CHƢƠNG 1 : CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ CƠ CẤU TỔ CHỨC
3.2. GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN CƠ CẤU CHỨC TẠI VPĐD AGRIBANK
3.2.3.4. Giải pháp nhằm nâng cao tính hiệu quả
Một trong những yêu cầu quan trọng của cơ cấu tổ chức đó là tính hiệu quả. Cơ cấu tổ chức với đầy đủ phòng ban chuyên môn, cũng cần có số lƣợng quản lý, lãnh đạo phù hợp, nhằm đảm bảo tiến độ công việc với chi phí thấp nhất. Đồng thời, cơ cấu tổ chức đó cũng phải tạo ra đƣợc môi trƣờng vận hành thông suốt, rõ ràng, các đơn vị, bộ phận có điều kiện thuận lợi để phối hợp, hỗ trợ lẫn nhau, có cơ sở khách quan để đánh giá kết quả làm việc, kết phối hợp, kết quả hỗ trợ của từng cán bộ, từ đó làm tăng sự trơn tru của cơ cấu tổ chức tại đơn vị, góp phần nâng cao hiệu quả cho hoạt động của VPĐD khu vực miền Nam. Các giải pháp cụ thể nhƣ sau:
a. Thiết kế, triển khai chƣơng trình phần mềm hệ thống quản lý, đánh giá công việc hiện đại, công khai, minh bạch. Phần mềm này sẽ đƣợc cài đặt mặc định cho từng cán bộ theo mã cán bộ, chạy trên mạng LAN, kết nối với email cá nhân nhằm xử lý cả các nhiệm vụ đột xuất ngoài giờ đƣợc kịp thời. Cụ thể:
- Hệ thống sẽ phân quyền từng cấp user (lãnh đạo VPĐD, lãnh đạo phòng, Trƣởng bộ phận, chuyên viên), triển khai giao việc từ trên xuống dƣới và báo cáo tiến độ công việc trực tiếp trên hệ thống, hỗ trợ chức năng phản hồi những vƣớng mắc và đề xuất (thêm ngƣời phối hợp, hỗ trợ từ nguồn khác, …) trong quá trình xử lý công việc từ cấp dƣới, bắt buộc đánh giá của lãnh đạo để kết thúc một công việc.
- Hàng tháng, hệ thống sẽ tự động thống kê số lƣợng công việc đƣợc giao trực tiếp, công việc đƣợc đề nghị phối hợp, hỗ trợ, công việc đã hoàn thành, công việc chƣa hoàn thành (nguyên nhân) và mức độ hoàn thành. Với việc triển khai hệ thống quản lý và đánh giá công việc nhƣ trên, kết quả của mỗi cán bộ sẽ rõ ràng về cả số lƣợng lẫn chất lƣợng.
- Kết quả xuất từ hệ thống sẽ là cơ sở để xếp loại lao động, chi lƣơng, khen thƣởng và quy hoạch. Việc có cơ sở đánh giá, xếp loại cụ thể trên hệ thống, sẽ giúp cải thiện chất lƣợng công việc, gia tăng sự phối hợp, liên kết, hỗ trợ trong VPĐD, ngƣời lao động sẽ phải có thái độ trách nhiệm với công việc đƣợc giao nhiều hơn trƣớc.
b. Sửa đổi chức năng, nhiệm vụ của bộ phận pháp chế và bộ phận tổng hợp,
tránh sự chồng chéo: lƣợc bỏ nhiệm vụ rà soát, bảo đảm tính pháp lý của các văn bản (công văn, báo cáo, quyết định) từ các phòng nghiệp vụ cũng nhƣ VPĐD của bộ phận tổng hợp (Chức năng này sẽ do bộ phận pháp chế đảm nhận).
c. Điều động, luân chuyển, sắp xếp lại cơ cấu Ban lãnh đạo VPĐD theo hƣớng một phó trƣởng VPĐD phụ trách một phòng nghiệp vụ, phù hợp với năng lực và kinh nghiệm công tác của từng lãnh đạo. Trong đó, phòng chuyên đề 4 (phụ trách mảng nhân sự) do Trƣởng VPĐD phụ trách, còn lại 3 phòng chuyên đề và phòng HCQT sẽ do 4 phó trƣởng VPĐD phụ trách.