5. Kết cấu đề tài
4.1Nhận xét chung về công tác kiểm toán tại DFK Việt Nam
4.1.1 Ưu điểm
DFK được dẫn dắt bởi các kiểm toán viên có trình độ chuyên môn cao và giàu kinh nghiệm thực tiễn, đã từng hoạt động tại các công ty kiểm toán hàng đầu thế giới. Song vận dụng linh hoạt chương trình kiểm toán mẫu của Hiệp hội kiểm toán viên hành nghề Việt Nam (VACPA), đảm bảo thực hiện đầy đủ và phù hợp các yêu cầu của chuẩn mực kiểm toán Việt Nam cũng như các quy định hiện hành của Nhà nước. DFK xây dựng chương trình kiểm toán riêng cho từng phần hành, giúp KTV thuận lợi tiếp cận công việc, có cơ sở để thực hiện đầy đủ các thủ tục kiểm toán nhằm đạt được mục tiêu kiểm toán đề ra.
DFK lựa chọn, phân chia nhóm kiểm toán dựa theo sự am hiểu về lĩnh vực hoạt động kinh doanh của khách hàng. Điều này giúp cho nhóm kiểm toán tiết kiệm được nhiều thời gian tìm hiểu về lĩnh vực hoạt động của khách hàng, khả năng đánh giá rủi ro chuẩn xác hơn, đảm bảo chất lượng của cuộc kiểm toán.
DFK có phân công một bộ phận chuyên cập nhật các kiến thức mới nhất về lĩnh vực Kế toán – Kiểm toán – Thuế, tổ chức các buổi đào tạo vào thứ hai hàng tuần nhằm nâng cao nghiệp vụ chuyên môn, bổ trợ kiến thức và cập nhật những thông tin liên quan mới nhất trên thị trường để KTV kịp thời đưa ra các quyết định cũng như hành động phù hợp với thông tin đó.
Bên cạnh đó, công ty còn có chính sách hỗ trợ tài chính cho nhân viên phát triển tối đa tiềm năng của bản thân để gặt hái được những mục tiêu xa hơn trong sự nghiệp, không ngừng phát triển năng lực bản thân bằng cách tham gia các khóa học nâng cao nghiệp vụ chuyên môn và dự thi các chứng chỉ hành nghề như CPA (Certified Public Accountants), AACA (The Association of Chartered Certified Accountants), ICAEW (Institute of Chartered Accountants in England and Wales),…
DFK đầu tư sử dụng phần mềm Bitrix24 để nâng cao hiệu quả quản lý của công ty, bao gồm cả việc quản lý các dự án kiểm toán. Khi thực hiện kiểm toán tại khách hàng, KTV tạo file giấy tờ làm việc của phần hành kiểm toán phụ trách lên thư mục Hồ sơ kiểm toán, sau đó thực hiện các thủ tục kiểm toán và ghi nhận lại vào file giấy tờ làm việc, những ghi nhận trong quá trình thực hiện kiểm toán của KTV sẽ tự động đồng bộ hóa vào file giấy tờ làm việc. Vì vậy, người soát xét có thể theo dõi tiến độ thực hiện công việc và kịp thời đánh giá chất lượng công việc để KTV có những điều chỉnh cho phù hợp. Bên cạnh đó, phần mềm Bitrix24 còn cung cấp ổ đĩa lưu trữ đám mây không giới hạn nên việc sắp xếp, lưu trữ hồ sơ kiểm toán của công ty rất thuận
74 lợi. Ngoài ra, Bitrix24 còn cho phép chia sẻ tập tin với bất kỳ ai bên trong hay ngoài công ty mà không ảnh hưởng đến tính bảo mật của hệ thống nội bộ vì người dùng có thể cài đặt mật khẩu hoặc thiết lập giới hạn thời gian truy cập cho các tập tin chia sẻ. Ví dụ như khi chia sẻ thông tin cho thực tập sinh, công ty có thể chọn lựa các tập tin cần chia sẻ rồi phân quyền truy cập cho thực tập sinh. Như vậy, dù là ở đâu thực tập sinh cũng có thể truy cập vào mạng nội bộ của công ty để hoàn thành đúng tiến độ công việc được giao mà vẫn đảm bảo tính bảo mật cho thông tin nội bộ của công ty.
KTV chú trọng việc xem xét các sự kiện phát sinh sau niên độ gây ảnh hưởng trọng yếu đến BCTC cần phải điều chỉnh. Đồng thời đánh giá khả năng hoạt động liên tục của khách hàng, tìm hiểu xem khách hàng có ý định giải thể, thu hẹp đáng kể quy mô hoạt động hay bị buộc phải ngừng sản xuất kinh doanh hoặc phá sản không để đảm bảo BCTC của khách hàng được lập trên cơ sở nguyên tắc hoạt động liên tục là phù hợp.
