5. Kết cấu đề tài
4.1.2 Những vấn đề còn tồn tại và giải pháp
Về việc sắp xếp thời gian kiểm toán tại khách hàng
Trong thực tế, phát sinh trường hợp nhóm kiểm toán đến công ty khách hàng để thực hiện công tác kiểm toán trong khi sổ sách kế toán mà khách hàng gửi vẫn chưa hoàn chỉnh, còn nhiều sai sót. Với thời gian kiểm toán trung bình tại công ty khách hàng từ 3 đến 5 ngày, nhóm kiểm toán sẽ gặp rất nhiều khó khăn trong việc thực hiện đầy đủ các thủ tục kiểm toán vì phải mất nhiều thời gian xử lý các vấn đề phát sinh liên quan đến sổ sách của khách hàng và trình tự công việc kiểm toán không được đảm bảo. Bên cạnh đó, cũng tồn tại một số trường hợp khách hàng gửi sổ sách kế toán sát với ngày đi kiểm tại khách hàng, điều này khiến cho kiểm toán viên không đủ thời gian để xem qua sổ sách và thực hiện một số thủ tục kiểm toán sơ bộ trước khi đến công ty khách hàng. Những hạn chế này ít nhiều sẽ gây ảnh hưởng đến chất lượng của cuộc kiểm toán.
Việc sắp xếp thời gian kiểm toán tại khách hàng chưa hợp lý vì những nguyên nhân sau:
Thứ nhất, đối với trường hợp khách hàng đã gửi sổ sách kế toán và những tài liệu có liên quan một khoảng thời gian trước ngày đi kiểm tại khách hàng nhưng sổ sách kế toán vẫn còn sai sót, chưa thể tiến hành kiểm toán và khi đến kiểm tại khách hàng, KTV mới phát hiện ra có sai sót. Nguyên nhân chính dẫn đến vấn đề này là do KTV không xem qua nội dung sổ sách kế toán mà khách hàng gửi trước khi đến kiểm tại khách hàng, KTV chỉ xem qua những đề mục của tài liệu để biết rằng khách hàng đã gửi đủ danh mục tài liệu cần cung cấp. Việc này thường xảy ra vào mùa cao điểm,
75 khi lịch trình công việc của KTV dày đặc, đôi lúc KTV quên hoặc không có thời gian để chuẩn bị những bước tiền đề cho cuộc kiểm toán tiếp theo.
Thứ hai, đối với trường hợp khách hàng gửi sổ sách kế toán sát với ngày đi kiểm tại khách hàng, nguyên nhân dẫn đến vấn đề này là do KTV không ấn định ngày gửi tài liệu cho khách hàng và trong khoảng thời gian trước khi đến khách hàng kiểm toán, KTV cũng không nhắc nhở hay hối thúc khách hàng gửi sổ sách kế toán và tài liệu liên quan.
Giải pháp:
KTV nên cài đặt nhắc nhở lịch trình trong điện thoại hoặc bất kỳ thiết bị công nghệ nào thuận tiện với KTV để được nhắc nhở về công việc cần thực hiện vào một mốc thời gian nhất định. Như vậy, KTV sẽ tránh khỏi tình trạng quên thực hiện một số thủ tục sơ bộ về sổ sách kế toán của khách hàng trước khi đến khách hàng kiểm toán.
Trường hợp khi kiểm tra sổ sách trước ngày đến khách hàng, KTV phát hiện sổ sách kế toán của khách hàng chưa hoàn chỉnh, còn sai sót, chưa thể tiến hành kiểm toán được, trưởng nhóm kiểm toán hoặc trưởng phòng nên thảo luận với khách hàng để phía khách hàng hiểu rõ được vấn đề về dữ liệu của họ, yêu cầu khách hàng xử lý hoàn chỉnh dữ liệu kế toán. Nếu khách hàng không tự giải quyết được, trưởng phòng kiểm toán nên cử người thích hợp để hỗ trợ khách hàng nhanh chóng hoàn thiện sổ sách và sắp xếp thời gian kiểm toán tại công ty khách hàng cho phù hợp hơn.
Bên cạnh đó, KTV nên thỏa thuận với khách hàng ngay từ đầu về thời hạn gửi dữ liệu kế toán trước khi đi kiểm tại khách hàng, trường hợp khách hàng vi phạm thỏa thuận thì KTV có quyền điều chỉnh thời gian kiểm toán. Song song đó, KTV cũng nên chọn thời điểm thích hợp để nhắc nhở khách hàng về việc gửi tài liệu vì khách hàng có thể quên mặc dù đã được thông báo về thời hạn gửi tài liệu cho KTV.
