5. Kết cấu đề tài
3.2.1.5Tổng hợp kế hoạch kiểm toán và xây dựng chương trình kiểm toán
Sau khi thực hiện các công việc trên, trưởng nhóm kiểm toán sẽ tổng hợp kết quả của các công việc thực hiện và lập kế hoạch kiểm toán tổng thể. Trưởng nhóm kiểm toán sẽ đưa ra kế hoạch kiểm toán khoản mục, phân công công việc cho thành viên nhóm kiểm toán, công bố thời gian tiến hành kiểm toán tại khách hàng.
Chương trình kiểm toán CPBH và CPQLDN được xây dựng dựa trên nội dung của chương trình kiểm toán mẫu VACPA và được sửa đổi cho phù hợp với thực tế công tác kiểm toán tại Công ty ABC. Chương trình kiểm toán hướng dẫn chi tiết trình tự các công việc cần thực hiện nhằm đạt được các mục tiêu kiểm toán tương ứng.
Hình 3.1: Chương trình kiểm toán CPBH
41
Hình 3.1: Chương trình kiểm toán CPBH (tiếp theo)
42
Hình 3.1: Chương trình kiểm toán CPBH (tiếp theo)
43
Hình 3.1: Chương trình kiểm toán CPBH (tiếp theo)
44
Hình 3.2: Chương trình kiểm toán CPQLDN
45
Hình 3.2: Chương trình kiểm toán CPQLDN (tiếp theo)
46
Hình 3.2: Chương trình kiểm toán CPQLDN (tiếp theo)
47
Hình 3.2: Chương trình kiểm toán CPQLDN (tiếp theo)
48
3.2.2 Giai đoạn thực hiện kiểm toán 3.2.2.1 Thực hiện các thủ tục chung
Thủ tục 1: Xem xét chính sách kế toán
Kiểm tra chính sách kế toán có áp dụng nhất quán với năm trước và phù hợp với khuôn khổ về lập và trình bày BCTC theo quy định của chuẩn mực kế toán và chế độ kế toán Việt Nam hiện hành không?
Trường hợp có thay đổi chính sách kế toán thì Công ty TNHH ABC có tuân thủ theo hướng dẫn của chuẩn mực kế toán số 29 không?
Mục tiêu: Đảm bảo việc lập và trình bày BCTC phù hợp với thông tư, chuẩn mực và chế độ kế toán hiện hành, đảm bảo số liệu giữa các năm có thể so sánh được.
Công việc thực hiện: Xem xét mục “Chế độ và chính sách kế toán áp dụng tại công ty” trong thuyết minh BCTC của Công ty TNHH ABC để kết luận rằng liệu chế độ và chính sách kế toán có được Công ty TNHH ABC áp dụng phù hợp với chuẩn mực kế toán, chế độ kế toán cũng như các quy định pháp luật hiện hành không.
Kết quả công việc:
Công ty TNHH ABC áp dụng Chế độ kế toán doanh nghiệp ban hành theo Thông tư 200/2014/TT-BTC ngày 22 tháng 12 năm 2014 của Bộ Tài chính. BCTC được lập và trình bày theo Chuẩn mực kế toán Việt Nam số 21.
Đối với các khoản CPBH và CPQLDN, đơn vị ghi nhận chi phí tại thời điểm phát sinh không kể thời gian chi tiền theo cơ sở kế toán dồn tích trên nguyên tắc phù hợp với doanh thu. Đơn vị theo dõi và phân loại chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp theo các tiểu khoản như sau:
6411 – Chi phí nhân viên bán hàng, đơn vị dùng để ghi nhận các khoản tiền lương, tiền thưởng, BHXH, BHYT, BHTN, KPCĐ, phí công tác.
6412 – Chi phí vật liệu, xăng dầu, bao bì, sửa chữa, đơn vị dùng để ghi nhận các khoản chi tiền xăng dầu đi công tác, chi tiền bảo dưỡng xe, chiết khấu huê hồng tiền dầu,…
6414 – Chi phí khấu hao TSCĐ bộ phận bán hàng, đơn vị dùng để ghi nhận các khoản khấu hao TSCĐ sử dụng ở bộ phận bán hàng.