4.1.2 Những vấn đề còn tồn tại và giải pháp
Về việc sắp xếp thời gian kiểm toán tại khách hàng
Trong thực tế, phát sinh trường hợp nhóm kiểm toán đến công ty khách hàng để thực hiện công tác kiểm toán trong khi sổ sách kế toán mà khách hàng gửi vẫn chưa hoàn chỉnh, còn nhiều sai sót. Với thời gian kiểm toán trung bình tại công ty khách hàng từ 3 đến 5 ngày, nhóm kiểm toán sẽ gặp rất nhiều khó khăn trong việc thực hiện đầy đủ các thủ tục kiểm toán vì phải mất nhiều thời gian xử lý các vấn đề phát sinh liên quan đến sổ sách của khách hàng và trình tự công việc kiểm toán không được đảm bảo. Bên cạnh đó, cũng tồn tại một số trường hợp khách hàng gửi sổ sách kế toán sát với ngày đi kiểm tại khách hàng, điều này khiến cho kiểm toán viên không đủ thời gian để xem qua sổ sách và thực hiện một số thủ tục kiểm toán sơ bộ trước khi đến công ty khách hàng. Những hạn chế này ít nhiều sẽ gây ảnh hưởng đến chất lượng của cuộc kiểm toán.
Việc sắp xếp thời gian kiểm toán tại khách hàng chưa hợp lý vì những nguyên nhân sau:
Thứ nhất, đối với trường hợp khách hàng đã gửi sổ sách kế toán và những tài liệu có liên quan một khoảng thời gian trước ngày đi kiểm tại khách hàng nhưng sổ sách kế toán vẫn còn sai sót, chưa thể tiến hành kiểm toán và khi đến kiểm tại khách hàng, KTV mới phát hiện ra có sai sót. Nguyên nhân chính dẫn đến vấn đề này là do KTV không xem qua nội dung sổ sách kế toán mà khách hàng gửi trước khi đến kiểm tại khách hàng, KTV chỉ xem qua những đề mục của tài liệu để biết rằng khách hàng đã gửi đủ danh mục tài liệu cần cung cấp. Việc này thường xảy ra vào mùa cao điểm,
75 khi lịch trình công việc của KTV dày đặc, đôi lúc KTV quên hoặc không có thời gian để chuẩn bị những bước tiền đề cho cuộc kiểm toán tiếp theo.
Thứ hai, đối với trường hợp khách hàng gửi sổ sách kế toán sát với ngày đi kiểm tại khách hàng, nguyên nhân dẫn đến vấn đề này là do KTV không ấn định ngày gửi tài liệu cho khách hàng và trong khoảng thời gian trước khi đến khách hàng kiểm toán, KTV cũng không nhắc nhở hay hối thúc khách hàng gửi sổ sách kế toán và tài liệu liên quan.
Giải pháp:
KTV nên cài đặt nhắc nhở lịch trình trong điện thoại hoặc bất kỳ thiết bị công nghệ nào thuận tiện với KTV để được nhắc nhở về công việc cần thực hiện vào một mốc thời gian nhất định. Như vậy, KTV sẽ tránh khỏi tình trạng quên thực hiện một số thủ tục sơ bộ về sổ sách kế toán của khách hàng trước khi đến khách hàng kiểm toán.
Trường hợp khi kiểm tra sổ sách trước ngày đến khách hàng, KTV phát hiện sổ sách kế toán của khách hàng chưa hoàn chỉnh, còn sai sót, chưa thể tiến hành kiểm toán được, trưởng nhóm kiểm toán hoặc trưởng phòng nên thảo luận với khách hàng để phía khách hàng hiểu rõ được vấn đề về dữ liệu của họ, yêu cầu khách hàng xử lý hoàn chỉnh dữ liệu kế toán. Nếu khách hàng không tự giải quyết được, trưởng phòng kiểm toán nên cử người thích hợp để hỗ trợ khách hàng nhanh chóng hoàn thiện sổ sách và sắp xếp thời gian kiểm toán tại công ty khách hàng cho phù hợp hơn.
Bên cạnh đó, KTV nên thỏa thuận với khách hàng ngay từ đầu về thời hạn gửi dữ liệu kế toán trước khi đi kiểm tại khách hàng, trường hợp khách hàng vi phạm thỏa thuận thì KTV có quyền điều chỉnh thời gian kiểm toán. Song song đó, KTV cũng nên chọn thời điểm thích hợp để nhắc nhở khách hàng về việc gửi tài liệu vì khách hàng có thể quên mặc dù đã được thông báo về thời hạn gửi tài liệu cho KTV.
