5. Kết cấu đề tài
2.1 Khái quát chung về chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp
2.1.1 Khái niệm chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp
Khái niệm chi phí bán hàng
Chi phí bán hàng là toàn bộ các khoản chi phí phát sinh liên quan đến quá trình tiêu thụ sản phẩm, hàng hóa và cung cấp dịch vụ. Chi phí bán hàng bao gồm các khoản chi phí quảng cáo nhằm mục đích giới thiệu sản phẩm tới công chúng, các khoản chi phí đóng gói, vận chuyển hàng hóa đi bán, chi phí hoa hồng môi giới, chi phí bảo hành, sửa chữa các sản phẩm, hàng hóa không phải là sản phẩm xây lắp,…
Kế toán sử dụng tài khoản 641 để phản ánh, tập hợp và kết chuyển các khoản chi phí bán hàng thực tế phát sinh trong kỳ. Tài khoản 641 được mở chi tiết để theo dõi các nội dung chi phí như chi phí nhân viên; chi phí nguyên, vật liệu, bao bì; chi phí dụng cụ, đồ dùng; chi phí khấu hao TSCĐ; chi phí bảo hành; chi phí dịch vụ mua ngoài; chi phí mua bằng tiền khác. Tuy nhiên, trong thực tế doanh nghiệp có thể mở thêm tài khoản chi tiết để theo dõi các khoản chi phí phát sinh sao cho phù hợp với đặc điểm kinh doanh và nhu cầu quản lý của doanh nghiệp.
Khái niệm chi phí quản lý doanh nghiệp
Chi phí quản lý doanh nghiệp là toàn bộ chi phí liên quan đến hoạt động sản xuất kinh doanh, quản lý hành chính và một số khoản khác có tính chất chung toàn doanh nghiệp. Đây là khoản chi phí mà một doanh nghiệp muốn tồn tại và phát triển đều phải chi trả, bao gồm các khoản tiền thuế đất, thuế môn bài, chi phí thuê văn phòng, chi phí điện – nước – internet, chi phí nghiên cứu, chi phí đào tạo nhân viên, chi phí tiếp khách,…
Kế toán sử dụng tài khoản 642 để phản ánh, tập hợp và kết chuyển các khoản chi phí quản lý doanh nghiệp thực tế phát sinh trong kỳ. Tài khoản 642 được mở chi tiết để theo dõi các nội dung chi phí như chi phí nhân viên quản lý; chi phí vật liệu quản lý; chi phí đồ dùng văn phòng; chi phí khấu hao TSCĐ; thuế, phí và lệ phí; chi phí dự phòng; chi phí dịch vụ mua ngoài; chi phí bằng tiền khác. Tuy nhiên, trong thực tế doanh nghiệp có thể mở thêm tài khoản chi tiết để theo dõi các khoản chi phí phát sinh sao cho phù hợp với đặc điểm kinh doanh và nhu cầu quản lý của doanh nghiệp.
22
2.1.2 Kết cấu và nội dung phản ánh của tài khoản chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp quản lý doanh nghiệp
Kết cấu và nội dung phản ánh của tài khoản 641 – CPBH
Bên Nợ TK 641: Dùng để ghi nhận các khoản chi phí phát sinh tăng trong suốt quá trình bán hàng hóa hoặc cung cấp dịch vụ.
Bên Có TK 641: Dùng để phản ánh các khoản chi phí bán hàng phát sinh giảm trong kỳ và kết chuyển chi phí bán hàng vào bên Nợ TK 911 để xác định kết quả hoạt động kinh doanh cuối kỳ kế toán.
TK 641 không có số dư cuối kỳ và có 7 tài khoản cấp 2:
+ TK 6411 (Chi phí nhân viên): Dùng để ghi nhận các khoản tiền lương, tiền thưởng, tiền phụ cấp,… phải trả cho nhân viên làm việc ở bộ phận bán hàng và các khoản trích theo lương như bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, bảo hiểm thất nghiệp, kinh phí công đoàn.
+ TK 6412 (Chi phí vật liệu, bao bì): Dùng để phản ánh các khoản chi phí vật liệu, bao bì được sử dụng để bảo quản và đóng gói sản phẩm, chi phí nhiên liệu dùng để vận chuyển hàng hóa đi bán, chi phí vật liệu dùng để sửa chữa những tài sản cố định sử dụng ở bộ phận bán hàng,…
+ TK 6413 (Chi phí dụng cụ, đồ dùng): Dùng để phản ánh các khoản chi phí mua công cụ, dụng cụ phục vụ cho việc bán hàng và cung cấp dịch vụ, được sử dụng ở bộ phận bán hàng như cân điện tử, máy tính cầm tay, máy chiếu,…
+ TK 6414 (Chi phí khấu hao TSCĐ): Dùng để ghi nhận các khoản chi phí khấu hao TSCĐ phục vụ cho khâu bán hàng như phòng trưng bày sản phẩm, kho chứa thành phẩm, xe bán tải dùng để giao hàng, hệ thống phân tích mẫu vật môi trường,… + TK 6415 (Chi phí bảo hành): Dùng để ghi nhận các khoản chi phí bảo hành, sửa chữa sản phẩm trong thời hạn được bảo hành của sản phẩm đó. Chi phí dùng để bảo hành cho công trình xây lắp phản ánh vào tài khoản 627, không ghi nhận vào tài khoản 6415.