6415 – Chi phí hội nghị, quà tặng, tài trợ giáo dục, đơn vị dùng để ghi nhận các khoản chi tiền tiệc hội nghị, xuất quà biếu tặng, chi tiền ủng hộ từ thiện,…
6416 – Chi phí trả trước ngắn hạn – dài hạn, đơn vị dùng để ghi nhận các khoản phân bổ CCDC sử dụng ở bộ phận bán hàng.
6417 – Chi phí mua ngoài, đơn vị dùng để ghi nhận các khoản chi phí vận chuyển, chi phí khảo nghiệm sản phẩm, chi phí quảng cáo, phí dịch vụ hải quan, phí
49 sử dụng đường bộ, phí tra cứu và đăng ký nhãn hiệu, phí mua màng nhựa plastic, phí kiểm định xe,…
6418 – Chi phí bằng tiền khác, đơn vị dùng để ghi nhận các khoản chi phí tiếp khách, chi phí tổ chức du lịch cho khách hàng, chi tiền cho chương trình trúng thưởng,…
64191 – Chi phí BPBH khác_THVN***, đơn vị hạch toán các khoản chi phí không hợp lý vào TK 64191 để thuận tiện cho việc loại chi phí khi tính toán thuế TNDN cuối năm.
6421 – Chi phí nhân viên quản lý, đơn vị dùng để ghi nhận các khoản tiền lương, tiền thưởng, BHXH, BHYT, BHTN, KPCĐ, phí công tác,…
6422 – Chi phí vật liệu, sửa chữa, đơn vị dùng để ghi nhận phí di dời đường ống chữa cháy, phí sửa chữa và lắp đặt camera, phí sửa chữa máy vi tính.
6423 – Chi phí đồ dùng văn phòng, đơn vị dùng để ghi nhận các khoản chi mua văn phòng phẩm, mua mực in, mua ổ cứng máy tính,…
6424 – Chi phí khấu hao TSCĐ, đơn vị dùng để ghi nhận các khoản khấu hao TSCĐ sử dụng ở văn phòng.
6425 – Thuế, phí và lệ phí, đơn vị dùng để phản ánh lệ phí môn bài.
6426 – Chi phí trả trước ngắn hạn – dài hạn, đơn vị dùng để ghi nhận các khoản phân bổ CCDC sử dụng ở văn phòng.
6427 – Chi phí mua ngoài, đơn vị dùng để phản ánh các khoản phí ngân hàng, phí công chứng hồ sơ, phí cung cấp nước sạch, cước điện thoại, cước internet, phí tiền điện, phí xử lý nước thải, phí dịch vụ bảo vệ, phí đăng tuyển nhân sự, phí quản lý,…
6428 – Chi phí bằng tiền khác, đơn vị dùng để ghi nhận các khoản chi phí tiếp khách.
6429 – Dự phòng phải thu khó đòi, đơn vị dùng để ghi nhận các khoản trích lập và hoàn nhập dự phòng phải thu khó đòi.
Kết luận: Việc hạch toán CPBH và CPQLDN phù hợp với chuẩn mực kế toán và chế độ kế toán doanh nghiệp Việt Nam hiện hành. Chính sách kế toán áp dụng nhất quán với năm trước.
50
Thủ tục 2: Lập bảng tổng hợp, đối chiếu số liệu CPBH và CPQLDN
Mục tiêu: Đảm bảo số liệu khoản mục CPBH và CPQLDN ghi nhận trên sổ nhật ký chung khớp với sổ chi tiết tài khoản, sổ cái, BCĐPS và báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh.
Nguồn gốc số liệu: Sổ nhật ký chung, sổ cái, sổ chi tiết TK 641*/642*, BCĐPS, báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh, BCTC năm 2019 đã được kiểm toán.
