nhận. Xem xét cẩn thận chứng từ. gốc để chắc chắn tính có thực của các khoản tiền đang được chuyển, tương, đương tiền.
Kiểm tiền mặt
Người phụ trách kiểm tra phần này sẽ tiến hành đối chiếu giữa biên bản kiểm kê quỹ 31/12 có đầy đủ dấu và chữ kí với số tiền ở trên bảng cân đối tài khoản, BCĐKT,
các sổ sách của đơn vị do nhân viên kế lập. Ở trong biên bản kiểm kê quỹ mà KTV nhận được còn thiếu dấu đỏ xác nhận của cơ quan, số tiền được ghi ở trong đó là 593.603.862 đã trùng so với số tiền ở trong các sổ và trên Trial Balance Sheet. KTV sau khi nhận thấy có sự thiếu dấu xác nhận đã ngay lập tức hỏi nhân viên phụ trách kế toán và được giải thích rằng do quên gửi đi đóng dấu và sẽ lập tức hoàn thiện ngay.
KTV ghi chú vào vấn đề này và sẽ kiểm tra lại sau.
Sau đó, người phụ trách phần này sẽ tiến hành kiểm tra lấy mẫu, đây là bước quan trọng không kém khi kiểm toán khoản mục này. Với đối tác có quy mô kinh doanh lớn, khá tốn kém chi phí, thời gian khi kiểm tra toàn bộ các chứng từ, vậy nên cần phải tiến hành lấy mẫu phiếu thu-chi. Việc lấy mẫu lệ thuộc vào kinh nghiệm cũng như chuyên môn KTV. Trong trường hợp Cty XYZ I, KTV sẽ chọn. mẫu là các giá trị lớn và kiểm toán 3 tháng đầu cùng 4 tháng cuối để xem các chứng từ có đáp ứng. đủ yêu cầu hay không. Sở dĩ chọn mẫu 3 tháng đầu và 4 tháng cuối bởi đây là các giao dịch xảy ra đầu năm 2019 và cuối năm 2019, KTV muốn đảm bảo rằng kế toán của XYZ ghi nhận các nghiệp vụ đúng kì, không có sự gian lận cũng như sai sót nào trên các hóa đơn, chứng từ. Theo kinh nghiệm của KTV thì một số doanh nghiệp đã hạch toán nhầm kì, ví dụ giao dịch mua hàng 31/12 2018 thực tế xảy ra, doanh nghiệp
đã nhập hàng vào kho nhưng hóa đơn chưa về. Ngày 5/1/2019 thì doanh nghiệp đó mới nhận được hóa đơn thì kế toán đã hạch toán tại kì kế toán năm 2019 khiến cho khoản phải trả bị ghi nhận quá cao (hoặc nếu trả bằng tiền thì khiến cho tiền bị ghi
nhận thấp), điều này vi phạm nguyên tắc cơ sở dồn tích (các giao dịch phát sinh phải ghi nhận theo đúng thời điểm xảy ra). Chính vì vậy, KTV ACC rất cẩn trọng và chọn mẫu các giao dịch đầu và cuối năm ở XYZ và giá trị của các khoản đó sẽ tương đối lớn vì để đảm bảo giá trị sai sót không vượt ngưỡng sai sót có thể bỏ qua, bên cạnh đó nếu kiểm tra hết tất cả chứng từ thì sẽ mất một lượng thời gian rất lớn, có thể ảnh hưởng đến chi phí kiểm toán. Cuối cùng, KTV lập bảng kê kiểm tra chi tiết các chứng
từ cho tài khoản tiền mặt (PHỤC LỤC 13) * Kiểm tra tiền đang gửi tại Ngân hàng
Sau khi được cung cấp số liệu của số dư 112 của tất cả các ngân hàng thời điểm 31/12, KTV sẽ đối chiếu với các sổ sách doanh nghiệp có liên quan. ACC thường sẽ gửi thư xác nhận đến tất cả ngân hàng nếu có nghi ngờ về số liệu hoặc chưa có đủ giấy tờ để đối chiếu chính xác, thư xác nhận được ACC trình bày theo mẫu có sẵn (PHỤC LỤC 14).
