5. Kết cấu đề tài
4.2Nhận xét về quy trình kiểm toán khoản mục chi phí bán hàng và chi phí quản
lý doanh nghiệp tại DFK Việt Nam
4.2.1 Ưu điểm
DFK có xem xét lại hồ sơ kiểm toán năm trước, cập nhật các thông tin chung về khách hàng để xem có sự thay đổi đáng kể nào về lĩnh vực hoạt động, ngành nghề kinh doanh, cơ cấu tổ chức, cơ cấu vốn, quy chế công ty,…, xác nhận lại tính độc lập của KTV và công ty DFK liên quan đến khách hàng này. Từ đó, đánh giá lại rủi ro hợp đồng kiểm toán và quyết định có tiếp tục cung cấp dịch vụ kiểm toán cho khách hàng này hay không.
Hàng năm, DFK đều luân phiên thay đổi nhóm kiểm toán đến thực hiện công tác kiểm toán tại khách hàng, chỉ giữ lại KTV có am hiểu sâu về lĩnh vực hoạt động và nắm bắt được các thông tin quan trọng của khách hàng để vừa đảm báo tính độc lập, khách quan, trung thực, vừa đảm bảo chất lượng của cuộc kiểm toán.
KTV cũng chủ động trong việc liên lạc, yêu cầu khách hàng cung cấp các dữ liệu kế toán, chứng từ cần thiết để KTV thực hiện các thủ tục phân tích sơ bộ trước khi đến kiểm tại khách hàng.
KTV phân loại chi tiết chi phí trên sổ nhật ký chung theo diễn giải, rồi sử dụng công cụ PivotTable trong Excel để phân tích chi tiết biến động của khoản mục CPBH và CPQLDN. Phương pháp này khá hiệu quả khi giúp KTV lựa chọn được mẫu bất thường để kiểm tra chi tiết, đồng thời phát hiện các nghiệp vụ mà khách hàng đang phân loại sai tài khoản chi phí.
KTV chú trọng kiểm tra chi tiết khoản mục CPBH và CPQLDN nhằm đảm bảo các khoản chi phí phát sinh là hợp lý, được ghi nhận đầy đủ, có các chứng từ hợp lệ. KTV thực hiện đầy đủ thủ tục cut-off để đảm bảo các khoản chi phí được ghi nhận đúng niên độ. Các bằng chứng kiểm toán thu thập được KTV sắp xếp, lưu trữ cẩn thận vào hồ sơ kiểm toán.
Bên cạnh đó, KTV cũng rất cẩn trọng khi kiểm tra 100% các nghiệp vụ giảm CPBH và CPQLDN trên sổ nhật ký chung, nhằm đảm bảo các khoản chi phí được ghi nhận chính xác, hợp lý và không tồn tại khoản giảm phí nào để điều tiết kết quả hoạt động kinh doanh của đơn vị.
Khi thực hiện hầu hết các thủ tục kiểm toán, KTV tiến hành rà soát và tổng hợp danh sách các khoản CPBH và CPQLDN không hợp lý, có sự hỗ trợ lẫn nhau giữa phần hành CPBH, CPQLDN và phần hành thuế trong việc xác định thuế thu nhập doanh nghiệp của đơn vị, nhằm đảm bảo tối đa chất lượng cuộc kiểm toán.
86 Giấy tờ làm việc phần hành CPBH và CPQLDN được soát xét kỹ lưỡng bởi trưởng nhóm kiểm toán và BGĐ trước khi đưa ra kết luận cho khoản mục CPBH, CPQLDN cũng như đưa ra ý kiến kiểm toán cho toàn bộ BCTC của khách hàng. Việc soát xét qua các cấp giúp giảm thiểu tối đa các rủi ro có thể xảy ra, đảm bảo chất lượng của cuộc kiểm toán và duy trì sự uy tín đối với khách hàng.
Ngoài ra, khi kết thúc cuộc kiểm toán, KTV có trao đổi và tư vấn cho khách hàng về các khoản chi phí không hợp lý, vì trong năm tài chính, khách hàng có phát sinh một số khoản chi phí do còn thiếu một vài chứng từ đi kèm nên những khoản chi phí đó không được trừ khi tính thuế TNDN. Để giúp khách hàng giảm thiểu tối đa chi phí thuế TNDN phải nộp vào các năm tiếp theo, KTV hướng dẫn khách hàng với khoản chi phí này thì cần lưu trữ những chứng từ gì để khoản chi phí đó được xét là chi phí hợp lý khi tính thuế TNDN. Những đóng góp sau kiểm toán của KTV sẽ mang lại lợi ích đáng kể cho khách hàng, giúp cho hoạt động kinh doanh của khách hàng đạt hiệu quả hơn.
