V. Các phương pháp xây dựng kê hoạch trong quản lý
2.Kế hoạch trong quản lý dự án
Trong quán lý các dự án (DA), đặc biệt là các dự án quốc tế. do khối lượng và tính chất phức tạp cúa dự án và với lượng kinh phí lớn, đòi hỏi đặc biệt quan tâm tới công tác lập kê hoạch. Ớ Việt Nam, phưang thức quán lý bằng Dự án được áp dụng trong hơn một thập ký qua Irong nhiều lĩnh vưc, trong nhiều công trình, đặc biệt là các công trình có vốn đầu tư nước ngoài hoặc các tổ chức quốc tế. Trong lĩnh vực giáo dục và đào tạo, một loạt các dự án ra đời, đã và đang trong quá trình tổ chức, triển khai.
Dự án là một tập hợp của nhiều hoạt động có mối quan hệ chặt chẽ vói nhau, đê hoàn thành một sản phấm nhất định, với chi phí và thời gian nhất định. Các hoạt động của DA có mối quan hệ ràng buộc, phụ thuộc lần nhau không thuần tuv do sắp xếp chúng theo một trật tự nhất đinh và theo một lôgic về mặt thời gian, mà còn ở chỗ kết quả của mỏi hoạt động sẽ là tiền đề cho các hoạt động tiếp theo. Do đó, tổ chức
các công việc, hoạt động theo lỏgic thời gian hợp lý sẽ mang lại hiệu quả cả trên lĩnh vực kinh tế, chuyên môn .v.v... và thời gian thực hiện dự án.
Đặc thù của dự án:
- Dự án chi diễn ra trong một thời hạn nhất định gọi là thài gian thực hiện dự án;
- Dự án sử dụng các nguồn lực có giói hạn, bao gồm nguổn tài chính, nguồn vật lực, nguồn nhân lực v.v...;
- Dự án có yêu cầu chặt chẽ về kết quả, chất lượng, chi phí và thời gian;
- Dự án có sự tham gia của nhiều người, thuộc nhiều tổ chức với nhiều lĩnh vực chuyên môn, nghiệp vụ khác nhau;
- Dự án thường diễn ra trong một môi trường hoạt động phức tạp; không ổn định, có thê có nhiều rủi ro v.v...
Tuỳ theo tính chất, mức độ phức tạp (dự án xã hội, nhân văn; dự án thông thường, đơn giản; dự án kỹ thuật; dự án chiến lược), phạm vi ảnh hưởng của DA và phạm vi mức đầu tư của DA v.v... công tác quản lý DA cũng cộ những điểm khác biệt. Đôi với những dự án nhỏ, thuộc phạm vi nội bộ một cơ quan, trường học, doanh nghiệp không có những ràng buộc chặt chẽ về thời gian và nguồn lực thì trong quá trình tổ chức thực hiện cho phép linh hoạt, điều chỉnh về thời gian và thậm chí cả mức đầu tư kinh phí thực hiện.
Đôi với những DA lớn, đặc biệt các DA có vốn đẩu tư nước
ngoài, các dự án ODA, việc xác định những thành tố và nội dung Da
đã vấp phải không ít trở ngại, nhiều chi tiết quan trọng nhưng đã bị lãng quên hoặc không được quan tâm đúng mức trong quá trình ihiết kế và phê duyệt DA. Do đó, trong quá trình triển khai thực hiện DA đã gây ra những hậu quả nghiêm trọng về kinh tế, kỹ thuật, xã hội v.v... Mỗi quyết định điều chinh, giái quyết những vấn để náy sinh đểu bị chi phối và ràng buộc bới nhiều mối quan hệ và đơn vị đối tác, như: chủ đầu tư, đơn vị tư vấn, các nhà thầu và đặc biệt đối tác cấp vốn. Những DA này được quy định thực hiện trong một khoảng thời gian
hêl s ứ c n g h iê m ngại, và mọi sự c h ậ m trỏ sẽ ké o th e o m ộ t loạt n h ữ n g yê u tô hất lợi n h ư hội chi, clieu chính kê h o ạ c h sẽ d ẫ n đ ế n n h ữ n g điều
ch i n h Irons việc huv dôn g các null on lire, đặc biệt là các ch u y ê n giaC 7 „ C c _ . . . J C T
trong nước và quõc lô. sự chậm trẻ trong việc cung ứng các sán phấm cho các đối lác Y.v... Điều đó rát khó chấp nhận đôi với các nhà đầu tư. lài trợ dự án.