Như vậy, khách hàng sẽ chủ động hơn trong việc hoàn thiện và gửi dữ liệu cho KTV. Khi sổ sách kế toán của khách hàng đã sẵn sàng, nhóm kiểm toán sẽ thuận lợi hơn trong việc thực hiện các thủ tục kiểm toán tại công ty khách hàng, đảm bảo được tiến độ công việc cũng như chất lượng của cuộc kiểm toán.
Về việc thiết kế mẫu giấy làm việc
Thiết kế mẫu giấy làm việc bằng tiếng Anh và tiếng Việt không thống nhất với nhau, mẫu tiếng Anh có thêm các sheet trình bày về chuẩn mực kiểm toán quốc tế nhưng ít khi được KTV chú trọng đánh giá, không có sheet hướng dẫn kiểm tra thủ tục cut-off. Ngoài ra, cả hai mẫu giấy Anh – Việt đều không có sheet thuyết minh chi tiết khoản mục đối với một số phần hành như Doanh thu, Giá vốn hàng bán, Chi phí
76 bán hàng,... KTV thường phải tự tạo thêm sheet để thực hiện kiểm tra tính đúng kỳ và trình bày thuyết minh chi tiết khoản mục.
Giấy làm việc không được thiết kế thống nhất về bố cục và nội dung sẽ khiến cho KTV bị bối rối khi phải chuyển tiếp giữa hai mẫu tiếng Anh và tiếng Việt, mất thời gian để làm quen, nhất là với những KTV lần đầu đảm nhận phần hành mới. Hơn nữa, việc thiết kế thiếu sheet thủ tục cut-off, sheet thuyết minh sẽ làm cho KTV không có cơ sở để thực hiện thủ tục kiểm toán, thường vô tình bỏ qua các thủ tục này, không đảm bảo thực hiện đầy đủ các thủ tục kiểm toán.
Việc thiết kế mẫu giấy làm việc không thống nhất giữa các ngôn ngữ và chưa đầy đủ sheet trình bày do một số nguyên nhân sau:
Thứ nhất, DFK phân công KTV thiết kế mẫu giấy làm việc theo loại ngôn ngữ, nghĩa là KTV A sẽ thiết kế mẫu giấy làm việc của tất cả các phần hành bằng tiếng Anh, KTV B sẽ thiết kế mẫu giấy làm việc của tất cả các phần hành bằng tiếng Việt. Do sự phân công này mà khi đối chiếu mẫu giấy làm việc tiếng Việt và mẫu giấy làm việc tiếng Anh của cùng một phần hành, nhận thấy sự khác biệt trong cách trình bày giữa hai mẫu giấy Anh – Việt.
Thứ hai, khi xét duyệt mẫu giấy làm việc, Ban Giám đốc chủ yếu xem xét sheet chương trình kiểm toán có đầy đủ các thủ tục chưa, không chú ý nhiều đến các sheet trình bày chi tiết.
Giải pháp:
Thành viên Ban Giám đốc và các nhân viên cấp cao của công ty nên thảo luận, thống nhất thiết kế của mẫu giấy làm việc tiếng Anh và tiếng Việt về bố cục, nội dung, các công thức sử dụng để số liệu được liên kết tự động. Theo hướng dẫn chung của chương trình kiểm toán mẫu do VACPA ban hành, thủ tục cut-off và việc trình bày thuyết minh khoản mục là cần thiết trong công tác kiểm toán đối với một số phần hành nhất định. Vì vậy, công ty nên bổ sung sheet hướng dẫn thực hiện thủ tục cut- off vào giấy làm việc tiếng Anh và sheet thuyết minh chi tiết khoản mục vào cả hai mẫu giấy làm việc Anh – Việt của các phần hành còn thiếu.
Điều này sẽ giúp cho KTV có cở sở thực hiện đầy đủ các thủ tục kiểm toán, đảm bảo chất lượng của cuộc kiểm toán. Hơn nữa, việc thống nhất bố cục trình bày, nội dung công việc thực hiện giữa hai mẫu giấy làm việc sẽ giúp cho KTV thuận lợi hơn trong việc trình bày giấy làm việc, tiết kiệm thời gian trong quá trình thực hiện kiểm toán tại khách hàng.
Bên cạnh đó, công ty cũng có thể tham khảo thiết kế các mẫu giấy làm việc song ngữ Anh – Việt, không cần tách ra một giấy làm việc ngôn ngữ Anh, một giấy làm việc ngôn ngữ Việt. Giấy làm việc song ngữ Anh – Việt giúp KTV dễ dàng trình bày
77 các thủ tục kiểm toán cũng như thể hiện kết quả kiểm toán, có thể lựa chọn ngôn ngữ để đọc hiểu, tiếp xúc với song ngữ Anh – Việt thường xuyên sẽ tạo cơ hội cho KTV nâng cao đáng kể vốn từ vựng tiếng Anh chuyên ngành Kế toán – Kiểm toán. Hơn nữa, giấy làm việc song ngữ nâng cao tính chuyên nghiệp trong công tác kiểm toán.