4.2.2 Những vấn đề còn tồn tại và giải pháp
Về việc áp dụng thủ tục phân tích trong giai đoạn lập kế hoạch kiểm toán Trưởng nhóm kiểm toán không thực hiện thủ tục phân tích sơ bộ BCTC trong giai đoạn lập kế hoạch kiểm toán để đánh giá rủi ro mà chỉ dựa vào những cập nhật thay đổi trong quá trình hoạt động kinh doanh của khách hàng trong năm tài chính và dựa vào những hiểu biết, kinh nghiệm kiểm toán của bản thân từ cuộc kiểm toán trước để đưa ra đánh giá.
Nguyên nhân tồn tại vấn đề này là do trưởng nhóm kiểm toán bị hạn chế về mặt thời gian, đảm nhận cùng lúc nhiều cuộc kiểm toán, vừa phải hoàn thành báo cáo kiểm toán cho khách hàng này vừa phải chuẩn bị kế hoạch kiểm toán cho khách hàng kia. Tình trạng này thường xuyên xảy ra vào mùa kiểm toán (từ tháng 01 đến tháng 03). Bên cạnh đó, trưởng nhóm kiểm toán cũng dựa vào việc thành viên nhóm kiểm toán sẽ thực hiện thủ tục phân tích kỹ lưỡng khi kiểm toán phần hành cụ thể để khoanh vùng rủi ro kiểm tra chi tiết nên việc thực hiện thủ tục phân tích trong giai đoạn lập kế hoạch kiểm toán có thể lược bỏ nếu quỹ thời gian không cho phép.
Tuy nhiên, việc trưởng nhóm kiểm toán không phân tích sơ bộ BCTC trước khi thực hiện kiểm toán sẽ khiến cho trưởng nhóm bị hạn chế trong việc theo sát công việc của thành viên nhóm kiểm toán. Nếu thành viên nhóm kiểm toán không chú trọng thực hiện thủ tục phân tích hoặc phân tích sơ sài thì rủi ro chọn mẫu kiểm tra chi tiết không phù hợp là khá cao.
87
Giải pháp:
Về việc giải quyết vấn đề thiếu nhân sự, tác đã đã đề xuất giải pháp ở phần nhận xét chung công tác kiểm toán tại DFK. Bên cạnh việc tăng cường nhân sự trong mùa kiểm toán, thành viên BGĐ nên phân chia thời gian hợp lý để xét duyệt những thủ tục ban đầu do trưởng nhóm kiểm toán thực hiện trước khi bắt đầu thực hiện kiểm toán tại khách hàng. Việc xét duyệt này sẽ đảm bảo các công việc trưởng nhóm kiểm toán thực hiện là hợp lý đối với đặc điểm của cuộc kiểm toán, đồng thời giúp xử lý rủi ro kịp thời nếu có.
Về việc tìm hiểu hệ thống kiểm soát nội bộ của khách hàng
Mặc dù DFK có xây dựng các câu hỏi để tìm hiểu và đánh giá hệ thống kiểm soát nội bộ của khách hàng nhưng những đánh giá này là ở cấp độ toàn doanh nghiệp, đối với một số phần hành như phải thu, tài sản cố định, chi phí phải trả, vay và nợ ngắn hạn – dài hạn, thuế, chi phí hoạt động tài chính,…, DFK có thiết kế bảng câu hỏi chi tiết, cụ thể có liên quan đến phần hành để KTV phụ trách phần hành đó có thể thu thập thông tin về kiểm soát nội bộ của khách hàng, đưa ra những đánh giá hợp lý và thực hiện các thủ tục kiểm toán phù hợp.
Tuy nhiên, công ty lại không thiết kế riêng bảng câu hỏi đánh giá hệ thống kiểm soát nội bộ cho khoản mục CPBH, CPQLDN vì cho rằng khoản mục này có liên quan đến nhiều tài khoản khác, KTV phụ trách phần hành CPBH và CPQLDN có thể tham chiếu đến những phần hành đó để xem xét. Trong thực tế, các câu hỏi tìm hiểu về kiểm soát nội bộ của khách hàng đối với từng phần hành rất chi tiết và sát với phần hành đó nên việc KTV phụ trách phần hành CPBH, CPQLDN đối chiếu đến những phần hành đó để thu thập thông tin không thật sự hiệu quả. Bên cạnh đó, khi thực hiện kiểm toán, KTV cũng thường bỏ qua việc đối chiếu này và đi đến kiểm tra dấu vết phê duyệt trên tài liệu luôn. Điều này sẽ khiến cho việc lựa chọn thử nghiệm kiểm soát để thực hiện của KTV bị hạn chế và không đem lại hiệu quả.
