trong tất cả các hoạt động của đơn vị. Khi xác định được mục tiêu phát triển nhà quản lý và đơn vị cần có những kế hoạch để hỗ trợ cho việc thực hiện mục tiêu, nó như một công cụđịnh hướng, tổ chức và điều khiển các hoạt động của đơn vị.
Kế hoạch bao gồm: Kế hoạch dài hạn, kế hoạch trung hạn và kế hoạch ngắn hạn. Tùy từng thời điểm mà các kế hoạch được lập ra phù hợp với mục tiêu xác định trong một khoảng thời gian xác định.
Yêu cầu đối với một kế hoạch là phải đạt được 5 yếu tố SMART trong đó: S - Specific: Kế hoạch phải cụ thểđáp ứng nhu cầu mục tiêu của đơn vị
M - Measuable: Kế hoạch phải định lượng, đo, đếm được
A - Archivable: Kế hoạch phải đạt được hiệu quả nhất định nào đó R - Relevant: Kế hoạch phải phù hợp với đơn vị
T - Time bound: Bất kỳ kế hoạch nào cũng cần có thời gian thực hiện cụ thể
Trong kế hoạch tài chính thì việc lập kế hoạch là khâu quan trọng nhất giúp cho
đơn vị cân đối các nguồn lực để có những phương hướng phát triển đồng thời dễ dàng kiểm soát các nguồn thu chi và hoạt động tài chính trong đơn vị.
Một kế hoạch tốt là một kế hoạch phải trả lời đầy đủđược các câu hỏi dành cho ai, như nào, tại sao, làm cái gì và khi nào.
Công cụ bảng điểm cân bằng: Là công cụ dùng giúp định hướng hành vi của các bộ phận, phòng, ban trong đơn vị cùng đạt tới một mục tiêu dài hạn có tầm chiến lược, đồng thời là căn cứ cho việc đánh giá và quản lý hệ thống.
Công cụ bảng điểm cân bằng có bốn nội dung chính bao gồm:
Phương diện tài chính: Trên phương diện tài chính thì công cụ bảng điểm cân bằng coi trọng hiệu quả kinh tế, các chỉ tiêu về tài chính và hiệu suất sinh lời đối với việc đầu tư. Nói cách khác, mục tiêu sử dụng công cụ bảng điểm cân bằng trên phương diện tài chính chính là việc phân tích và tối ưu hóa các nguồn thu cho đơn vị.
Phương diện khách hàng: Mục tiêu sử dụng công cụ bảng điểm cân bằng trên phương diện khách hàng là quan tâm tới nhu cầu của khách hàng, thực hiện các hoạt
động chăm sóc khách hàng hiệu quả, thiết lập hệ thống chăm sóc khách hàng, thu thập thông tin và phản hồi để từđó điều chỉnh lại dịch vụ và sản phẩm của đơn vị tạo chất lượng cao và tăng cường giá trị nhận biết đối với khách hàng, tiếp cận khách hàng mục tiêu. Đối với các đơn vị sự nghiệp công lập hoạt động trong lĩnh vực đào tạo thì khách
hàng ởđây chính là các đối tượng học viên. Công cụ bảng điểm cân bằng dựa trên việc
đánh giá kết quảđầu ra đểđáp ứng nhu cầu thực của học viên từđó thiết lập các ngành học phù hợp với yêu cầu của thị trường.
Qui trình hoạt động nội bộ: Là cách sử dụng bảng điểm cân bằng nhằm đạt
được mục đích tối ưu hóa nguồn lực nội bộ, tận dụng sức mạnh trí tuệ của cán bộ, Có cơ chế khuyến khích cán bộ, nhân viên đoàn kết phát huy tinh thần sáng tạo, đưa các sáng kiến vào trong hoạt động sản xuất nhằm tạo ra các sản phẩm có chất lượng cao.
Học hỏi để phát triển: Công cụ bảng điểm cân bằng giúp cho đơn vị định hướng, phát hiện những thiếu sót, khiếm khuyết trong từng khâu, từng bộ phận để từ đó có các chương trình đào tạo phù hợp. Luôn có sự trao đổi kinh nghiệm thực tiễn và không ngừng học hỏi, nâng cao năng lực của cán bộ công nhân viên.
Phân cấp quản lý:
Phân cấp là việc phân công chức năng, phân định nhiệm vụ, quyền hạn cho từng cấp hành chính để việc quản lý đơn vị được thuận lợi và hiệu quả hơn. Bản chất của phân cấp là việc cấp trên chuyển giao những nhiệm vụ, quyền hạn nhất định do mình đang nắm giữ và thực hiện cho cấp dưới thực hiện một cách thường xuyên, liên tục bằng phương thức ban hành văn bản hoặc bằng cách chuyển cho cấp dưới thực hiện nhiệm vụ, quyền hạn bằng các quyết định cụ thể.
