2.1.3.1 Sơ đồ cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý của công ty
Với mong muốn đem đến cho khách hàng những trải nghiệm về dịch vụ và chất lượng sản phẩm tốt nhất, vì vậy các phòng ban, bộ phận trong công ty TNHH Dệt May và Thời Trang Hà Nội có mối quan hệ mật thiết, chặt chẽ với nhau tạo thành 1 chuỗi hoạt động gắn bó xuyên suốt với nhau. Nhân viên tại Emspo được dẫn dắt dưới sự chỉ đạo các trưởng phòng, ban lãnh đạo công ty. Cơ cấu tổ chức đơn giản, đầy đủ giúp nâng cao hiệu quả công việc.
36
Hình 2.3 Cơ cấu tổ chức của công ty TNHH Dệt May và Thời Trang Hà Nội Nguồn: Phòng nhân sự công ty TNHH Dệt May và Thời Trang Hà Nội năm 2022
2.1.3.2 Chức năng, nhiệm vụ của một số phòng ban trong công ty
Công ty TNHH Dệt May và Thời Trang Hà Nội hoạt động trong lĩnh vực may đo các sản phẩm về thời trang theo mô hình cơ cấu theo chức năng. Với cơ cấu bộ máy đơn giản nhưng lại có mối quan hệ gắn bó chặt chẽ, mỗi phòng ban có những chức năng, nhiệm vụ riêng nhưng tất cả đều cố gắng phấn đấu xây dựng 1 mục tiêu chung là tạo nên giá trị cho công ty.
● Giám đốc: Bà Nguyễn Bích Trà là người đại diện trước pháp luật của công ty,
là người đứng đầu điều hành các hoạt động kinh doanh sản xuất hằng ngày của công ty và có trách nhiệm trước hội đồng các thành viên cổ đông về việc thực hiện quyền, nghĩa vụ của mình.
Một số chức năng, nhiệm vụ của giám đốc:
- Chịu trách nhiệm những định hướng, kế hoạch của công ty trong thời gian tới;
- Theo dõi, chỉ đạo công việc, hoạt động hằng ngày của các phòng ban, chịu trách nhiệm về doanh thu, lợi nhuận và tốc độ tăng trưởng ban hội đồng quản trị đề ra;
37
- Báo cáo cho hội đồng quản trị trong các cuộc họp thường niên về tình hình bán hàng và sản xuất của công ty;
- Thẩm định những đề xuất, kế hoạch do cấp dưới đề ra, đưa ra các đề xuất góp phần thúc đẩy công ty phát triển;
- Xem xét, tổ chức cơ cấu các hoạt động, công việc của các phòng ban: phòng hành chính - nhân sự, phòng tài chính kế toán, phòng kinh doanh, phòng marketing, phòng điều phối và phân tích hàng hóa, phòng chăm sóc khách hàng và bảo hành sản phẩm;
- Lên kế hoạch tuyển dụng nhân sự, phê duyệt các đề xuất tuyển dụng của trưởng phòng. Đánh giá thái độ và chất lượng làm việc của nhân viên trong công ty từ đó đưa ra những quy định hay thay đổi nhân sự không đạt chất lượng;
● Giám đốc tài chính nhân sự: là người tham gia trực tiếp việc hỗ trợ giám đốc
ra quyết định liên quan tới tài chính, nhân sự và các hoạt động tổng hợp báo cáo tài chính, báo cáo việc phân bổ bộ máy nhân sự trong công ty.
● Giám đốc kinh doanh: là người rất quan trọng, chỉ đứng sau giám đốc đảm
nhiệm hầu hết các hoạt động quản lý kinh doanh của công ty. Đưa ra các báo cáo kinh doanh tổng hợp, hỗ trợ ban giám đốc và hội đồng quản trị, tham gia trực tiếp vào việc quản lý thị trường, quản lý mức tiêu thụ sản phẩm, các chiến lược kinh doanh phát triển của công ty trong ngắn hạn và dài hạn. Đồng thời điều phối hoạt động của các phòng ban để hoạt động diễn ra nhanh chóng và hiệu quả. ● Phòng Hành chính - Nhân sự: Tham mưu hỗ trợ giám đốc tài chính nhân sự
trong việc quản lý phát triển nguồn nhân lực, chịu trách nhiệm sa thải nhân viên, tổ chức tuyển dụng, đào tạo nhân viên mới. Triển khai thực hiện nội quy lao động trong công ty và các quy định đảm bảo quyền lợi của người lao động như chế độ lương, thưởng, trợ cấp, phúc lợi, các chế độ bảo hiểm xã hội, bảo hiểm thất nghiệp, bảo hiểm y tế…
● Phòng tài chính kế toán: Hỗ trợ giám đốc tài chính kế toán trong việc chỉ đạo,
quản lý điều hành trong công tác quản lý tài sản, chi tiêu tài chính, hạch toán kế toán các phát sinh tài chính toàn công ty, sử dụng tiết kiệm hiệu quả chi phí mà công ty giao. Đồng thời lập báo cáo kết quả kinh doanh hàng tháng, hàng quý, hàng năm báo cáo lên ban giám đốc, hội đồng quản trị và quyết toán thuế, trình cơ quan thuế Nhà nước theo quy định của pháp luật.
38
● Phòng kinh doanh: Đưa ra các ý kiến đề xuất cho giám đốc kinh doanh các vấn
đề liên quan đến hoạt động phân phối sản phẩm của công ty. Phân tích và đánh giá về doanh số, lợi nhuận, chi phí của các chuỗi cửa hàng, các đại lý, hệ thống bán hàng online, bán hàng trên sàn TMĐT. Lên kế hoạch tìm kiếm mở rộng thị trường, đối tác kinh doanh, đánh giá tình hình kinh doanh từ đó đề xuất các chương trình cho phù hợp với công ty và thị trường.
● Phòng Marketing: Xây dựng, phát triển hình ảnh thương hiệu EMSPO. Xây
dựng và triển khai chiến lược marketing phù hợp, quản trị website, báo cáo phân tích kết quả kinh doanh trong mảng kinh doanh số từ đó đưa ra các chương trình phù hợp để tăng doanh thu , tăng lợi nhuận cho công ty. Phân tích thương hiệu cạnh tranh, tìm hướng kinh doanh mới.
● Phòng Điều phối và phân tích hàng hóa: Theo dõi tình hình hàng hóa bán/tồn
của toàn hệ thống. Lên kế hoạch phân phối hàng hóa hợp lý theo kế hoạch ra mắt sản phẩm, kế hoạch sản xuất, vòng đời sản phẩm, khả năng bán của từng sản phẩm đó tại các hệ thống của công ty. Điều vận kho thông minh, hiệu quả đảm bảo doanh số đạt mức tối đa và giảm thiểu các chi phí luân chuyển hàng hóa, cũng như tiết kiệm nguồn nhân lực.
● Phòng CSKH và bảo hành sản phẩm: Tư vấn giải đáp thắc mắc, hướng dẫn sử
dụng, bảo quản sản phẩm. Đo lường mức độ thỏa mãn về dịch vụ chăm sóc khách hàng, đánh giá phân tích các ý kiến khiếu nại để tìm ra nguyên nhân giải quyết, cách khắc phục. Nghiên cứu xây dựng các tập khách hàng riêng biệt theo từng nghề nghiệp, vùng miền, thu nhập, phương thức thanh toán, để có những chính sách khuyến mãi phù hợp.