5. Kết cấu đề tài
3.2.2.4 Thực hiện thử nghiệm chi tiết
Kiểm tra đối ứng tài khoản của CPBH và CPQLDN
KTV lập sơ đồ chữ T tài khoản 641 và tài khoản 642 để kiểm tra tài khoản đối ứng bất thường. Đối với tài khoản CPBH, KTV nhận thấy có định khoản bất thường Nợ 3311/Có 641 và Nợ 641/Có 911. Tìm hiểu trên sổ cái thì biết được khoản giảm CPBH này là khoản chiết khấu huê hồng đơn vị nhận được khi mua đủ sản lượng dầu mỗi tháng, còn định khoản Nợ 641/Có 911 là để kết chuyển khoản chiết khấu huê hồng nhận được (chi tiết nghiệp vụtham khảophụ lục 3.8). Tuy nhiên, nhận thấy đơn vị đang kết chuyển thiếu 3.541.909 VND như phát hiện khi thực hiện thủ tục chung về đối chiếu số liệu. Các tài khoản đối ứng còn lại nhìn chung bình thường.
Hình 3.3: Tổng hợp đối ứng tài khoản CPBH
58 Kiểm tra đối ứng tài khoản CPQLDN, nhận thấy trong năm có các khoản hoàn nhập dự phòng nợ phải thu khó đòi, làm giảm CPQLDN. Định khoản Nợ 642/Có 911 là để kết chuyển các khoản hoàn nhập dự phòng này. Ngoài ra, cũng có những định khoản lạ như Nợ 642/Có 1311, Nợ 642/Có 1331, Nợ 642/Có 1332. Tìm hiểu thì được biết là khi khách hàng thanh toán cho đơn vị bằng tiền gửi ngân hàng, phí chuyển tiền là phí trong nên đơn vị sẽ không được hưởng nguyên số tiền gửi mà sẽ bị trừ phí trong khoản tiền khách hàng gửi đó. Vì vậy, khoản phí chuyển tiền qua ngân hàng đó đơn vị hạch toán Nợ 642/Có 1311. Còn bút toán Nợ 642/Có 1331 và Nợ 642/Có 1332 phản ánh các khoản thuế GTGT đầu vào không được khấu trừ nhưng đơn vị diễn giải nhầm thành “điều chỉnh thuế GTGT được khấu trừ sang CPQL”.
Hình 3.4: Tổng hợp đối ứng tài khoản CPQLDN
59
Kiểm tra chứng từ CPBH và CPQLDN
Mục tiêu: Đảm bảo CPBH và CPQLDN là có thực, được ghi nhận đầy đủ, chính xác và được phân loại phù hợp.
Công việc thực hiện:
Rà soát các khoản mục chi phí có sự biến động bất thường trong năm/kỳ được xác định trong quá trình phân tích và trên sổ cái (số tiền lớn, giao dịch khác thường, điều chỉnh giảm,…).
Chọn mẫu kiểm tra chứng từ gốc đối với các khoản mục CPBH và CPQLDN: kiểm tra hóa đơn hoặc yêu cầu thanh toán của nhà cung cấp, các bảng tính toán kèm theo, các phiếu chi, chứng từ thanh toán qua ngân hàng cùng với các chứng từ khác kèm theo (duyệt chi của BGĐ, định mức chi ...).
Xem xét tính hợp lý các chi phí liên quan có tính chất nhạy cảm như: chi phí tiền phạt, chi phi tư vấn pháp luật, tranh chấp, kiện tụng.