Như vậy, khách hàng sẽ chủ động hơn trong việc hoàn thiện và gửi dữ liệu cho KTV. Khi sổ sách kế toán của khách hàng đã sẵn sàng, nhóm kiểm toán sẽ thuận lợi hơn trong việc thực hiện các thủ tục kiểm toán tại công ty khách hàng, đảm bảo được tiến độ công việc cũng như chất lượng của cuộc kiểm toán.
Về việc thiết kế mẫu giấy làm việc
Thiết kế mẫu giấy làm việc bằng tiếng Anh và tiếng Việt không thống nhất với nhau, mẫu tiếng Anh có thêm các sheet trình bày về chuẩn mực kiểm toán quốc tế nhưng ít khi được KTV chú trọng đánh giá, không có sheet hướng dẫn kiểm tra thủ tục cut-off. Ngoài ra, cả hai mẫu giấy Anh – Việt đều không có sheet thuyết minh chi tiết khoản mục đối với một số phần hành như Doanh thu, Giá vốn hàng bán, Chi phí
76 bán hàng,... KTV thường phải tự tạo thêm sheet để thực hiện kiểm tra tính đúng kỳ và trình bày thuyết minh chi tiết khoản mục.
Giấy làm việc không được thiết kế thống nhất về bố cục và nội dung sẽ khiến cho KTV bị bối rối khi phải chuyển tiếp giữa hai mẫu tiếng Anh và tiếng Việt, mất thời gian để làm quen, nhất là với những KTV lần đầu đảm nhận phần hành mới. Hơn nữa, việc thiết kế thiếu sheet thủ tục cut-off, sheet thuyết minh sẽ làm cho KTV không có cơ sở để thực hiện thủ tục kiểm toán, thường vô tình bỏ qua các thủ tục này, không đảm bảo thực hiện đầy đủ các thủ tục kiểm toán.
Việc thiết kế mẫu giấy làm việc không thống nhất giữa các ngôn ngữ và chưa đầy đủ sheet trình bày do một số nguyên nhân sau:
Thứ nhất, DFK phân công KTV thiết kế mẫu giấy làm việc theo loại ngôn ngữ, nghĩa là KTV A sẽ thiết kế mẫu giấy làm việc của tất cả các phần hành bằng tiếng Anh, KTV B sẽ thiết kế mẫu giấy làm việc của tất cả các phần hành bằng tiếng Việt. Do sự phân công này mà khi đối chiếu mẫu giấy làm việc tiếng Việt và mẫu giấy làm việc tiếng Anh của cùng một phần hành, nhận thấy sự khác biệt trong cách trình bày giữa hai mẫu giấy Anh – Việt.
Thứ hai, khi xét duyệt mẫu giấy làm việc, Ban Giám đốc chủ yếu xem xét sheet chương trình kiểm toán có đầy đủ các thủ tục chưa, không chú ý nhiều đến các sheet trình bày chi tiết.
Giải pháp:
Thành viên Ban Giám đốc và các nhân viên cấp cao của công ty nên thảo luận, thống nhất thiết kế của mẫu giấy làm việc tiếng Anh và tiếng Việt về bố cục, nội dung, các công thức sử dụng để số liệu được liên kết tự động. Theo hướng dẫn chung của chương trình kiểm toán mẫu do VACPA ban hành, thủ tục cut-off và việc trình bày thuyết minh khoản mục là cần thiết trong công tác kiểm toán đối với một số phần hành nhất định. Vì vậy, công ty nên bổ sung sheet hướng dẫn thực hiện thủ tục cut- off vào giấy làm việc tiếng Anh và sheet thuyết minh chi tiết khoản mục vào cả hai mẫu giấy làm việc Anh – Việt của các phần hành còn thiếu.
Điều này sẽ giúp cho KTV có cở sở thực hiện đầy đủ các thủ tục kiểm toán, đảm bảo chất lượng của cuộc kiểm toán. Hơn nữa, việc thống nhất bố cục trình bày, nội dung công việc thực hiện giữa hai mẫu giấy làm việc sẽ giúp cho KTV thuận lợi hơn trong việc trình bày giấy làm việc, tiết kiệm thời gian trong quá trình thực hiện kiểm toán tại khách hàng.
Bên cạnh đó, công ty cũng có thể tham khảo thiết kế các mẫu giấy làm việc song ngữ Anh – Việt, không cần tách ra một giấy làm việc ngôn ngữ Anh, một giấy làm việc ngôn ngữ Việt. Giấy làm việc song ngữ Anh – Việt giúp KTV dễ dàng trình bày
77 các thủ tục kiểm toán cũng như thể hiện kết quả kiểm toán, có thể lựa chọn ngôn ngữ để đọc hiểu, tiếp xúc với song ngữ Anh – Việt thường xuyên sẽ tạo cơ hội cho KTV nâng cao đáng kể vốn từ vựng tiếng Anh chuyên ngành Kế toán – Kiểm toán. Hơn nữa, giấy làm việc song ngữ nâng cao tính chuyên nghiệp trong công tác kiểm toán.
