13 Kế toán quản trị với việc đánh giá hiệu quả hoạt động của doanh nghiệp
134 Cung cấp thông tin về hiệu quả hoạt động
Các thông tin về HQHĐ sau khi được xử lý cần được trình bày trên các Báo cáo KTQT và được cung cấp kịp thời cho đúng đối tượng có nhu cầu sử dụng thơng tin Đối tượng có nhu cầu sử dụng thơng tin về HQHĐ của DN bao gồm cả các đối tượng bên trong và bên ngoài DN và ở các thời điểm khác nhau Do vậy, kế tốn quản trị cần xác định phạm vi thơng tin về HQHĐ của DN phù hợp với từng loại đối tượng và thời điểm cần cung cấp thông tin để phục vụ cho việc ra quyết định của các bên
liên quan Vì vậy, nội dung cơng việc KTQT liên quan đến việc cung cấp thông tin về HQHĐ của DN bao gồm: Xác định đối tượng và thời điểm cung cấp thông tin (CCTT); Xác định nội dung, phạm vi thông tin cung cấp phù hợp với từng loại đối tượng; Và hình thức cung cấp thơng tin, chúng có thể khái qt qua hình sau:
Xác định nội dung, Xác định đối tượng, thời điểm CCTT phạm vi thơng tin cung cấp Hình thức CCTT
Nội dung cơng việc CCTT
Hình 1 4: Nội dung công việc cung cấp thông tin về HQHĐ của DN
(Nguồn: NCS tự tổng hợp) Xác định đối tượng và thời điểm cung cấp thông tin về HQHĐ của DN:
Đối tượng có nhu cầu sử dụng thơng tin về HQHĐ của DN là các nhà quản lý các cấp trong DN (bao gồm các nhà quản lý cấp cơ sở, các nhà quản lý cấp trung và các nhà quản lý cấp cao) và các bên liên quan bên ngoài DN (Ngân hàng, nhà đầu tư, nhà cung cấp, …)
Các nhà quản lý cấp cơ sở cần những thơng tin về HQHĐ ở một số khía cạnh, một cách chi tiết, cụ thể nhằm phục vụ cho điều hành hoạt động hàng ngày của DN, do đó, thời điểm cung cấp thơng tin là theo ngày, tuần, hay sau mỗi vụ việc Chẳng hạn, đối với DN kinh doanh dịch vụ lữ hành, các nhà quản lý cấp cơ sở cần thông tin về HQHĐ tài chính như kết quả về “sức sản xuất kinh doanh của chương trình du lịch mới” (H = Doanh thu/chi phí) để có những chính sách điều chỉnh giá bán, chi phí nhằm nâng cao sức sinh lợi của tour đó (nếu cần thiết); Và kết quả về mức độ hài lòng của khách hàng ngay sau tour để phục vụ cho điều hành các tour tiếp theo: Nếu khách hàng chưa hài lịng ở điểm nào thì nhà quản lý cấp cơ sở sẽ ra quyết định điều chỉnh, tác động đến đối tượng thực hiện cơng việc đó, nhằm cải thiện, nâng cao chất lượng tour và đạt được sự hài lòng của khách hàng ở mức cao hơn Trong trường hợp này, kế tốn sẽ phải cung cấp thơng tin cho các nhà quản lý cấp cơ sở ngay sau mỗi tour
Các nhà quản lý cấp trung cần những thông tin về HQHĐ một cách tổng hợp hơn và đều đặn theo kỳ nhằm phục vụ cho việc ra quyết định kinh doanh ngắn hạn, do đó, thời điểm cung cấp thơng tin là theo tháng, theo quý Sau mỗi tháng, quý, nhà quản lý cấp trung sẽ cần thông tin về Tỷ lệ tăng trưởng doanh thu tháng này so với tháng trước, Tỷ lệ doanh thu của từng loại sản phẩm/dịch vụ cung cấp, hay của từng cửa hàng/chi nhánh/khu vực, Tỷ lệ tăng trưởng lợi nhuận, … Do vậy, sau khi khóa sổ kế tốn, có được dữ liệu về tổng doanh thu, chi phí của từng loại sản phẩm/dịch vụ, kế tốn sẽ tính tốn những chỉ số đánh giá này để cung cấp thông tin kịp thời cho các nhà quản lý cấp trung
