KIỂM SOÁT NỘI BỘ ĐỐI VỚI KHOẢN MỤC TIỀNVÀ TƯƠNG ĐƯƠNG TIỀN

Các khoản trước đây được phân loại là tương đương tiền nhưng quá hạn chưa thu

hồi không chuyển sang trình bày tại các chỉ tiêu phù hợp khác

Doanh nghiệp bỏ sót các khoản được phản ánh ở các Tài Khoản khác thỏa mãn định nghĩa tương tương tiền; Các khoản tiền và tiền đương tiền bị kế toán hạch toán nhầm vào đầu tư tài chính ngắn hạn (TK 121)

Đối với ngoại tệ: Hạch toán sai tỷ giá khi quy đổi hoặc cuối kỳ chưa quy đổi số dư ngoại tệ về đồng tiền hạch toán;

1.4 KIỂM SOÁT NỘI BỘ ĐỐI VỚI KHOẢN MỤC TIỀN VÀ TƯƠNGĐƯƠNG TIỀN ĐƯƠNG TIỀN

1.4.1 Khái niệm kiểm soát nội bộ

Theo hệ thống chuẩn mực kiểm toán Việt Nam - VSA 315 Kiểm soát nội bộ: Là quy trình do Ban quản trị, Ban Giám đốc và các cá nhân khác trong đơn vị thiết kế, thực hiện và duy trì để tạo ra sự đảm bảo hợp lý về khả năng đạt được mục tiêu của đơn vị trong việc đảm bảo độ tin cậy của báo cáo tài chính, đảm bảo hiệu quả, hiệu suất hoạt động, tuân thủ pháp luật và các quy định có liên

Vậy, kiểm soát nội nội bộ đối với tiền và các khoản tương đương tiền là việc xây dựng chính sách, quy định về kiểm soát tiền và các khoản tương đương tiền như: quá

trình chi tiền thì phải được phê duyệt cụ thểnhư thế nào, việc bảo quản lưu trữ tiền tại

ban giám đốc cần phải xây dựng cơ cấu tổ chức hợp lý, chẳng hạn đối với nhân viên cần xây dựng quy trình thu chi tiền theo nguyên tắc bất kiêm nhiệm. Ban quản lý Cty

cũng cần ban hành các quy định cũng như chế tài áp dụng nếu vi phạm nội quy, không

làm tròn chức năng và trách nhiệm đối với các bộ phận, phòng ban trong Cty.

1.4.2 Ảnh hưởng của kiểm soát nội bộ thu chi tiền đến khoản mục tiềnvà tương đương tiền và tương đương tiền

Kiểm soát nội bộ đối với thu tiền

Khi bán hàng và thu tiền trực tiếp, để ngăn chặn khả năng nhân viên bán hàng chiếm dụng số tiền thu được và không ghi nhận các khoản này, cần tách rời chức năng bán hàng và thu tiền. Trong đó, việc đánh số thứ tự liên tục các chứng từ thu tiền

trướckhi sử dụng (phiếu tính tiền, phiếu thu, hóa đơn hoặc vé) là điều cần thiết để ngăn ngừa sai phạm. Đối với các doanh nghiệp bán lẻ, một nhân viên thường phải đảm nhiệm nhiều việc như bán hàng, nhận tiền ghi sổ. Trong điều kiện đó, thủ tục kiểm soát tốt nhất là sử dụng các thiết bị thu tiền. Nếu không trang bị được máy móc tiên tiến, cần phải quản lý được số thu trong ngày thông qua việc yêu cầu lập các báo cáo bán hàng hàng ngày.

Trường hợp thu nợ của khách hàng.

- Nếu khách hàng đến nộp tiền: khuyến khích họ yêu cầu được cấp phiếu thu, hoặc biên lai.

- Nếu thu tiền tại cơ sở của khách hàng: Quản lý chặt chẽ giấy giới thiệu và thường

xuyên đối chiếu giấy công nợ.

- Nếu thu tiền qua bưu điện: Cần phân nhiệm cho các nhân viên khác đảm nhận các nhiệm vụ như: Lập hóa đơn bán hàng - Theo dõi công nợ - Đối chiếu giữa sổ tổng hợp và chi tiết về công nợ - Mở thư và liệt kê các séc nhận được - Nộp các séc vào ngân hàng- Thu tiền.

Kiểm soát nội bộ đối với chi tiền

Nguyên tắc chung là hầu hết các khoản chi nên thực hiện thanh toán qua ngân hàng, ngoại trừ một số khoản chi mới sử dụng tiền mặt. Ngoài ra, những chứng từ thanh toán qua ngân hàng (séc, ủy nhiệm chi,...) nên được đánh số liên tục trước khi sử dụng. Nếu không được sử dụng phải lưu lại đầy đủ để tránh tình trạng bị mất cắp,

hay bị lạm dụng. Các chứng từ gốc làm cơ sở thanh toán phải được đánh dấu để ngăn

ngừa việc sử dụng chứng từ gốc để chi nhiều lần.

