13 Kế toán quản trị với việc đánh giá hiệu quả hoạt động của doanh nghiệp
133 Xử lý dữ liệu, phân tích thơng tin về hiệu quả hoạt động
Xử lý dữ liệu chính là việc tính tốn/tổng hợp các chỉ s ố đánh giá đã xác định dựa trên các dữ liệu thu thập được bằng các phương tiện xử lý dữ liệu cụ thể Phân tích thơng tin về HQHĐ chính là việc đánh giá HQHĐ tổng thể tồn DN thơng qua việc sử dụng các kỹ thuật phân tích thơng tin khác nhau Do vậy, có thể khái quát nội dung xử lý dữ liệu, phân tích thơng tin về HQHĐ như hình dưới đây:
Xử lý dữ liệu, phân tích thơng tin về HQHĐ
Chủ thể xử lý dữ liệu, phân tích thơng tin Cách thức xử lý dữ liệu Phương pháp phân tích thơng tin Phương tiện xử lý dữ liệu, phân tích thơng tin
Hình 1 3 : Nội dung xử lý dữ liệu, phân tích thơng tin về HQHĐ
(Nguồn: NCS xây dựng) 1 3 3 1 Chủ thể xử lý dữ liệu, phân tích thơng tin
Việc xác định chủ thể xử lý dữ liệu, phân tích thơng tin về HQHĐ của DN phụ thuộc vào quy mô DN và tổ chức bộ máy kế toán của DN Với đặc điểm của các DNNVV là số lượng nhân viên ít, bộ máy kế tốn được tổ chức theo mơ hình tập trung thì chủ thể xử lý và phân tích thơng tin về HQHĐ của DN là Kế toán trưởng/kế toán tổng hợp, họ thực hiện xử lý các dữ liệu vừa thu thập được để đo lường các chỉ số đánh giá Tuy nhiên, đối với các DN quy mô lớn, bộ phận KTQT độc lập với KTTC thì chủ thể xử lý dữ liệu và phân tích thơng tin về HQHĐ có thể là hai cá nhân khác nhau: Nhân viên KTQT chuyên trách sẽ thực hiện xử lý các dữ liệu vừa thu thập được để tính tốn các chỉ số đánh giá; Kế toán trưởng sẽ đảm nhiệm cơng việc phân tích các thơng tin về HQHĐ tổng thể của DN
1 3 3 2 Cách thức xử lý dữ liệu
Cho dù KTQT có thể sử dụng các phương tiện xử lý thơng tin truyền thống hay hiện đại, thì KTQT đều phải xác định cách thức tính tốn các ch ỉ số đánh giá như Bảng 1 3 dưới đây:
Bảng 1 3: Bảng tổng hợp công thức xác định các chỉ số đánh giá
STT Chỉ số Cách tính
1 Tỷ lệ tăng doanh thu Tỷ lệ tăng DT năm N=
doanh thu DT năm N-1
2 Tỷ lệ tăng doanh thu của SP/dịch vụ i Tỷ lệ tăng DT của SP/dịch vụ i kỳ N DT của = DT của SP/dịch vụ i kỳ N-1 SP/dịch vụ i 3 Tỷ lệ DT của SP/dịch vụ i trong tổng DT Tỷ lệ DT của DT của SP/dịch vụ i SP/dịch vụ i = Tổng doanh thu trong tổng DT 4 Tỷ lệ tăng trưởng LN gộp
Tỷ lệ tăng trưởng LN gộp năm N =
LN gộp LN gộp năm N-1
5
Tỷ lệ tăng trưởng lợi nhuận sau thuế (LNST)
Tỷ lệ tăng LNST năm N =
trưởng LNST LNST năm N-1
6 Tỷ suất sinh lời của vốn đầu tư (ROI)
Lợ i nhu ận sau thu ế ROI =
Chi phí đầu tư 7 Tỷ suất sinh lời của tài
sản (ROA)
Lợ i nhu ận sau thu ế ROA =
Tài sản bình quân 8 Tỷ suất sinh lời của
vốn chủ sở hữu (ROE)
Lợ i nhu ận sau thu ế ROE =
Vốn chủ sở hữu 9 Mức độ hài lòng của
khách hàng
Sử dụng thang đo Likert để đo lường mức độ hài lòng; Hoặc phỏng vấn bán cấu trúc khách hàng
10
Số lượng khiếu nại của khách hàng trong mỗi khoảng thời gian nhất định
Thống kê dữ liệu từ bộ phận kinh doanh, chăm sóc khách hàng
11 Số lần mua hàng lặp lại của khách hàng trong
Thống kê dữ liệu từ bộ phận kinh doanh, chăm sóc khách hàng
mỗi khoảng thời gian nhất định
12
Số lượng khách hàng thường xuyên bị mất trong mỗi khoảng thời gian nhất định
Thống kê dữ liệu từ bộ phận kinh doanh, chăm sóc khách hàng
13
Số lượng khách hàng mới trong mỗi khoảng thời gian nhất định
Thống kê dữ liệu từ bộ phận kinh doanh, chăm sóc khách hàng 14 Số lượng khách hàng mới do được khách hàng khác giới thiệu đến DN tại bất kỳ thời điểm nào
