47.1 Công Ty BOT phải:
47.1.1 tại bất kỳ thời điểm nào, duy trì sổ sách ghi chép đầy đủ chi tiết các chi phí thực hiệnCông Việc và Dịch Vụ, bao gồm những chi phí liên quan đến thiết kế, xây dựng, bảo Công Việc và Dịch Vụ, bao gồm những chi phí liên quan đến thiết kế, xây dựng, bảo trì, vận hành và tài chính tại một nơi an toàn và hình thức lưu giữ để tránh mất mát, mất trộm, hoặc hư hỏng;
47.1.2 cung cấp bản tóm tắt các chi phí được đề cập tại Điều 47 (Hồ Sơ Của Công Ty BOT),khi có yêu cầu của Cơ Quan Quản Lý Dự Án và của Bộ ... để thực hiện nghĩa vụ của khi có yêu cầu của Cơ Quan Quản Lý Dự Án và của Bộ ... để thực hiện nghĩa vụ của mình theo Hợp Đồng này, bao gồm chi tiết các nguồn vốn do Công Ty BOT nắm giữ nhằm mục đích để chi trả cho các chi phí của các tháng có yêu cầu dưới hình thức và chi tiết theo yêu cầu hợp lí của Cơ Quan Quản Lý Dự Án và Bộ ... để có thể giám sát việc thực hiện nghĩa vụ của Công Ty BOT theo Hợp Đồng này; và
47.1.3 chuẩn bị các trang thiết bị theo yêu cầu hợp lý của Cơ Quan Quản Lý Dự Án và sauđó Bộ ... cử đại diện kiểm tra nơi hồ sơ được lưu giữ và kiểm tra hồ sơ lưu giữ theo đó Bộ ... cử đại diện kiểm tra nơi hồ sơ được lưu giữ và kiểm tra hồ sơ lưu giữ theo Điều này.
47.1.4 Việc tuân thủ các điều trên sẽ yêu cầu Công Ty BOT phải duy trì sổ sách kế toán tuântheo Chuẩn Mực Kế Toán Việt Nam, cụ thể là: theo Chuẩn Mực Kế Toán Việt Nam, cụ thể là:
(a) các chi phí hoạt động hành chính; (b) các báo cáo tài chính;
(c) các khoản trả cho Nhà Thầu, Nhà Thầu Phụ; (d) doanh thu và Chi Phí Xây Dựng Cơ Bản;
(e) các loại sổ sách khác mà Cơ Quan Quản Lý Dự Án và Bộ ... có thể yêu cầu để thực hiện kiểm toán chi phí để kiểm định chi phí hoặc chi phí ước tính, cho mục đích của Điều 28 (Chậm Trễ) và Điều 52 (Thủ Tục Thay Đổi);
và Công Ty BOT phải luôn chuẩn bị sẵn sàng sổ sách kế toán để Cơ Quan Quản Lý Dự Án và Bộ ... (và bất kì chuyên gia nào) thẩm tra theo thông báo trước, và phải nộp báo cáo cho Bộ Bộ ... liên quan đến sổ sách kế toán này khi được yêu cầu.
47.1.5 Công Ty BOT phải duy trì và cập nhật hoặc đảm bảo rằng các loại hồ sơ sau được duytrì: trì:
(a) hồ sơ ghi chép đầy đủ tất cả các sự cố liên quan đến an toàn lao động, an toàn và an ninh xảy ra trong Thời Hạn Hợp Đồng;
(c) bất kì hồ sơ ghi chép, hoặc tài liệu khác được yêu cầu theo quy định tại Phụ Lục 15 (Yêu Cầu Về Thiết Kế), Phụ Lục 16 (Yêu Cầu Về Thi Công) và Phụ Lục 17 (Yêu Cầu Vận Hành Và Bảo Trì).
và Công Ty BOT phải luôn chuẩn bị sẵn sàng những hồ sơ được quy định trong Điều 47 (Hồ Sơ Của Công Ty BOT) để Bộ ... thẩm tra khi nhận được thông báo, và phải nộp báo cáo cho Bộ ... khi có yêu cầu.
47.1.6 Các hồ sơ được nêu trong Điều này phải được lưu giữ theo yêu cầu của Phụ Lục 15(Yêu CầuVề Thiết Kế), Phụ Lục 16 (Yêu Cầu Về Thi Công) và Phụ Lục 17 (Yêu cầu (Yêu CầuVề Thiết Kế), Phụ Lục 16 (Yêu Cầu Về Thi Công) và Phụ Lục 17 (Yêu cầu Vận Hành Và Bảo Trì) của Hợp Đồng này.
47.1.7 Khi chấm dứt Hợp Đồng này, và trong trường hợp Bộ ... mong muốn ký kết một hợpđồng khác về vận hành và quản lý Đường Cao Tốc, Công Ty BOT phải (và phải đảm đồng khác về vận hành và quản lý Đường Cao Tốc, Công Ty BOT phải (và phải đảm bảo các Nhà Thầu cũng sẽ) tuân thủ theo yêu cầu đưa ra bởi Bộ ... trong việc cung cấp thông tin liên quan đến chi phí hoạt động và bảo trì Đường Cao Tốc của Công Ty BOT.
