CHƢƠNG 1 : CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ CƠ CẤU TỔ CHỨC
2.3. ĐÁNH GIÁ CƠ CẤU TỔ CHỨC TẠI VPĐD GIAI ĐOẠN TỪ THÁNG
2.3.4. Đánh giá cơ cấu tổ chức theo từng phòng nghiệp vụ
Căn cứ vào số liệu khảo sát của các cán bộ thuộc từng phòng nghiệp vụ để đánh giá cơ cấu tổ chức: phòng chuyên đề 1 gồm 14 ngƣời (5 lãnh đạo và 9 chuyên viên); phòng chuyên đề 2 gồm 11 ngƣời (3 lãnh đạo và 8 chuyên viên); phòng chuyên đề 3 gồm 12 ngƣời (6 lãnh đạo và 6 chuyên viên); phòng chuyên đề 4 gồm 7 ngƣời (3 lãnh đạo và 4 chuyên viên); phòng HCQT gồm 17 ngƣời (5 lãnh đạo và 12 chuyên viên). Riêng phòng HCQT đã loại trừ 12 cán bộ nhà khách và lái xe.
Tất cả các bộ phận trực thuộc các phòng chuyên đề đều có chức năng, nhiệm vụ riêng biệt, r ràng do Trƣởng bộ phận chỉ đạo, điều hành. Tuy nhiên, các bộ phận không có thành viên cụ thể (quy định trong Quyết định thành lập bộ phận),
Trƣởng bộ phận trực tiếp xem xét tính chất công việc và năng lực cán bộ để phân công phù hợp.
2.3.4.1. Ph ng chuyên đề 1
Phòng chuyên đề 1 đến thời điểm khảo sát có 04 bộ phận trực thuộc gồm bộ phận Chỉ đạo, cảnh báo, giám sát và kiểm tra, bộ phận KHDN, bộ phận khách hàng HSX&CN, bộ phận quản lý nợ đã XLRR và bán VAMC.
a. Bộ phận Chỉ đạo, cảnh báo, giám sát và kiểm tra do Trƣởng phòng chuyên đề 1 kiêm nhiệm Trƣởng bộ phận. Nhiệm vụ của bộ phận này là chỉ đạo các Chi nhánh cung cấp thông tin, tài liệu cần thiết theo yêu cầu công việc; Rà soát số liệu trên IPCAS nhằm nắm bắt các vấn đề phát sinh đề báo cáo, tham mƣu lãnh đạo có cảnh báo và đƣa ra biện pháp khắc phục, xử lý; Đầu mối xây dựng kế hoạch kiểm tra chuyên đề Tín dụng & XLRR, tổng hợp báo cáo kết quả sửa sai, báo cáo sơ kết, tổng kết và các báo cáo liên quan đến chuyên đề Tín dụng và XLRR; Chỉ đạo các bộ phận phối hợp thực hiện nhiệm vụ, đầu mối tổng hợp báo cáo đánh giá hiệu quả thực hiện nhiệm của các bộ phận nghiệp vụ thuộc phòng chuyên đề 1.
b. Bộ phận KHDN có nhiệm vụ Rà soát, theo d i, đánh giá tiến độ tăng trƣởng tín dụng, diễn biến nợ xấu, tình hình thực hiện các chỉ tiêu tín dụng đối với KHDN; Theo dõi, nắm bắt các khoản vay KHDN vƣơt thẩm quyền phán quyết Chi nhánh, các khoản vay liên chi nhánh, cho vay nhóm KHDN; Tổng hợp các báo cáo tín dụng doanh nghiệp, tham mƣu lãnh đạo các biện pháp khắc phục, xử lý các vấn đề phát sinh thuộc lĩnh vực tín dụng doanh nghiệp; Phối hợp và tham gia các đoàn kiểm tra toàn diện/chuyên đề của Trụ sở chính và VPĐD.
c. Bộ phận khách hàng HSX&CN có nhiệm vụ Rà soát, theo d i, đánh giá tiến độ tăng trƣởng tín dụng, diễn biến nợ xấu, tình hình thực hiện các chỉ tiêu tín dụng đối với khách hàng hộ, cá nhân; Theo dõi, nắm bắt các khoản vay khách hàng hộ, cá nhân vƣơt thẩm quyền phán quyết Chi nhánh; Tổng hợp các báo cáo tín dụng khách hàng hộ, cá nhân, tham mƣu lãnh đạo các biện pháp khắc phục, xử lý các vấn
đề phát sinh thuộc lĩnh vực tín dụng HSX&CN; Phối hợp và tham gia các đoàn kiểm tra toàn diện/chuyên đề của Trụ sở chính và VPĐD.
