13 Kế toán quản trị với việc đánh giá hiệu quả hoạt động của doanh nghiệp
132 Thu thập dữ liệu phục vụ đánh giá hiệu quả hoạt động
1 3 2 1 Chủ thể thu thập dữ liệu
Việc thu thập thông tin phục vụ cho KTQT đánh giá HQHĐ được thực hiện bởi Kế toán trưởng hoặc Kế toán tổng hợp hoặc người làm kế toán chuyên trách và
các nhân viên thuộc các bộ phận khác có liên quan như bộ phận kinh doanh, bộ phận marketing, …nhằm đảm bảo thu thập đầy đủ thông tin phục vụ cho đánh giá HQHĐ của DN một cách đầy đủ, toàn diện
Chủ thể thu thập dữ liệu phục vụ đánh giá HQHĐ của DN cũng phụ thuộc vào quy mô DN và tổ chức bộ máy kế toán của DN Đối với các DNNVV, với số lượng nhân viên ít, bộ máy kế tốn được tổ chức theo mơ hình tập trung, KTQT kết hợp với KTTC thì chủ thể thu thập dữ liệu phục vụ đánh giá HQHĐ là Kế toán trưởng/kế tốn tổng hợp của DN; Vì trong hầu hết các DNNVV, mỗi nhân viên sẽ thực hiện chức năng của một vài mảng kế tốn, chỉ có Kế tốn tổng hợp/Kế tốn trưởng là phụ trách chung về kế toán của đơn vị mới nắm bắt tồn bộ thơng tin KTTC của DN, và thực hiện được chức năng tham mưu cho nhà quản lý Ngược lại, đối với các DN quy mô lớn, bộ phận KTQT độc lập với KTTC thì chủ thể thu thập dữ liệu để đánh giá HQHĐ sẽ là nhân viên KTQT chuyên trách; Vì trong các DN quy mơ lớn, khối lượng nghiệp vụ kinh tế diễn ra nhiều, số lượng nhân viên kế toán nhiều, mỗi nhân viên KTTC thường chỉ phụ trách một mảng kế toán nhất định như kế toán hàng tồn kho, kế toán tài sản cố định, kế tốn bán hàng, kế tốn thanh tốn,…Và có riêng bộ phận gồm một nhóm nhân viên chuyên thực hiện KTQT, mỗi nhân viên KTQT cũng đảm nhiệm một chức năng riêng biệt như KTQT thực hiện lập dự toán, KTQT thực hiện đánh giá HQHĐ,…Bên cạnh đó, các nhân viên thuộc phịng ban chức năng khác trong DN sẽ thực hiện thu thập dữ liệu để phục vụ tính tốn các chỉ số phi tài chính
1 3 2 2 Thời điểm thu thập dữ liệu
Tùy từng loại chỉ số đánh giá và yêu cầu thông tin của nhà quản lý mà thời điểm thu thập dữ liệu để tính tốn các chỉ số, phục vụ cho việc đánh giá HQHĐ tổng thể toàn DN là khác nhau:
Đối với nhóm chỉ số phản ánh HQHĐ tài chính, nhà quản lý thường u cầu
thơng tin vào cuối mỗi tháng, quý, năm do đó thời điểm thu thập dữ liệu là kết thúc một kỳ kinh doanh (tháng, q, năm), sau khi đã khóa sổ kế tốn (xác định được tổng doanh thu, chi phí phát sinh, lợi nhuận gộp) và lập Báo cáo tài chính (BCTC) quý, năm Những thông tin này làm cơ sở cho việc tính tốn các chỉ số tài chính như Tỷ lệ Doanh thu sản phẩm, dịch vụ i/Tổng doanh thu, Tỷ lệ tăng trưởng doanh thu, Tỷ lệ tăng doanh thu của từng sản phẩm, dịch vụ, Tỷ lệ tăng trưởng lợi nhuận gộp, Tỷ lệ tăng trưởng lợi nhuận sau thuế,…làm cơ sở đánh giá HQHĐ tài chính của DN Bên cạnh đó, nhà quản lý cũng có thể u cầu thơng tin về Sức sản xuất kinh doanh (H = Doanh thu/Chi phí) của những đơn đặt hàng đặc biệt ngay khi hồn thành, khi đó kế
tốn cần thu thập dữ liệu để tính tốn chỉ số này, cung cấp thơng tin kịp thời cho nhà quản lý, chứ không phải đợi đến cuối tháng
Đối với nhóm chỉ số phản ánh HQHĐ khía cạnh khách hàng, thời điểm thu
