IV. Các chức năng cơ bản của quản lý
2. Fhân loại các chức nàng quản lý
hiện nav đang tổn tại một sỏ cách phân loại các chức năng của quán K Tuỳ theo mục đích và đặc thù về công việc, cấu trúc tổ chức của đơn vị mà các chủ thể quán lv có thê lựa chọn cách phân loại chức năng qaản lý cho phù hợp. Ví dụ phán loại háy (7) chức năng quán lý, hao gổn: 1). Dự đoán; 2). Kê hoạch hoá; 3). Tổ chức; 4). Động viên; 5). Điế-I chinh; 6). Kiểm tra; 7). Đánh giá (34, tr. 55 - 63). Cách phân loại có ưu điểm là rất cụ thê, giúp cho chú thê quản lý hình dung khá đầy dủ và cặn kẽ các nhiệm vụ cần phái thực hiện. Tuy nhiên, cách phân lcại này cho thấy có sự trùng lặp và chổng chéo giữa một số chức ning, như khi đé cập tới chức năng kế hoạch hoá đòi hói phái trien khai các nhiệm vụ: đánh giá thực trạng của đối tượng quản lý và bối cam , dự báo hoặc dự đoán xu thê phát triển, xác định sứ mệnh và tầm n h n của tổ chức theo một điểm mốc thời gian cụ thể, mục tiêu của tcS (hức, các hoạt động và các điều kiện tố chức thực hiện... Hoặc khi đ<é cập tới chức năng đánh giá, không the không đề cập tới các yếu tố nhiư ciểm tra và điều chinh một, vài hay một sô nội dung trong kế hoạch ciã được phê duyệt (mục tiêu, các hoạt động, nhân lực, tài chính,
Có tác giá chia các chức năng quán lí ra làm 5 loại. Tuy nhiôn, dê thuận lợi trong công tác quân lí và nghiên cứu phục vụ quán lí irong các lĩnh vực có thê sử dụng cách phân loại 4 chức năng quán li bao gồm: Lập kế hoạch hoá; tổ chức; chí đạo, lãnh đạo và kiểm tra, đánh giá (Hình 3).
Hỉnh 3: Bản chất quá trình quản lý
MỒI TRƯỜNG BÊN NGOÀI
LẬP KÊ HOẠCH <r <r A V -> TỔ CHÚC A V KIỂM TRA LẢNH ĐẠC) 2.1. Lập kê hoạch
a. Klìíú niệm và pliân loại
Lặp kê hoạch là chức năng cơ bán nhất trong sô các chức nàng quán lý, có ý nghĩa quyết định tới sự tồn tại và phát trien của mỏi hệ
I x / I l I , O l l i ! </" Ví/í ( l ị n l i n l i ữ i i Ị ’ m i l l I l l ' l l . ( (ì( l i o ạ l í l ó i i Ị » , c á c ( / I I I ( I ị i i I i .
( á< li t uí( VÌI biit>( (li ( II liu' tmiiỊỊ mọt lliời han nhất (lịnh, n á c li nliiệm
( Í X I < (, ( I t ' l l v ị v i l ( á I l i u m I r o nV t o c h ứ c v à ( (K ( l i é n k i ẹ n d e II l é n k l u t i
các hell (Iọiiiị Iiliám (lụi liưực nliữiiỊ’ mục til’ll di' ra. Có thê hieu lập kê
hoạih là C | U Ú trình Iluót lập các mục tiêu, hộ thống các hoạt động và
các «lull kiện đám hao thuv hiện được các mục tiêu đó.
f>ẽ dam bao lính kha thi và hiệu qua cua kê hoạch trong thực tiễn, vàn hán kè hoạch phái thê hiẹn rõ các diéu kiện \ề nguồn lực (tài lực, vá lực nhân lực \ à Iicuổn lực ihôna tin), xác định rõ ràng của các
tổ cliír; có liên quan trong côn2 tác quan lý cũng như trien khai thực
hiện kc hoạch. Cần đặc biệt lưu V các côn g việc có mối qu an hệ trực
tiếp VÌI chi phối lẫn nhau đc ihiẽì kẽ lộ trinh và tiên độ thực hiện các công vệt' đó cho phù hợp trong quá Innh xây dựng kế hoạch.