Thống kê dữ liệu từ bộ phận kinh doanh, chăm sóc khách hàng
15
Số năm một khách hàng đã mua hàng của DN
Thống kê dữ liệu từ bộ phận kinh doanh, chăm sóc khách hàng
16
Số sản phẩm mới được đưa vào thị trường trong một thời kỳ nhất định
Thống kê dữ liệu từ bộ phận kinh doanh
17
Số lượng sản phẩm được cung cấp trong bao bì mới của DN được thiết kế riêng
Thống kê dữ liệu từ bộ phận kinh doanh
18
Phần trăm Doanh thu từ các sản phẩm mới được giới thiệu trong kỳ
Tỷ lệ DT từ DT t ừ s ản phẩm m ớ i =
các SP mới Tổng doanh thu
19
Số cách hoạt động mới trong một khoảng thời gian nhất định
Thống kê từ bộ phận kinh doanh
20 Số khóa học ngắn hạn cho nhân viên
Thống kê dữ liệu từ bộ phận nhân sự, và số liệu trên sổ kế tốn chi tiết để tính chỉ số:
(Nguồn: NCS tổng hợp) 1 3 3 3 Phương pháp phân tích thơng tin
Dựa trên kết quả của những chỉ số đánh giá vừa tính được, KTQT tiến hành đánh giá HQHĐ của DN thông qua việc sử dụng một số phương pháp như phương pháp so sánh, phương pháp đồ thị, …Sau đó, căn cứ vào nội dung của từng phương pháp để lựa chọn phương pháp phân tích thơng tin phù hợp với từng khía cạnh cần đánh giá HQHĐ
Phương pháp so sánh
“So sánh là một phương pháp nhằm nghiên cứu sự biến động và xác định mức độ biến động của chỉ tiêu phân tích” (Nguyễn Năng Phúc, 2014) Để thực hiện so sánh, cần phải xác định “số gốc” – số gốc được chọn có thể gốc về mặt thời gian hoặc khơng gian,
Tỷ lệ CP cho
các khóa học Tổng chi phí quản lý ngắn hạn
21
Tỷ lệ chi phí cho nghiên cứu và phát triển trên tổng chi phí
Thống kê từ sổ kế tốn, sau đó tính chỉ số:
Tỷ lệ CP cho CP cho cho nghiên cứu, phát tri ển nghiên cứu, =
Tổng chi phí quản lý phát triển
22 Số lần công ty bị cơ quan thuế phạt
Tổng hợp dữ liệu trên các sổ kế toán chi tiết 23 Số lần công ty nộp thuế đến hạn 24 Số lần công ty bị phạt bởi chính quyền thành phố 25 Số lần cơng ty nộp lệ phí mơn bài đến hạn 26 Số lần cơng ty bị phạt
bởi một ban giám sát 27
Số lượng hiệp hội ngành mà DN là thành viên trong kỳ
Thống kê dữ liệu từ phịng hành chính
28 Số việc làm cho dân
tộc thiểu số; Thống kê dữ liệu trên các sổ kế toán chi tiết 29 Số dự án văn hóa xã
tùy thuộc vào mục đích cụ thể của phân tích Trong đó, để đảm bảo tính chất so sánh được của chỉ tiêu thời gian, cần đảm bảo thỏa mãn một số điều kiện so sánh sau: Đảm bảo thống nhất về nội dung kinh tế của chỉ tiêu; Thống nhất về phương pháp tính các chỉ tiêu; Thống nhất về đơn vị tính các chỉ tiêu (Nguyễn Năng Phúc, 2014) Nội dung so sánh bao gồm: So sánh giữa số thực tế kỳ phân tích với số thực tế của kỳ kinh doanh trước nhằm xác định xu hướng thay đổi về tình hình hoạt động tài chính của DN; So sánh giữa số thực tế kỳ phân tích với số kỳ kế hoạch nhằm xác định mức độ hoàn thành nhiệm vụ kế hoạch trong mọi hoạt động của DN; So sánh giữa số liệu của DN với số liệu trung bình ngành, hoặc DN khác nhằm đánh giá HQHĐ của DN mình; Bên cạnh đó, kỹ thuật so sánh được sử dụng trong đánh giá HQHĐ của DN cịn được thể hiện thơng qua việc so sánh, đối chiếu với mục tiêu đặt ra của nhà quản lý DN: Nếu kết quả những chỉ số đánh giá lớn hơn hoặc bằng mục tiêu đặt ra thì chứng tỏ DN đạt hiệu quả ở khía cạnh đó, và ngược lại (Ngoại trừ một số chỉ số đánh giá như số lần bị cơ quan thuế phạt, Số lần công ty nộp thuế đến hạn, Số lần cơng ty bị phạt bởi chính quyền, Số lần cơng ty nộp lệ phí mơn bài đến hạn, Số lần cơng ty nộp lệ phí mơn bài đến hạn, Số lần công ty bị phạt bởi một ban giám sát)