d. Bộ phận Quản lý nợ đã XLRR và bán VAMC có nhiệm vụ theo dõi tiến độ xử lý các khoản nợ đã XLRR và bán VAMC; Theo d i kết quả thu hồi nợ xấu ngoại bảng; Tổng hợp báo cáo liên quan nợ đã XLRR và bán VAMC, tổng hợp các khó khăn, vƣớng mắc liên quan đến cơ chế tín dụng, cơ chế XLRR để tham mƣu lãnh đạo đề xuất sửa đổi, bổ sung cơ chế, quy định hiện hành và kịp thời có các chỉ đạo phù hợp; Đầu mối phối hợp giải quyết đơn thƣ khiếu nại, tố cáo liên quan lĩnh vực Tín dụng và XLRR; Phối hợp và tham gia các đoàn kiểm tra toàn diện/chuyên đề của Trụ sở chính và VPĐD.
Đối với phòng chuyên đề 1, kết quả khảo sát cho thấy có đến 61,28% (tƣơng đƣơng 9/14 ngƣời lao động) cho rằng nhân sự phòng chƣa đủ đáp ứng đƣợc khối lƣợng công việc, đặc biệt là lĩnh vực tín dụng & XLRR có rất nhiều vấn đề phát sinh, thƣờng xuyên phải theo dõi, giám sát và cảnh báo, tham mƣu lãnh đạo chỉ đạo các Chi nhánh thực hiện. Việc cung cấp số liệu kịp thời, chính xác cũng chỉ đƣợc phòng đánh giá ở mức trung bình (Mean 2,64). Việc phân công nhiệm vụ giữa các cán bộ trong phòng chƣa thực sự phù hợp với năng lực chuyên môn, còn chồng chéo và không đồng đều về khối lƣợng (Mean 2,29). Thực trạng này một phần là do hoạt động của 04 bộ phận trực thuộc phòng đan xen nhau, mỗi trƣởng bộ phận hầu hết thƣờng giao việc cho những cán bộ đƣợc đánh giá làm việc hiệu quả, dẫn đến việc một chuyên viên có thể cùng lúc nhận 3, 4 đầu công việc, trong khi chuyên viên khác thì không đƣợc giao việc. Thống kê số liệu khảo sát ngƣời lao động thuộc phòng chuyên đề 1 nhƣ sau:
Bảng 2.14. So sánh số liệu khảo sát giữa Phòng chuyên đề 1 với VPĐD
STT Các yêu cầu đối với cơ cấu tổ chức Mean Chuyên đề 1 VPĐD 1 Tính thống nhất 4,43 3,68 2 Tính tối ƣu 3,34 3,54 3 Tính tin cậy 3,31 3,52 4 Tính linh hoạt 3,68 3,62 5 Tính hiệu quả 2,21 2,58
(Nguồn: Xử lý dữ liệu điều tra thực tế)
2.3.4.2. Ph ng chuyên đề 2
Phòng chuyên đề 2 đến thời điểm khảo sát có 03 bộ phận trực thuộc gồm bộ phận Chỉ đạo, cảnh báo, giám sát và kiểm tra, bộ phận tiếp thị, truyền thông và quan hệ báo chí, bộ phận sản phẩm dịch vụ, thanh toán và định chế tài chính.
a. Bộ phận Chỉ đạo, cảnh báo, giám sát và kiểm tra do Trƣởng phòng chuyên đề 2 kiêm nhiệm Trƣởng bộ phận. Nhiệm vụ của bộ phận này là chỉ đạo các Chi nhánh cung cấp thông tin, tài liệu cần thiết theo yêu cầu công việc; Rà soát số liệu trên IPCAS nhằm nắm bắt các vấn đề phát sinh đề báo cáo, tham mƣu lãnh đạo có cảnh báo và đƣa ra biện pháp khắc phục, xử lý; Đầu mối xây dựng kế hoạch kiểm tra chuyên đề Sản phẩm dịch vụ, Tiếp thị, truyền thông, Thanh toán và Định chế tài chính; tổng hợp báo cáo kết quả sửa sai, báo cáo sơ kết, tổng kết và các báo cáo liên quan đến chuyên đề Sản phẩm dịch vụ, Tiếp thị, truyền thông, Thanh toán và Định chế tài chính; Chỉ đạo các bộ phận phối hợp thực hiện nhiệm vụ, đầu mối tổng hợp báo cáo đánh giá hiệu quả thực hiện nhiệm của các bộ phận nghiệp vụ thuộc phòng chuyên đề 2.
