CHƢƠNG 1 : CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ CƠ CẤU TỔ CHỨC
1.2. CÁC MÔ HÌNH CƠ CẤU TỔ CHỨC TRONG DOANH NGHIỆP
Cùng với sự phát triển của các hệ thống, đã hình thành những kiểu cơ cấu tổ chức quản lý khác nhau. Mỗi kiểu chứa đựng những đặc điểm, ƣu điểm, nhƣợc điểm và đƣợc trong những điều kiện cụ thể nhất định.
1.2.1. Cơ cấu tổ chức trực tuyến (đƣờng thẳng)
Đây là cơ cấu tổ chức đơn giản nhất, trong đó có một cấp trên và một số cấp dƣới. Toàn bộ vấn đề đƣợc giải quyết theo một kênh liên hệ đƣờng thẳng. Cấp lãnh đạo trực tiếp điều hành và chịu toàn bộ trách nhiệm về sự hoạt động của tổ chức.
Hình 1.1. Cơ cấu tổ chức trực tuyến
Cơ cấu tổ chức trực tuyến khá phổ biến ở cuối thế kỷ XIX và chủ yếu đƣợc áp dụng ở những doanh nghiệp nhỏ, sản phẩm không phức tạp, tính chất sản phẩm liên tục, hoặc các tổ chức bộ môn của trƣờng đại học v.v... Ngày nay, kiểu cơ cấu này vẫn còn đƣợc áp dụng, đặc biệt đối với các tổ chức có quy mô nhỏ: tổ, nhóm, băng tổ chức nhỏ v.v...
Đặc điểm cơ bản của cơ cấu tổ chức quản trị trực tuyến là ngƣời lãnh đạo tổ chức thực hiện tất cả các chức năng quản trị, các mối liên hệ giữa các thành viên trong tổ chức đƣợc thực hiện theo đƣờng thẳng, ngƣời thừa hành mệnh lệnh chỉ làm theo mệnh lệnh của một cấp trên trực tiếp. Với những đặc điểm đó, cơ cấu này tạo thuận lợi cho việc thực hiện chế độ một thủ trƣởng, ngƣời lãnh đạo phải chịu trách nhiệm hoàn toàn về kết quả công việc của ngƣời dƣới quyền.
Tuy nhiên, kiểu cơ cấu tổ chức này cũng có những nhƣợc điểm. Nó đòi hỏi ngƣời lãnh đạo cần phải có kiến thức toàn diện, tổng hợp hạn chế việc sử dụng các chuyên gia có trình độ cao về từng mặt quản trị; khi cần phối hợp, hợp tác công việc giữa hai đơn vị, hoặc cá nhân ngang quyền thuộc các tuyến khác nhau thì việc báo cáo, thông tin, thỉnh thị phải đi đƣờng vòng theo kênh liên hệ đã quy định.
1.2.2. Cơ cấu tổ chức theo chức năng Ngƣời lãnh Ngƣời lãnh đạo tổ chức Ngƣời lãnh đạo tuyến 1 Ngƣời lãnh đạo tuyến 2 B3 B2 B1 A3 A2 A1
Hình 1.2. Cơ cấu tổ chức theo chức năng
Cơ cấu chức năng lần đầu tiên đƣợc áp dụng với chế độ đốc công, sau đó phạm vi ứng dụng của nó đƣợc mở rộng ra phù hợp với khối lƣợng công tác quản trị ngày càng lớn. Những nhiệm vụ quản trị đƣợc phân chia cho các đơn vị riêng biệt theo các chức năng quản trị và hình thành nên những ngƣời lãnh đạo đƣợc chuyên môn hoá chỉ đảm nhận thực hiện một chức năng nhất định. Mối liên hệ giữa các nhân viên trong tổ chức rất phức tạp. Những ngƣời thừa hành nhiệm vụ ở cấp dƣới nhận mệnh lệnh chẳng những từ ngƣời lãnh đạo của doanh nghiệp mà cả từ những ngƣời lãnh đạo các chức năng khác nhau.
Ƣu điểm của kiểu cơ cấu này là thu hút đƣợc các chuyên gia vào công tác lãnh đạo, giải quyết các vấn đề chuyên môn một cách thành thạo hơn, đồng thời giảm bớt gánh nặng về quản trị cho ngƣời lãnh đạo doanh nghiệp.