Giải pháp:
Bên cạnh việc đánh giá hệ thống kiểm soát nội bộ ở cấp độ toàn doanh nghiệp và chi tiết đến một số khoản mục, công ty nên thiết kế riêng một sheet gồm có các câu hỏi kiểm soát nội bộ trong giấy tờ làm việc của khoản mục CPBH và CPQLDN, giúp KTV phụ trách phần hành CPBH, CPQLDN chủ động hơn trong việc thu thập thông tin về kiểm soát nội bộ của khách hàng và tránh tình trạng KTV bỏ qua việc đối chiếu với các phần hành khác. Từ đó, KTV có cơ sở để đánh giá chính xác về rủi ro kiểm soát ở khoản mục CPBH, CPQLDN, dự đoán được các sai phạm có thể xảy ra để kiểm tra chi tiết. Thông qua việc tìm hiểu về các thủ tục kiểm soát khoản mục
88 chi phí cũng như các quy định tại Điều 82, Điều 91, Điều 92 Thông tư 200/2014/TT- BTC và Khoản 4 Điều 52 Luật Kế toán số 88/2015/QH13, tác giả có đề xuất một số câu hỏi tìm hiểu về hệ thống kiểm soát nội bộ như sau để công ty có thể tham khảo thiết kế bảng câu hỏi phỏng vấn khách hàng:
STT Câu hỏi tìm hiểu về hệ thống kiểm soát nội bộ
Trả lời Ghi chú Có Không Không áp dụng
01 Đơn vị có theo dõi thường xuyên các biến động của CPBH, CPQLDN không? 02 Đơn vị có mở sổ theo dõi chi tiết từng
khoản mục chi phí không?
03 Các khoản chi phí có được xem xét và phê duyệt bởi Ban Giám đốc không? 04 Các chứng từ mua hàng có đầy đủ chữ
ký của cấp có thẩm quyền không? 05 Việc phản ánh các khoản chi phí có theo
đúng kỳ kế toán không?
06 Cuối kỳ, đơn vị có kết chuyển toàn bộ CPBH, CPQLDN qua TK 911 để xác định kết quả kinh doanh không?
07 Trong năm đơn vị có phát sinh loại chi phí nào mới không?
08 Các khoản chi phí hạch toán vào TK 641/642 có phục vụ cho mục đích kinh doanh của đơn vị không?
09 Các khoản CPBH, CPQLDN có hóa đơn, chứng từ nhưng không đủ điều kiện là chi phí được trừ khi tính thuế TNDN có được hạch toán vào sổ sách không? 10 Đơn vị có sử dụng riêng một tài khoản
để hạch toán các khoản chi phí không đủ điều kiện là chi phí được trừ khi tính thuế TNDN không?
89 11 Đơn vị có phân chia trách nhiệm giữa
thủ quỹ và kế toán thu chi không ? 12 Thủ quỹ có kiểm tra tính hợp lệ của
phiếu chi trước khi chi không?
13 Các nghiệp vụ chi có được ghi nhận đầy đủ ngay khi phát sinh nghiệp vụ hay không?
14 Dự phòng nợ phải thu khó đòi có được phê duyệt của cấp có thẩm quyền trước khi phản ánh vào chi phí hay không? 15 Đơn vị có thiết lập định mức cho các
khoản chi phí không?
16 Các khoản CPBH, CPQLDN phát sinh có giá trị lớn có được phân bổ nhiều kỳ không?
17 Đơn vị có phát sinh khoản CPBH, CPQLDN nào trong kỳ bằng ngoại tệ không? Nếu có thì đơn vị áp dụng tỷ giá nào để quy đổi sang VND?
18 Đơn vị có thường trích trước khoản chi phí nào trong kỳ không?
19 Hàng tháng, hàng quý đơn vị có lập bảng tổng hợp chi phí từ sổ chi tiết CPBH, CPQLDN và đối chiếu với sổ cái không? 20 Đơn vị có thực hiện các bước kiểm tra, đối chiếu sổ chi tiết, sổ cái khoản mục CPBH, CPQLDN trước khi lập BCTC không?
Bên cạnh đó, KTV cũng nên áp dụng các câu hỏi mở như là: Khi nào khách hàng ghi nhận chi phí ? Dựa vào các chứng từ nào để ghi nhận chi phí? Các chứng từ này có những ai phê duyệt? Các khoản chi phí được thanh toán như thế nào?... để khai thác thêm được nhiều thông tin hữu ích hơn phục vụ cho công tác kiểm toán. Tùy theo đặc điểm của mỗi cuộc kiểm toán mà KTV nên thiết kế những câu hỏi phù hợp, đi từ bao quát đến chi tiết vào khoản mục chi phí cần tìm hiểu để thu thập được đầy đủ thông tin có chất lượng.