thập dữ liệu có thể là ngay sau mỗi vụ việc/đơn đặt hàng hoặc cuối mỗi kỳ vì nó phụ thuộc vào rất nhiều yếu tố như tính chất sản phẩm/dịch vụ (sản phẩm/dịch vụ mới hay sản phẩm/dịch vụ đã kinh doanh nhiều kỳ, sản phẩm/dịch vụ mang tính thời vụ,…), đặc điểm hoạt động kinh doanh của từng DN Chẳng hạn, đối với DN kinh doanh dịch vụ lữ hành, sản phẩm mang tính thời vụ, có sự tham gia của nhiều bên/nhiều nhà cung cấp trong việc thực hiện cung cấp dịch vụ: Nhà quản lý thường yêu cầu thông tin về thành quả thực hiện ngay sau mỗi chương trình tour du lịch để nắm được mức độ hài lịng và dự định có hay khơng tiếp tục mua/giới thiệu bạn bè mua tour của khách hàng Vì những thơng tin này sẽ là cơ sở để nhà quản lý ra các quyết định điều hành liên quan đến các nhà cung cấp dịch vụ trong chuỗi sản phẩm (nhà cung cấp phương tiện vận chuyển, nhà hàng, khách sạn, điểm đến, …), hướng dẫn viên du lịch nhằm cải thiện chất lượng phục vụ trong các chuyến/tour tiếp theo Bên cạnh đó, những thơng tin về dự định có hay khơng tiếp tục mua/giới thiệu bạn bè mua tour của khách hàng còn là cơ sở để nhà quản lý ra các quyết định mua các dịch vụ của các nhà cung cấp trong chuỗi, bố trí nhân sự liên quan đến việc thực hiện các tour đó trong các kỳ tiếp theo Trong trường hợp này, thông tin chủ yếu do bộ phận kinh doanh thực hiện, KTQT chỉ đóng vai trị thu nhận để phục vụ làm báo cáo cuối kỳ cho nhà quản lý Bên cạnh đó, KTQT cịn có nhiệm vụ thu thập thơng tin về số lượng khách phục vụ ngay sau mỗi tour để phục vụ làm báo cáo hàng tháng gửi lên Sở Văn hóa, Thể thao và Du lịch hoặc Sở Du lịch tỉnh/thành phố theo quy định
Đối với nhóm chỉ số phản ánh HQHĐ khía cạnh quy trình kinh doanh nội bộ; học hỏi và phát triển; trách nhiệm của DN với cộng đồng địa phương: Dữ liệu thường
được thu thập vào thời điểm cuối năm để phục vụ cho tính tốn, phân tích và đánh giá HQHĐ của DN trên các khía cạnh này sau một năm hoạt động
1 3 2 3 Các cơ sở dữ liệu, thông tin thu thập
Kết quả của các chỉ số đánh giá là cơ sở để đánh giá HQHĐ tổng thể tồn DN, do đó, kế tốn cần thu thập các dữ liệu, minh chứng để phục vụ cho tính tốn, tổng hợp kết quả của các chỉ số này Hệ thống các chỉ số đánh giá bao gồm cả các chỉ số tài chính và phi tài chính, nên các cơ sở dữ liệu cần được thu thập từ nhiều nguồn khác nhau, ở các bộ phận phòng ban khác nhau trong DN mới đáp ứng được yêu cầu thông tin của nhà quản lý theo từng thời điểm
Bảng 1 2: Cơ sở dữ liệu, thơng tin thu thập
Khía cạnh Các chỉ số đánh giá Cơ sở dữ liệu, thơng tin
Tài chính
Tỷ lệ tăng trưởng doanh thu, Tỷ lệ tăng trưởng lợi nhuận gộp, Tỷ lệ tăng trưởng lợi nhuận sau thuế, ROI, ROE, ROA
Báo cáo kết quả kinh doanh,
Bảng cân đối kế toán Báo cáo lưu chuyển tiền tệ Tỷ lệ Doanh thu sản phẩm, dịch vụ
i/Tổng doanh thu, Tỷ lệ tăng doanh thu của từng sản phẩm, dịch vụ, …
Báo cáo kết quả kinh doanh dạng số dư đảm phí (kỳ này, kỳ trước), Hoặc Sổ chi tiết TK Doanh thu
Khách hàng
Mức độ hài lòng của khách hàng, Số lượng khiếu nại của khách hàng trong mỗi khoảng thời gian nhất định, Số lần mua hàng lặp lại của khách hàng trong mỗi khoảng thời gian nhất định, Số lượng khách hàng thường xuyên bị mất trong mỗi khoảng thời gian nhất định, Số lượng khách hàng mới trong mỗi khoảng thời gian nhất định, Số lượng khách hàng mới do được khách hàng khác giới thiệu đến DN tại bất kỳ thời điểm nào, Số năm một khách hàng đã mua hàng của DN