Kết quả: Căn cứ vào các kết luận đưa ra từ thủ tục phân tích, kết hợp với bảng Pivot thể hiện biến động theo tháng của các khoản CPBH và CPQLDN chi tiết, KTV chọn được một số mẫu nghiệp vụ để kiểm tra chứng từ như sau:
* Đối với khoản mục CPBH (Tham khảo phụ lục 3.9_G351)
KTV tiến hành kiểm tra chứng từ của các nghiệp vụ được chọn, thu thập được kết quả:
Khoản chi phí tổ chức du lịch Phan Thiết – Đà Lạt cho khách hàng được quy định trong điều lệ tổ chức hoạt động của đơn vị, nhằm khuyến khích khách hàng tiêu thụ sản phẩm của đơn vị. Đơn vị tổ chức chương trình chiết khấu “Kết nối khách hàng” như sau: Khách hàng đạt doanh số từ 300.000.000 VND trở lên sẽ được chiết khấu 1 tour du lịch Phan Thiết – Đà Lạt trị giá 3.000.000 VND. Nếu doanh số là bội số của 300.000.000 VND, khách hàng sẽ nhận được số tour du lịch tương ứng với bội số đó. Về khoản chi phí tổ chức du lịch này, đơn vị lưu trữ đầy đủ các chứng từ hợp lệ theo quy định của pháp luật như chương trình chiết khấu kết nối khách hàng đạt doanh số (giai đoạn từ ngày 01/01/2020 đến ngày 30/09/2020), danh sách khách hàng đạt doanh số, danh sách du lịch Phan Thiết – Đà Lạt, quyết định chiết khấu vé du lịch cho khách hàng 2020, danh sách chi tiền vé du lịch cho khách hàng, hợp đồng tổ chức du lịch, hóa đơn GTGT và chứng từ thanh toán qua ngân hàng. Số tiền ghi nhận trên chứng từ khớp với số tiền đơn vị ghi nhận trên sổ sách kế toán, dựa theo những chứng từ đơn vị lưu trữ, KTV kết luận đây là khoản chi phí hợp lý (được trừ khi tính thuế TNDN).
Các khoản chi phí tổ chức hội nghị nhằm mục đích quảng cáo thuốc bảo vệ thực vật của đơn vị được ghi nhận trên sổ sách kế toán phù hợp với số tiền trên chứng từ.
60 Tuy nhiên, chỉ có hai khoản chi phí trị giá 188.590.909 VND và 360.958.182 VND được tính là chi phí hợp lý vì hai khoản này có đầy đủ chứng từ như hợp đồng cung cấp dịch vụ, biên bản thanh lý hợp đồng, giấy xác nhận nội dung quảng cáo thuốc bảo vệ thực vật của Chi cục Trồng trọt và Bảo vệ thực vật Thành phố D, hóa đơn GTGT, chứng từ thanh toán qua ngân hàng. Hai khoản còn lại trị giá 19.600.000 VND và 19.900.000 VND không phải là chi phí hợp lý vì chỉ có hóa đơn bán hàng thể hiện tên hàng hóa, dịch vụ là “ăn uống”, “đặt tiệc” (không kèm bảng kê chi tiết món ăn), hai khoản này không đủ chứng từ chứng minh là chi phí hợp lý.
Các khoản chi xuất quà tặng hội nghị khách hàng, đơn vị mua các hàng hóa như bút bi, lịch, bia, bột giặt, áo thun dài tay, ly thủy tinh, máy tính casio,… nhập kho rồi mới xuất tặng khách hàng dự hội nghị. Giá trị ghi nhận trên sổ sách phù hợp với các chứng từ được kiểm tra. Đơn vị có xuất hóa đơn GTGT cho các khoản quà tặng, có phiếu xuất kho và giấy xác nhận nội dung quảng cáo thuốc bảo vệ thực vật của Chi cục Trồng trọt, Bảo vệ thực vật và Quản lý chất lượng nông sản. Khoản chi phí này được tính là chi phí hợp lý khi tính thuế TNDN.
Khoản chi phí quảng cáo đơn vị lưu trữ hợp đồng quảng cáo, kế hoạch quảng cáo trên đài truyền hình tháng 01/2020 và tháng 02/2020, hóa đơn GTGT, chứng từ thanh toán qua ngân hàng. Số tiền đơn vị ghi nhận vào chi phí trên sổ sách kế toán khớp với số tiền trên chứng từ. Khoản chi phí quảng cáo này là chi phí hợp lý (được trừ khi tính thuế TNDN).
