5. Kết cấu đề tài
3.1 Chương trình kiểm toán khoản mục chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh
doanh nghiệp tại DFK
DFK đang sử dụng chương trình kiểm toán mẫu áp dụng cho kiểm toán BCTC do VACPA ban hành. Thông thường, khi kiểm toán khoản mục CPBH và CPQLDN trên báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh của khách hàng, DFK sẽ áp dụng chương trình kiểm toán mẫu khoản mục CPBH và CPQLDN vì chương trình mẫu đã bao gồm đầy đủ các thủ tục kiểm toán đối với một số khách hàng nhất định. Tuy nhiên, tùy vào đặc điểm hoạt động cũng như bản chất chi phí phát sinh ở khách hàng mà DFK sẽ chỉnh sửa, bổ sung hoặc loại bỏ bớt các thủ tục kiểm toán không cần thiết trong chương trình mẫu để phù hợp với tình trạng thực tế của khách hàng. Ví dụ, khi khách hàng có phát sinh các khoản giảm CPBH, CPQLDN thì KTV sẽ linh hoạt bổ sung thủ tục kiểm tra các khoản giảm chi phí vào chương trình kiểm toán nhằm đảm bảo các khoản giảm chi phí này là hiện hữu, hợp lệ và không phải là khoản giảm phí với mục đích điều tiết kết quả hoạt động kinh doanh. Trường hợp khách hàng có phát sinh các khoản CPBH, CPQLDN bằng ngoại tệ thì KTV sẽ bổ sung thủ tục kiểm tra việc áp dụng tỷ giá trong kỳ vào chương trình kiểm toán, nhằm đảm bảo khách hàng áp dụng đúng tỷ giá giao dịch và ghi nhận bút toán phù hợp. Nếu khách hàng không phát sinh các giao dịch với bên liên quan thì KTV sẽ lược bỏ thủ tục kiểm tra việc ghi chép, phê duyệt, áp dụng của các giao dịch phát sinh gần cuối niên độ với bên liên quan. Do đó, tùy theo từng trường hợp phát sinh tại khách hàng mà chương trình kiểm toán sẽ có những điều chỉnh phù hợp.
Bên cạnh đó, DFK thiết kế giấy làm việc cho từng phần hành dựa trên chương trình kiểm toán tương ứng với phần hành đó. Đối với khoản mục CPBH và CPQLDN, ngoài các sheet G310/G410 – Bảng tổng hợp số liệu, G330/G430 – Chương trình kiểm toán, G341/G441 – Bảng tổng hợp kết quả hoạt động kinh doanh chi tiết theo chương trình mẫu thì DFK tự xây dựng thêm các sheet công việc khác thể hiện đầy đủ các thủ tục kiểm toán phù hợp với công tác kiểm toán tại khách hàng. Theo chương trình mẫu hướng dẫn thì sheet G320/G420 trong giấy làm việc sẽ phục vụ cho thuyết minh BCTC, nhưng DFK sử dụng sheet G320/G420 để tổng hợp các sai sót phát hiện được trong quá trình kiểm toán, rồi thiết kế thêm một sheet khác phục vụ cho mục
34 đích thuyết minh chi tiết khoản mục. Ngoài ra, chương trình kiểm toán mẫu cũng hướng dẫn sử dụng sheet G331/G431 trong giấy làm việc G300/G400 để tổng hợp kết quả kiểm toán. Tuy nhiên, để thuận tiện cho cấp trên trong việc soát xét cùng lúc kết quả kiểm toán của các phần hành, DFK đã không sử dụng sheet G331/G431 trong giấy làm việc mà xây dựng một giấy làm việc riêng biệt tên là “THKQKiT”, có tham chiếu cụ thể đến từng phần hành để tổng hợp kết quả kiểm toán của tất cả các phần hành. Thông thường, chương trình kiểm toán khoản mục CPBH và CPQLDN của DFK sẽ bao gồm các thủ tục sau:
Thủ tục chung
Kiểm tra chính sách kế toán có áp dụng nhất quán với năm trước và phù hợp với khuôn khổ lập và trình bày BCTC được áp dụng không. Trường hợp có thay đổi chính sách kế toán, đơn vị có tuân thủ theo hướng dẫn của Chuẩn mực kế toán số 29 không.
Lập bảng tổng hợp số liệu dựa trên sổ cái tài khoản CPBH và CPQLDN của kỳ hiện tại và BCTC kỳ trước đã được kiểm toán, trong đó chi tiết theo khoản mục CPBH, CPQLDN. Thủ tục này được trình bày cụ thể ở sheet G310/G410 trong giấy làm việc G300/G400.
Đối với mỗi khoản mục chi tiết CPBH và CPQLDN, thu thập biểu chi tiết và đối chiếu với bảng tổng hợp số liệu. Thủ tục này được trình bày ở sheet G341/G441 trong giấy làm việc G300/G400, nhằm đảm bảo số liệu được ghi nhận chính xác và nhất quán giữa các sổ sách kế toán và BCTC.
Thủ tục phân tích
So sánh CPBH, CPQLDN năm nay với năm trước, kết hợp với biến động về doanh thu của khách hàng, giải thích những biến động lớn (nếu có). Đồng thời, phân tích cơ cấu các khoản mục CPBH, CPQLDN phát sinh trong năm và so sánh với năm trước, giải thích những biến động bất thường (nếu có). Các thủ tục này được trình bày cụ thể ở sheet G342/G442 trong giấy làm việc G300/G400.