b. Bộ phận Tiếp thị, truyền thông và quan hệ báo chí có nhiệm vụ Rà soát công tác tiếp thị, quảng bá thƣơng hiệu, sản phẩm dịch vụ của Agribank tai các Chi nhánh trong khu vực; Phối hợp các đơn vị của Agribank để tiếp thị, quảng bá đến
đắp, làm giàu văn hóa Agribank; Thƣờng xuyên trao đổi, gặp gỡ và quan hệ với các Cơ quan thông tấn báo chí Trung ƣơng và địa phƣơng để kịp thời báo cáo Ban lãnh đạo các thông tin, vụ việc không mong muốn để có biện pháp xử lý hiệu quả; Tổng hợp, báo cáo lĩnh vực phụ trách, tham mƣu Ban lãnh đạo, phối hợp với Trụ sở chính xây dựng hình ảnh, quảng bá thƣơng hiệu của Agribank, nâng cao hiệu quả công tác truyền thông với báo chí; Phối hợp và tham gia các đoàn kiểm tra toàn diện/chuyên đề của Trụ sở chính và VPĐD.
c. Bộ phận Sản phẩm dịch vụ, thanh toán và định chế tài chính có nhiệm vụ Giám sát tình hình thực hiện kế hoạch thu dịch vụ, tình hình thực hiện dịch vụ thanh toán và hoạt động của các định chế tài chính, đánh giá phân tích các nguyên nhân tồn tại, đề xuất biện pháp khắc phục; Tham mƣu, đề xuất giải pháp mở rộng dịch vụ, ban hành mức phí phù hợp đảm bảo khả năng cạnh tranh trên cùng địa bàn; Tổng hợp báo cáo liên quan lĩnh vực phụ trách; Phối hợp và tham gia các đoàn kiểm tra toàn diện/chuyên đề của Trụ sở chính và VPĐD.
Đối với phòng chuyên đề 2, kết quả khảo sát 11 cán bộ cho thấy cơ cấu hiện nay của phòng phù hợp và hỗ trợ tốt cho chức năng của VPĐD; số lƣợng lãnh đạo và nhân viên phòng đáp ứng đƣợc khối lƣợng công việc phát sinh và phân công công việc cụ thể, mối liên hệ, phối hợp cũng khá chặt chẽ, hỗ trợ tốt cho tiến độ công việc. Thống kê số liệu khảo sát ngƣời lao động thuộc phòng chuyên đề 2 nhƣ sau:
Bảng 2.15. So sánh số liệu khảo sát giữa Phòng chuyên đề 2 với VPĐD
STT Các yêu cầu đối với cơ cấu tổ chức Mean Chuyên đề 2 VPĐD 1 Tính thống nhất 3,73 3,68 2 Tính tối ƣu 3,80 3,54 3 Tính tin cậy 3,58 3,52 4 Tính linh hoạt 3,86 3,62 5 Tính hiệu quả 3,05 2,58
2.3.4.3. Ph ng chuyên đề 3
Phòng chuyên đề 3 đến thời điểm khảo sát có 04 bộ phận trực thuộc gồm bộ phận Chỉ đạo, cảnh báo, giám sát và kiểm tra, bộ phận tiếp dân và giải quyết đơn thƣ, bộ phận tiền tệ - kho quỹ, bộ phận kế hoạch – nguồn vốn.