Về phương pháp đánh giá hệ thống kiểm soát nội bộ của khách hàng Trong thực tế khi thực hiện một số cuộc kiểm toán, KTV chỉ cập nhật những thay đổi về hệ thống kiểm soát nội bộ của khách hàng vào hồ sơ kiểm toán và sử dụng xét đoán chuyên môn của bản thân để đánh giá về hệ thống kiểm soát nội bộ của khách hàng mà không thực hiện lại các thử nghiệm kiểm soát. Những đánh giá mà KTV đưa ra là dựa trên xét đoán chủ quan, không đảm bảo được kết quả đánh giá là hoàn toàn chính xác. Có thể ở năm kiểm toán đầu tiên, khách hàng tổ chức thực hiện các thủ tục kiểm soát rất tốt nhưng trong những năm kiểm toán tiếp theo, hệ thống kiểm soát nội bộ của khách hàng không thực sự hiệu quả như những đánh giá ban đầu. Nếu công tác đánh giá hệ thống kiểm soát nội bộ thực hiện không tốt sẽ ảnh hưởng đến việc thiết kế phù hợp các thủ tục kiểm toán tiếp theo.
Nguyên nhân khiến cho KTV sử dụng cách đánh giá hệ thống kiểm soát nội bộ này là do khi kiểm toán trong mùa bận, quỹ thời gian rất hạn chế, KTV không thể thực hiện lại từng bước của quy trình tìm hiểu và đánh giá hệ thống kiểm soát nội bộ của khách hàng mà chỉ có thể dựa vào việc cập nhật những thay đổi và kinh nghiệm kiểm toán để đánh giá. Ngoài ra, KTV thường có xu hướng chú trọng vào kiểm tra chi tiết.
Giải pháp:
Dựa vào bài viết giới thiệu về cuộc kiểm toán sơ bộ (Interim Audit) của Mr. Kong Sinra – Senior Manager, làm việc tại Grant Thornton Cambodia trên trang blog Wikiaccounting.com, tác giả đề xuất công ty nên thảo luận và đạt được thỏa thuận với khách hàng về việc thực hiện một cuộc kiểm toán sơ bộ trước khi thực hiện cuộc kiểm toán cuối năm tài chính, thường là thực hiện kiểm toán sơ bộ 6 tháng hoặc 9 tháng. Cuộc kiểm toán sơ bộ này nên được thực hiện trước khi bước vào mùa kiểm toán, bởi vì trong khoảng thời gian này, KTV sẽ không bị gò bó, áp lực về mặt thời gian như trong mùa kiểm toán. KTV sẽ có nhiều thời gian để tìm hiểu kỹ lưỡng về các thủ tục kiểm soát của khách hàng, trực tiếp đến khách hàng để phỏng vấn nhân sự ở các bộ phận có liên quan, xem xét các quy định, thủ tục và chế độ liên quan đến kiểm soát nội bộ mà khách hàng đang áp dụng. Đặc biệt, KTV có thời gian đi tham quan các phân xưởng, bộ phận, phòng ban,… và quan sát thực tế các chu trình hoạt động của khách hàng, củng cổ thêm hiểu biết về việc áp dụng các thủ tục kiểm soát
78 của khách hàng vào thực tế. Một khi đã thu thập được đầy đủ sự hiểu biết về hệ thống kiểm soát nội bộ của khách hàng, KTV sẽ có cơ sở vững vàng để đưa ra các nhận xét cũng như đánh giá thuyết phục về kiểm soát nội bộ của khách hàng. Từ đó, việc thiết kế các thủ tục kiểm toán tiếp theo cũng trở nên hiệu quả hơn, có thể không cần phải kiểm tra chi tiết quá nhiều, tiết kiệm được chi phí và thời gian kiểm toán.
Về việc phát hành Báo cáo kiểm toán bằng phần mềm Excel
Hiện nay, DFK đang sử dụng phần mềm Microsoft Excel để tổ chức hoạt động kiểm toán, các chương trình kiểm toán và toàn bộ giấy làm việc đều được xây dựng trên Excel. Một trong những hạn chế khi sử dụng Excel để tổ chức hoạt động kiểm toán là việc phát hành báo cáo kiểm toán thường xuyên xảy ra sai sót, làm mất thời gian của công ty và của khách hàng. Trong giai đoạn phát hành báo cáo kiểm toán, DFK thiết lập công thức trong Excel để hình thành báo cáo kiểm toán, đây là công thức chung sử dụng cho tất cả các báo cáo kiểm toán với đa dạng ngôn ngữ. Vì là công thức chung nên đối với báo cáo của một số khách hàng sẽ xảy ra sai sót.
