8. Cấu trúc luận văn
3.2.4.Triển khai hiệu quả việc thu thập, xử lý, phân tích, minh chứng và viết
báo cáo TĐG trong KĐCLGD trường THCS
3.2.4.1. Mục tiêu của biện pháp
Chỉ đạo hoạt động TĐG có vai trò quan trọng trong việc tạo động cơ làm việc cho đội ngũ đảm bảo theo quy định và có trách nhiệm tốt để thực hiện công tác TĐG nhằm đảm bảo kỷ luật, kỷ cương và khích lệ tinh thần làm việc của các nhóm công tác thực hiện hoạt động TĐG. Chức năng chỉ đạo được xem là nghệ thuật của nhà quản lý. Đây là hệ thống tác động có chủ đích mang tính điều khiển đến đối tượng quản lý để hiện thực hóa các ý tưởng đã hình thành trong kế hoạch TĐG.
Trong hoạt động TĐG, minh chứng là yêu cầu quan trọng được sử dụng làm căn cứ để đưa ra các nhận định trong báo cáo. Nhà trường có quy chế trong việc chia sẻ, liên kết thông tin minh chứng giữa các nhóm công tác và các bộ phận có liên quan. Bên cạnh đó, nhà trường cần tin học hóa hệ thống minh chứng nhằm dễ tìm kiếm. Vì vậy biện pháp này nhằm đảm bảo cho quá trình lưu trữ, sử dụng minh chứng để hỗ trợ cho các nội dung của các tiêu chí, tiêu chuẩn. Minh chứng đủ 5 năm của nhà trường nhưng phải chọn lọc minh chứng phù hợp, xử lý và phân tích đảm bảo nội dung yêu cầu của tiêu chí. Ngoài ra, nhà trường cần sắp xếp minh chứng có hệ thống, khoa học dễ tìm kiếm, đối chiếu.
Chú trọng triển khai viết báo cáo TĐG giúp các trường THCS đảm bảo hoàn thành báo cáo TĐG đúng quy định về cấu trúc, bố cục, cách lập luận, lý giải, đảm bảo đánh giá tất cả tiêu chí và đánh giá đúng mức độ đạt được của từng tiêu chí theo thực trạng của nhà trường.
3.2.4.2. Nội dung biện pháp
Chỉ đạo hoạt động TĐG trong KĐCLGD trường THCS bao hàm việc liên kết, tập hợp, hướng dẫn, điều hành, tác động đến các cá nhân, các đơn vị tham gia quản lý (các Tổ chuyên môn, tổ chức đoàn thể…) nhằm động viên, khuyến khích họ hoàn thiện công tác quản lý, lưu trữ và bổ sung thông tin minh chứng để phục vụ cho hoạt động TĐG trong KĐCLGD.
Đảm bảo việc lựa chọn, phân tích và xử lý minh chứng sử dụng trong các tiêu chí đáp ứng được các nội dung yêu cầu theo quy định. Chỉ đạo hoạt động TĐG về thực chất đó là những hành động xác lập quyền chỉ huy và sự can thiệp của người lãnh đạo trong toàn bộ quá trình quản lý, là huy động lực lượng vào việc thực hiện kế hoạch và điều hành công việc để đảm bảo cho hoạt động TĐG của nhà trường diễn ra trong kỷ cương, trật tự. Thực hiện đúng quy trình, kỹ thuật viết báo cáo TĐG, phát huy vai trò của các nhóm công tác, của Hội đồng TĐG trong việc thống nhất kết quả đánh giá KĐCLGD của nhà trường.
Hoạt động TĐG còn dựa vào việc theo dõi, giám sát, ra quyết định, điều chỉnh, sửa chữa, bù đắp, chỉnh lý nhằm giải quyết kịp thời những khó khăn, vướng mắc trong quá trình TĐG. Công khai báo cáo TĐG bằng nhiều hình thức với cơ quan quản lý, với CBQL, GV, nhân viên, học sinh, phụ huynh học sinh và xã hội.