Về phương pháp đánh giá hệ thống kiểm soát nội bộ của khách hàng Trong thực tế khi thực hiện một số cuộc kiểm toán, KTV chỉ cập nhật những thay đổi về hệ thống kiểm soát nội bộ của khách hàng vào hồ sơ kiểm toán và sử dụng xét đoán chuyên môn của bản thân để đánh giá về hệ thống kiểm soát nội bộ của khách hàng mà không thực hiện lại các thử nghiệm kiểm soát. Những đánh giá mà KTV đưa ra là dựa trên xét đoán chủ quan, không đảm bảo được kết quả đánh giá là hoàn toàn chính xác. Có thể ở năm kiểm toán đầu tiên, khách hàng tổ chức thực hiện các thủ tục kiểm soát rất tốt nhưng trong những năm kiểm toán tiếp theo, hệ thống kiểm soát nội bộ của khách hàng không thực sự hiệu quả như những đánh giá ban đầu. Nếu công tác đánh giá hệ thống kiểm soát nội bộ thực hiện không tốt sẽ ảnh hưởng đến việc thiết kế phù hợp các thủ tục kiểm toán tiếp theo.
Nguyên nhân khiến cho KTV sử dụng cách đánh giá hệ thống kiểm soát nội bộ này là do khi kiểm toán trong mùa bận, quỹ thời gian rất hạn chế, KTV không thể thực hiện lại từng bước của quy trình tìm hiểu và đánh giá hệ thống kiểm soát nội bộ của khách hàng mà chỉ có thể dựa vào việc cập nhật những thay đổi và kinh nghiệm kiểm toán để đánh giá. Ngoài ra, KTV thường có xu hướng chú trọng vào kiểm tra chi tiết.
Giải pháp:
Dựa vào bài viết giới thiệu về cuộc kiểm toán sơ bộ (Interim Audit) của Mr. Kong Sinra – Senior Manager, làm việc tại Grant Thornton Cambodia trên trang blog Wikiaccounting.com, tác giả đề xuất công ty nên thảo luận và đạt được thỏa thuận với khách hàng về việc thực hiện một cuộc kiểm toán sơ bộ trước khi thực hiện cuộc kiểm toán cuối năm tài chính, thường là thực hiện kiểm toán sơ bộ 6 tháng hoặc 9 tháng. Cuộc kiểm toán sơ bộ này nên được thực hiện trước khi bước vào mùa kiểm toán, bởi vì trong khoảng thời gian này, KTV sẽ không bị gò bó, áp lực về mặt thời gian như trong mùa kiểm toán. KTV sẽ có nhiều thời gian để tìm hiểu kỹ lưỡng về các thủ tục kiểm soát của khách hàng, trực tiếp đến khách hàng để phỏng vấn nhân sự ở các bộ phận có liên quan, xem xét các quy định, thủ tục và chế độ liên quan đến kiểm soát nội bộ mà khách hàng đang áp dụng. Đặc biệt, KTV có thời gian đi tham quan các phân xưởng, bộ phận, phòng ban,… và quan sát thực tế các chu trình hoạt động của khách hàng, củng cổ thêm hiểu biết về việc áp dụng các thủ tục kiểm soát
78 của khách hàng vào thực tế. Một khi đã thu thập được đầy đủ sự hiểu biết về hệ thống kiểm soát nội bộ của khách hàng, KTV sẽ có cơ sở vững vàng để đưa ra các nhận xét cũng như đánh giá thuyết phục về kiểm soát nội bộ của khách hàng. Từ đó, việc thiết kế các thủ tục kiểm toán tiếp theo cũng trở nên hiệu quả hơn, có thể không cần phải kiểm tra chi tiết quá nhiều, tiết kiệm được chi phí và thời gian kiểm toán.
Về việc phát hành Báo cáo kiểm toán bằng phần mềm Excel
Hiện nay, DFK đang sử dụng phần mềm Microsoft Excel để tổ chức hoạt động kiểm toán, các chương trình kiểm toán và toàn bộ giấy làm việc đều được xây dựng trên Excel. Một trong những hạn chế khi sử dụng Excel để tổ chức hoạt động kiểm toán là việc phát hành báo cáo kiểm toán thường xuyên xảy ra sai sót, làm mất thời gian của công ty và của khách hàng. Trong giai đoạn phát hành báo cáo kiểm toán, DFK thiết lập công thức trong Excel để hình thành báo cáo kiểm toán, đây là công thức chung sử dụng cho tất cả các báo cáo kiểm toán với đa dạng ngôn ngữ. Vì là