Chi phí tài trợ chương trình “Chuyến xe nhân ái” trên đài Truyền hình Vĩnh Long 1 (THVL1) có biên bản xác nhận tài trợ chương trình, hợp đồng tài trợ, hóa đơn GTGT, chứng từ thanh toán qua ngân hàng. Việc ghi nhận chi phí tài trợ trên sổ sách kế toán phù hợp với chứng từ kiểm tra, đơn vị lưu trữ đầy đủ chứng từ theo quy định của pháp luật cho khoản tài trợ, khoản chi phí này được trừ khi tính thuế TNDN.
Khoản chi ủng hộ từ thiện 200.000.000 VND là đơn vị tài trợ cho Phòng Khám Đa Khoa Nhân Đạo Kinh 7 để Phòng khám sử dụng cho mục đích hỗ trợ cho bệnh nhân nghèo và mua mới trang thiết bị y tế. Việc ghi nhận khoản chi ủng hộ từ thiện này phù hợp với các chứng từ được kiểm tra. Đơn vị có lưu trữ đầy đủ các chứng từ liên quan đến khoản tài trợ như biên bản xác nhận tài trợ cho y tế, phiếu thu, giấy báo nợ để đảm bảo khoản chi phí là hợp lý.
Các khoản phí nhập khẩu có đầy đủ hóa đơn GTGT, phiếu giao nhận container, biên nhận thanh toán/ phiếu thu hóa đơn điện tử, phiếu chi. Về bản chất, các khoản phí nhập khẩu này (bao gồm phí nâng hạ container, phí giao container, phí lưu bãi, phí dịch vụ hải quan,…) không được hạch toán vào TK 641. Tuy nhiên, khi KTV phỏng vấn đơn vị thì được biết là đơn vị thuê một bên chuyên cung cấp dịch vụ vận
61 tải để vận chuyển hàng nhập khẩu về kho đơn vị, bên cung cấp dịch vụ vận tải này không tính chi phí riêng lẻ cho từng đơn đặt hàng, từng lô hàng hoặc từng mặt hàng mà họ tính chung cho tất cả số lượng hàng nhập về. Vì vậy, đơn vị không thể tách khoản phí nhập khẩu này theo từng mặt hàng và giá trị cũng không lớn nên đơn vị hạch toán các khoản phí nhập khẩu này vào TK 641.
Giá trị khoản chi phí tiếp khách đơn vị ghi nhận trên sổ sách kế toán phù hợp với hóa đơn GTGT được kiểm tra. Tuy nhiên, khoản chi tiếp khách này không được trừ khi tính thuế TNDN vì tên hàng hóa, dịch vụ trên hóa đơn chỉ thể hiện nội dung là “ăn uống”, không kèm bảng kê chi tiết món ăn, đồng thời không đủ chứng từ để chứng minh khoản chi tiếp khách này phục vụ cho hoạt động sản xuất kinh doanh của đơn vị.
Phí biên tập và sản xuất TVC 3D khuyến mại "Super Rim 250EC và BI-A 400SC” được ghi nhận phù hợp với chứng từ kiểm tra, có đầy đủ các chứng từ hợp pháp: hợp đồng sản xuất, kịch bản TVC khuyến mãi Super Rim và bia 30 giây, biên bản nghiệm thu, biên bản quyết toán và thanh lý hợp đồng, hóa đơn GTGT, chứng từ thanh toán qua ngân hàng. Khoản chi phí này là hợp lý và được trừ khi tính thuế TNDN.
