CHƢƠNG 1 : CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ CƠ CẤU TỔ CHỨC
1.5. HOẠT ĐỘNG ĐẶC THÙ CỦA TỔ CHỨC THUỘC KHỐI VĂN PHÕNG
Đối với các tổ chức thuộc khối văn phòng, đặc thù không trực tiếp hoạt động sản xuất kinh doanh, hoạt động chính của các tổ chức này là triển khai các chủ trƣơng, định hƣớng chỉ đạo của Trụ sở chính, của Nhà Nƣớc, của Chính phủ tới các đơn vị trực thuộc quản lý; trực tiếp theo d i, giám sát các đơn vị, kịp thời giúp đỡ, tháo gỡ những khó khăn, vƣớng mắc, đồng thời cùng đơn vị tìm ra những giải pháp khả thi để thực hiện hoạt động sản xuất kinh doanh có hiệu quả.
Để đánh giá đƣợc chất lƣợng hoạt động của một tổ chức thuộc khối văn phòng, cần phải dựa vào các mục tiêu, chức năng, nhiệm vụ của tổ chức đó, đo lƣờng kết quả thực hiện các chức năng, nhiệm vụ, mục tiêu đó định kỳ hàng Quý/6 tháng/năm.
Riêng đối với Ngân hàng có quy mô lớn, việc tồn tại các VPĐD tại mỗi khu vực địa lý hành chính cũng có những mục đích, ý nghĩa hỗ trợ Trụ sở chính chỉ đạo, điều hành kế hoạch kinh doanh toàn ngành. Khi đánh giá chất lƣợng hoạt động của một VPĐD khu vực không chỉ nhìn vào kết quả kinh doanh của các chi nhánh/đơn vị trực thuộc trong khu vực mà còn cần thông qua một số các tiêu chí đánh giá nội bộ của tổ chức nhƣ sau:
- Mức độ đáp ứng yêu cầu công việc đúng hạn, kịp thời của đội ngũ nhân sự: do tính đặc trƣng của VPĐD là phải luôn triển khai kịp thời các chủ trƣơng, chỉ đạo của Trụ sở chính đến các Chi nhánh nên việc hoàn thành công việc đúng hạn là yếu tố rất quan trọng khi phân công và xử lý công việc.
- Chất lƣợng công việc thể hiện qua trình độ chuyên môn của đội ngũ nhân sự: hoạt động kinh doanh của tổ chức, đặc biệt là Ngân hàng không chỉ là đơn lĩnh vực mà là đa lĩnh vực. Vì vậy, đội ngũ nhân sự cần phải là những chuyên viên đƣợc đào tạo chuyên ngành, am hiểu về các lĩnh vực của ngành, đồng thời cần có kinh nghiệm thực tế để nâng cao tính khả thi trong việc hỗ trợ tháo gỡ khó khăn, vƣớng mắc cho Chi nhánh trực thuộc.
- Khả năng chịu áp lực và giải quyết vấn đề tốt: bởi các VPĐD khu vực luôn phải quản lý số lƣợng Chi nhánh trực thuộc rất lớn, chƣa tính đến quy mô của mỗi Chi nhánh, do đó, khối lƣợng công việc cần phải xử lý trên mỗi Chi nhánh cũng nhƣ tại mỗi VPĐD là cực kỳ khổng lồ. Đội ngũ nhân sự cần phải là những chuyên viên vừa chịu đƣợc áp lực công việc, vừa có năng lực giải quyết vấn đề tốt để rút ngắn thời gian xử lý công việc nhƣng vẫn đảm bảo chất lƣợng công việc đƣợc giao.
- Sự phối kết hợp trong tổ chức cũng nhƣ các mối quan hệ với các Chi nhánh, cơ quan ban ngành liên quan phải đƣợc thiết lập mật thiết, thƣờng xuyên: là trung gian truyền tải, triển khai chủ trƣơng, định hƣớng của Trụ sở chính đến các Chi nhánh, VPĐD buộc phải có một bộ máy hoạt động trôi chảy, điều đó cần phải có sự phối hợp công tác nhuần nhuyễn giữa các chuyên viên, các phòng ban và giữa VPĐD với các Ban tại Trụ sở chính cũng nhƣ với các lãnh đạo phụ trách tại Chi nhánh. Đồng thời, để gia tăng hiệu quả hoạt động tháo gỡ khó khăn cho Chi nhánh, với tƣ cách là ngƣời đại diện theo ủy quyền của Trụ sở chính, VPĐD cũng phải duy trì và phát triển sự phối hợp chặt chẽ, linh hoạt với các ban ngành liên quan nhằm hỗ trợ Chi nhánh kịp thời và hiệu quả.
- Môi trƣờng làm việc tổ chức phải có tính động viên, hỗ trợ ngƣời lao động, kích thích sự cống hiến của ngƣời lao động đối với tổ chức: Để có đƣợc môi trƣờng
làm việc nhƣ trên cần phải xây dựng văn hóa doanh nghiệp trong đó đồng nghiệp, lãnh đạo phải hòa thuận, s n sàng giúp đỡ lẫn nhau; cơ sở vật chất đáp ứng đƣợc yêu cầu công việc, hỗ trợ tối đa cho công tác chuyên môn nghiệp vụ của ngƣời lao động. Sự phân công lao động hợp lý, chế độ khen thƣởng công bằng, minh bạch cũng là những yếu tố động viên và giữ chân nhân tài cho tổ chức.