a. Bộ phận Chỉ đạo, cảnh báo, giám sát và kiểm tra do Trƣởng phòng chuyên đề 3 kiêm nhiệm Trƣởng bộ phận. Nhiệm vụ của bộ phận này là chỉ đạo các Chi nhánh cung cấp thông tin, tài liệu cần thiết theo yêu cầu công việc; Rà soát số liệu trên IPCAS nhằm nắm bắt các vấn đề phát sinh đề báo cáo, tham mƣu lãnh đạo có cảnh báo và đƣa ra biện pháp khắc phục, xử lý; Đầu mối xây dựng kế hoạch kiểm tra chuyên đề Kế hoạch, tài chính, tiền tệ, kho quỹ, quản lý tài sản, quản lý vốn đầu tƣ vào doanh nghiệp khác, pháp chế; tổng hợp báo cáo kết quả sửa sai, báo cáo sơ kết, tổng kết và các báo cáo liên quan đến chuyên đề Kế hoạch, tài chính, tiền tệ, kho quỹ, quản lý tài sản, quản lý vốn đầu tƣ vào doanh nghiệp khác, pháp chế; Chỉ đạo các bộ phận phối hợp thực hiện nhiệm vụ, đầu mối tổng hợp báo cáo đánh giá hiệu quả thực hiện nhiệm của các bộ phận nghiệp vụ thuộc phòng chuyên đề 3.
b. Bộ phận tiếp dân và giải quyết đơn thư có nhiệm vụ Tiếp công dân, tiếp nhận, phân loại, xử lý đơn khiếu nại, đơn tố cao, đơn kiến nghị, phản ánh gửi về VPĐD theo đúng quy định pháp luật; Tham mƣu phƣơng án giải quyết đơn khiếu nại, đơn tố cáo, kiến nghị, phản ánh thuộc thẩm quyền giải quyết của VPĐD; Thực hiện chế độ quản lý tài liệu, lƣu trữ sổ sách về việc tiếp nhận và giải quyết đơn khiếu nại, đơn tố cao, đơn kiến nghị, phản ánh theo đúng quy định pháp luật và quy định của Agribank.
c. Bộ phận tiền tệ kho quỹ có nhiệm vụ tăng cƣờng rà soát, kiểm tra đột xuất để chấn chỉnh các chi nhánh thực hiện nghiêm túc về quản lý an toàn kho quỹ, ATM, chấp hành định mức tồn quỹ tiền mặt, đề xuất xử lý nghiêm đối với đơn vị và cá nhân vi phạm; Lập kế hoạch, thực hiện giám sát hoạt động của Trung tâm Dịch vụ Ngân quỹ miền Nam, kiểm tra việc hạch toán liên quan đến cân đối mã 1090 tại
Trung tâm Dịch vụ Ngân quỹ miền Nam; Theo dõi, nắm bắt và hƣớng dẫn Chi nhánh phòng ngừa tiền giả, tham ô lợi dụng và các hành vi lừa đảo khác trong hoạt động thu, chi tiền mặt, kiểm đếm, phân loại, bảo quản, vận chuyển và xử lý tiền (nếu có); Tham mƣu Ban lãnh đạo triển khai các văn bản chỉ đạo, hƣớng dẫn thực hiện của Agribank về lĩnh vực Tiền tệ - Kho quỹ đối với các chi nhánh trong khu vực miền Nam, Tổng hợp báo cáo liên quan lĩnh vực phụ trách; Phối hợp và tham gia các đoàn kiểm tra toàn diện/chuyên đề của Trụ sở chính và VPĐD.
d. Bộ phận Kế hoạch – Nguồn vốn có nhiệm vụ Giám sát việc thực hiện các chỉ tiêu kế hoạch kinh doanh của các chi nhánh trong khu vực, qua đó đánh giá, phân tích các nguyên nhân ảnh hƣởng đến kết quả thực hiện các chỉ tiêu kế hoạch kinh doanh của Chi nhánh; Nắm bắt, tiếp nhận, tổng hợp các thông tin thị trƣờng, ảnh hƣởng đến phát triển nguồn vốn của các đơn vị để nghiên cứu, phân tích, tham mƣu cho Ban lanh đạo đề xuất Trụ sở chính sửa đổi, bổ sung các chính sách, quy chế cho phù hợp; Phối hợp và tham gia các đoàn kiểm tra toàn diện/chuyên đề của Trụ sở chính và VPĐD.