Ví dụ trường hợp địa chỉ của công ty khách hàng dài, bị ngắt xuống dòng những chỗ không phù hợp (địa chỉ là Lô ABC, Đường D, Khu công nghiệp E, Ấp F, Xã G, Huyện I, Tỉnh J, Việt Nam nhưng tới hết chữ “Việt” thì bị ngắt, chữ “Nam” nằm một mình ở dòng dưới).
Trường hợp công ty khách hàng lập báo cáo kiểm toán tiếng Anh, vì là công thức chung nên ngày tháng năm trong văn bản tiếng Anh bị liên kết qua theo cấu trúc dd/mm/yyyy của tiếng Việt, trong khi mẫu đúng trong tiếng Anh phải là mm/dd/yyyy. Trường hợp khách hàng có nhu cầu in cả báo cáo tiếng Anh và báo cáo tiếng Việt, quy tắc dấu phân cách chữ số của nước ngoài và Việt Nam khác nhau (nước ngoài dùng dấu phẩy để phân cách các con số hàng nghìn, hàng triệu, hàng tỷ và dấu chấm cho số thập phân; Việt Nam thì dùng dấu chấm để phân cách các con số hàng nghìn, hàng triệu, hàng tỷ và dấu phẩy cho số thập phân), Excel không cho phép thiết lập kiểu dấu khác nhau cho mỗi file nên KTV phải chỉnh lại dấu mỗi lần in báo cáo (khi in báo cáo tiếng Việt thì phải chỉnh kiểu dấu sử dụng cho Việt Nam, khi in báo cáo tiếng Anh thì phải chỉnh kiểu dấu sử dụng cho nước ngoài). Chính vì điều này mà KTV thường hay gặp phải sai sót in báo cáo có số liệu sử dụng dấu phân cách không phù hợp với ngôn ngữ của báo cáo.
Ngoài ra, còn có các trường hợp khác như báo cáo khi in ra bị thiếu chữ, thiếu số so với bản mềm trên Excel, các từ ngữ chức vụ sử dụng không thống nhất, bị lỗi chính tả,…
79 Báo cáo kiểm toán khi phát hành gửi cho khách hàng, khách hàng phát hiện lỗi sai trả về yêu cầu công ty chỉnh sửa lại. Việc này không những gây mất thời gian, tốn kém chi phí phát hành báo cáo, chi phí gửi báo cáo mà còn mất đi tính chuyên nghiệp trong mắt khách hàng.
Việc phát hành Báo cáo kiểm toán còn thiếu sót là do một số nguyên nhân sau:
Thứ nhất, phần mềm Microsoft Excel mà DFK sử dụng không phải là phần mềm chuyên dụng dành cho công tác kiểm toán, phần mềm bị hạn chế một số tính năng cần thiết, việc thiết kế báo cáo kiểm toán hoàn toàn là thủ công. Vì vậy, khi xuất dữ liệu dễ gặp phải sai sót, nhất là các sai sót về hình thức.
Thứ hai, khi vào mùa cao điểm, KTV hầu như không có đủ thời gian để rà soát kỹ lưỡng báo cáo kiểm toán trước khi phát hành mà chỉ xem sơ qua số liệu chính rồi phát hành luôn. Điều này dẫn đến những sai sót không đáng có trong báo cáo như sai sót về lỗi chính tả, dấu câu,…
Giải pháp:
Nếu KTV bận rộn giải quyết các công việc khác quan trọng hơn thì KTV nên bố trí các bạn thực tập sinh phụ giúp rà soát báo cáo kiểm toán. KTV nên hướng dẫn cho các bạn thực tập sinh cách rà soát báo cáo kiểm toán, cách đối chiếu số liệu trên báo cáo kiểm toán để các bạn có thể dễ dàng phát hiện ra sai sót trong báo cáo và trực tiếp chỉnh sửa trên bản mềm báo cáo kiểm toán.
Tuy nhiên, đó cũng chỉ là giải pháp tạm thời trong mùa cao điểm, vì khi khối lượng công việc dày đặc, không đủ số lượng thực tập sinh, công việc rà soát báo cáo kiểm toán cũng không có ai đảm nhiệm. Vì vậy, để hạn chế tối đa sai sót có thể xảy ra khi phát hành báo cáo kiểm toán trong dài hạn, công ty nên cân nhắc đến việc đầu tư một phần mềm kiểm toán. Có hai phần mềm kiểm toán thông dụng hiện nay mà công ty có thể tham khảo là phần mềm kiểm toán ACL và phần mềm kiểm toán IDEA. Ngoài việc giúp lập báo cáo kiểm toán nhanh chóng và chính xác, phần mềm