Người quản lý nên thực hiện sự ủy quyền cụ thể cho cấp dưới trong một số công việc. Đối với tiền, phải phân quyền cho những người xét duyệt có đủ khả năng và liêm chính, đồng thời cần ban hành văn bản chính thức về sự phân quyền.

Số dư khoản tiền gửi ngân hàng trên sổ sách phải bằng với số dư của sổ phụ tại ngân hàng. Mọi khoản chênh lệch phải được điều chỉnh thích hợp, những trường hợp chưa rõ nguyên nhân phải được kết chuyển vào các tài khoản phải thu khác hay phải trả khác và xử lý phù hợp.

Kiểm soát nội bộ đối với các khoản tương đương tiền

Người quản lý cần phải kiểm tra sự phân loại các khoản trên tương đương tiền đã được ghi nhận đúng hay chưa? Liệu có khoản đầu tư hay cho vay có thời gian thu hồi

nhỏ hơn 3 tháng ở các khoản mục khác thỏa mãn yêu cầu về các khoản tương đương tiền nhưng kế toán đã ghi nhận thiếu hay không?

Nhà quản lý phải phân công nhân viên kế toán có năng lực chuyên môn để theo dõi chi tiết từng loại đầu tư tài chính ngắn hạn/dài hạn đang nắm giữ để hạch toán đúng lãi, tránh trường hợp phản ánh sai bản chất nghiệp vụ kinh tế và số dư

Đối với các khoản tương đương tiền là tiền gửi ngân hàng thì cuối kỳ phải đối chiếu với sao kê ngân hàng để ghi nhận đúng lãi

1.4.3 Thủ tục, trình tự thu chi tiền mặt, tiền gửi

Thủ tục, trình tự thu chi tiền mặt, tiền gửi ngân hàng như sau:

Bộ phận kế toán tiền tiếp nhận đề nghị thu - chi (có thể là kế toán tiền mặt hoặc kế toán ngân hàng). Chứng từ kèm theo yêu cầu chi tiền (phiếu chi, ủy nhiệm chi) có thể là: Giấy đề nghị thanh toán, giấy đề nghị tạm ứng, giấy thanh toán tiền tạm ứng, thông báo nộp tiền, hoá đơn, hợp đồng; Chứng từ kèm theo yêu cầu thu tiền (phiếu thu, ủy nhiệm thu) có thể là: Giấy thanh toán tiền tạm ứng, hoá đơn, hợp đồng, biên bản thanh lý TSCĐ, biên bản góp vốn.

Kế toán tiền mặt (kế toán ngân hàng) đối chiếu các chứng từ và đề nghị thu - chi, đảm bảo tính hợp lý, hợp lệ (đầy đủ phê duyệt của phụ trách bộ phận liên quan

và tuân thủ các quy định, quy chế tài chính của Công ty). Sau đó chuyển cho kế toán trưởng xem xét.

Kế toán trưởng kiểm tra, ký vào đề nghị thanh toán và các chứng từ liên quan. Phê duyệt của Giám đốc hoặc Phó Giám đốc.

Căn cứ vào các quy định và quy chế tài chính, quy định về hạn mức phê duyệt của Công ty, Giám đốc hoặc Phó Giám đốc được ủy quyền xem xét phê duyệt đề nghị thu

- chi. Các đề nghị chi/mua sắm không hợp lý, hợp lệ sẽ bị từ chối hoặc yêu cầu làm rõ hoặc bổ sung các chứng từ liên quan.

Lập chứng từ thu - chi:

Đối với giao dịch tiền mặt tại quỹ: Kế toán tiền mặt lập phiếu thu, phiếu chi. Đối với giao dịch thông qua tài khoản ngân hàng: Kế toán ngân hàng lập uỷ nhiệm thu/ uỷ nhiệm chi. Sau khi lập xong chuyển cho kế toán trưởng ký duyệt.

Ký duyệt chứng từ thu - chi: Kế toán trưởng ký vào Phiếu thu/ủy nhiệm thu hoặc Phiếu chi/ủy nhiệm thu.

Thực hiện thu - chi tiền:

Đối với giao dịch tiền mặt tại quỹ: Khi nhận được Phiếu thu hoặc Phiếu chi (do kế toán lập) kèm theo chứng từ gốc, Thủ quỹ phải kiểm tra số tiền, nội dung, ngày, tháng

lập, chữ kí trên Phiếu thu (Phiếu chi) với chứng từ gốc; Thủ quỹ ký vào Phiếu thu hoặc Phiếu chi và giao cho khách hàng 01 liên; Sau đó thủ quỹ căn cứ vào Phiếu thu hoặc Phiếu chi ghi vào Sổ Quỹ; Cuối cùng, thủ quỹ chuyển giao 02 liên còn lại của Phiếu thu hoặc Phiếu chi cho kế toán.

Đối với thu chi tiền qua ngân hàng: Kế toán ngân hàng lập và nộp Uỷ nhiệm thu/Ủy nhiệm chi, séc, ... cho ngân hàng.