+ TK 6417 (Chi phí dịch vụ mua ngoài): Dùng để ghi nhận các khoản chi phí dịch vụ mua ngoài phục vụ cho quá trình tiêu thụ hàng hóa và cung cấp dịch vụ. Các khoản chi phí có thể kể đến như chi phí thuê kho, chi phí thuê xe vận chuyển hàng hóa đi bán, phí sử dụng đường bộ, phí kiểm định xe ô tô phục vụ cho việc giao hàng, chi phí hoa hồng trả cho đại lý,…
+ TK 6418 (Chi phí bằng tiền khác): Dùng để ghi nhận các khoản chi phí bằng tiền khác phát sinh liên quan đến khâu tiêu thụ sản phẩm và cung cấp dịch vụ như chi phí tiếp khách, chi phí tổ chức hội nghị khách hàng, chi phí quảng cáo,…
23
Kết cấu và nội dung phản ánh của tài khoản 642 – CPQLDN
Bên Nợ TK 642: Dùng để ghi nhận các khoản chi phí phát sinh tăng trong kỳ liên quan đến công tác quản lý của doanh nghiệp. Đồng thời, bên Nợ TK 642 còn dùng để ghi nhận các khoản trích lập dự phòng phải thu khó đòi hoặc dự phòng phải trả.
Bên Có TK 642: Dùng để phản ánh các khoản chi phí quản lý doanh nghiệp phát sinh giảm trong kỳ, hoàn nhập các khoản dự phòng phải thu khó đòi hoặc dự phòng phải trả. Đồng thời, kết chuyển chi phí quản lý doanh nghiệp vào bên Nợ TK 911 để xác định kết quả hoạt động kinh doanh cuối kỳ kế toán.
TK 642 không có số dư cuối kỳ và có 8 tài khoản cấp 2:
+ TK 6421 (Chi phí nhân viên quản lý): Dùng để phản ánh các khoản tiền lương, tiền thưởng, tiền phụ cấp,… phải trả cho Ban Giám đốc, nhân viên làm việc ở các bộ phận, phòng ban của doanh nghiệp và các khoản trích theo lương như bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, bảo hiểm thất nghiệp, kinh phí công đoàn.
+ TK 6422 (Chi phí vật liệu quản lý): Dùng để ghi nhận các khoản chi phí vật liệu, nhiên liệu dùng trong hoạt động quản lý của doanh nghiệp, chi phí vật liệu dùng để sửa chữa những công cụ, dụng cụ, TSCĐ dùng chung cho các bộ phận, phòng ban của doanh nghiệp.
+ TK 6423 (Chi phí đồ dùng văn phòng): Dùng để ghi nhận các khoản chi phí dụng cụ, đồ dùng sử dụng ở các bộ phận, phòng ban của doanh nghiệp, phục vụ cho công tác quản lý chung của doanh nghiệp. Các khoản chi phí có thể kể đến như chi phí mua bộ máy vi tính, tủ đựng hồ sơ, bàn ghế làm việc, máy photo, máy in,… sử dụng ở văn phòng.
+ TK 6424 (Chi phí khấu hao TSCĐ): Dùng để phản ánh các khoản chi phí khấu hao của những TSCĐ dùng chung cho doanh nghiệp như nhà văn phòng, nhà xe, nhà ăn, nhà vệ sinh, nhà tắm, hệ thống camera, hệ thống phòng cháy chữa cháy, máy chủ,…
+ TK 6425 (Thuế, phí và lệ phí): Dùng để phản ánh các khoản chi phí thuế như thuế nhà đất, thuế môn bài,… và các khoản phí, lệ phí khác như phí giao thông, phí cầu phà,…
+ TK 6426 (Chi phí dự phòng): Dùng để ghi nhận các khoản trích lập hoặc hoàn nhập dự phòng phải thu khó đòi và dự phòng phải trả tính vào chi phí sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp.