47.2 Hồ Sơ Trên Máy Tính
Nếu hồ sơ của Công Ty BOT được tạo ra và lưu giữ trên máy tính hoặc các thiết bị lưu trữ điện tử khác, Công Ty BOT phải thống nhất với Đại Diện Của Bộ ... về định dạng của các hồ sơ đó cũng như quy trình sao lưu và lưu trữ ngoại tuyến các hồ sơ đó, và phải tuân thủ chặt chẽ về định dạng và quy trình đã được thống nhất đó và phải yêu cầu Nhà Thầu, Nhà Thầu Xây Dựng, Đơn Vị Thiết Kế, Đơn Vị Vận Hành và các nhà thầu phụ của các đơn vị này phải thực hiện và tuân thủ quy trình đã thống nhất đó.
47.3 Kiểm Toán
Các hồ sơ nêu trong Điều 47 (Hồ sơ Của Công Ty BOT) phải được lưu giữ có hệ thống và theo hình thức phù hợp (kể cả dưới dạng phương tiện điện tử) để Đại Diện Của Bộ ..., Cơ Quan Quản Lý Dự Án, hay bất cứ Cơ Quan Thẩm Quyền Có Liên Quan nào có thể kiểm toán theo Quy Định Pháp Luật. Công Ty BOT phải luôn chuẩn bị sẵn sàng các hồ sơ đó để phục vụ công tác thanh tra của Đại Diện Của Bộ ... bởi hoặc một đơn vị thay mặt cho cơ quan này hay bất cứ Cơ Quan Thẩm Quyền Có Liên Quan nào hành động theo Quy Định Pháp Luật. Khi có yêu cầu kiểm toán hoặc thanh tra của Bộ ..., Cơ Quan Quản Lý Dự Án hay Cơ Quan Thẩm Quyền Có Liên Quan, Công Ty BOT sẽ phải tuân thủ các yêu cầu này và cung cấp mọi thông tin được yêu cầu một cách hợp lý.
47.4 Sao Chép
Cơ Quan Quản Lý Dự Án và Đại Diện Của Bộ ... có quyền sao chép tất cả các hồ sơ về chi phí , yêu cầu kỹ thuật, bản vẽ thiết kế và các tài liệu có liên quan khác của của Công Ty BOT và vì mục đích đó, được sử dụng các phương tiện sao chép tại nơi lưu giữ hồ sơ.
47.5 Lưu Giữ Hồ Sơ
lý đối với những hồ sơ đó. Nếu Công Ty BOT có ý định tiêu huỷ hồ sơ thì trước hết phải thông báo cho Bộ ..., và nếu trong vòng [bốn mươi (40)] ngày kể từ ngày có thông báo đó Bộ ... quyết định nhận hồ sơ hoặc một phần của hồ sơ thì Công Ty BOT, bằng chi phí của mình, sẽ chuyển giao hồ sơ đó cho Bộ ... theo cách và tại địa điểm mà Bộ ... quy định.
47.5.2 Khi Hợp Đồng này chấm dứt dù vì bất cứ lí do gì thì Công Ty BOT phải chịu chi phí,chuyển giao cho Bộ ... theo cách và tại nơi mà Bộ ... quy định tất cả các hồ sơ nêu tại chuyển giao cho Bộ ... theo cách và tại nơi mà Bộ ... quy định tất cả các hồ sơ nêu tại Điều 47 (Hồ Sơ Của Công Ty BOT), hiện đang có vào Ngày Chấm Dứt Hợp Đồng hoặc Ngày Hết Hạn Hợp Đồng, tùy từng trường hợp, (hoặc, nếu theo Luật yêu cầu Công Ty BOT phải giữ các bản hồ sơ đó, thì là các bản sao) hoặc một phần của hồ sơ như Bộ ... thông báo cho Công Ty BOT.
47.5.3 Công Ty BOT phải giữ tất cả các hồ sơ như quy định tại Điều 47 (Hồ Sơ Của Công TyBOT), mà Bộ ... không yêu cầu phải gửi cho họ, theo yêu cầu trong Phụ Lục 15 (Yêu BOT), mà Bộ ... không yêu cầu phải gửi cho họ, theo yêu cầu trong Phụ Lục 15 (Yêu Cầu Về Thiết Kế), Phu Cầu 16 (Yêu Cầu Vỹ Thi Công) và Phụ Lục 17 (Yêu cầu Vận Hành Và Bảo trì) của Hợp Đồng này. Chi phí để lưu giữ an toàn những hồ sơ đó sẽ do:
(a) Công Ty BOT thanh toán khi việc hợp đồng hết hạn là do Vi Phạm Của Công Ty BOT, hoặc trong bất kỳ trường hợp chấm dứt hợp đồng khác (bao gồm cả việc hết hạn) ngoại trừ trường hợp hết hạn hợp đồng do Vi Phạm Của Bộ ...; và