CÁO TÀI CHÍNH THỰC HIỆN BỞI CÔNG TY TNHH KIỂM TOÁN ACC VIỆT NAM
3.2.1 Giai đoạn lập kế hoạch kiểm toán
Công ty nên thiết kế một quy trình kiểm tra lại các mối quan hệ của KTV để đánh giá và đảm bảo rằng các KTV độc lập về kinh tế cũng như tinh thần với khách hàng trong phạm vi cho phép. Công ty có thể quy định một KTV không được kiểm toán một khách hàng quá nhiều lần, quy định này vừa phù hợp với các quy định của Chuẩn
mực kiểm toán Việt Nam vừa đảm bảo rằng KTV không có mối liên hệ quá thân thiết
với khách hàng. Cụ thể nếu KTV nào có dấu hiệu quá thân thiết với KH hoặc đã kiếm
toán ở Cty một KH 2 năm thì phải lưu ý để năm kiểm toán sau, ACC có thể phân công KTV khác phù hợp về chuyên môn và trình độ, cũng như độc lập về mặt tài chính, nhan thân và các mặt liên quan khác. Điều này không chỉ thể hiện cho KH thấy
sự chuyên nghiệp, uy tín của Cty, mà còn cho KH biết rằng các KTV của Cty đều có trình độ và chuyên môn cao, tất cả đều có thể tư vấn và mang lại cho KH lời khuyên hiệu quả nhất
- Để tăng tính độc lập và độ tin cậy trong quá trình tìm hiểu về hệ thống KSNB, ACC nên lập ra các quy định hướng dẫn cụ thể cho các KTV áp dụng trong quá trình tìm hiểu hệ thống KSNB của đơn vị KH, cụ thể
+ Môi trường kiểm soát: Yêu cầu KTV không được chủ quan, phải tìm hiểu môi trường để thu thập đầy đủ bằng chứng về các yếu tố: Sự truyền đạt và yêu cầu thực thi tính chính trực, các giá trị đạo đức của lãnh đạo đơn vị KH; Sự cam kết về năng lực và tham gia của ban quản trị; Các triết lý và cách thức hoạt động doanh nghiệp của Ban giám đốc; Chú trọng về cơ cấu tổ chức của KH về chi nhánh, phòng ban, ví dụ nếu Cty KH sắp xếp bộ phận kiểm soát nội bộ thuộc phòng kinh doanh, như vậy việc kiểm tra, xem xét của bộ phận kiểm toán nội bộ sẽ không còn hữu hiệu và không
đảm bảo được tính minh bạch; Việc phân chia trách nhiệm và công việc của Cty có vi phạm nguyên tắc “phân công, phân nhiệm” không; Cuối cùng là việc Cty KH có các chính sách nhân sự và áp dụng chính sách có phù hợp theo thực tế diễn ra. Việc thu thập bằng chứng này tạo cơ sở cho KTV đánh giá điểm mạnh, yếu trong hệ thống
KSNB của đơn vị KH
+ Tìm hiểu về quá trình KH đánh giá rủi ro kinh doanh: ACC cần phải đi sâu vào tìm hiểu về quy trình nhận dạng và đối phó với các rủi ro kinh doanh của KH. Ở Cty XYZ, việc chưa xây dựng quy trinh đánh giá rủi ro của đơn vị là một vấn đề mà KTV
phải lưu ý, nếu chưa xây dựng thì khi KTV phỏng vấn ban lãnh đạo phải để ý đến cách phản ứng và biện pháp mà ban giám đốc đưa ra đối với các rủi ro kinh doanh này. Điều này có thể giúp KTV đánh giá rủi ro có sai sót trọng yếu trên BCTC trên
cơ sở hiểu biết các rủi ro kinh doanh và căn cứ để thiết kế các thủ tục thích hợp để hành động
+ Tìm hiểu về hoạt động kiểm soát: Ở Cty XYZ, bên cạnh viện KTV tìm hiểu thủ tục về kiểm soát việc thu và chi của các khoản tiền, KTV cũng cần phải tìm hiểu phương pháp mà KH xử lí rủi ro đối với công nghệ thông tin. KTV cần phải thực hiện
bước kiểm soát chung về tính bảo mật của dữ liệu cho quy trình thu và chi tiền. + Tìm hiểu về thông tin và truyền thông: Đối với thông tin liên quan đến lập và trình bày BCTC, KTV phải tìm hiểu chi tiết: Các nhóm giao dịch có tinh chất cần thiết liên quan đến tiền đối với BCTC; Các thủ tục dung để ghi nhận, xử lý các nghiệp
vụ vào Sổ Cái và trình bày trên BCTC; Các chứng từ kế toán liên quan được dùng để,
ghi chép và lập báo cáo. Quy trình lập và trình BCTC của KH, bao gồm cả các ước tính kế toán; Các kiểm soát của Kh đối với những bút toán bao gồm cả thông dụng và đã điều chỉnh. Mặt khác, đối với việc truyền thông, KTV cần làm rõ về trách nhiệm
của các cá nhân, bộ phận chủ chốt trong việc truyền thông tin ở bên trong và cung cấp thông tin cho người bên ngoài. Chẳng hạn việc truyền thông tin từ Ban lãnh đạo xuốn nhân viên; hoặc thông tin cung cấp cho người bên ngoài hoặc cho cơ quan có thẩm quyền.