Đối với khoản chi tiền trúng thưởng cho “Chương trình khuyến mãi bốc thăm Kim Cương vụ đông xuân 2019 – 2020”, KTV thu thập được các chứng từ sau: Đăng ký thực hiện khuyến mại, xác nhận đăng ký thực hiện khuyến mại của Cục Xúc tiến Thương mại – Bộ Công Thương, thể lệ chương trình khuyến mại, danh sách các tỉnh thực hiện khuyến mại, hợp đồng cung cấp dịch vụ tư vấn đăng ký thực hiện khuyến mại, hóa đơn GTGT phí dịch vụ tư vấn đăng ký thực hiện khuyến mại, báo cáo thực hiện khuyến mại, biên bản xác định kết quả trúng giải đặc biệt, biên bản xác định kết quả trúng giải nhất, bảng tổng hợp vé trúng thưởng giải nhì – giải ba – giải khuyến khích, phiếu thăm. Để đảm bảo giá trị của chương trình khuyến mãi này được ghi nhận phù hợp với các chứng từ kiểm tra, KTV tiến hành ước tính độc lập chi phí cho “Chương trình khuyến mãi bốc thăm Kim Cương vụ đông xuân 2019 – 2020”. (Tham khảo phụ lục 3.10_CTKM-KIMCUONG)
Dựa vào thể lệ chương trình khuyến mãi và biên bản xác định kết quả trúng giải, KTV thu thập được thông tin sau: Có 6 giải đặc biệt trị giá 50.000.000 VND/giải, 18 giải nhất trị giá 10.000.000 VND/giải, 60 giải nhì trị giá 5.000.000 VND/giải, 108 giải ba trị giá 3.000.000 VND/giải và 408 giải khuyến khích trị giá 2.000.000 VND/giải. Kết quả tính toán cho thấy tổng chi phí chi cho “Chương trình khuyến mãi bốc thăm Kim Cương vụ đông xuân 2019 – 2020” là 1.920.000.000 VND, phù hợp
62 với tổng chi phí chương trình khuyến mãi đơn vị ghi nhận trên sổ sách. Khoản chi phí này là chi phí hợp lý.
Các khoản chi phí còn lại như phí mua thẻ cào, chi phí xăng dầu đi công tác, phí xin phép chi cục bảo vệ thực vật, phí thuê xe, phí sửa chữa nền kho đều có đầy đủ các chừng từ hợp pháp và được ghi nhận phù hợp với các chứng từ đó.
* Đối với khoản mục CPQLDN (Tham khảo phụ lục 3.11_G451)
Khoản phí dịch vụ bảo vệ là chi phí cố định của đơn vị, dựa trên hợp đồng cung cấp dịch vụ bảo vệ thu thập được, KTV có được thông tin phí dịch vụ bảo vệ chưa thuế GTGT là 24.000.000 VND/tháng, ước tính tổng chi phí dịch vụ bảo vệ 12 tháng là 288.000.000 VND. Tuy nhiên, đơn vị đang ghi nhận tổng chi phí dịch vụ bảo vệ là 312.000.000 VND, tức là đơn vị đang ghi nhận dư một khoản phí dịch vụ bảo vệ trong năm 2020. Dựa vào kết luận của thủ tục phân tích, kiểm tra hóa đơn GTGT của khoản phí dịch vụ bảo vệ tháng 12/2019 thì thấy ngày hóa đơn là ngày 31/12/2019. Vậy đây là khoản chi phí phải ghi nhận trong năm 2019, đơn vị đang ghi nhận không đúng niên độ.
Ngoài ra, nhận thấy diễn giải của khoản phí dịch vụ bảo vệ tháng 5 có bất thường so với các tháng khác nên KTV kiểm tra chứng từ của khoản này. Được biết do bảo vệ bên công ty cung cấp dịch vụ bảo vệ không hoàn thành trách nhiệm như thỏa thuận hợp đồng, phía công ty cung cấp dịch vụ bảo vệ phải bồi thường vi phạm cho đơn vị số tiền 1.640.000 VND bằng cách cấn trừ công nợ. Bình thường mỗi tháng đơn vị phải trả cho công ty cung cấp dịch vụ bảo vệ 26.400.000 VND, nhưng tháng 5 đơn vị chỉ cần trả cho công ty cung cấp dịch vụ bảo vệ 24.760.000 VND.
Khoản chi đồng phục cho BGĐ và nhân viên bằng hiện vật là áo sơ mi nam/nữ, quần tây nam/nữ, chân váy được quy định trong quy chế tài chính của đơn vị, có quyết định chi trang phục bằng hiện vật của Giám đốc, hóa đơn GTGT, danh sách nhân viên ký nhận, phiếu chi, ủy nhiệm chi. Khoản chi này được ghi nhận phù hợp và được trừ khi tính thuế TNDN.