Thơng tin do phịng kinh doanh hoặc bộ phận chăm sóc khách hàng cung cấp: Báo cáo thành quả khách hàng
Đổi mới quy trình kinh doanh
Số sản phẩm mới được đưa vào thị trường trong một thời kỳ nhất định, Số lượng sản phẩm được cung cấp trong bao bì mới của DN được thiết kế riêng
Sổ kế tốn chi tiết (TK Thành phẩm)
Phần trăm Doanh thu từ các sản phẩm mới được giới thiệu trong kỳ
Báo cáo kết quả kinh doanh dạng số dư đảm phí (kỳ này, kỳ trước)
Hoặc Sổ chi tiết TK DT Số cách hoạt động mới trong một
khoảng thời gian nhất định
Thống kê từ bộ phận kinh doanh
Học hỏi & phát triển
Số khóa học ngắn hạn cho nhân viên, Tỷ lệ chi phí cho nghiên cứu và phát triển trên tổng chi phí quản lý
Sổ kế tốn chi tiết (TK Chi phí quản lý DN)
(Nguồn: NCS tổng hợp) Dữ liệu phục vụ cho đo lường các ch ỉ s ố đánh giá , làm căn cứ để đánh giá HQHĐ rất rộng, kế toán phải căn cứ vào các tài khoản kế toán/sổ kế toán, báo cáo kế tốn và thơng tin từ các bộ phận, phịng ban khác trong DN Do đó, kế tốn quản trị có thể sử dụng phương pháp thủ cơng hoặc sự hỗ trợ của phần mềm Cụ thể:
+ Phương pháp thủ cơng: Kế tốn quản trị liên hệ trực tiếp với các bộ phận, phịng ban có liên quan trong DN (như Phịng kinh doanh, Phịng hành chính, Phịng tổ chức nhân sự, …) để thu thập dữ liệu
+ Sự hỗ trợ của phần mềm: Trong bối cảnh CMCN 4 0 hiện nay, các DN có xu hướng ứng dụng các phần mềm thơng minh nhiều hơn Các DN có thể lựa chọn nâng cấp phần mềm kế tốn, có liên kết dữ liệu với các phần mềm quản lý của các bộ phận khác trong DN thông qua hệ thống mạng nội bộ; hoặc sử dụng hệ thống hoạch định nguồn lực (ERP) nhằm nâng cao hiệu quả của việc thực hiện KTQT để đánh giá HQHĐ của DN Phần mềm ERP là một phần mềm thu thập và lưu trữ hệ thống thơng tin hồn chỉnh, kết nối toàn bộ hoạt động sản xuất kinh doanh của DN theo mơ hình hệ thống thơng tin quản lý tồn DN Phần mềm này giúp cho thông tin giữa các bộ phận được thơng suốt, q trình xử lý khơng bị ngắt qng hay khơng kịp tiến độ do lưu chuyển thông tin giữa các bộ phận ERP giúp hợp nhất thông tin của các bộ phận khác nhau của DN trong một hệ thống máy tính thống nhất Nó là một ứng dụng gồm nhiều phân hệ được sử dụng nhằm tạo ra một hệ thống thông tin hỗ trợ cho nhà quản trị DN trong quá trình quản lý, điều hành, ra các quyết định kinh doanh phù hợp Trong trường hợp DN có sử dụng phần mềm ERP, dữ liệu của các bộ phận, phòng ban chức năng của DN đều phải cập nhật dữ liệu lên hệ thống một cách kịp
Trách nhiệm của DN với cộng đồng địa phương
Số lần công ty bị cơ quan thuế phạt, Số lần công ty nộp thuế đến hạn, Số lần cơng ty bị phạt bởi chính quyền, Số lần cơng ty nộp lệ phí mơn bài đến hạn, Số lần cơng ty bị phạt bởi một ban giám sát
Sổ kế toán chi tiết (TK chi phí khác)
Số lượng hiệp hội ngành mà DN là thành viên trong kỳ
Tổng hợp dữ liệu từ phịng hành chính
Số việc làm cho dân tộc thiểu số Tổng hợp dữ liệu từ phòng nhân sự
thời, theo đúng thời gian quy định; Những dữ liệu này sẽ được phân quyền cho các cá nhân cụ thể được phép xem, hiệu chỉnh, xử lý, truy xuất và bảo mật Khi đó, kế tốn quản trị không cần liên hệ trực tiếp với các phịng ban liên quan, mà có thể kế thừa dữ liệu từ các bộ phận khác đã nhập lên hệ thống, để phục vụ xử lý dữ liệu, đánh giá, phân tích thơng tin về HQHĐ của tồn DN