Trong công ty XYZ, tài khoản ngân hàng mà ACC phải kiểm đó là TK 1121-Tiền gửi ngân hàng theo tiền VNĐ và 1122-Tiền gửi ngân hàng theo USD. Và tại công ty đối tác này thì tài khoản tiền gửi của đơn vị là ở ngân hàng MB- ngân hàng quân đội Việt Nam. Theo như xét đoán của KTV thì MB là một ngân hàng đáng tin cậy về uy thế, cho nên việc gửi tiền tại đó có thể tin tưởng được về độ thanh khoản cũng như việc ngân hàng sẽ kiểm soát một cách minh bạch khoản tiền gửi đó. Sau khi ACC gửi
thư xác nhận lần 1 thì không nhận được hồi âm, chính vì vậy ACC sử dụng thủ tục thay thế, cụ thể KTV dùng sổ phụ và sao kê ngân hàng có đầy đủ dấu và chữ kí để thực hiện việc đối chiếu so với sổ ghi nhận tại XYZ. KTV đối chiếu được rằng số dư tiền gửi VNĐ là 10,589,449,960đ hoàn toàn trùng khớp. Tiếp theo, KTV so sánh số dư nguyên tệ của đơn vị nhận thấy giá trị TK 1122 đúng như trong sổ phụ $99,000, tuy nhiên việc đánh giá chuyển đổi tỷ giá của đơn vị khách hàng là chưa hợp lệ. Cụ thể, trên các sổ ghi chép, số tiền chuyển đổi theo tỷ giá ra đồng Việt Nam là 2.267.895.000đ, song khi so sánh tỉ giá tại ngày 31/12 của ngân hàng MB thì tỉ giá mua chuyển khoản là 23,105 USD/VNĐ. Vậy số tiền chuyển đổi đúng theo tý giá 31/12 là:
99,000 x 23.105 = 2.287.395.000đ Vậy mức chênh lệch là:
2.287.395.000đ - 2.267.895.000d = 19.500.000d + KTV yêu cầu kế toán dơn vị diều chỉnh khoản chênh lệch như sau: Nợ TK 1121: 19.500.000đ
Có TK 413: 19.500.000đ
+ Sau đó kết chuyển phần lãi vào doanh thu tài chính: Nợ TK 413: 19.500.000đ
Có TK 515: 19.500.000đ
Sau đó, KTV chọn các chứng từ trước và sau ngày chấm dứt niên độ để kiểm tra rằng các giao dịch xảy ra đã được hạch toán đúng kỳ. KTV tổng hợp và trình bày trên
Work Paper D145 (PHỤC LỤC 15)
*Kiểm tra khoản tương đương tiền
KTV yêu cầu kế toán của XYZ cung cấp tài liệu về hợp đồng tiền gửi kỳ hạn 3 tháng tại ngân hàng quân đội MB bank. Sau đó, KTV đọc kĩ các khoản mục và điều khoản trong hợp đồng, đặc biệt là phần số tiền gửi, lãi suất và phương thức trả lãi và ngày trả lãi. KTV thu thập được thông tin như sau
Ngày gửi tiền: 30/09/2019 Ngày đáo hạn: 31/12/2019 Số tiền gửi: 2.000.000.000đ Lãi suất: 4,2%
Kỳ hạn: 3 tháng
Ngày trả lãi: 31/12/2019
Phương thức trả lãi: Lãi tự động được chuyển đến TK 052470005008
KTV đối chiếu tổng lãi trong sổ sách của XYZ với số trên sao kê thì đúng số tiền nhận được là 21.000.000đ và được đưa vào doanh thu tài chính trong kỳ. Tuy nhiên KTV phát hiện số lãi được trả ngày 31/12/2019 được kế toán hạch toán tổng cộng vào của cả tháng 12 chứ không tính lãi riêng theo từng tháng. Theo nguyên tắc cơ sở dồn tích thì doanh thu phải được ghi nhận đúng thời điểm giao dịch phát sinh, theo thực tế số tiền nhận được của doanh nghiệp nên được tách riêng theo từng tháng, mặc
dù tiền chưa được nhận về nhưng thực tế trong tháng 10, 11 đã có lãi từ khoản tiền gửi đó rồi. Trong trường hợp này thì may mắn là hợp đồng tiền gửi chỉ có giá trị trong
năm tài chính nên sai sót này là không trọng yếu và cũng không ảnh hưởng đến BCTC
Ngày T SC Diễn giải đối ứngTK Phát sinh
Nợ Ghi chú
Thu tiền quỹ
"Vì 3388
47.241.00 0
Chưa có dấu, đầy đủ chữ kí
cuối năm. Nhưng giả sử hợp đồng ngày gửi là 30/10 (hoặc ngày gửi 30/9 có kỳ hạn lớn hơn 4 tháng) thì tiền lãi được ngân hàng trả vào năm 2020, nhưng phần doanh thu
tài chính tháng 11,12 vẫn phải được hạch toán vào trong kỳ, nếu không sẽ làm cho doanh thu tài chính bị ghi nhận thấp và không phản ánh đúng kết quả kinh doanh của đối tác trong kỳ.
Bên cạnh đó, có một khoản Cty XYZ cho nhân viên vay kỳ hạn 2 tháng không lấy lãi, trong hợp đồng có ghi rằng khoản này sau 2 tháng sẽ trả bằng lương của nhân viên cho đến lúc nào hết nợ. Cuối kỳ, nhân viên này đã xin tạm nghỉ việc do gia đình có việc riêng, kế toán ước tính khoản cho vay này không có khả năng thu hồi nên đã ghi giảm khoản cho vay vào chi phí tài chính, cụ thể là
Đầu kì: Nợ TK 1283: 9.000.000đ Có TK 112: 9.000.000đ Cuối kì: Nợ TK 635: 9.000.000đ
Có TK 1283: 9.000.000đ
+ Theo Thông tư 200/2014/TT-BTC, “Trong quá trình kiểm toán, doanh nghiệp không cung cấp được đủ bằng chứng về khoản vay không thể thu hồi thì doanh nghiệp
vẫn phải thuyết minh trên khoản tương đương tiền. Chỉ khi doanh nghiệp cung cấp đủ các giấy tờ liên quan đến khoản vay như hợp đồng hợp lệ, kỳ hạn không quá 3 tháng, hồ sơ thế chấp hợp lệ,...và kiểm toán viên gửi xác nhận công nợ không được phản hồi thì khi đó khoản tiền cho vay được coi là chi phí tài chính”. Như vậy, KTV của ACC sẽ gửi thư xác nhận và liên hệ với nhân viên này để xác định về khoản nợ liệu có thu hồi được hay không. Trong trường hợp này, nhân viên tạm nghỉ kia vẫn đồng ý liên lạc, vì vậy KTV nhận định rằng khoản cho vay 2 tháng này của Cty XYZ
chưa đủ điều để ghi giảm chi phí.
+ Bút toán điều chỉnh: Nợ TK 1283: 9.000.000đ Có TK 635: 9.000.000đ
Và khoản mục này vẫn được thuyết minh trên khoản tương đương tiền. Cuối cùng, KTV sẽ tổng hợp các sai phạm trên giấy tờ và lập thành bảng