Phí phân tích mẫu môi trường có hóa đơn bán hàng, kết quả phân tích mẫu môi trường, ủy nhiệm chi. Chi phí được ghi nhận phù hợp với chứng từ kiểm tra và được trừ khi tính thuế TNDN.
Các khoản chi mua vé máy bay đi công tác, đơn vị chỉ có hóa đơn GTGT và phiếu chi, không có các chứng từ cần thiết khác như quyết định cử đi công tác, vé máy bay, thẻ lên máy bay (cuống vé máy bay). Vì vậy, đơn vị được ghi nhận khoản chi phí này vào sổ sách kế toán nhưng phải loại ra khỏi chi phí được trừ khi tính thuế TNDN.
63 Các khoản chi phí tham dự khóa học CEO, tham dự chuyên đề quản trị cuộc đời của con trai giám đốc, đơn vị chỉ có hóa đơn GTGT tiền học và chứng từ thanh toán qua ngân hàng. Đơn vị không lưu trữ đủ chứng từ hợp pháp để thỏa điều kiện là chi phí hợp lý, vì vậy, khoản chi phí này sẽ bị loại ra khi tính thuế TNDN. Ngoài ra, khoản chi phí này cũng cần phân loại lại vào TK 6428, thay vì TK 6421.
Các khoản cước phí điện thoại, internet tháng 12/2019, KTV kiểm tra hóa đơn GTGT thì thấy ngày hóa đơn là ngày 01/01/2020, nội dung chi trả cho kỳ cước tháng 12/2019. KTV sẽ đưa ra kết luận cuối cùng cho các khoản cước phí điện thoại, internet này khi thực hiện thủ tục kiểm tra tính đúng kỳ.
Khoản chi tiếp khách, đơn vị có hóa đơn bán hàng và phiếu chi, nhưng tên hàng hóa dịch vụ chỉ thể hiện “Đặt bàn ăn uống”, không kèm bảng kê chi tiết món ăn. Vì vậy, khoản chi tiếp khách này không được trừ khi tính thuế TNDN.
Các khoản chi phí còn lại như phí đăng tin tuyển dụng, phí sửa chữa, lắp ráp, di dời camera, phí sửa máy lạnh văn phòng, cước điện thoại, cước internet, chi mua nước khoáng văn phòng, phí đo môi trường lao động, phí gửi hồ sơ, phí huấn luyện an toàn lao động, phí quản lý, phí làm thủ tục Sở đầu tư, phí tiền điện, phí cung cấp nước sạch, chi mua văn phòng phẩm được ghi nhận phù hợp với chứng từ và lưu trữ đầy đủ chứng từ hợp pháp thỏa điều kiện chi phí được trừ khi tính thuế TNDN.
Kiểm tra các khoản giảm chi phí trong kỳ
Mục tiêu:
Đảm bảo các khoản giảm CPBH và CPQLDN là có thực, được ghi nhận chính xác và được phân loại phù hợp.
Đảm bảo không tồn tại khoản giảm phí để điều tiết kết quả kinh doanh.
Nguồn gốc số liệu: Sổ nhật ký chung
Công việc thực hiện:
Rà soát 100% các khoản giảm chi phí trên sổ nhật ký chung và xem xét tính hợp lý của các khoản giảm phí.
64
Kết quả:
* Đối với CPBH
Bảng 3.2: Các khoản giảm chi phí bán hàng
(Nguồn: Trích từ sổ nhật ký chung)
Các khoản làm giảm CPBH trong kỳ là các khoản chiết khấu huê hồng đơn vị nhận được từ việc mua dầu. Khi đơn vị mua đủ doanh số mỗi tháng sẽ được hưởng chiết khấu huê hồng. KTV kiểm tra hóa đơn GTGT và bảng kê hóa đơn chiết khấu xăng dầu phù hợp với ghi chép của đơn vị. Việc hạch toán giảm phí này là hợp lý.