2030
5.2.1. Thiết lập bộ công cụ đánh giá và quản lý theo phương pháp đánh giá
đầu ra và hiệu quả của hoạt động 5.2.1.1. Bảng điểm cân bằng
Bảng điểm cân bằng(Tiếng Anh: Balanced Scorecard –BSC) là phương pháp quản lý hiện đại dựa trên mục tiêu của đơn vị, theo đó định hướng phát triển của đơn vị được thể hiện bằng các chỉ tiêu, các mục tiêu mà đơn vị đó xây dựng một cách hài hòa, cân đối dựa trên các ưu tiên quan trọng của đơn vị.
Hệ thống Bảng điểm cân bằng sẽ giúp định hướng hành vi của toàn bộ các bộ
phận, phòng, ban trong đơn vị cùng hướng tới một mục tiêu chung cũng như sự phát triển bền vững làm cơ sở cho hệ thống quản lý và đánh giá công việc của từng vị trí.
Nói một cách khác trong quản lý tài chính thì bảng điểm cân bằng sẽ giúp cho
đơn vị có tầm nhìn chiến lược tạo ra giá trị kinh tế dài hạn. Do vậy, mặc dù những đo lường tài chính về hiệu quả của đơn vị hằng năm vẫn được sử dụng để cung cấp báo cáo về hiệu quả hoạt động hiện thời nhưng những thước đo tài chính này vẫn vần phải
được bổ sung bằng những nhân tố tác động tới hiệu quả tài chính dài hạn. Những nhân tố này đặc biệt là những nhân tố của cơ hội tăng trưởng và phát triển đòi hỏi những thước đo khác ngoài thước đo tài chính đã có.
Qua phân tích ta nhận thấy tiềm năng của Học viện trong việc phát triển ngành mới và tăng trưởng hệ giáo dục đại học chính trị là rất lớn. Những con số thông qua các báo cáo tài chính hằng năm không nêu bật ra được những cơ hội này. Việc sử dụng công cụ bảng điểm cân bằng sẽ giúp cho Học viện nhận rõ những giá trị mà gia tăng trong việc sử dụng và tận dụng nguồn lực sẵn có như hệ thống cơ sở vật chất, đội ngũ
giảng viên lâu năm, nhiều kinh nghiệm và những nguồn lực khác hoàn toàn có thể sử
dụng mà không tốn quá nhiều chi phí khi thực hiện.
Dựa vào bốn nội dung cơ bản của công cụ Bảng điểm cân bằng bao gồm phương diện tài chính, phương diện khách hàng, qui trình hoạt động kinh doanh nội bộ
và học hỏi để phát triển áp dụng cho hệ thống Học viện như sau:
Trên phương diện tài chính, mô hình quản lý nhấn mạnh nhà quản trị phải coi nguồn thu là mục tiêu quan trọng, các chỉ tiêu sinh lời của tài sản đạt mức cao. Nghĩa là nếu tiềm lực của giảng viên, cơ sở vật chất của đơn vị chỉđơn thuần thực hiện các
nhiệm vụ đào tạo được giao sẽ gây lãng phí nguồn lực. Công cụ Bảng điểm cân bằng sẽ giúp phân tích và tối ưu hóa các tiềm lực tại đơn vị đồng thời chỉ ra rằng cần thiết phải có một hành lang cho các hoạt động đào tạo bên ngoài ngân sách để tận dụng tối
đa nguồn lực, tạo nguồn thu cho đơn vị.
Phương diện nội bộ, mô hình nhấn mạnh nhà quản trị phải biết khai thác và sử
dụng sức mạnh, trí tuệ của cán bộ, các sáng kiến trong hoạt động để tạo ra các sản phẩm có chất lượng cao. Sự cào bằng và cách áp dụng các định chế tài chính đối với giảng viên hiện nay tại Học viện không tạo động lực khuyến khích giảng viên và khai thác được sức mạnh trí tuệ sáng tạo trong hoạt động giảng dạy. Nếu được đánh giá
đúng và có sự khuyến khích sẽ giúp cho các giảng viên nhiệt tình, sáng tạo đổi mới trong giảng dạy từ đó sẽ tạo ra được một kết quả đầu ra tốt hơn đồng nghĩa với việc Học viên sẽ thu nhận được những kiến thức hữu dụng hơn áp dụng vào hệ thống quản lý nhà nước. Đồng thời với việc áp dụng xây dựng kế hoạch dựa trên kết quảđầu ra sẽ được trình bày ở phần tiếp theo thì việc sử dụng công cụ Bảng điểm cân bằng cũng giúp cho việc đánh giá và thỏa mãn các yêu cầu của đối tác trong hoạt động đào tạo và nghiên cứu của Học viện.