Nhƣợc điểm chủ yếu của cơ cấu chức năng là ngƣời lãnh đạo doanh nghiệp (lãnh đạo chung) phải phối hợp hoạt động của những ngƣời lãnh đạo chức năng, nhƣng do khối lƣợng công tác quản trị lớn, ngƣời lãnh đạo doanh nghiệp khó có thể phối hợp đƣợc tất cả các mệnh lệnh của họ, dẫn đến tình trạng ngƣời thừa hành trong một lúc có thể phải nhận nhiều mệnh lệnh, thậm chí các mệnh lệnh lại trái ngƣợc nhau.
1.2.3. Cơ cấu tổ chức trực tuyến - chức năng Ngƣời lãnh đạo doanh nghiệp Ngƣời lãnh đạo chức năng A Ngƣời lãnh đạo chức năng B 1 2 n Các cấp dƣới
Hình 1.3. Cơ cấu tổ chức trực tuyến - chức năng
Để khắc phục các nhƣợc điểm của các cơ cấu trực tuyến và chức năng, hiện nay kiểu cơ cấu liên hợp (trực tuyến - chức năng đƣợc áp dụng rộng rãi và phổ biến cho hầu hết các doanh nghiệp).
Theo cơ cấu này ngƣời lãnh đạo doanh nghiệp đƣợc sự giúp sức của ngƣời lãnh đạo chức năng để chuẩn bị các quyết định, hƣớng dẫn và kiểm tra việc thực hiện quyết định. Ngƣời lãnh đạo doanh nghiệp vẫn chịu trách nhiệm về mọi mặt công việc và toàn quyền quyết định trong phạm vi doanh nghiệp. Việc truyền mệnh lệnh vẫn theo tuyến đã quy định, các ngƣời lãnh đạo ƣu điểm kiểu cơ cấu trực tuyến và chức năng, nhƣng lại xuất hiện những nhƣợc điểm mới. Ngƣời lãnh đạo doanh nghiệp phải giải quyết thƣờng xuyên mối quan hệ giữa bộ phận trực tuyến với bộ phận chức năng. Ngoài ra mỗi khi các ngƣời lãnh đạo các bộ phận chức năng có nhiều ý kiến khác nhau, đến nỗi ngƣời lãnh đạo doanh nghiệp phải họp hành nhiều, tranh luận căng thẳng không ra đƣợc những quyết định có hiệu quả mong muốn. Vì thế, ngƣời lãnh đạo sử dụng các bộ phận tham mƣu giúp việc của một nhóm chuyên gia hoặc chỉ là một cán bộ trợ lý nào đó. Nó giống nhƣ cơ cấu tham mƣu trong quân đội. Nhờ đó, ngƣời lãnh đạo lợi dụng đƣợc tài năng chuyên môn của một số chuyên gia, có thể tiếp cận thƣờng xuyên với họ, không cần hình thành một cơ cấu tổ chức phức tạp của các bộ môn thực hiện các chức năng quản lý.
Ngƣời lãnh đạo doanh nghiệp Ngƣời lãnh đạo tuyến 1 Ngƣời lãnh đạo chức năng A Ngƣời lãnh đạo chức năng B Tham mƣu Ngƣời lãnh đạo tuyến 2 1 1 1-n n
1.2.4. Cơ cấu tổ chức theo ma trận
Mô hình ma trận là sự kết hợp của hai hay nhiều mô hình tổ chức khác nhau. Trong khi sử dụng mô hình ma trận ta sẽ định hƣớng đƣợc các hoạt động theo kết quả cuối cùng, sẽ tập trung đƣợc nguồn lực vào khâu xung yếu, sẽ kết hợp đƣợc năng lực của nhiều cán bộ quản trị và chuyên gia, sẽ tạo điều kiện đáp ứng nhanh chóng với sự thay đổi của môi trƣờng. Tuy nhiên khi sử dụng mô hình này cũng gặp phải một số nhƣợc điểm: Đó là hiện tƣợng song trùng lãnh đạo dẫn đến sự không thống nhất mệnh lệnh, quyền lực và trách nhiệm của các nhà quản trị có thể trùng lắp tạo ra các xung đột, không chỉ thế trong khi sử dụng mô hình này có thể gây ra tốn kém, có cơ cấu phức tạp và không bền vững.