Công việc thực hiện:
Lập bảng tổng hợp số liệu bằng cách lọc dữ liệu lấy đối ứng TK 911 trên sổ nhật ký chung TK CPBH và CPQLDN của kỳ hiện tại để lên số cho cột “Năm nay Trước KT” (Năm nay trước kiểm toán), lấy số liệu trên thuyết minh BCTC kỳ trước đã được kiểm toán để lên số cho cột “Năm trước Sau KT” (Năm trước sau kiểm toán), trong đó chi tiết theo khoản mục CPBH và CPQLDN. (Tham khảo phụ lục 3.3_G310 và phụ lục 3.3_G410)
Lập bảng tổng hợp chi phí dựa trên sổ nhật ký chung, sổ cái TK CPBH và CPQLDN, báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh của kỳ hiện tại. (Tham khảo phụ
lục 3.4_G341 và phụ lục 3.4_G441). Đối với mỗi khoản mục, thu thập biểu chi tiết
và đối chiếu với bảng tổng hợp số liệu.
Kết quả:
Trong quá trình lọc Pivot TK CPBH lấy đối ứng với TK 911 trên nhật ký chung, KTV phát hiện đơn vị kết chuyển thiếu cả bên Nợ và bên Có của TK 6412 số tiền 3.541.909 VND (Tham khảo phụ lục 3.5_PVTdoichieu). Tuy nhiên, do đơn vị kết chuyển thiếu cả bên Nợ và bên Có nên số sau khi bù trừ giữa Nợ TK 911 và Có TK 911 để lên báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh không bị ảnh hưởng.
Sau khi đối chiếu số liệu, nhận thấy tổng số phát sinh trong kỳ trên sổ nhật ký chung khớp với sổ cái TK CPBH, sổ cái TK CPQLDN, sổ chi tiết TK 641*/642*, BCĐPS và sau khi KTV cấn trừ Nợ Có TK 911 đối ứng với TK CPBH, TK CPQLDN thì tổng số phát sinh trong kỳ lần lượt là 41.467.485.861 VND và 10.026.389.197 VND, khớp với báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh. (Tham khảo phụ lục 3.4_G341 và phụ lục 3.4_G441)
51
3.2.2.2 Thực hiện thử nghiệm kiểm soát mức độ khoản mục chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp chi phí quản lý doanh nghiệp
Do DFK không đánh giá hệ thống kiểm soát nội bộ riêng cho khoản mục CPBH và CPQLDN nên KTV dựa vào kết quả tìm hiểu về hệ thống kiểm soát nội bộ của khách hàng ở cấp độ toàn doanh nghiệp, nhận định đơn vị tổ chức hoạt động kiểm soát khá tốt, đánh giá rủi ro kiểm soát ban đầu ở mức trung bình. KTV thực hiện thử nghiệm kiểm soát để kiểm tra tính hiện hữu và hữu hiệu trong hệ thống kiểm soát nội bộ của đơn vị.
Thử nghiệm kiểm soát 1: Kiểm tra sự phân chia chức năng nhiệm vụ trong bộ phận kế toán.
KTV quan sát cách thức tổ chức hoạt động của phòng kế toán, nhận thấy có sự phân công công việc, trách nhiệm giữa kế toán trưởng, kế toán thuế, kế toán bán hàng, kế toán công nợ, kế toán thu chi, thủ quỹ và các nhân viên kế toán khác tại thời điểm KTV quan sát. Tuy nhiên, KTV không đảm bảo 100% việc phân chia trách nhiệm này cũng tiếp diễn ở những thời điểm khác ngoài thời điểm KTV quan sát.
Thử nghiệm kiểm soát 2: Kiểm tra việc theo dõi và đối chiếu số liệu CPBH và CPQLDN.
KTV thu thập sổ sách kế toán của đơn vị, nhận thấy đơn vị có mở sổ chi tiết theo dõi CPBH và CPQLDN, đối chiếu số liệu trên sổ chi tiết khớp với sổ cái. Chứng tỏ đơn vị có mở sổ theo dõi chi tiết và đối chiếu sổ sách định kỳ.
