Sau khi thu thập được một lượng thông tin dồi dào, vấn đề tiếp theo của chúng ta là chắt lọc và xử lí những thông tin đó. Đây là một việc đòi hỏi kinh nghiệm, kiến thức chuyên nghiệp của nhà môi giới. Thực tế là nhà môi giới bất động sản có được sự kiểm soát tương đối tốt những thông tin giao dịch thị trường. Những thông tin này rất quớ giá, chúng chính là vũ khí của nhà môi giới.
Những dữ liệu mà ta thu thập được thường dưới dạng thông tin “thụ” hay nói cách khác đó là thông tin chưa qua xử lí. Các dữ liệu này có thể đúng mà cũng có thể sai do nhiều yếu tố khác nhau. Chính vì vậy, để có được một thông tin với chất lượng cao, các dữ liệu phải trải qua một quá trình phân tích, kiểm tra, đánh giá mà ta gọi là “ chu kì xử lí dữ liệu”:
SV Ngô Trí Tiến Page 33
Dữ liệu thụ-> Phân tích-> Dữ liệu đã được xử lí-> Sự lý giải, suy luận-> Thông tin.
Thông tin có chất lượng cao là thông tin luôn được cập nhật và làm mới. Đặc biệt trong thị trường bất động sản thì có những thông tin ngày hôm nay còn mới nhưng đến ngày hôm sau đã trở nên lỗi thời. Việc sàng lọc những dữ liệu mà ta thu được về một bất động sản để đưa vào xử lí nhiều khi đòi hỏi rất nhiều thời gian công sức và thậm chí là cả tiền bạc. Ví dụ như cú một thông tin về một ngôi nhà cần bán trên báo chí với những dữ liệu về diện tích, số tầng, số phòng, giá…những dữ liệu này đôi khi không chuẩn xác do nhiều lí do khác nhau đòi hỏi người làm môi giới phải bỏ công sức và thời gian để kiểm chứng độ chính xác. Đây có thể coi là quá trình chuyển hóa từ thông tin thụ sang thông tin có chất lượng.
Thông tin thu thập được chính là công sức, là tiền bạc nên việc quản lí, bảo vệ chúng là một nhiệm vụ quan trọng của nhà môi giới. Quản lí thông tin trên nguyên tắc:
- Nguyên tắc bảo mật.
- Không tiết lộ thông tin của khách hàng.
- Không sử dụng thông tin của khách hàng để gây nên những bất lợi cho
khách hàng.
- Không sử dụng thông tin của khách hàng để thu lợi cho mình hoặc thu lợi cho bên thứ ba.
Trừ các trường hợp đặc biệt:
- Khách hàng đồng ý.
- Theo yêu cầu của luật pháp hoặc các nhà chức trách.
- Thông tin đó là cần thiết để bảo vệ quyền lợi hợp pháp cho nhà môi giới. Các phương pháp bảo mật:
- Đặt password cho máy, file.
- Ổ cứng di động
SV Ngô Trí Tiến Page 34
- Tủ, két có khóa.
- Sử dụng máy hủy tài liệu .
- Giao những mảng công việc cho từng nhân viên.