1.2.5. Cơ cấu mạng lƣới
Cơ cấu mạng lƣới là liên minh tạm thời giữa hai hay nhiều tổ chức nhằm thực hiện những hoạt động cụ thể. Mỗi tổ chức đối tác đóng góp vào liên minh những cái mà tổ chức này thực hiện tốt nhất. Loại cơ cấu tổ chức này đƣợc hình thành khi các tổ chức cần phải tận dụng một cách tối đa cơ hội thị trƣờng và phải đƣơng đầu với những sự thay đổi nhanh chóng của công nghệ và của môi trƣờng kinh doanh. Vì vậy, cơ cấu mạng lƣới cho phép những tổ chức khác nhau có thể đem đến tổ chức mạng lƣới này những điểm mạnh của tổ chức trong khi vẫn giữ đƣợc sự độc lập của từng tổ chức.
Với cơ cấu mạng lƣới, tổ chức sẽ giảm đƣợc chi phí hành chính vì khi dự án thực hiện xong thì tổ chức mạng lƣới này sẽ không tồn tại nữa. Khi dự án khác đƣợc thiết lập thì tổ chức lại huy động nguồn lực từ các tổ chức khác để thực hiện dự án. Nhƣ vậy, trong dài hạn tổ chức kiểu mới này có thể giảm rủi ro một cách đáng kể. Hơn nữa, vì các nguồn lực của tổ chức mạng lƣới đƣợc huy động từ các tổ chức bên ngoài nên tổ chức mới này có thể có đội ngũ các nhân viên tốt nhất với những am hiểu sâu về chuyên môn và tập trung vào những việc mà họ có thể làm một cách tốt nhất. Cuối cùng, tổ chức mạng lƣới là tổ chức rất linh hoạt và có thể tạo ra mạng lƣới các mối quan hệ cho phép tổ chức có thể thuê bộ phận sản xuất, phân phối và
tiếp thị... mà cấp quản lý nhận thấy rằng các bộ phận này làm việc tốt hơn với chi phí thấp hơn.
Tuy nhiên, tầm kiểm soát của ngƣời quản lý đối với những mảng then chốt trong hoạt động kinh doanh trong tổ chức mạng lƣới bị giảm đi do mỗi bộ phận kinh doanh phải phụ thuộc vào mỗi tổ chức thành viên trong liên minh đảm nhiệm.
Cơ cấu mạng lƣới hoàn toàn tƣơng phản với một cơ cấu quan liêu điển hình với nhiều cấp điều hành theo chiều dọc và việc quản lý đƣợc thực hiện thông qua vai trò sở hữu. Về cơ bản, những ngƣời quản lý trong cơ cấu đích thực sử dụng phần lớn thời gian của mình cho việc phối hợp và kiểm soát các quan hệ bên ngoài, điển hình là thông qua hệ thống máy tính nối mạng.
1.2.6. Tổ chức phi giới hạn
Tổ chức phi giới hạn là tổ chức không tồn tại những hệ thống mệnh lệnh, phạm vi quản lý không giới hạn và các bộ phận phòng ban đƣợc thay thế bởi các đội nhân viên.
Bằng việc thiết lập các đội chéo cấp (cross – hierarchical team) bao gồm các cán bộ điều hành cao cấp, nhà quản lý trung gian, quản đốc và những nhân viên thực hiện nhiệm vụ, thực hiện chƣơng trình cho nhân viên tham gia quá trình ra các quyết định và sử dụng phƣơng pháp đánh giá kết quả thực hiện công việc toàn diện, những giới hạn theo chiều dọc trong tổ chức có thể đƣợc xóa bỏ.
Mặt khác, để giảm giới hạn theo chiều ngang do các phòng ban chức năng tạo nên, nhà quản lý có thể:
- Thay các phòng ban chức năng này bằng các đội chức năng chéo.
- Thuyên chuyển hoặc luân chuyển nhân viên vào hoặc ra khỏi các bộ phận chức năng.