Thử nghiệm kiểm soát 3: Kiểm tra sự phê duyệt của các khoản chi, tính hợp lệ của các chứng từ, thời điểm ghi chép khoản chi lên sổ sách kế toán.
KTV chọn mẫu 20 nghiệp vụ trên sổ chi tiết TK 641 và TK 642 để kiểm tra. Các nghiệp vụ được chọn chủ yếu là các khoản chi mua văn phòng phẩm, chi mua xăng dầu đi công tác, chi tiếp khách, phí gửi hồ sơ, phí công chứng hồ sơ, phí kiểm định xe, các cước phí điện thoại, cước phí internet, tiền điện,… Các khoản chi đều có hóa đơn GTGT hoặc phiếu thu của nhà cung cấp, thông báo nộp tiền, phiếu chi. Các khoản chi có sự xét duyệt của Giám đốc, trên phiếu chi có đầy đủ chữ ký của Giám đốc, Kế toán trưởng, Thủ quỹ, Kế toán thu chi, người nhận tiền và có đóng dấu mộc của đơn vị. Các khoản chi phí được ghi nhận đúng thời điểm phát sinh, nội dung và số tiền trên chứng từ khớp với sổ sách kế toán.
Nhìn chung, khi chọn mẫu thực hiện thử nghiệm kiểm soát, KTV nhận thấy có dấu vết phê duyệt giữa các cấp của đơn vị, vì vậy KTV vẫn đánh giá rủi ro kiểm soát ở mức trung bình.
52
3.2.2.3 Thực hiện thủ tục phân tích
Mục tiêu:
Giải thích được các biến động bất thường của CPBH và CPQLDN, đảm bảo các biến động của CPBH và CPQLDN là hợp lý.
Khoanh vùng rủi ro để kiểm tra chi tiết thông qua phân tích biến động CPBH và CPQLDN.
Nguồn gốc số liệu: Sổ nhật ký chung, BCTC năm 2019 đã được kiểm toán, giấy làm việc G300 và G400 của năm 2019.
Công việc thực hiện:
So sánh CPBH, CPQLDN năm nay với năm trước, kết hợp với biến động về doanh thu, giải thích các biến động lớn (nếu có).
Phân tích cơ cấu các khoản mục CPBH, CPQLDN phát sinh trong năm và so sánh với năm trước, giải thích những biến động bất thường (nếu có).
Phân tích CPBH, CPQLDN theo tháng trên cơ sở kết hợp với biến động doanh thu và soát xét các khoản mục lớn hơn mức trọng yếu thực hiện, hoặc khoản mục bất thường, tìm hiểu nguyên nhân và thực hiện thủ tục kiểm tra tương ứng (nếu cần).
Phân loại CPBH và CPQLDN theo diễn giải dựa trên sổ nhật ký chung, lập Pivot Table thể hiện biến động của các khoản CPBH và CPQLDN được phân loại chi tiết theo diễn giải qua từng tháng.
Phân tích:
* CPBH (Tham khảo phụ lục 3.6_G342, phụ lục 3.6_G343, phụ lục 3.6_PVT)
Nhìn chung, tổng CPBH năm nay giảm 24,36% (tức giảm 13.351.510.907 VND) so với năm trước, tương ứng với sự sụt giảm 15,54% của doanh thu thuần. Nguyên nhân chủ yếu dẫn đến sự sụt giảm này là do đơn vị chịu ảnh hưởng chung bởi đại dịch COVID-19, việc sản xuất kinh doanh và tiêu thụ sản phẩm bị hạn chế.
Trong đó, chi phí dịch vụ mua ngoài giảm mạnh nhất (giảm 46,53% so với năm trước). Chi phí dịch vụ mua ngoài giảm chủ yếu là do chi phí tổ chức hội nghị, hội thảo thuốc bảo vệ thực vật, chi phí thuê xe đưa khách hàng đi dự hội thảo, chi phí quảng cáo, chi phí vận chuyển giảm mạnh so với năm trước. Cụ thể, do dịch COVID- 19 nên đơn vị hạn chế tổ chức hội thảo để giới thiệu sản phẩm (nhất là trong tháng 3, tháng 4, tháng 5), do đó mà chi phí thuê xe để đưa khách hàng đi dự hội thảo cũng sụt giảm tương ứng.