Huìn loại kê hoạch tuv thuộc và mức độ phức tạp, tầm quan irọnịi 'à độ dài thời gian kê hoạch, có thê phân loại: kê hoạch ngắn hạn (kc hoạch tuấn, kê hoạch thang, kê hoạch quv, kế hoạch năm), kê hoạch trung hạn (kê hoạch 2 đến 5 nãm) và kê hoạch dài hạn (kế hoạch 10 đến 20 năm); Kê hoạch chiên lược và kế hoạch tác nghiệp, kế hoạch thực hiện các công việc cụ the \
I) Quá trình lập kê lioạcli
hổ Văn Vinh và nhóm cộng sự của Học viện Chính trị Quốc gia Hồ C'hi Minh cho rằng kê hoạch hoá bao gồm toàn bộ quá trình từ xác định mục tiêu, các phương pháp, phương tiện đê đạt mục tiêu đến tổ chức thực hiện, kiểm tra. đánh giá quá trình ihực hiện mục tiêu (34, tr. 57). Tiy nhiên, đế đám bào tính khoa học, tính kế thừa và có cơ sở thực tiền khi xây dựng kế hoạch, kê cá đối với tổ chức mới được hình thành đều phái được bắt đầu bằng việc đánh giá thực trạng phát trien của đối tượng quán lý và những vân đề liên quan, bôi cánh phát triển của ngáih, lĩnh vực, của hệ thống, của tổ chức, bối cảnh kinh tê - xã hội tiorg nước và quốc tế nhàm xác định những thời cơ và thách thức đôi vói hệ thòng. Nhìn chung trong công tác lập kế hoạch cần quán triệt mót cách triệt đê một sỏ quan điếm liếp cận lịch sử - lôgic, tiếp
cận phân tích - tổng hợp, tiếp cận mục tiêu và tiếp cận hệ thống có thể tiến hành theo các bước sau đây:
- Đánh giá toàn diện thực trạng phát triển của hệ thống và thực trạng các hoạt động có liên quan trong thực tiền do các hệ thống tổ chức khác tiến hành, trên cơ sở đó so sánh, phân tích và đánh giá những điểm mạnh (Strengths) của hệ thông cần được tiếp tục phát triển, các mặt hạn chế (Weeknes), đặc biệt là những hạn chế có tính quy luật, những nguyên nhân của các mặt hạn chê đó đế có kê hoạch khắc phục trong tương lai.
Tuỳ theo từng loại kê hoạch (kê hoạch dài hạn - kế hoạch chiến lược, kế hoạch trung hạn và kế hoạch ngắn han) để xác định khoảng thời gian cần đánh giá thực trạng phát triển của hệ thông cho phù hạp. Nhìn chung, xây dựng kế hoạch loại nào (10 nãm, 5 năm, 1 năm hay 6 tháng...) thì cần đánh giá thực trạng của hệ thống trong khoảng thời gian tương ứng trước kỳ kê hoạch (10 nãm trở lại đây, 5 năm trớ lại đây, 1 nãm qua hay 6 (háng qua...). Đôi với hệ thống lớn, do điều kiện không có đủ khả năng đánh giá hệ thống trên một phạm vi rộng, ctòi hỏi thiết kế kỹ lưỡng bộ công cụ đánh giá, quy trình đánh giá phù hợp, chọn mẫu đánh giá sao cho mẫu đám bảo tính khách quan, tính đại diện cho các đối tượng đánh giá.
- Phân tích bối cảnh sự phát triển của hệ thống: Phân tích bối cảnh của hệ thống về thực chất là đánh giá sự tác động ảnh hưởng, chi phôi của các yếu tô môi trường bên ngoài hệ thống đối với sự phát triển của hệ thống ở thời điểm hiện tại và có thê xảy ra trong tương lai, trên cơ sở đó phân tích đê xác định những thời cơ, cơ hội (Opportunities), những thuận lợi do những yếu tô môi trường mang lại. Đồng thời, phân tích những nguy cơ (Threats), khó khãn, những tác động xấu có thể xảy ra do môi trường mang lại. Trong quá trình phân tích bối cảnh, điều đặc biệt quan trọng là xác định các phương án để tận dụng triệt để các cơ hội, giám và phòng ngừa tới mức có thể các nguy cơ có thê xảy ra trong tương lai.
Một điểm đáng lưu ý trong quá trình phân tích bối cánh, cần thu thập đầy đủ các thông tin về sự phát triển của các hệ thống có các chức
nãnị' \à nhiệm vụ tương tự ờ trong nước có “nguy cơ cạnh tranh”, so sánh tiong từng lĩnh vực cu the dô dưa ra những nhận định đầy dú và chính xác những diêm mạnh và điếm yếu của hệ thống trong mối tương quan so sánh với các hệ thông khác có các chức năng và nhiệm vụ tirmg tự. Đổng ihời. phát hiện những yếu tô môi trường có khá năng mang lại những ánh hưởng xâu, những điéu không thuận lợi cho hệ thốig. ngoài tầm kiểm soát của hệ thông (Assumptions). Thông
thường đ ó là nh ữ n g vân đề liên quan tới chính sách, cần dược ghi nhận dê có những kiến nghị với các CƯ quan quán lv cấp trên hoặc các
ngành ;ó liên quan đế điểu chinh.