3.2.4.3. Tổ chức thực hiện biện pháp
Hiệu trưởng nhà trường ban hành văn bản quy định trách nhiệm cung cấp thông tin, minh chứng và quy định phối hợp giữa các bộ phận trong việc thu thập thông tin, minh chứng. Quy định thể hiện rõ nhiệm vụ và trách nhiệm cung cấp thông tin minh chứng, quy định đảm bảo tính chính xác, trung thực của minh chứng. Những quyết định không nhất quán hoặc mâu thuẫn với nhau có thể gây ra thái độ không tin tưởng về năng lực lãnh đạo của người quản lý, từ đó có thể tạo ra sự phản kháng, bất tuân thủ của đội ngũ thừa hành, làm xáo trộn quá trình tiến hành hoạt động TĐG.
Căn cứ nội dung yêu cầu của tiêu chí, các nhóm công tác lập danh sách các thông tin, minh chứng dự kiến sẽ sử dụng cho từng tiêu chí cần thu thập. Bên cạnh đó, các nhóm công tác xây dựng danh mục dự kiến minh chứng đồng thời nêu rõ bộ phận lưu giữ minh chứng. Để đảm bảo tính kỷ cương và thống nhất trong cả quá trình TĐG, các quyết định, chỉ thị điều hành phải nhất quán, chính xác, tuyệt đối không mâu thuẫn với nhau phải có tác động tích cực đến thái độ, hành vi của đội ngũ thực hiện hoạt động TĐG.
Hiệu trưởng chỉ đạo đảm bảo triển khai quy trình thu thập, xử lý và mã hóa minh chứng để có cơ sở viết phiếu đánh giá tiêu chí, tránh trường hợp viết đến đâu quy định minh chứng đến đó, những minh chứng chưa được thu thập, xử lý. Bên cạnh đó,
tổ chức hướng dẫn cách chọn lọc, phân tích, xử lý, mã hóa sắp xếp thông tin minh chứng cho CBQL, GV. Đảm bảo việc sử dụng các thông tin minh chứng trong mỗi tiêu chuẩn phân tích, mô tả trong phần mô trả hiện trạng của báo cáo TĐG đều có minh chứng đi kèm. Minh chứng được lựa chọn một hoặc một vài minh chứng phù hợp với từng nội dung yêu cầu của chỉ số và ghi ký hiệu đã được mã hóa vào sau các nội dung phân tích, mô tả, nhận định. Một số thông tin phải qua xử lý mới có thể sử dụng được.
Triển khai lưu trữ và bảo vệ các thông tin, minh chứng nhằm phục vụ hoạt động TĐG đạt hiệu quả. Nghiên cứu áp dụng ISO trong lưu trữ hồ sơ công việc, tạo các điều kiện về phương tiện, cơ sở vật chất để các nhóm công tác lưu trữ minh chứng và áp dụng thói quen làm việc có minh chứng ngay trong quá trình thực hiện báo cáo TĐG. Xây dựng quy chế làm việc lưu trữ minh chứng tại các biện pháp để bổ sung đầy đủ minh chứng. Những minh chứng đang sử dụng cho công tác quản lý, công tác dạy và học lưu trữ, bảo quản tại nơi đang sử dụng cho công tác quản lý, công tác dạy và học lưu trữ, bảo quản tại nơi đang sử dụng và có bảng ghi chú cụ thể để tiện lợi trong việc tra cứu, tìm kiếm. Đối với những minh chứng sử dụng nhiều lần chỉ mã hóa một lần và tạo đường dẫn liên kết để các tiêu chí khác sử dụng lại dễ dàng khi cần tìm. Căn cứ vào mức độ đáp ứng các nội dung yêu cầu của tiêu chí, nhà trường xác định đúng mức độ đạt/không đạt yêu cầu của tiêu chí. Phiếu đánh giá tiêu chí phải được thành viên và nhóm công tác ký xác nhận, chịu trách nhiệm về kết quả đánh giá.