Phương diện học tập để phát triển, mô hình nhấn mạnh nhà quản trị và toàn bộ
cán bộ, nhân viên thường xuyên phải học tập để nâng cao trình độ chuyên môn, trao
đổi kinh nghiệm thực tiễn giúp cho đơn vị đạt được mục tiêu của mình. Kết quả khảo sát của chương 3 cho thấy sự cần thiết và liên tục bổ xung kiến thức đào tạo từ các cấp quản lý tới nhân viên trong hệ thống tài chính của đơn vị. Điều này cũng rất phù hợp khi sử dụng công cụ bảng điểm cân bằng để đo lường và liên tục đánh giá lại năng lực của nhân viên và bổ xung các kiến thức nâng cao trình độ cho các vị trí. Đồng thời cũng chỉ ra rằng việc tổ chức các hội thảo thường xuyên sẽ giúp cho việc trao đổi kinh nghiệm thực tiễn giữa các đơn vị trong hệ thống hoạt động hiệu quả hơn.
Như vậy, ứng dụng bảng điểm cân bằng trong quản trị sẽ giúp cho học viện tối
ưu hóa nguồn lực để thực hiện các mục tiêu. Qua các chỉ sốđo hiệu quả về bốn yếu tố được báo cáo định kỳ, thường xuyên giúp cán bộ lãnh đạo được cảnh báo sớm và có quyết định chính xác, kịp thời hơn. Công cụ này cũng làm rõ mỗi liên kết giữa các mảng hoạt động của đơn vị với chiến lược phát triển chung của hệ thống Học viện. Qua đó mỗi nhân viên hiểu rõ hơn vị trí và vai trò của mình trong chiến lược để tăng cường động lực đóng góp cho đơn vị.
Bảng 5.1: Mô hình bảng điểm cân bằng cho Học viện
Mục tiêu Chỉ tiêu đo lường vĐơn
ị tính Phương hướng Ngân sách
1. Về tài chính: -Tăng nguồn thu từ hoạt động đào tạo và hợp tác bên ngoài. -Tiết kiệm chi phí -Tăng giá trị và uy tín của học viện -Mức độ tự chủ -Thu nhập cán bộ -Tự chủ chi thường xuyên Tỉ lệ %, tiền -Mở ngành, mở rộng đối tượng đào tạo bồi dưỡng chức danh -Tận dụng cơ sở vật chất có sẵn để tăng qui mô đào tạo -Đề xuất đánh giá hằng năm các ngành và chất lượng đào tạo của học viện theo chuẩn quốc gia và quốc tế 2. Về hợp tác -Hợp tác đào tạo trong nước -Hợp tác quốc tế trong đào tạo và nghiên cứu khoa học -Đáp ứng được yêu cầu của đối tác với chi phí cạnh tranh -Chỉ tiêu về số lượng tuyển sinh ngành mới -Chỉ tiêu số lượng các dự án khoa học được thực hiện -Chỉ tiêu số lượng lớp mở mới
-Chỉ tiêu về doanh thu
đào tạo bên ngoài
Xây dựng website thân thiện, tiếp cận và quảng bá tới các đơn vị có nhu cầu. 3.Về hoạt động nội bộ -Đồng bộ, qui trình chuẩn, chính xác. -Hiệu quả -Chỉ tiêu về lượng giảng viên đứng lớp, -Số lượng giảng viên đạt tiêu chuẩn -Hiệu quả công việc -Chi phí quản lý -Số chứng từ bị sai, chậm chễ %, số lượng, số lần, số năm, đơn vị tiền, báo cáo Nghiên cứu phát triển, đầu tư công nghệ giảng dạy, công nghệ trong các hoạt động tài chính kế toán và các hoạt động quản lý của đơn vị. Thiết lập các qui trình chuẩn cho đơn vị
4. Học tập để phát triển -Phát triển nhân lực -Phát triển hệ thống thông tin -Cải tiến các thủ tục và loại bỏ các qui trình rườm rà -Số lượng giảng viên Giáo sư, tiến sĩ tăng thêm -Kỹ năng tay nghề, thâm niên công tác -Chi phí đào tạo trong tổng chi phí -Hiệu quả chi phí đào tạo %, số lượng, số lần, số năm, đơn vị tiền Mở lớp đào tạo nhân viên Nâng cao trình độ giảng viên. Mở lớp đào tạo cán bộ quản lý Khen thưởng
Mục tiêu Chỉ tiêu đo lường vĐơn
ị tính Phương hướng Ngân sách
gây lãng phí. -Chi phí và số lần đầu tư phát triển hệ thống thông tin quản lý -Quy mô phúc lợi
Nguồn:Nghiên cứu sinh
5.2.1.2 Công cụ kế hoạch
Đối với bất kỳđơn vị nào để quản lý các hoạt động tài chính, chủ thể quản lý từ
các cấp phải sử dụng công cụ kế hoạch. Về cơ bản, kế hoạch chính là các quyết định của chủ thể quản lý về mục tiêu, biện pháp và các đảm bảo vật chất cần thiết để thực hiện mục tiêu đề ra trong một khoảng thời gian xác định. Như vậy, công cụ kế hoạch là một công cụđịnh hướng, tổ chức và điều khiển các hoạt động tài chính của đơn vị.