+ TK 6427 (Chi phí dịch vụ mua ngoài): Dùng để ghi nhận các khoản chi phí dịch vụ mua ngoài phục vụ chung cho công tác quản lý của doanh nghiệp như chi phí
24 tiền điện, tiền nước, cước phí điện thoại, internet, chi phí thuê văn phòng, thuê TSCĐ, phí thuê dịch vụ tư vấn quản lý doanh nghiệp,…
+ TK 6428 (Chi phí bằng tiền khác): Dùng để phản ánh các khoản chi phí khác liên quan đến hoạt động quản lý chung của doanh nghiệp như chi phí tiếp khách, chi phí mua quà biếu tặng, chi phí đào tạo nhân viên, công tác phí, các khoản chi cho lao động nữ,…
2.1.3 Đặc điểm của chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp
CPBH và CPQLDN là chi phí hoạt động, tuy không ảnh hưởng trực tiếp đến quá trình sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp nhưng có tác động đáng kể đến quá trình tiêu thụ sản phẩm và công tác quản lý của doanh nghiệp.
CPBH và CPQLDN tham gia trực tiếp vào việc xác định thuế TNDN, thường bao gồm các khoản chi phí nhạy cảm, chi phí không đầy đủ chứng từ hợp lệ để được coi là chi phí được trừ khi tính thuế TNDN theo quy định của Luật thuế. Ngoài ra, CPBH và CPQLDN còn ảnh hưởng đến việc xác định kết quả kinh doanh của doanh nghiệp. Nếu khoản mục CPBH và CPQLDN tồn tại sai sót trọng yếu thì sẽ gây ảnh hưởng đến lợi nhuận của doanh nghiệp.
CPBH và CPQLDN là chỉ tiêu được trình bày trên báo cáo kết quả kinh doanh, đối ứng với các chỉ tiêu khác trình bày trên BCĐKT như tiền mặt, tiền gửi ngân hàng, công cụ dụng cụ, hao mòn tài sản cố định, phải trả người lao động,… Dựa vào sự liên kết này mà khi thực hiện thủ tục kiểm toán khoản mục CPBH và CPQLDN có thể phát hiện được những sai sót, gian lận liên quan đến các khoản mục trên BCĐKT và ngược lại, thông qua việc kiểm tra các khoản mục trên BCĐKT có thể phát hiện được sai phạm trong khoản mục CPBH, CPQLDN.
2.2 Khái quát về kiểm toán chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp trong kiểm toán BCTC trong kiểm toán BCTC
2.2.1 Tầm quan trọng của kiểm toán chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp trong kiểm toán báo cáo tài chính nghiệp trong kiểm toán báo cáo tài chính
Chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp là hai khoản chi phí thường xuyên phát sinh ở hầu hết các doanh nghiệp, để tiêu thụ được hàng hóa – dịch vụ cũng như duy trì và phát triển hoạt động kinh doanh, doanh nghiệp cần phải chi trả các khoản chi phí này. Khi phát sinh chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp thường liên quan đến nhiều khoản mục khác trên BCTC như khoản mục tiền mặt, tiền gửi ngân hàng, hàng tồn kho, dự phòng phải thu khó đòi, các khoản phải trả,… Ngoài ra, khoản mục chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp có ảnh hưởng không
25 nhỏ đến việc xác định thuế thu nhập doanh nghiệp vì khả năng cao có chứa các khoản chi phí không đủ điều kiện là chi phí được trừ khi tính thuế thu nhập doanh nghiệp.
Trên thực tế, tùy vào lợi ích riêng mà không ít các doanh nghiệp đã khai khống chi phí để trốn tránh nghĩa vụ thuế hoặc cố tình che giấu chi phí để phóng đại lợi nhuận. Hành vi cố ý điều chỉnh BCTC theo mong muốn của doanh nghiệp gây ảnh hưởng nghiêm trọng đến quyết định của người sử dụng BCTC. Chính vì vậy, việc kiểm toán khoản mục chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp là hết sức cần thiết trong kiểm toán BCTC.
2.2.2 Mục tiêu kiểm toán chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp
Mục tiêu phát sinh: Các nghiệp vụ chi phí bán hàng, chi phí quản lý doanh nghiệp được hạch toán trong sổ sách kế toán có phát sinh trong thực tế.
Mục tiêu đầy đủ: Các nghiệp vụ chi phí bán hàng, chi phí quản lý doanh nghiệp phát sinh trong thực tế đều được ghi nhận vào sổ sách kế toán.
Mục tiêu đánh giá: Các nghiệp vụ chi phí bán hàng, chi phí quản lý doanh nghiệp được hạch toán vào các tài khoản phù hợp và phản ánh đúng số tiền.
Mục tiêu ghi chép chính xác: Các nghiệp vụ chi phí bán hàng, chi phí quản lý doanh nghiệp được tính toán, tổng hợp và ghi nhận chính xác, phù hợp giữa sổ chi tiết, sổ cái và số liệu trình bày trên BCTC.
