Phân tích công việc có ý nghĩa quan trọng đối với sử dung lao động ở đơn vị, giúp cho đơn vị đánh giá chính xác thực hiện công việc của ngời lao động và qua đó làm cho ngời lao động hiểu đợc trách nhiệm và vai trò của họ trong quá trình thực hiện công việc. Vậy một trong những công cụ quan trọng trong quản lý và sử dụng lao động có hiệu quả hiện nay là cần phải tiến hành phân tích công việc. Thông qua phân tích công việc đa ra các bảng sau: Bảng mô tả công việc, bảng xác định yêu cầu công việc, bảng tiêu chuẩn thực hiện công việc. Trong quá trình phân tích công việc cần làm các công việc sau :
Trớc hết cần tiến hành thu thập các thông tin phân tích công việc. Để thu thập thông tin phân tích công việc, ngời phân tích công việc có thể sử dụng các phơng pháp sau :
Phơng pháp phỏng vấn : Phỏng vấn trực tiếp ngời lao động hoặc một nhóm ngời lao động làm cùng công việc đó. Để phỏng vấn có hiệu quả ngời phân tích công việc cần chú ý đến các vấn đề sau :
• Nghiên cứu công việc cần phân tích trớc khi thực hiện phỏng vấn. • Chọn ngời thực hiện công việc cần phân tích giỏi nhất tại đơn vị và chọn ngời có khả năng mô tả quyền hạn, trách nhiệm, cách thực hiện công việc giỏi nhất.
• Đặt câu hỏi rõ ràng và gợi ý sao cho ngời đợc phỏng vấn dễ trả lời. • Thông tin thu thập phải hợp lý để khi phỏng vấn không bỏ sót thông tin quan trọng.
Phơng pháp bản câu hỏi : Bản câu hỏi phải liệt kê các câu hỏi chuẩn bị kỹ lỡng từ trớc và phân phát cho từng ngời lao động để họ điền câu trả lời. Tổng kết các câu trả lời, cán bộ phân tích công việc có đợc thông tin cơ bản, đặc trng về công việc thực hiện. Khi đặt câu hỏi ngời phân tích công việc phải lu ý các vấn đề sau :
• Cấu trúc câu hỏi : Câu hỏi về chức năng nhiệm vụ công việc mà nguời lao động phải thực hiện tại nơi làm việc và câu hỏi phải ngắn gọn, xoay quanh trọng tâm các vấn đề cần nghiên cứu.
• Cách đặt câu hỏi : Câu hỏi đợc thiết kế đơn giản, dễ hiểu, dễ trả lời và có thể trả lời ngắn gọn.
• Nơi thực hiện : Nên để cho ngời lao động thực hiện bản câu hỏi tại nơi làm việc.
Phơng pháp quan sát tại nơi làm việc : Phơng pháp này giúp cho ngời phân tích công việc có đủ và chi tiết thời gian, mức độ thờng xuyên, tính phức tạp của nhiệm vụ, trách nhiệm khi thực hiện công việc khác nhau, các thông tin về điều kiện khi thực hiện công việc nh: Máy móc, dụng cụ, nguyên vật liệu sử dụng trong quá trình làm việc và hiệu quả thực hiện công việc. Để làm tốt công tác này thì cán bộ phân tích công việc phải nên áp dụng các cách sau :
• Quan sát kết hợp với phơng tiện kỹ thuật : đồng hồ bấm giây để ghi lại các hao phí thời gian trong thực hiện công việc
• Quan sát theo chu kỳ thực hiện công việc hoàn chỉnh (thời gian cần thiết để hoàn thành trọn vẹn một công việc).
• Trao đổi trực tiếp với nhân viên thực hiện công việc để tìm hiểu những điều cha rõ hoặc bổ sung những điều bỏ sót trong quá trình quan sát.
Sau khi thu thập thông tin phân tích công việc cán bộ phân tích công việc đa ra: Bảng mô tả công việc, bảng xác định yêu cầu công việc với nguời thực hiện, bảng tiêu chuẩn thực hiện công việc.
♦ Bảng mô tả công việc : Nội dung của bảng mô tả công việc bao gồm : xác định công việc (tên công việc, bộ phân để thực hiện công việc, số ngời phải lãnh đạo ), nhiệm vụ trách nhiệm của công việc, các điều kiện để thực… hiện công việc.
♦ Bảng xác định yêu cầu công việc với ngời thực hiện : Liệt kê các đòi hỏi của công việc nh kiến thức kỹ năng, kinh nghiệm cần thiết, trình độ đào tạo, thể lực cần phải có với ngời thực hiện công việc.
♦ Bảng tiêu chuẩn thực hiện công việc : Dựa vào bảng mô tả công việc và bảng yêu cầu công việc để xác định mức độ phức tạp công việc.