Với tầm quan trọng của yếu tỏ môi irường nên vấn đề này được đưa và.) nghiên cứu, phân tích một cách kỹ lưỡng trong hầu hết các công tnnh nghiên cứu lớn như: đề án xây dựng Chiến lược phát triển giáo die 2001 - 2010; xâv dựng quy hoạch phát triển giáo dục của các tinh, thinh phố; kê hoạch chiến lược phát triển đào tạo của các trường đại học cao đẳng, trung học chuyên nghiệp và dạy nghề v.v...
T ong xu thế toàn cầu hoá, hội nhập quốc tế và cạnh tranh trên mọi lĩm vực trong khu vực và thê giới, trước ngưỡng cửa gia nhập Tổ chức thiơng mại thế giới (WTO), bối cảnh quốc tế cần đặc biệt quan tâm nghiên cứu trong quá trình xây dựng kế hoạch phát triển hệ thống
tầm vĩ mô, tầm quốc gia, như: Kê hoạch phát triển kinh tế - xã hội 5
năm, 10 năm; Kê hoạch chiến lược phát triền giáo dục; Chiến lược phát trkn khoa học và công nghệ quốc gia v.v...
- Dự báo, dự đoán: là bước quan trọng (rong quá trình xây dựng
kế hoạci. Dự báo hay dự đoán là phán đoán trước quy luật hay các xu thế phái triển của hệ thống có thê xảy ra trong kỳ kế hoạch. Công tác dự báo phái đám bảo tính khoa học, tính chính xác và tính khách quan, mọi dự Dáo sai sẽ tất yếu dẫn đến hậu quả nghiêm trọng. Tuỳ theo quy mô và loại hình kế hoạch mà lựa chọn cách thức dự báo hay dự đoán, xây dựrụ hệ thống các chí sô dự báo định tính và định lượng, lựa chọn các phương pháp và quy trình dự báo phù hợp. Theo chỉ đạo của Chính phủ. ngình giáo dục và đào tạo đang trong quá trình chuẩn bị cho việc xây dựru Chiến lược phát triển giáo dục 2010 - 2020. Để thực hiện
được nhiệm vụ này, cần xác định các chỉ sô dự báo, như: Quy mổ học sinh mầm non; Quy mỏ học sinh tiểu học; Quy mô học sinh THCS; Quy mô học sinh THPT; Quy mỏ giáo viên các cấp học v.v... Các kết quả dự báo là cơ sở quan trọng cho việc xác định mục tiêu chung và các mục tiêu cụ thể.
- Xác định mục tiêu, các hoạt động, các điều kiện đám báo và kế hoạch tố chức thực hiên. Căn cứ vào kết quả đánh giá thực trạng của hệ thống, kết quả phân tích môi trường Xây dựng mục tiêu chung, các mục tiêu cụ thể (hoặc mục tiêu tống thể và các mục tiêu cụ thể) đế thực hiện mục tiêu chung. Đê đảm báo tính khá thi của các mục tiêu, đòi hỏi phải đánh giá được, đo được mức độ đạt được các mục tiêu, trình bày mục tiêu phái hàm chứa các chí tiêu cụ thể, có thế đo được, tránh chung chung... tạo thuận lợi cho quá trình tổ chức thực hiện, giám sát và đánh giá việc thực hiện kế hoạch.
- Xác định các nhóm hoạt động, kế hoạch thời gian và các điều kiện thực hiện kế hoạch. Trên cơ sớ các mục tiêu đã được thiết kế, xác định các nhóm hoạt động cần được triển khai nhầm đạt được từng mục tiêu cụ thế và các sản phẩm tương ứng cần đạt, góp phần đạt được mục tiêu chung. Xây dựng khung kế hoạch thời gian và các nguồn lực cần thiết (tài chính, cơ sở vật chất và phương tiện kỹ thuật, nguón lực thông tin v.v...) đế triển khai từng hoạt động. Đồng thời, trong văn bản kế hoạch cần có sự phân công cụ thể cho các tố chức và cá nhân chịu trách nhiệm tổ chức triển khai thực hiện (sẽ được trình bày dưới đây trong phần Tổ chức).
- Với những kế hoạch dài hạn, có tính chất phức tạp, ngoài việc xây dựng kế hoạch chung hay kê hoạch tổng thể, cần phái xây dựng kê hoạch chi tiết, cụ thê’ đê triển khai từng nhóm công việc hoặc từng công việc cụ thể.