Đối với Học viện, các kế hoạch vẫn được lập ra theo kỳ. Tuy nhiên, khảo sát đã chỉ ra rằng vẫn có những điểm yếu trong lập kế hoạch tài chính tại các đơn vị trong hệ
thống Học viện. Kết quả nghiên cứu đã cho thấy đối với kế hoạch tài chính ngân sách tại Học viện còn một số tồn tại, hạn chế căn bản như sau: Dự toán NSNN còn mang tính hình thức, dự toán theo các lĩnh vực chi chưa có căn cứ vững chắc, không có thuyết minh; Dự toán NSNN hàng năm chưa thực sự bảo đảm tính khách quan; các
đơn vị thụ hưởng ngân sách luôn có xu hướng lập dự toán thu thấp và chi cao; Công tác xây dựng kế hoạch nói còn chưa đảm bảo tính tổng thể, có sự tách rời giữa việc xây dựng kế hoạch của các mặt hoạt động với kế hoạch tài chính ngân sách.
Trên thực tiễn, Nhà nước tăng cường đầ tư nguồn kinh phí cho Học viện thông
qua: (1)chỉ tiêu tuyển sinh; (2)các nhiệm vụ không thường xuyên phát sinh. Vì thế để đảm bảo việc lập đúng và đủ dự toán ngân sách nhà nước hàng năm, khắc phục các tồn tại và hạn chế nêu trên thì các đơn vị dự toán cần nâng cao chất lượng xây dựng dự
toán trong các khâu sau:
- Tổ chức tốt khâu xây dựng kế hoạch các mặt công tác.
- Hoàn thiện hệ thống thông tin, đây là nội dung rất quan trọng để có được dự
toán chính xác.
- Cần có dữ liệu cụ thể cần thiết phục vụ cho việc thuyết minh, giải trình các căn cứ lập dự toán.
Trong quá trình xây dựng kế hoạch tài chính ngân sách, căn cứ vào văn bản hướng dẫn xây dựng dự toán hàng năm của các cơ quan chức năng, các đơn vị dự toán
tiến hành lập dự toán ngân sách nhà nước trên cơ sở chức năng, nhiệm vụ, hệ thống các chỉ tiêu được giao, các chế độ, định mức hiện hành của Nhà nước, số giao kiểm tra, kết quả thu sự nghiệp và chi hoạt động thường xuyên của năm trước liền kềđể làm căn cứ lập dự toán thu chi năm kế hoạch.
Ý nghĩa của việc sử dụng công cụ kế hoạch đối với Học viện: Việc áp dụng công cụ kế hoạch sẽ giúp cho các đơn vị trong hệ thống khắc phục những nhược điểm trên.
Một là, công cụ kế hoạch cũng cho phép nhà quản lý cũng như mọi bộ phận trong hệ thống quản lý nhận thức thống nhất về hướng đi, cách đi thích hợp để nhanh chóng đạt được mục tiêu. Trên cơ sở thống nhất nhận thức mà hoạt động của mọi cấp, mọi bộ phận, mọi tổ chức tự giác, chủđộng và thống nhất trong hành động thực tiễn.
Hai là, kế hoạch cũng giúp cho các nhà quản lý chủđộng thích ứng với những thay đổi trong quá trình phát triển của thực tiễn do có những dựđoán trước, chủđộng tạo ra những biến đổi có lợi cho quá trình phát triển, tập trung vào những nhiệm vụ
trọng yếu.