90
Về việc sử dụng nguồn dữ liệu phân tích
Khi thực hiện thủ tục phân tích, KTV chỉ sử dụng số liệu do đơn vị cung cấp để so sánh biến động chi phí năm kiểm toán với năm trước, so sánh biến động chi phí qua các tháng kết hợp với biến động về doanh thu, phân tích các chỉ số tài chính liên quan mà chưa so sánh được với các doanh nghiệp khác cùng ngành. Hạn chế trong việc thu thập dữ liệu từ bên ngoài khiến cho KTV không hoàn toàn đánh giá được chi phí phát sinh ở đơn vị có hợp lý hay không, KTV không biết được doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực sản xuất phân bón, thuốc bảo vệ thực vật thì sẽ phát sinh những khoản chi phí tiêu biểu nào (đặc biệt là các doanh nghiệp có cùng quy mô với khách hàng), định mức chi phí ra sao, có khoản chi phí nào mà đơn vị phát sinh nhưng doanh nghiệp khác không phát sinh không, tỷ lệ phần trăm CPBH và CPQLDN tính trên doanh thu của các doanh nghiệp cùng ngành là bao nhiêu,… Thiếu đi các thông tin này ít nhiều sẽ ảnh hưởng tới kết luận của KTV về khoản mục CPBH và CPQLDN.
Việc sử dụng nguồn dữ liệu để phân tích biến động CPBH và CPQLDN của khách hàng còn hạn chế vì một số nguyên nhân sau:
Thứ nhất, việc tìm kiếm các thông tin chung liên quan đến ngành và dữ liệu về chỉ số trung bình ngành trên internet rất khó khăn vì tính bảo mật của mỗi doanh nghiệp. Một số trang web có cung cấp dữ liệu tài chính của các doanh nghiệp cùng ngành thì lại không đảm bảo được các dữ liệu đó đã qua kiểm định.
Thứ hai, KTV phải tự thực hiện tất cả các công việc trong thời gian ngắn, không có bộ phận hỗ trợ tìm kiếm các nguồn thông tin ngoài đơn vị nên KTV thường bỏ qua việc phân tích, so sánh với các dữ liệu chung của ngành, chỉ tập trung phân tích số liệu do khách hàng cung cấp.
Giải pháp:
Hiện nay, có rất nhiều nguồn thông tin có thể tìm kiếm trên internet nhưng không đảm bảo được chất lượng của nguồn thông tin đó nên KTV cũng hạn chế sử dụng nguồn thông tin chưa được kiểm định. Còn việc tự thu thập rồi tính toán các chỉ số trung bình ngành thì mất quá nhiều thời gian và công sức. Chính vì vậy mà tác giả khuyến nghị công ty nên tìm hiểu về các tổ chức cung cấp dịch vụ thông tin chuyên nghiệp như Thomson Reuters, Vietstock, Vietdata và FireAnt. Công ty nên cân nhắc khả năng tài chính và nhu cầu thông tin của mình để lựa chọn nguồn cung cấp dữ liệu phù hợp.
Theo bài báo “Sử dụng dữ liệu Thomson Reuters trong giảng dạy các môn học thuộc khối ngành kinh tế” đăng trên tạp chí khoa học Đại học Sài Gòn ngày 20/06/2016 thì các tổ chức lớn tại Việt Nam như Ngân hàng thương mại, Ngân hàng
91 Nhà nước, Qũy quản lý tài sản, Qũy đầu tư, Công ty chứng khoán,… đều tin dùng dịch vụ cung cấp dữ liệu tài chính, dữ liệu kinh tế vĩ mô của Thomson Reuters.
Một số khách hàng tiêu biểu của Vietdata như Ngân hàng Thương mại Cổ phần Kỹ thương Việt Nam (Techcombank), Ngân hàng Thương mại Cổ phần Á Châu (ACB), Zahonero Group, Mentfield Logistics Group, Duxton Asset Management,… Đầu tư vào việc sử dụng dịch vụ cung cấp dữ liệu chuyên nghiệp sẽ giúp cho KTV dễ dàng tiếp cận các nguồn thông tin chung về ngành, thu thập được dữ liệu chỉ số trung bình ngành và một số thông tin cần thiết khác. Khi có đầy đủ các nguồn thông tin bên ngoài, kết hợp với phân tích các chỉ số tài chính của đơn vị, KTV sẽ có cơ sở đánh giá tính hợp lý của các khoản CPBH, CPQLDN, đánh giá chính xác về mức độ rủi ro của đơn vị, thuận lợi hơn trong việc kiểm tra chi tiết.
Về việc trình bày giấy làm việc
Khi thực hiện thủ tục phân tích, KTV chỉ highlight các khoản chi phí chiếm tỷ trọng cao, có biến động bất thường trong tháng mà không trình bày vào giấy tờ làm việc các phân tích, nhận xét biến động, kết luận về khoản mục CPBH và CPQLDN. Điều này sẽ gây khó khăn cho trưởng nhóm kiểm toán khi soát xét giấy tờ làm việc,