Đối với phòng chuyên đề 3, kết quả khảo sát cho thấy có đến 66,67% (tƣơng đƣơng 8/12 ngƣời lao động) cho rằng nhân sự phòng chƣa đủ đáp ứng đƣợc khối lƣợng công việc do lĩnh vực mà Phòng chuyên đề 3 phụ trách tƣơng đối nhiều. Việc cung cấp số liệu kịp thời, chính xác cũng chỉ đƣợc phòng đánh giá ở mức trung bình (Mean 2,67). Có đến 58,3% (Mean 2,42) đồng tình với nhận định số lƣợng quản lý phòng chƣa hợp lý (Tỷ lệ quản lý – nhân viên của phòng chuyên đề 3 hiện nay là 50% – 50%). Phân công nhiệm vụ giữa các cán bộ trong phòng chƣa thực sự phù hợp với năng lực chuyên môn, còn chồng chéo và không đồng đều về khối lƣợng (75% cán bộ nhân viên đồng tình, tƣơng đƣơng Mean 1,75). Thống kê số liệu khảo sát ngƣời lao động thuộc phòng chuyên đề 3 nhƣ sau:
Bảng 2.16. So sánh số liệu khảo sát giữa Phòng chuyên đề 3 với VPĐD
STT Các yêu cầu đối với cơ cấu tổ chức Mean Chuyên đề 3 VPĐD 1 Tính thống nhất 3,79 3,68 2 Tính tối ƣu 3,27 3,54 3 Tính tin cậy 3,47 3,52 4 Tính linh hoạt 3,04 3,62 5 Tính hiệu quả 2,25 2,58
(Nguồn: Xử lý dữ liệu điều tra thực tế)
2.3.4.4. Phòng chuyên đề 4
Phòng chuyên đề 4 đến thời điểm khảo sát có 03 bộ phận trực thuộc gồm bộ phận Chỉ đạo, cảnh báo, giám sát và kiểm tra; bộ phận Tổ chức cán bộ, mạng lƣới và đào tạo; bộ phận Lao động, tiền lƣơng và thi đua khen thƣởng.
a. Bộ phận Chỉ đạo, cảnh báo, giám sát và kiểm tra do Trƣởng phòng chuyên đề 4 kiêm nhiệm Trƣởng bộ phận. Nhiệm vụ của bộ phận này là chỉ đạo các Chi nhánh cung cấp thông tin, tài liệu cần thiết theo yêu cầu công việc; Rà soát số liệu trên IPCAS nhằm nắm bắt các vấn đề phát sinh đề báo cáo, tham mƣu lãnh đạo có cảnh báo và đƣa ra biện pháp khắc phục, xử lý; Đầu mối xây dựng kế hoạch kiểm tra chuyên đề Lao động tiền lƣơng, mạng lƣới, thi đua khen thƣởng; tổng hợp báo cáo kết quả sửa sai, báo cáo sơ kết, tổng kết và các báo cáo liên quan đến chuyên đề Lao động tiền lƣơng, mạng lƣới, thi đua khen thƣởng; Chỉ đạo các bộ phận phối hợp thực hiện nhiệm vụ, đầu mối tổng hợp báo cáo đánh giá hiệu quả thực hiện nhiệm của các bộ phận nghiệp vụ thuộc phòng chuyên đề 4.
b. Bộ phận tổ chức cán bộ, mạng lưới và đào tạo có nhiệm vụ Rà soát, đánh giá cơ cấu tổ chức, kết quả hoạt động về mạng lƣới trong địa bàn quản lý, đề ra các giải pháp nâng cao hiệu quả hoạt động của các chi nhánh; Đánh giá tình hình nhân sự tại đơn vị và các chi nhánh trong khu vực; Hỗ trợ chi nhánh hoàn tất hồ sơ, thủ
địa điểm của chi nhánh và phòng giao dịch; Thực hiện quy trình, thủ tục liên quan đến công tác đánh giá, quy hoạch, bổ nhiệm, miễn nhiệm, điều động, luân chuyển cán bộ tại VPĐD, đề xuất công tác tổ chức, quản lý cán bộ nhân viên; Xây dựng và đề xuất các biện pháp nhằm cải tiến và hoàn thiện nội dung, phƣơng pháp đào tạo, quản lý chất lƣợng và phát triển nguồn nhân lực phù hợp với yêu cầu, nhiệm vụ của VPĐD; Phối hợp và tham gia các đoàn kiểm tra toàn diện/chuyên đề của Trụ sở chính và VPĐD.
c. Bộ phận lao động, tiền lương và thi đua, khen thưởng có nhiệm vụ Tổng hợp chấm công, thi đua hàng tháng, theo d i phép theo chế độ để phối hợp với Bộphận kế toán thực hiện chi trả lƣơng; Giải quyết, xử lý quan hệ lao động và các vấn đề liên quan đến quyền lợi ngƣời lao động; Tham gia hội đồng tuyển dụng và làm thủ tục tuyển dụng, tiếp nhận cán bộ chuyển côg tác theo quy định; Triển khai