Phân tích CPBH, CPQLDN theo tháng trên cơ sở kết hợp với biến động doanh thu và soát xét các khoản mục lớn hơn mức trọng yếu thực hiện, hoặc khoản mục bất thường, tìm hiểu nguyên nhân và thực hiện thủ tục kiểm tra tương ứng (nếu cần). Thủ tục này được thực hiện ở sheet G343/G443 trong giấy làm việc G300/G400. Thực hiện các thủ tục phân tích nhằm đảm bảo tính hiện hữu, tính đầy đủ và tính chính xác cho khoản mục CPBH, CPQLDN.
Ngoài việc áp dụng thủ tục phân tích trong chương trình mẫu, DFK còn xây dựng thủ tục phân tích chi tiết chi phí theo tháng bằng cách trực tiếp phân loại chi tiết
35 các khoản CPBH, CPQLDN theo diễn giải trên sổ nhật ký chung, rồi sử dụng công cụ Pivot Table trong Excel để phân tích biến động theo tháng của các khoản chi phí chi tiết, nhằm phát hiện sai sót và khoanh vùng rủi ro để kiểm tra chi tiết. Thủ tục này được trình bày tự do trên giấy làm việc theo phong cách của mỗi KTV.
Bên cạnh việc thực hiện các thủ tục phân tích, KTV xem xét liệu có các rủi ro cụ thể nào được phát hiện khiến cho khoản mục CPBH, CPQLDN chứa đựng sai sót trọng yếu không.
Thủ tục kiểm tra chi tiết
So với chương trình kiểm toán mẫu thì DFK có thiết kế bổ sung thủ tục kiểm tra đối ứng tài khoản CPBH, CPQLDN nhằm phát hiện các đối ứng bất thường hoặc các nghiệp vụ có nội dung không rõ ràng để kiểm tra chi tiết. KTV sẽ lập bảng tổng hợp phát sinh theo tài khoản đối ứng ở sheet G344/G444 dựa vào sổ cái do khách hàng cung cấp, rồi quan sát và phân tích các tài khoản đối ứng có dấu hiệu bất thường. Rà soát các khoản mục CPBH, CPQLDN có sự biến động bất thường trong năm được xác định trong quá trình phân tích và trên sổ cái (số tiền lớn, giao dịch khác thường, điều chỉnh giảm,…), tiến hành kiểm tra chứng từ gốc để đảm bảo các khoản chi phí này là có thực, được phân loại đúng và đánh giá tính hợp lý của việc ghi nhận. Chọn mẫu kiểm tra chứng từ gốc đối với các khoản mục CPBH và CPQLDN: kiểm tra hóa đơn hoặc yêu cầu thanh toán của nhà cung cấp, các bảng tính toán kèm theo, các phiếu chi, chứng từ thanh toán qua ngân hàng cùng với các chứng từ khác kèm theo (duyệt chi của BGĐ, định mức chi ...). Công việc được trình bày chi tiết ở sheet G351/G451 trong giấy làm việc G300/G400.
Xem xét tính hợp lý các chi phí liên quan có tính chất nhạy cảm như: chi phí tiền phạt, chi phi tư vấn pháp luật, tranh chấp, kiện tụng.
Kiểm tra tính đúng kỳ của các khoản CPBH, CPQLDN bằng cách đối chiếu đến phần hành kiểm toán “Chi phí phải trả” (E500) và phần hành kiểm toán “Tiền và các khoản tương đương tiền” (D100); đọc sổ chi tiết CPBH, CPQLDN, tiền mặt, tiền gửi ngân hàng; chọn mẫu các nghiệp vụ xoay quanh ngày khóa sổ, xác định các giao dịch không đúng niên độ; xem xét các khoản chi phí của kỳ trước nhưng được ghi nhận trong kỳ kiểm toán, đánh giá khả năng rủi ro này có thể lặp lại.
Tìm hiểu và đánh giá tính hợp lý của tiêu thức phân bổ, tập hợp chi phí đối với các khoản chi phí gián tiếp liên quan đến cả CPBH, CPQLDN, chi phí sản xuất.
Đối chiếu các khoản mục chi phí đã được kiểm tra tại các phần hành kiểm toán liên quan: chi phí lương, chi phí nguyên liệu, vật liệu, chi phí công cụ dụng cụ, chi phí khấu hao, chi phí phải trả, chi phí trả trước,…
36 Xây dựng ước tính độc lập đối với các khoản chi phí mang tính chất định kỳ, ít biến động hoặc gắn liền với doanh thu (tiền thuê, tiền hoa hồng,…) và so sánh với số liệu ghi nhận trên sổ sách kế toán, tìm hiểu các chênh lệch lớn (nếu có).
Nếu khách hàng có quy chế tài chính, định mức chi tiêu thì phải đối chiếu quy định của văn bản nội bộ về định mức chi tiêu với các khoản chi tiêu thực tế tại khách hàng.
Kiểm tra việc ghi chép, phê duyệt, áp dụng của các giao dịch với bên liên quan, đặc biệt lưu ý các giao dịch phát sinh gần cuối kỳ kế toán.
Rà soát và tổng hợp các khoản CPBH, CPQLDN không đủ điều kiện là chi phí được trừ khi tính thuế TNDN, phối hợp với phần hành kiểm toán “Thuế và các khoản phải nộp Nhà nước” (E300).
Kiểm tra việc trình bày và thuyết minh chi tiết khoản mục CPBH, CPQLDN trên BCTC có phù hợp với khuôn khổ lập và trình bày BCTC được áp dụng không. Đảm bảo thu thập đầy đủ bằng chứng kiểm toán thích hợp trong Hồ sơ kiểm toán để hỗ trợ cho việc thực hiện tất cả các thuyết minh.