Các nhà quản lý cấp cao cần những thơng tin về HQHĐ ở một cách tổng thể tồn DN, về tất cả các hoạt động mà DN đã thực hiện trong kỳ, thơng tin có tính khái qt, có khả năng dự báo tương lai nhằm phục vụ cho việc hoạch định, cải tiến chiến lược hoạt động của DN, do đó, thời điểm cung cấp thơng tin là theo quý, năm
Các bên liên quan bên ngoài DN như Ngân hàng, nhà đầu tư, nhà cung cấp, … cần thơng tin về HQHĐ tổng thể tồn DN để phục vụ cho việc ra quyết định của họ Ngân hàng sẽ cần thông tin về HQHĐ của DN như Tổng doanh thu, tổng lợi nhuận sau thuế, các chỉ số về khả năng sinh lời, … để ra quyết định về hạn mức tín dụng cho DN vay trong tương lai Các nhà cung cấp cũng sẽ cần thông tin về HQHĐ của DN như Tổng doanh thu, các chỉ số về khả năng sinh lời, khả năng thanh toán, … để ra quyết định về hạn mức nợ đối với DN Các nhà đầu tư cần những thông tin về HQHĐ của DN như Tổng doanh thu, tổng lợi nhuận sau thuế, các chỉ số về khả năng sinh lời, …để ra quyết định đầu tư vào DN trong tương lai Do vậy, các thông tin này cần được cung cấp công khai vào cuối năm
Xác định nội dung, phạm vi thông tin cung cấp:
Mỗi đối tượng khác nhau có nhu cầu sử dụng thơng tin về HQHĐ của DN khác nhau Kế tốn quản trị cần xác định được nội dung, phạm vi thông tin cung cấp phù hợp với từng loại đối tượng có nhu cầu sử dụng Đối với nhà quản lý các cấp trong nội bộ DN, kế toán quản trị cần cung cấp những thơng tin mang tính nội bộ (khơng cung cấp ra bên ngồi DN) phục vụ cho việc ra quyết định điều hành, quản lý DN như Tỷ lệ tăng trưởng doanh thu từng mặt hàng/sản phẩm/dịch vụ, Tỷ lệ tăng trưởng lợi nhuận ở từng chi nhánh/khu vực/địa bàn kinh doanh, Số sản phẩm/dịch vụ mang lại lợi nhuận cao,…Đối với các bên liên quan bên ngồi DN, kế tốn chỉ được cung cấp những thơng tin mang tính khái qt, những chỉ số tài chính dựa trên số liệu từ Báo cáo tài chính (BCTC), theo yêu cầu quy định của các cơ quan quản lý (như Ủy ban chứng khoán Nhà nước, Sở giao dịch chứng khốn)
Xác định hình thức cung cấp thơng tin:
Thơng tin KTQT mang tính linh hoạt, kịp thời, do đó, hình thức cung cấp thơng tin cũng linh hoạt (có thể là các Báo cáo hoặc bằng miệng), chỉ cần đảm bảo đáp ứng được yêu cầu thông tin của nhà quản lý Hình thức cung cấp thơng tin bằng miệng được sử dụng chủ yếu trong trường hợp các nhà quản lý yêu cầu thông tin nhanh, đơn giản phục vụ cho việc ra các quyết định mang tính tác nghiệp Chẳng hạn, thơng tin về Sức sản xuất kinh doanh của một sản phẩm/dịch vụ mới ngay sau khi hồn thành đơn hàng, kế tốn có thể báo cáo trực tiếp bằng miệng với nhà quản lý Hình thức cung cấp thơng tin về HQHĐ chủ yếu dưới dạng Báo cáo