+ Các hoạt động giám sát của KH: Có hai loại giám sát cần tìm hiểu là giám sát được thực hiện bởi người quản lý và bởi bộ phận kiểm toán nội bộ. Việc trao đổi với các người quản lý và các đối tượng khác có liên quan là phươmg pháp sử dụng để hiểu được vấn đề này. KTV cần thu thập và quan sát về việc thực hiện giám sát của người quản lý, đặc biệt là các giám sát liên quan đến việc lập BCTC, và xem xét cách
khắc phục nếu có sai phạm xảy ra
- Tham quan, tìm hiểu xin thông tin từ các phòng ban của đơn vị, kể cả phòng ban không liên quan. Việc chỉ phỏng vấn và tập hợp các thông tin từ kế toán trưởng, giám
đốc thường chưa cung cấp đủ chứng cứ có độ tin cậy cao. KTV cần chủ động tìm hiểu thêm thông tin từ phòng ban khác để xem liệu các thông tin này có khác so với những gì mà KTV phỏng vấn kế toán, giám đốc không. Việc phỏng vấn này cũng có thể áp dụng cho các nhân viên như nhân viên bảo vệ để xem cách hành xử và thái độ,
Sai phạm tiềm tàng Hoạt động kiểm soát Thử nghiệm kiểm soát
Sau khi tìm hiểu về kiểm soát nội bộ KTV lập hồ sơ thu thập để thể hiện các vấn đề đã tìm hiểu về đối tác, ACC nên ra quy định đối với từng loại hình doanh nghiệp mà thiết kế các hồ sơ như bảng tường thuật, lưu đồ và bảng hỏi phù hợp. Bởi thông tin từ sử dụng bảng câu hỏi còn phụ thuộc vào sự trung thực, thiện chí của người được
KTV phỏng vấn, chính vì vậy độ chính xác vẫn chưa cao. ACC nên phối hợp sử dụng
bảng câu hỏi và lưu đồ, vì lưu đồ giúp cho người xem có thể hiểu được sơ bộ về hệ thống, chu trình kinh doanh của KH và mối quan hệ giữa các chứng từ và sổ sách. Bên cạnh đó, nên có ghi chép tường thuật và lưu vào trong hồ sơ để nếu năm sau tiếp
tục kiểm toán cho đơn vị đó thì có thể dễ dàng nhận ra cụ thể các bước trong khâu mua hàng và lập phiếu chi của khoản mục tiền.
Đối với nhóm khách hàng cũ, KTV nên xem lại hồ sơ năm trước và tổng hợp bảng kê các điểm yếu, mạnh. Với điểm yếu trong hệ thống KSNB thì xem xét cụ thể điểm yếu đó là gì, có ảnh hưởng trọng yếu của báo cáo năm trước không và sau khi nhận được góp ý sửa đổi từ ACC thì liệu đối tác đã sửa chữa chưa, và nếu chưa thì tìm hiểu nguyên nhân tại sao. Mặt khác, với các điểm mạnh trong hệ thống KSNB ở Báo cáo năm trước thì KTV cũng không được phép chủ quan mà bỏ quan, KTV cần tiến hành thủ tục kiểm toán khác để kiểm chứng và tập hợp được bằng chứng xác đáng về điểm mạnh.