Phương pháp đồ thị
“Đồ thị là một phương pháp nhằm phản ánh trực quan các số liệu phân tích bằng biểu đồ hoặc đồ thị, nhằm mô tả xu hướng, mức độ biến động của chỉ tiêu phân tích, hoặc thể hiện mối quan hệ kết cấu của các bộ phận trong một tổng thể nhất định” (Nguyễn Năng Phúc, 2014) Đồ thị có thể biểu thị quy mơ (độ lớn) của các chỉ số đánh giá HQHĐ theo thời gian như ROI, ROE, ROA, Mức độ hài lòng của khách hàng, Số sản phẩm/dịch vụ mới, …qua các thời kỳ liên tiếp nhau; Hoặc có thể biểu thị tốc độ tăng trưởng của chỉ số đánh giá HQHĐ qua thời gian, như Tỷ lệ tăng doanh thu, tỷ lệ tăng trưởng lợi nhuận gộp, tỷ lệ tăng trưởng LN sau thuế, …qua các kỳ liên tiếp nhau Bên cạnh đó, đồ thị cịn biểu hiện mối quan hệ giữa chỉ tiêu phân tích với các chỉ tiêu nhân tố như: “Tỷ suất sinh lời của tài sản” (ROA) chịu tác động của chỉ tiêu nhân tố “tỷ suất sinh lợi của tổng doanh thu thuần” và “tốc độ chu chuyển của tổng tài sản” (Nguyễn Năng Phúc, 2014)
Dựa trên kết quả của những chỉ số đánh giá vừa tính được, KTQT tiến hành đánh giá HQHĐ của DN bằng cách sử dụng kết hợp các phương pháp phân tích thơng tin nêu trên
Đối với các chỉ số/nhóm chỉ số tài chính (như Tỷ lệ tăng trưởng doanh thu, Tỷ lệ tăng trưởng Lợi nhuận, các chỉ số khả năng sinh lời như ROI, ROA, ROE, … ) và các các chỉ số/nhóm chỉ số phi tài chính (như Mức độ hài lịng của khách hàng, Số sản
phẩm/dịch vụ mới trong kỳ,…), có thể sử dụng phương pháp so sánh để đối chiếu kết quả của kỳ thực hiện với kỳ trước, kết quả của kỳ thực hiện với kế hoạch hoặc đối chiếu kết quả ở kỳ thực hiện với mục tiêu đặt ra của nhà quản lý DN Ngoài ra, cũng có thể sử dụng phương pháp đồ thị để thấy được xu hướng thay đổi kết quả của các chỉ số đánh giá này qua các kỳ, dự đoán được xu hướng HQHĐ của DN trong tương lai
1 3 3 4 Phương tiện xử lý dữ liệu, phân tích thơng tin
Việc xử lý dữ liệu, phân tích thơng tin có thể thực hiện theo phương thức truyền thống hoặc hiện đại (sử dụng phần mềm thơng minh), và có sự khác nhau giữa các DNNVV với DN quy mô lớn
Trong các DNNVV, bị giới hạn bởi nguồn lực nhân sự và tài chính nên các kỹ thuật xử lý thơng tin vẫn thường được áp dụng theo phương pháp truyền thống/thủ công Tức là, KTQT sẽ căn cứ vào số liệu trên các Sổ kế toán chi tiết về Doanh thu, chi phí được chiết xuất từ phần mềm kế tốn, các Báo cáo kế toán, Báo cáo tổng kết hoạt động của các bộ phận/phòng ban liên quan để tổng hợp dữ liệu rồi tính tốn các ch ỉ s ố đánh giá trên Excel
Đối với các DN quy mô lớn, tổ chức bộ máy quản lý cồng kềnh, nhiều hoạt động, khối lượng dữ liệu lớn, có nguồn lực về tài chính và nhân sự, việc sử dụng các phần mềm hỗ trợ là cần thiết (có thể nâng cấp phần mềm kế tốn có liên kết dữ liệu với các phần mềm của các bộ phận khác trong DN hoặc ứng dụng các phần mềm hỗ trợ như ERP) Khi ứng dụng ERP, các cơ sở dữ liệu riêng của các bộ phận kế tốn, tài chính, kinh doanh, nhân sự, sản xuất… được các cá nhân/bộ phận phịng ban có liên quan trong DN truy cập đến các nội dung thông tin theo một quyền truy cập thông tin đã được nhà quản lý phân quyền Kế toán quản trị, trong phạm vi được phân quyền truy cập và chiết xuất dữ liệu của mình, sẽ thực hiện xử lý dữ liệu, phân tích thơng tin về HQHĐ tồn DN Các cơng thức xác định các chỉ số đánh giá, các kỹ thuật phân tích thơng tin, các mẫu Báo cáo về HQHĐ sẽ được nhà cung cấp phần mềm cài đặt, thiết lập theo yêu cầu của DN