Tuy nhiên, trong những DN đã trang bị đầy đủ phương tiện hỗ trợ như hệ thống phần cứng, phần mềm hiện đại, hệ thống mạng thì hệ thống dữ liệu của DN sẽ được quản lý tập trung trên một cơ sở dữ liệu chung và chia sẻ toàn DN theo một sự phân quyền nhất định Theo đó, nhà quản lý các cấp trong DN có thể truy cập, xem được thông tin vào bất kỳ thời điểm nào, mà không cần sự báo cáo trực tiếp bằng miệng hoặc báo cáo giấy do kế toán gửi lên
Hệ thống báo cáo HQHĐ mà KTQT cung cấp có thể bao gồm: Báo cáo HQHĐ tổng thể và Báo cáo HQHĐ chi tiết về các khía cạnh như Báo cáo tăng trưởng doanh thu, Báo cáo HQHĐ theo khía cạnh tài chính (Báo cáo hiệu quả tài chính), Báo cáo hiệu quả phi tài chính, Báo cáo HQHĐ theo khía cạnh khách hàng (Báo cáo sự hài lòng của khách hàng), Báo cáo HQHĐ theo khía cạnh đổi mới quy trình kinh doanh nội bộ, Báo cáo HQHĐ theo khía cạnh học hỏi và phát triển, Báo cáo HQHĐ theo khía cạnh trách nhiệm của DN với cộng đồng địa phương, Báo cáo HQHĐ theo khía cạnh khác,…Số lượng và tên gọi các Báo cáo KTQT về HQHĐ phụ thuộc vào yêu cầu thông tin của nhà quản lý KTQT căn cứ vào yêu cầu cụ thể về thông tin HQHĐ của nhà quản lý để thiết lập các mẫu báo cáo một cách khoa học, rõ ràng đảm bảo cung cấp thông tin đầy đủ
Tùy theo yêu cầu của nhà quản lý và các bên liên quan mà thơng tin về HQHĐ có thể được trình bày trên một hay nhiều Báo cáo khác nhau, theo các hình thức/mẫu Báo cáo khác nhau Tuy nhiên, việc trình bày thơng tin cần đảm bảo nguyên tắc đáp ứng được yêu cầu thông tin của nhà quản lý và các bên liên quan về HQHĐ của DN Trong các DN lớn, thông tin về HQHĐ được sử dụng cho hai mục đích: Một là, hỗ trợ cho việc ra quyết định của các bên liên quan bên ngồi DN (các thơng tin về HQHĐ được trình bày trên Báo cáo thường niên trên đầy đủ các khía cạnh khác nhau – tuy nhiên thơng tin chỉ mang tính khái qt, riêng với một số chỉ số tài chính cần được trình bày cả số năm nay và số năm trước); Hai là, hỗ trợ cho việc ra quyết định điều hành
quản lý cho nhà quản lý các cấp trong DN (với mục đích này, thơng tin cần được trình bày chi tiết, mẫu báo cáo cần đảm bảo so sánh được số kỳ này/kỳ trước, số thực hiện/mục tiêu đặt ra, số của DN/ngành hoặc DN khác, phù hợp với yêu cầu chi tiết của nhà quản lý DN về HQHĐ tổng thể của DN)
Tóm lại, kế tốn cần dựa vào nhu cầu thơng tin của các nhà quản lý để thực hiện thu thập, xử lý dữ liệu, phân tích và cung cấp thơng tin về HQHĐ một cách phù hợp (về thời điểm cung cấp thông tin, phạm vi thông tin được cung cấp cho từng đối tượng có nhu cầu sử dụng và hình thức cung cấp thơng tin) để thơng tin trở nên hữu ích cho việc ra quyết định của nhà quản lý DN và các bên liên quan