Ba là, Căn cứ vào kế hoạch được lập bộ phận quản lý có thể đánh giá hiệu quả
hoạt động của các cấp trong đơn vị và trong toàn hệ thống, phát triển hữu hiệu các tiêu chuẩn kiểm tra
Nội dung cần thiết khi sử dụng công cụ kế hoạch:
Khi lập kế hoạch cần thiết phải xác định rõ ràng 5 yếu tố: ai, cái gì, ở đâu, khi nào và làm thế nào thêm vào đó cũng cần xác định phương pháp kiểm soát, kiểm tra và
đánh giá nguồn lực ngay khi bắt tay vào lập kế hoạch
Với mục tiêu tăng nguồn thu ngoài ngân sách, Học viện cần triển khai kế hoạch dài hạn như sau:
Bước 1: Xác định rõ tại sao lại phải tăng nguồn thu ngoài ngân sách. Thực hiện Nghị quyết số 30/NQ-CP ngày 8/11/2011 của Chính phủ ban hành chương trình tổng thể cải cách hành chính Nhà nước giai đoạn 2011-2020; Nghị quyết số 40/NQ-CP ngày 09/08/2012 của Chính phủ ban hành Chương trình hành động triển khai Thông báo kết luận của Bộ chính trị về đề án “Đổi mới cơ chế hoạt động của các đơn vị sự
nghiệp công lập, đẩy mạnh xã hội hóa một số loại hình dịch vụ sự nghiệp công”; Với mục tiêu đổi mới cơ chế tự chủ phù hợp với đặc thù hoạt động, nhằm nâng cao chất lượng, hiệu quả, hoàn thành tốt chức năng, nhiệm vụ được giao theo chủ trương của
Đảng và Nhà nước khuyến khích xã hội hóa, thực hiện tự chủ, tự chịu trách nhiệm về
tăng nguồn thu ngoài bù đắp cho nguồn kinh phí từ ngân sách nhà nước chỉ có giới hạn nhất định.
Bước 2: Tăng nguồn thu từ hoạt động gì. Đối với Học viện, là một đơn vị
chuyên về giảng dạy và nghiên cứu đặc biệt lĩnh vực lý luận chính trị là thế mạnh lớn nhất của Học viện do đó việc mở rộng ngành học, bồi dưỡng chức danh và đối tượng tuyển sinh sẽ giúp cho Học viện tăng nguồn thu.
Bước 3: Các hoạt động có thể diễn ra ởđâu. Với hệ thống các trường chính trị
trải rộng ở 63 tỉnh thành trên cả nước thì Học viện hoàn toàn có thể tổ chức các lớp học ở rất nhiều địa điểm tùy theo nhu cầu của các đối tác hoặc học viên.
Bước 4: Trả lời câu hỏi khi nào. Học viện là đơn vị dự toán cấp 1 vì vậy các kế
hoạch đều phải thực hiện đủ 5 bước với những khoảng thời gian qui định sẽđược trình bày ở phần sau trong mỗi năm tài khóa.
Bước 5: Ai là người thực hiện kế hoạch này. Vụ Kế hoạch tài chính (cơ quan tài chính cấp I ) chịu trách nhiệm lập kế hoạch tổng thể chung của toàn hệ thống Học viện và các đợn vị dự toán các cấp, vụ chức năng chịu trách nhiệm theo từng chỉ tiêu
được giao và chi tiết trong triển khai kế hoạch, các bộ phận thanh tra và kiểm soát nội bộ có trách nhiệm kiểm tra giám sát việc thực hiện kế hoạch này.
Bước 6: Thực hiện như thế nào. Để kế hoạch khả thi đòi hỏi phải xây dựng một bộ các văn bản hướng dẫn thực hiện theo qui chuẩn chung cho từng đơn vị tham gia, cách thức thực hiện từng công việc và thậm chí thực hiện việc đào tạo bồi dưỡng, tập huấn thường xuyên liên tục để đảm bảo toàn bộ các đơn vị, cá nhân có liên quan nắm rõ mục tiêu và qui trình thực hiện.
Bước 7: Xác định các phương pháp kiểm tra kiểm soát. Với các nội dung chính bao gồm: Có những công việc nào cần phải kiểm tra, tần suất kiểm tra thế nào, ai là người tiến hành kiểm tra, có những điểm trọng yếu nào.
Bước 8: Xác định nguồn lực. Ngoài việc xác định mục tiêu và các công việc tiến hành thì nhà quản lý cần xác định rõ nguồn lực vì nguồn lực chính là thước đo tính khả thi của kế hoạch trong đó bao gồm các nhân tố: Nhân tố con người, nguồn vốn, cơ sở vật chất, phương pháp thực hiện đối với Học viện với mục tiêu tăng cường mở rộng đối tượng tuyển sinh và mở ngành thì nhân tố quan trọng nhất chính là nhân tố con người, cụ thể là các giảng viên là giáo sư, tiến sĩ có kinh nghiệm giảng dạy lâu năm sẽ đóng một vai trò quan trọng trong việc đưa ra quyết định mở rộng tuyển sinh
và thu hút người học. Tuy nhiên cũng cần quan tâm đến việc đổi mới phương pháp