Hiệu trưởng chỉ đạo tổ chức nghiên cứu 27 tiêu chí của 5 tiêu chuẩn trong tiêu chuẩn đánh giá trường trung học để đánh giá một cách khách quan, trung thực thực trạng nhà trường kèm theo minh chứng cụ thể, trên cơ sở đó xác định các biện pháp cải tiến chất lượng. Việc mô tả hiện trạng, điểm mạnh, điểm yếu, kế hoạch cải tiến chất lượng, đánh giá tiêu chí và được thông qua các nhóm công tác và Hội đồng TĐG. Kết quả TĐG tiêu chí đạt/không đạt yêu cầu phải căn cứ trên cơ sở minh chứng được thu thập cụ thể, rõ ràng, đảm bảo tin cậy, không đánh giá tiêu chuẩn đạt/không đạt yêu cầu. Đảm bảo phiếu đánh giá tiêu chí đã được đánh giá đầy đủ các nội dung, đúng cấu trúc, viết phiếu đánh giá đảm bảo yêu cầu tập trung nghiên cứu nội dung yêu cầu của từng chỉ số của từng tiêu chí được phân công phụ trách, tránh mô tả dài dòng, mô tả các nội dung không liên quan đến yêu cầu của tiêu chí hoặc mô tả thiếu nội dung. Trên cơ sở điểm yếu đó, nhà trường phải xây dựng được kế hoạch cải tiến chất lượng nhằm mục đích đưa ra được các biện pháp, giải pháp, thời gian, lộ trình thực hiện, đối tượng thực hiện, nguồn kinh phí thực hiện và các nguồn lực để thực hiện các biện pháp để khắc phục những điểm yếu còn tồn tại đảm bảo cụ thể, khả thi. Căn cứ trên mô tả hiện trạng, các thành viên, các nhóm công tác phải khái quát được điểm mạnh, điểm yếu
của tiêu chí, tránh việc xác định quá nhiều điểm mạnh, điểm yếu/không có điểm yếu nào hoặc điểm mạnh, điểm yếu không liên quan đến nội dung của tiêu chí.
Xây dựng hệ thống trao đổi thông tin, nội dung để các thành viên của Hội đồng TĐG có thể xem, tìm kiếm, cập nhật thông tin minh chứng khi cần thiết, tiết kiệm thời gian, công sức. Lập các biểu, bảng tổng hợp, thống kê các dữ liệu, số liệu đối với các thông tin, minh chứng phức tạp, cồng kềnh như: hệ thống hồ sơ, sổ sách: các văn bản, tài liệu, tư liệu có số lượng lớn và số trang nhiều: các hiện vật… để thuận tiện cho việc sử dụng. Sử dụng công nghệ thông tin để số hóa các minh chứng, thuận tiện cho việc tra cứu, lưu trữ và đối chiếu khi cần thiết.
Báo cáo TĐG phải được công khai trên bảng thông tin, thông báo để toàn thể CB, GV, NV, phụ huynh học sinh nắm bắt được về thực trạng chất lượng của nhà trường; cập nhật kết quả TĐG vào phần mềm quản lý thông tin KĐCLGD để cơ quan quản lý cấp trên được biết và theo dõi kết quả tổ chức TĐG của nhà trường.
Đảm bảo, chính xác cơ sở dữ liệu phục vụ KĐCLGD để có thông tin minh chứng đầy đủ trong quá trình viết báo cáo TĐG. Quan tâm đến công tác lưu trữ minh chứng và áp dụng thói quen làm việc có minh chứng ngay trong quá trình thực hiện báo cáo TĐG. Nhà trường cần động viên, biểu dương kịp thời các nhóm công tác, các cá nhân hoàn thành tốt các tiêu chí, tiêu chuẩn, các nội dung được phân công, phê bình khiển trách các nhóm, cá nhân không hoàn thành công việc nhằm đảm bảo tiến độ thực hiện báo cáo TĐG.