Nội dung của phân cấp là giao cho các bộ phận trong bộ máy hoạt động những nhiệm vụ, quyền hạn để thực hiện, giải quyết những công việc nhất định của đơn vị. Những nhiệm vụ, quyền hạn được giao cho các bộ phận được xác định sao cho hợp pháp và hợp lý, căn cứ vào vị trí, tính chất và chức năng của chúng trong bộ máy hoạt
động thể hiện dưới dạng các quyền, trách nhiệm của bộ phận đó. Cụ thể là:
+ Quyền, trách nhiệm về các công việc quản lý hoặc quyền cung ứng các dịch vụ công trong những lĩnh vực, với quy mô nhất định theo nguyên tắc các công việc
được trao trọn gói cho từng cấp quản lý, có nghĩa là, việc của cấp này sẽ không thuộc việc của cấp khác.
+ Để thực hiện các quyền, các công việc tương ứng thì từng cấp được trao quyền về ngân sách, tài chính độc lập với cấp khác.
+ Quyền về tổ chức nhân sựđểđảm bảo việc thực hiện các nhiệm vụ, công việc quản lý hoặc cung ứng các dịch vụ công do bộ phận mình đảm nhiệm.
Phân cấp thực chất là trao cho từng cấp trong hệ thống những quyền tự quyết
định, tự quản lý những công việc cụ thể nhất định trên các lĩnh vực khác nhau.
Phân cấp thường được thực hiện ở các phương diện cơ bản như: Phân cấp về
quản trị; phân cấp về hành chính; phân cấp về tài chính…
+ Phân cấp về quản trị được hiểu là việc chuyển giao một phần quyền và nghĩa vụ quản trị từ đơn vị cấp cao hơn xuống cấp thấp hơn trong cùng một hệ thống. Tác dụng của quá trình này là làm cho bộ máy của các đơn vị trực thuộc trong hệ thống mạnh lên đồng thời cho phép cán bộ quản lý ở các bộ phận trực thuộc có điều kiện tham gia và có ảnh hưởng nhiều hơn vào tiến trình xây dựng và thực thi các chính sách của toàn hệ thống. Trong quá trình phân cấp về quản trị thường đòi hỏi phải có những sửa đổi nhất định về hệ thống các văn bản nội bộ cho phù hợp với từng bộ phận trong từng thời kỳ.
+ Phân cấp về hành chính được hiểu là phân bổ lại thẩm quyền, trách nhiệm và nguồn ngân sách cho việc bảo đảm các dịch vụ công giữa các cấp trong hệ thống. Điều này biểu hiện ở việc chuyển giao quyền và trách nhiệm thực hiện các chức năng công cộng (bao gồm cả việc xây dựng kế hoạch, quản lý và chi tiêu) từ cấp trên xuống cho
đơn vị cấp dưới. Phân cấp về hành chính thể hiện ở ba cấp độ cơ bản là: Phi tập trung hóa (tản quyền), ủy quyền và phân cấp quản lý.
+ Phân cấp về ngân sách được hiểu là sự phân bổ trách nhiệm quản lý về nguồn ngân sách giữa các cấp. Phân cấp về ngân sách thể hiện dưới nhiều dạng như: Cho phép các bộ phận tự chủ về tài chính (tự hạch toán kinh phí thu, chi); kết hợp cùng thực hiện các hoạt động tài chính;cho phép bộ phận trích lập hoặc hưởng toàn bộ hay một phần các khoản thu… ởđơn vị mình;
+ Phân cấp quản lý về kinh tếđược hiểu là chuyển giao quyền điều hành, quyết
định một số hoạt động từđơn vị cấp trên xuống đơn vị cấp dưới
Việc phân quyền một cách rõ ràng sẽ tránh được tình trạng đùn đẩy không muốn thực hiện hoặc tranh nhau thực hiện đối với một số công việc nhất định của đơn vị. Sự phân công không rõ ràng, quy định nhiệm vụ, quyền hạn của các đơn vị trực thuộc không chặt chẽ thường dẫn đến hiện tượng không quy kết được trách nhiệm cho các đơn vị, hoặc gặp khó khăn trong việc phối hợp công việc giữa các bộ phận. Trên cơ sở sự phân công hợp lí về nhiệm vụ, quyền hạn của các đơn vị trực thuộc theo hệ
thống văn bản nội bộ của hệ thống sẽ là tiêu chí để đánh giá tính hợp pháp, trách nhiệm, hiệu quả trong hoạt động của toàn bộ hệ thống trên thực tế.