Nên phải thiết kế quá trình tìm hiểu cụ thể về chu trình kế toán của công ty đối tác khi lập Báo Cáo Tài Chính. Ở ACC khi kiểm toán khoản tiền và tương đương tiền
cho Cty XYZ, nhìn chung KT mới dung lại ở tìm hiểu chung về môi trường, quá trình
lập hóa đơn thu và chi,... chứ chưa đi sâu và phân tích chu trình kế toán của Cty XYZ
như thế nào
3.2.2 Giai đoạn thực hiện kiểm toán
Sau khi tập hợp các hồ sơ từ KSNB ở dạng bảng hỏi, lưu đồ hay bản tường thuật về quá trình thu và chi tiền của KH, KTV cần phải thực hiện nghiên cứu những hồ sơ
này để xác định các rủi ro tiềm tàng và nhân tố tác động có thể gây ra rủi ro trọng yếu. Xem xét liệu các hoạt động kiểm soát của KH thiết kế có thực sự được vận hành
và áp dụng trong thực tiễn không. Cần phải nghiên cứu cả những điểm mạnh, điểm yếu được thể hiện trên những tài liệu đó, không được chủ quan bỏ quan những điểm mạnh mà chỉ tập trung vào điểm yếu. Đối với các điểm mạnh trên hệ thống KSNB, KTV cần phải thiết kế thủ tục tiếp theo thích hợp để thu được bằng chứng tin cậy, chắc chắc hơn.
- KTV cần thực hiện định rõ các sai sót tiềm để hệ thống hóa, từ đây KTV nên sử dụng một bảng kiểm tra có nêu ra các sai phạm và các hoạt động kiểm soát để có thể ngăn chặn hoặc phát hiện. Ví dụ bảng kiểm tra như sau:
Thanh toán 2 lần của 1
chứng từ Ngay khi phát hành séc,phải đồng cô thể thanh đấu “Đã thanh toán" trên chứng từ toán hai lần thanh toán và các chứng từ có liên
Quan sát việc đóng dấu các chứng từ và/hoặc lấy mẫu kiểm tra các chứng từ
thanh toán để xem có đóng dấu “Đã thanh toán" không?
Séc phát hành bị sai về giá
trị
Trước khi ký, người ký séc phải có thể bị sai vế kiếm tra sự phù hợp của nội dung số tiền
Quan sát việc kiểm tra của
người ký séc và/hoặc thực
hiện lại việc kiểm tra Việc chi tiền có thể chưa
được phê duyệt
Phải xét duyệt các chứng từ thanh đối chiếu với hoá
đơn, chứng từ khác
Chọn mẫu nghiệp vụ chi quỹ trên cơ sở đổi chiếu với các kiểm tra việc xét duyệt các chứng từ khác Việc chi tiền có thể chưa
được phê duyệt Không kiêm nhiệm giữa
thủ quỹ và người xét duyệt các chứng từ
Quan sát sự phân chia nhiệm vu.
Việc chi tiền có thể chưa
được phê duyệt Người quản lý được uyquyền mới được ký séc Quan sát chữ ký trên séc xem có phải của người được ủy quyền không? Thiếu ghi sổ chứng từ Đánh số liên tiếp các
chứng từ
Kiểm tra việc sử dụng và quản lý các chứng từ đã đánh số thứ tự
Ghi sổ sai giá trị tiền Hàng ngày, đối chiếu giữa
thủ quỹ và kế toán tiền
Quan sát việc thực hiện kiểm tra độc lập
Tiền mặt không đủ tại quỹ
hiện có
Các két cất giữ an toàn Quan sát việc cất giữ và nơi cất giữ
Mức độ tin cậy dự kiến vào thủ tục
kiểm soát Mức độ sai phạm có thể bỏ qua
Cao 2% - 7%
Trung bình 6% -12%
Thấp 11% - 20%
Không tin cậy Không kiểm tra
- Khi đã hoàn thiện các thử nghiệm kiển soát, KTV cần đánh giá lại rủi ro kiểm soát bằng việc xem xét cả về chất lượng và định lượng của bằng chứng. Để có thể kết
luận về sự hữu hiệu của KSNB, KTV nên vận dụng bảng hướng dẫn về tỷ lệ sai phạm
có thể bỏ qua (theo tỷ lệ %) trong việc tiến hành kiểm soát, và thường % sai phạm có
thể bỏ qua trong mức từ 2% đến 20% như sau:
Khi đánh giá sơ bộ rủi ro kiểm soát, dù đã hiểu rõ về sự thiết kế và vận dụng của hoạt động kiểm soát của KH. Tuy nhiên, KTV luôn phải duy trì một thái độ hoài nghị
trong mọi trường hợp và dự kiến rủi ro ở mức độ cao nhất. Còn như kết luận ở Cty XYZ về mức độ rủi ro thấp thì KTV nên thu thập thêm bằng chứng từ việc tiến hành thử nghiệm kiểm soát. Bên cạnh việc định lượng rủi ro theo ba mức: cao, trung bình, thấp, KTV có thể xác suất hóa các rủi ro bằng chỉ số %. Ví dụ, rủi ro đối với cơ sở dẫn liệu đầy đủ cho nghiệp vụ chi tiền là 10%
KTV cũng cần tìm hiểu nguyên nhân của sai phạm trước khi nêu ra kết luận cuối cùng. Bên cạnh đó KTV luôn phải ghi chú trên Work Paper, và phải hoàn thành hồ sơ liên quan đến đánh giá rủi ro kiểm soát.