Khi dịch Covid xảy ra và lan rộng trên toàn thế giới, bị hạn chế trong việc đi lại, thông thương giữa các quốc gia gặp khó khăn đã khiến cho nguồn nguyên vật liệu đầu vào của đơn vị bị thiếu hụt, cùng với sự sụt giảm sức mua của thị trường đã gây ảnh hưởng không nhỏ đến hoạt động sản xuất kinh doanh, làm giảm sản lượng tiêu
53 thụ sản phẩm của đơn vị, dẫn đến sự sụt giảm tương ứng trong chi phí vận chuyển hàng hóa.
Chi phí dụng cụ, đồ dùng giảm 39,49% so với năm trước vì trong năm có nhiều công cụ, dụng cụ đã hết thời hạn phân bổ vào chi phí.
Chi phí bằng tiền khác giảm 21,7% so với năm trước chủ yếu là do các khoản chi phí hội nghị, chi phí vận chuyển, chi phí quà biếu tặng, chi phí bảo dưỡng xe giảm. Do tác động của dịch Covid mà trong năm đơn vị hạn chế tổ chức hội nghị, do đó mà các khoản chi quà biếu tặng cho các buổi hội thảo nông dân, hội nghị khách hàng cũng sụt giảm đáng kể.
Chi phí nhân viên giảm 14,09% so với năm trước vì trong năm đơn vị cắt giảm nhân sự ở bộ phận bán hàng để tiết kiệm chi phí, do ảnh hưởng của đại dịch COVID- 19 mà việc sản xuất và tiêu thụ sản phẩm gặp khó khăn.
Chi phí vật liệu, bao bì tăng 51,88% so với năm trước, nguyên nhân chủ yếu là do trong năm đơn vị mua vật liệu xây dựng để sửa chữa nền kho thuốc ở chi nhánh.
Phân tích CPBH theo tháng trên cơ sở kết hợp với biến động doanh thu, nhận thấy tỷ lệ CPBH/DT của tháng 3, tháng 9, tháng 10 cao hơn tỷ lệ trung bình của 12 tháng và cao hơn đáng kể so với các tháng còn lại trong năm. Cụ thể, tỷ lệ CPBH/DT của tháng 3 là 52,26%, tháng 9 là 22,91%, tháng 10 là 71,21%. Trong đó, các khoản chi cho chương trình khuyến mãi và hội nghị, hội thảo chiếm tỷ trọng cao nhất, KTV khoanh vùng kiểm tra chi tiết các khoản chi phí này.
Bảng Pivot thể hiện biến động theo tháng của các khoản CPBH phân loại chi tiết cho thấy trong tổng CPBH, chi phí lương nhân viên (bao gồm các khoản trích bảo hiểm và phí công tác) chiếm tỷ trọng cao nhất (34,24%), tiếp đến là chi phí chương trình khuyến mãi chiếm 16,43%, chi phí tổ chức hội nghị chiếm 9,07%. Bên cạnh đó, có các khoản chi phí khác cần phải chú ý như chi phí xăng dầu đi công tác chiếm 4,75%, chi phí tổ chức đi du lịch cho khách hàng chiếm 4,34%, chi phí khấu hao TSCĐ chiếm 4,24%, chi phí xuất quà biếu tặng hội nghị khách hàng, hội thảo nông dân chiếm 3,84%, chi phí vận chuyển chiếm 3,42%, chi phí tiếp khách chiếm 3,39%,…
Tháng 1 có tổng CPBH cao hơn các tháng khác chủ yếu là do đơn vị xuất quà biếu tặng hội nghị khách hàng, hội thảo nông dân. Khoản chi phí này phát sinh cao nhất trong các tháng. KTV cần chú ý kiểm tra khoản này.
Tháng 12 chi phí bán hàng tăng cao nhất trong các tháng (6.318.291.428 VND)