Hoạt động môi giới bất động sản có một quy trình chuẩn mà hầu như tất cả các công ty hay sản giao dịch đều làm theo, đó là:
1. Thu nhập thông tin về cung –cầu bất động sản.
2. Xác định đối tượng và các bên tham gia thương vụ môi giới bất động sản.
3. Các hoạt động để đi đến kết thúc thương vụ môi giới.
Và với Luxury Home, mỗi phòng kinh doanh lại có những cách tiếp cận, thực hiện khác nhau.Tùy theo từng sản phầm mà các phòng tập trung sẽ có những chiến lược và bước đi tiếp cận nhà đầu tư, khách hàng khác nhau.
2.2.3.1Thu thập nguồn thông tin cung, cầu bất động sản tại công ty cổ phần dịch vụ Luxury Home.
Tìm kiếm bất động sản: cần bán, chuyển nhượng,cho thuê, cho thuê lại,các dự án đầu tư, các cơ quan đấu giá đất và bất động sản,ngân hàng và các nơi nhận thế chấp…
• Nguồn cung cấp thông tin:
+Hệ thống mạng sàn.
+Thu thập thực tế, cư dân địa phương +Khách đăng tin trên công ty.
+Cộng tác viên.
+Hệ thống các cộng tác viên.
+Bất động sản thế chấp từ các ngân hàng. +Khách cũ.
+Các dự án đăng ký qua sàn.
+Nguồn khác như qua các trang web, báo chí, qua các mối quan hệ… • Phương pháp thu thập thông tin:
SV Ngô Trí Tiến Page 51
+Mua thông tin từ các nhà cung cấp: CBRE, Savills,… +Báo chí, phương tiện thông tin đại chúng
+Liên hệ điện thoại hoặc gặp gỡ
• Xem xét bất động sản một cách tỷ mỷ và đầy đủ về: Kinh tế kỹ thuật:
+Vị trí: môi trường xung quanh.
+Loại, kích thước, hình thể, không gian, hướng. +Trang thiết bị: cơ sở vật chất kỹ thuật
+Tình trạng kỹ thuật: xem tổng thể nhue thế nào, chi tiết, chất liệu, thời gian sử dụng, kiến trúc, bảo dưỡng…
+Hạ tầng kỹ thuật: đường, điện, nước,
+Giá cả toàn bộ và từng phần của bất động sản.
Pháp lý:
+Giấy tờ xác nhận quyền năng đối với bất động sản: sổ đỏ, sổ hồng. quyết định giao đất, giấy phép xây dựng, phân chia tài sản,,,
+Quy hoạch: sử dụng đất, không gian, các công trình liên quan khác. +Các giấy tờ liên quan đến tranh chấp: uỷ ban nhân dân.
+Quyền năng và sự hạn chế về quyền năng: ví dụ: hạn chế độ cao… Xã hội, lịch sử:
+Thời gian sử dụng, người sử dụng, xây dựng và quá trình phát triển cảu bất động sản.
+Môi trường xã hội, dân cư: có bị ô nhiễm không…
+Phong thuỷ và các yếu tố đặc biệt khác: ví dụ trước đây có tai biến gì không…. Nguồn thông tin và phương pháp thu thập:
+Tìm hiểu từ chủ sở hữu: giấy tờ pháp lý liên quan đến bất động sản, các loại hoá đơn.
+Cơ quan quản lý nhà nước: phòng quản lý nhà đất, sở quy hoạch, nhà đất.
Ví dụ: Sở quy hoạch: xem quy hoạch hiện tại và xu hướng trong tương lai. +Tổ dân phố và hàng xóm.
SV Ngô Trí Tiến Page 52
+Tự điều tra và thăm dò.
+Cơ sở dữ liệu cá nhân và kinh nghiệm kiến thức.
+Bản đồ: ví dụ bản đồ quy hoạch đất đai, quy hoạch tổng thể phát triển kinh tế xã hội, bản đồ điện tử.
+Các đề tài nghiên cứu, hội thảo…. ví dụ: ảnh hưởng của chất thải đối với môi trường đời sống dân cư.
+Trao đổi kinh nghiệm: giữa các nhà môi giới -> rất quan trọng.
-Cung cấp các thông tin cần thiết về thương vụ cho chủ sở hữu
-Tìm kiếm khách hàng có nhu cầu về thuê mua bất động sản • Cách tiếp cận
Chủ động:+Qua internet, TV, báo chí, quảng cáo, danh bạ
+Gửi thư trực tiếp, phát tờ rơi: tập trung vào khách hàng tiềm năng +Gọi điện thoại trực tiếp đến khách hàng
+Liên kết lấy thông tin từ cácvăn phòng môi giới khác +Giới thiệu qua những khách hàng cũ của mình
Thụ động: Khách hàng tìm đến văn phòng mình
2.2.3.2 Cách thức xác định đối tượng và các bên tham gia thương vụ.
Nhân viên môi giới cần khai thác các thông tin cơ bản để từ đó đặt mình vào vị
trí của khách hàng, dùng kinh nghiệm và kiến thức của mình trên thị trường để tư vấn định hướng cho khách bất động sản mục tiêu cho phù hợp. Các thông tin cần khai thác:
-Đối với nhu cầu của khách mua hoặc thuê cần khai thác thông tin sau: +Đối tượng sử dụng bất động sản.
+Khả năng tài chính có thể, khung giá cho phép +Mục đích mua/ thuê bất động sản.
