Để đạt hiệu quả trong tổ chức lao động, đơn vị cần lập kế hoạch lao động cụ thể, rõ ràng dựa trên cơ sở kế hoạch đợc giao cũng nh kế hoạch sản xuất kinh doanh của đơn vị. Kế hoạch hoá tổ chức lao động là công cụ đắc lực trong việc phối kết hợp nỗ lực của lao động trong đơn vị. Giảm đợc sự chồng chéo và những hoạt động lãng phí. Công tác này phải thiết lập đợc những tiêu chuẩn, đa ra đợc những chỉ tiêu đánh giá nhằm phục vụ cho công tác kiểm tra, đánh giá.
Trong quá trình hoạch định đơn vị sẽ tính toán đợc số lao động cần phải có để đảm bảo thông tin liên lạc thông suốt trong mọi tình huống, đáp ứng yêu cầu thực hiện kế hoạch sản xuất kinh doanh.
Số lợng lao động đợc tính toán cho từng loại công việc, từng chức danh, từng bộ phận căn cứ vào khối lợng công việc, định mức lao động, cân đối giữa lao động cần tăng thêm và lao động giảm đi.
Theo thông t số 14 LĐTBXH-TT ngày 10/04/1997 quy định lao động định biên của doanh nghiệp bao gồm lao động trực tiếp sản xuất (trong doanh nghiệp Bu chính Viễn thông là lao động công nghệ), lao động phục vụ và bổ
trợ, lao động quản lý và lao động bổ sung. Do đó, lao động định biên đợc xác định nh sau:
Tđb= Tcn + Tpv + Tql + Tbs
Trong đó: Tđb: Định biên lao động của đơn vị. Tcn: Định biên lao động công nghệ.
Tpv: Định biên lao động phục vụ và bổ trợ. Tql: Định biên lao động quản lý.
Tbs: Định biên lao động bổ sung.
Và cách tính toán các định biên lao động đợc tính theo các công thức sau: Tính toán định biên lao động công nghệ (Tcn).
+ Đối với lao động làm các nội dung công việc bảo dỡng sửa chữa cáp, dây trần, dây máy thuê bao, di chuyển lắp đặt máy điện thoại thuê bao, thì:
n i i cnj T t N T = ∑
Trong đó: Tcnj - Định biên lao động công nghệ loại j (ngời)
Ni – Số đơn vị sản phẩm tính định mức i (km cáp, máy điện thoại)
Ti - Định mức thời gian 1 đơn vị sản phẩm (giờ/ngời)
Tn – Quỹ thời gian phải làm việc của một lao động trong một năm (2008 giờ)
+ Đối với lao động chuyển mạch, vi ba, khai thác bu chính, phát hành báo chí, giao dịch, 101,108, 116, 119, chuyển phát nhanh, khai thác điện báo, hệ thông tin đặc biệt, nguồn, điều hoà khí hậu, các trạm thiết bị cáp quang....
Do đặc điểm của các lao động công nghệ trên là phải đảm bảo thông tin thông suốt 24/24 giờ trong ngày, 365 ngày trong năm, theo quy luật không đồng đều, khối lợng các sản phẩm thông tin từng giờ trong ngày, trong tuần, tháng nhiều ít chủ yếu do khách hàng sử dụng các dịch vụ Bu chính Viễn
thông quyết định. Nhng khi có yêu cầu sử dụng thì chất lợng đòi hỏi phải nhanh, chính xác, an toàn, do vậy thời gian sản xuất bao gồm thời gian thực tế làm việc và thời gian thờng trực. Với đặc điểm sản xuất đó, định biên lao động các loại lao động công nghệ trên đợc xác định trên cơ sở tình hình tổ chức lao động khoa học tại đơn vị.
+ Đối với lao động vận chuyển Bu chính, đợc xác định theo công thức.
n i cti cnvc T N L T = ∑
Trong đó: Tcnvc - Định biên lao động công nghệ vận chuyển bu chính. Lct0 - Lao động vận chuyển 1 chuyến th i.
Ni – Tổng các chuyến th ngày thờng trong năm của tuyến th i.
+ Đối với lao động phát th báo ở thành phố, thị xã, thị trấn cũng tính định biên theo số tuyến phát th, số địa điểm phát, số chuyến phát một ngày và định mức lao động các nguyên công.
Tính toán định biên lao động phục vụ (bổ trợ). Đối với lao động này ta phân tách thành hai loại:
1. Loại làm việc theo chế độ ca tơng ứng với chế độ ca làm việc của lao động công nghê.
2. Loại làm theo giờ hành chính hoặc theo khối lợng công việc.
+ Loại làm việc theo chế độ ca: Trên cơ sở phân ca làm việc hiện nay tại đơn vị, định biên lao động này đợc xác định theo công thức sau:
52 52 365− − = cn n pv T L T
Trong đó: Tpv - định biên lao động phục vụ (tính cho từng chức danh) Tcn – số lao động làm các ca trong ngày thờng.
+ Loại làm việc theo giờ hành chính hoặc theo khối lợng công việc: Loại này bao gồm lái xe vận tải, mua sắm vật t, vệ sinh công nghiệp... đơn vị căn cứ vào nội dung công việc trong năm, thời gian cần thiết để hoàn thành một lần nội dung công việc để tính định biên theo công thức:
n dm pv T T M T =∑ . Trong đó:
Tpv - Định biên lao động phục vụ theo giờ hành chính hoặc theo khối lợng (tính cho từng chức danh)
∑M – Khối lợng nội dung công việc năm.
Tdm – thời gian cần thiết để hoàn thành một nội dung công việc (giờ/ngời) Tính toán định biên lao động quản lý, đợc xác định theo công thức:
n
ql T
Tyc T = ∑ năm
Trong đó:
Tql - Định biên lao động quản lý (tính cho từng chức danh)
∑Tycnăm – tổng số giờ lao động yêu cầu các nội dung công việc của chức danh trong một năm.
Tính toán định biên lao động bổ sung.
Định biên lao động bổ sung để thực hiện chế độ ngày giờ nghỉ theo quy định của luật lao động bao gồm ngày nghỉ phép, nghỉ việc riêng bình quân cho một lao động định biên, số giờ rút ngắn cho các nghề đặc biệt nặng nhọc độc hại, nguy hiểm, thời gian hội họp, thời gian học tập, huấn luyện quân sự, an toàn vệ sinh lao động. Định biên lao động bổ sung đợc tính theo công thức:
112 365 * 112 52 52 365− − + − = ∑ ∑ db bs L T Tnn Trong đó:
Tnn – Ngày nghỉ của lao động công nghệ và lao động phụ trợ.
Ldb – Lao động định biên của các chức danh làm ngày lễ, thử bảy và chủ nhật.
Trên cơ sở số lợng lao động định biên vừa xác định, đơn vị so sánh với số lợng lao động, và cấp bậc lao động hiện có để có kế hoạch tuyển chọn, đào tạo.