Để giúp các KTV mới vào dễ hiểu, rút ngắn thời gian kiểm tra, đỡ áp lực công việc, hiểu quả công việc hơn và không phụ thuộc vào chương trình kiểm toán mẫu thì
nên thiết kế các loại giấy tờ phù hợp với tất cả các công ty khác
Thực hiện thử nghiệm kiểm soát thủ thật gối đầu đó là kiếm tra chứng từ, tài liệu. Cụ thể, KTV cần phải so sánh sổ chi tiết danh sách thu tiền với từng đối tượng khách hàng và so với bảng kê gửi tiền hàng ngày để chứng minh rằng không có sai phạm gì và vốn của Cty không bị nhân viên chiếm dụng
Với các loại hình doanh nghiệp khác nhau thì ACC nên lập ra các quy định trong việc chọn mẫu kiểm toán, thiết kế bộ quy định phù hợp với ACC và với từng đối tượng cũng như chi phí kiểm toán
Với thời đại công nghệ 4.0 thì ACC nên theo dõi cập nhật xu thế và sử dụng các công cụ thông minh tự động để chọn mẫu kiểm toán. Bởi việc chọn mẫu như vậy sẽ mang tính hệ thống hơn, bên cạnh đó sẽ thể hiện hình ảnh chuyên nghiệp, hiện đại hơn không chỉ trong mắt khách hàng mà còn với các Cty kiểm toán khác
Thiết kế bộ máy kế toán thích hợp với quy mô, đặc thù kinh doanh của đơn vị. Trình độ và năng lực của bộ phận kế toán trong đơn vị chưa được chú trọng
Trong quá trình thực hiện kiểm toán tiền và tương đương tiền, cần có sự tăng cường giám sát từ các cấp trên để hạn chế các nhầm lẫn, sai sót của thành viên trong nhóm kiểm toán, điều này sẽ giúp chất lượng công việc hoạt động có hiệu quả hơn.
Ví dụ nếu người làm phần hành tiền kiểm toán thiếu một phần nào đó nhưng chưa phát hiện kịp thời, sau khi đến ngày deadline mới nộp cho KTV để kiểm tra, lúc này nếu có sai sót sẽ làm ảnh hưởng đến toàn bộ nhóm kiểm toán về thời gian, chất lượng,
cũng như có thể gây ra hậu quả nặng nề không đáp ứng đúng thời gian kiểm toán như
trong hợp đồng với KH của ACC. Chính vì vậy, sự giám sát ngay từ đầu là điều không
thể thiếu
Cần phải xây dựng cụ thể thời gian, lịch trình trong bước thử nghiệm cơ bản: Cần xác định rõ thời gian thực hiện thủ tục kiểm toán, ví dụ quy định về thời gian gửi thư xác nhận và chờ hồi âm để sử dụng các thủ tục thay thế thích hợp. Việc xây dựng thời
gian và lịch trình rất quan trọng vì nó liên quan đến chi phí và chất lượng cho cuộc kiểm toán
Trong việc chọn mẫu, KTV cần nâng cao hiểu biết và bản chất các phương thức lấy mẫu. Việc này giúp KTV có thể vận dụng linh hoạt việc lấy mẫu trong hoàn cảnh cụ thể. Song, khi đã nắm rõ bản chất các phương thức thì KTV nên áp dụng đồng thời
các phương thức đó để bổ sung cho nhau nhằm tăng tính đại diện của mẫu.
Cty ACC cần thực hiện giám sát chọn mẫu khi kiểm toán cho các KH nói chung và kiểm toán khoản mục tiền và tương đương tiền cho Cty XYZ nói riêng. Cụ thể, ACC nên phân chia và giao nhiệm vụ cho các KTV giàu nhiều chuyên môn hơn để kiểm tra, giám sát công việc trợ lý kiểm toán hay KTV cấp dưới ít kinh nghiệm. Cần chú trọng hơn vào các nhân viên mới và thực tập sinh để kịp thời phát hiện những sai
sót, nhầm lẫn hay trong việc lựa chọn phương thức lấy mẫu không hợp lý.
ACC cần thiết kế được quy trình nhận xét, đánh giá kết quả của việc lấy mẫu và những rủi ro có thể xảy ra, mục đích là giúp các KTV có cơ hội xem lại công việc