+Thời hạn tối đa mà khách có thể chờ công ty thực hiện. +Các ràng buộc khác: thú nuôi, thời gian đi về…
Cần sự linh hoạt, thái độ làm việc chuyên nghiệp của nhân viên môi giới nhằm tạo niềm tin cho khách hàng, đồng thời xúc tiến nhanh quá trình làm việc của họ.
SV Ngô Trí Tiến Page 53
+Lý do và nguyện vọng +Thông tin về bất động sản +Các điều kiện kèm theo
+Khung giá phù hợp +Năng lực bán
Với những bất động sản là đất hoặc nhà ở thông thường thì việc lấy thông tin từ chủ sở hữu là việc đơn giản thông qua các số liệu đã có trong sổ đỏ hoặc các giấy tờ bên chủ sở hữu cung cấp. Riêng đối với loại hình bất động sản dự án, cần phải có các loại thông tin cần thiết sau:
+Tên dự án; tên chủ đầu tư.
+Tính pháp lý của dự án; vị trí, quy mô của dự án. +Tên các đối tác cùng hợp tác.
+Thời điểm bắt đầu thực hiện, hoàn thành dự án.
+Thông tin về quy hoạch chi tiết vùng có bất động sản giao dịch. +Tiến độ thanh toán và giá bán sản phẩm.
+Cần xem xét đến tính hấp dẫn của dự án vì điều đó sẽ thể hiện mức độ dễ thành của các giao dịch liên quan. Xem xét 3 yếu tố cơ bản: thứ nhất là vị trí dự án có nằm trong xu thế phát triển trong tương lai không, có gần các trung tâm, quy mô ra sao? Thứ hai là tiến độ thanh toán, chủ đầu tư có cho trả dần không, theo mấy giai đoạn và có sự hỗ trợ của chủ đầu tư, sự tham gia của các ngân hàng hay không? Thứ ba là giá so sánh với các dự án liền kề cùng điều kiện pháp lý, tiến độ thi Công, các phương thức bán hàng…
Tiếp đến là tiến hành xử lý thông tin: sau khi đã có nguồn cơ sở dữ liệu chung về bất động sản, về nguồn cung –cầu cần qua xử lý để đảm bảo thông tin là chính xác và có sự nhìn nhận bằng kinh nghiệm chuyên môn của nhân viên môi giới:
Xác định giá bất động sản được bán (cho thuê)
Các môi giới viên xem xét lại các thông tin về bất động sản như diện tích, tình trạng pháp lý, môi trường xung quanh, các đặc điểm đặc biệt của bất động sản, ngoài ra
SV Ngô Trí Tiến Page 54
tiềm năng, có các mẫu sẵn dành cho khách đăng tin và sau khi môi giới viên kiểm tra và bổ sung các thông tin về bất động sản sẽ đưa lên một loại phiếu, gọi là “Phiếu đăng
tin”.
Thiết lập cơ sở dữ liệu riêng vè những bất động sản muốn bán cho thuê Xây dựng cơ sở dữ liệu thông tin về khách hàng mua (thuê)
Tìm hiểu,phân tích cụ thể, chính xác về nhu cầu của những khách hàng mua (thuê) và các điều kiện liên quan tới thương vụ.
Tận dụng thông tin phản hồi từ những người không mua (thuê) các bất động sản đã giới thiệu
Chia sẻ,cung cấp cho các bên tham gia những thông tin cần thiết về khía cạnh pháp lý, thuế và phí liên quan đến thương vụ.
Với những khách hàng đến sàn bán/cho thuê bất động sản sẽ có hợp đồng môi giới bán/cho thuê bất động sản; với những khách hàng đến công ty mua/thuê bất động sản sẽ có hợp đồng môi giới mua/thuê bất động sản gọi chung là “Hợp đồng cung cấp dịch vụ” nhưng nội dung của mỗi loại sẽ khác nhau.
2.2.3.3Các thủ tục để kết thúc thương vụ giao dịch.
Khi thương lượng được cả hai bên thì môi giới viên sẽ làm chứng cho hợp đồng đặt cọc, công ty có mẫu sẵn.
Sau khi đã xác định được các yếu tố trên, Công việc còn lại là Công chứng hợp động giao dịch, 2 bên mua và bán được mời lên công ty để thực hiện nghĩa vụ, nhưng trước đó 2 bên được thông báo cần chuẩn bị những giấy tờ:
Bản sao các giấy tờ tuỳ thân (CMND, hộ chiếu)
Bản sao giấy chứng nhận quyền sở hữu, quyền sử dụng hoặc bản sao giấy tờ thay thế được pháp luật quy định đối với tài sản mà pháp luật quy định phải đăng ký quyền sở hữu, quyền sử dụng đất hoặc Công trình.
SV Ngô Trí Tiến Page 55
Khi nộp các bản sao này cần phải mang cả bản chính đi để chứng thực. Công việc còn lại của phòng Công chứng. Khi thương vụ kết thúc thì dữ liệu của cuộc mua bán được lưu trữ và sử dụng cho mục đích định giá.
Như thế là kết thúc một một thương vụ môi giới, phần còn lại là dịch vụ chăm sóc khách hàng. Ở công ty điều này được thực hiện khá tốt nhằm tạo dựng hình ảnh
Công ty, giữ liên lạc và tận dụng mối quan hệ của các khách quen, tạo mới nguồn khách hàng tiềm năng.