Mục tiêu đúng kỳ: Đảm bảo các khoản chi phí bán hàng, chi phí quản lý doanh nghiệp được ghi nhận đúng kỳ kế toán.
Mục tiêu phân loại: Đảm bảo các khoản chi phí bán hàng, chi phí quản lý doanh nghiệp được phân loại theo tiểu khoản phù hợp.
Mục tiêu trình bày và thuyết minh: Đảm bảo tất cả các thuyết minh cần thiết liên quan đến chi phí bán hàng, chi phí quản lý doanh nghiệp đều được lập chính xác và các thông tin này được trình bày và mô tả phù hợp trong BCTC.
2.2.3 Căn cứ kiểm toán chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp
+ Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh + Thuyết minh BCTC
+ Bảng cân đối tài khoản
+ Sổ chi tiết tài khoản, sổ tổng hợp
+ Các chứng từ kế toán liên quan đến CPBH và CPQLDN như hóa đơn, hợp đồng, biên bản thanh lý hợp đồng, phiếu chi, ủy nhiệm chi, giấy báo nợ, bảng phân bổ CPBH và CPQLDN, bảng phân bổ tiền lương,…
+ Các chính sách bán hàng, chiến lược bán hàng; các quy định, quy chế nội bộ liên quan đến CPBH và CPQLDN.
26
2.2.4 Các sai sót thường gặp khi kiểm toán chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp doanh nghiệp
+ Ghi nhận các khoản chi phí không có hóa đơn, chứng từ để làm tăng chi phí, giảm lợi nhuận, trốn thuế.
+ Chi phí đã trích trong kỳ trước nhưng vẫn ghi nhận chi phí trong kỳ sau. + Không trích trước chi phí phát sinh trong kỳ.
+ Hạch toán các khoản thuế TNDN phải nộp, phạt vi phạm hành chính, phạt chậm nộp thuế, truy thu thuế,… vào TK 641*/642*.
+ Hạch toán các khoản chi phí bán hàng, chi phí quản lý doanh nghiệp vào tài khoản khác.
+ Hạch toán các khoản CPBH, CPQLDN lẫn lộn giữa hai TK 641* và TK 642*. + Hạch toán các khoản CPBH, CPQLDN vào tiểu khoản không phù hợp. + Ghi nhận thiếu các khoản chi phí bán hàng, chi phí quản lý doanh nghiệp. + Ghi nhận các khoản chi phí không đúng kỳ.
+ Hạch toán trùng các khoản chi phí, cùng một khoản chi nhưng được hạch toán nhiều hơn một lần.
+ Không có tiêu thức phân bổ cụ thể khi phân bổ một khoản chi phí chung cho chi phí sản xuất chung, chi phí bán hàng, chi phí quản lý doanh nghiệp,…
+ Một số khoản chi phí không lưu trữ đầy đủ chứng từ để được tính là chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế TNDN.
+ Chi phí hoa hồng môi giới thực tế chi trả trên bảng kê thanh toán hoa hồng môi giới khác với tỷ lệ phần trăm hoa hồng quy định trong hợp đồng môi giới.
2.2.5 Điều kiện để các khoản chi phí được trừ khi tính thuế thu nhập doanh nghiệp nghiệp
Một khoản chi phí nếu thỏa mãn đồng thời ba điều kiện sau thì sẽ được tính là chi phí được trừ khi xác định thuế TNDN:
Thứ nhất, khoản chi phí đó phải là chi phí thực sự có phát sinh trong thực tế và phục vụ cho hoạt động sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp.
Thứ hai, khoản chi phí đó phải có đầy đủ hóa đơn, chứng từ hợp pháp theo quy định của pháp luật.
Thứ ba, nếu khoản chi phí đó có hóa đơn mua hàng hóa, dịch vụ từng lần có tổng cộng tiền thanh toán từ 20 triệu đồng trở lên thì phải có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt như séc, ủy nhiệm chi, ví điện tử, biên bản bù trừ công nợ,…
27
2.3 Quy trình kiểm toán khoản mục chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp nghiệp
2.3.1 Giai đoạn chuẩn bị
Giai đoạn tiền kế hoạch
Xem xét chấp nhận khách hàng mới hoặc duy trì khách hàng cũ
KTV cần tìm hiểu và thu thập những thông tin chung về khách hàng như loại hình doanh nghiệp, lĩnh vực hoạt động, chủ sở hữu chính, các thành viên chủ chốt của Ban Giám đốc và Ban Quản trị, các thông tin tài chính,… để đánh giá khả năng tài chính và tình hình kinh doanh của đơn vị được kiểm toán. Nếu tình hình tài chính