Những đặc điếm chung trong quán lý Dự án:
- Thực hiện một tổ hợp các hoạt động (công việc), chúng lệ
thuộc lần nhau trong mục đích và chuồi liên kết nhăm đáp ứng một nhu cấu đã đặt ra;
- Chiu sự ràng buộc về thời gian: - Chịu sự ràng buộc về nguồn lực:
- Luôn có mâu thuẫn náy sinh (giữa mục tiêu và nguồn lực Y.v...);
- Luôn bị đặt trong bối cánh, môi trường luôn ihay đối, không chác chắn, độ bất định cao (mỏi trường kinh tế, xã hội, sinh thái, công nghệ, giá cả, thông tin. thế chế, nhân lực và khách hàng v.v...), do vậy có tính rủi ro cao;
- Tính đồng bộ rất cao khi (hực hiện Dự án.
Lập kê hoạch dự án thông thường do nhóm chuyên gia kế hoạch, tài chính và chuyên môn và các lĩnh vực liên quan thực hiện dưới sự chú trì của giám đốc dự án.
Những vấn đề chủ yếu cần phải xác định trong quá trình xây dựng kế hoạch:
Xác định mục tiêu tổng thê và các mục tiêu cụ thể (các mục tiêu chuyên biệt);
Xác định các thành tố và các nội dung cụ thể của dự án;
Thiết lập các mô hình cấu trúc dự án. Bán chất của hoạt động này là thiết lập một sơ đồ liên kết, mối quan hệ giữa các nội dung và các hoạt động. Các sơ đồ được thiết lập dưới dạng sơ đồ mạng, sơ đồ câv hoặc sơ đồ xương cá;
Lập kế hoạch thời gian thực hiện tlự án. trong đổ xác định thời gian bắl đầu và kết thúc thực hiện mỗi còng việc cụ thế. Trên cơ sở đó xác định tổng thời gian cũng như lộ trình thực hicn dự án;
Dự tính các nguồn lực để triển khai các hoạt động của dự án (tài chính, cơ sở vật chất và các phương tiện kỹ thuật, đội ngũ chuyên gia tư vấn và các đơn vị phối hợp thực hiện).
Ngoài kế hoạch chung, kê hoạch tổng thê của dự án, mỏi cá nhân đều phái xây dựng kế hoạch chi tiết, cụ thê đế triến khai công việc của minh. (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Trong quá trình xây dựng kế hoạch dự án. một phương pháp t h ư ờ n g x u y ê n đ ượ c sử d ụ n g và s ử d ụ n g có hiệu q u á đ ó là p h ư ơ n g p h á p đường Gantt. Phương pháp đường Gantt (hay phương pháp Biếu đồ Gantt) là kỹ thuật quản lý tiến trình và thời hạn thực hiện các hoạt động, công việc của dự án trên hệ trục toạ độ hai chiều; trong đó trục hoành biêu diễn thời gian thực hiện hoạt động, trục tung biếu diễn trình tự tiến hành các hoạt động.
Biểu đổ Gantt lần đầu xuất hiện vào năm 1917, mang tên nhà Hoá học Henry L. Ciantt (Hoa Kỳ), để tưởng niệm ông, người ta đã phát minh ra phương pháp này trong khi tiến hành quản lv một dự án nghiên cứu và triển khai (Research & Development Project) trong lình vực công nghiệp. Từ đó đến nay, phương pháp Biếu đồ Gantt đã trở
thành một c ô n g cụ được sử d ụ n g phổ biến trong q u á n lý tiến trình hoạt
động của dự án có hiệu quá.
Theo phương pháp đường Gantt, quá trình xây dựng kế hoạch bao gồm 2 giai đoạn:
Giai đoạn 1 - Xây dựng biêu đồ tổ chức công việc và Giai đoạn 2 - xây dựng kế hoạch.
Giai đoạn 1: Xây dựng biểu đồ tổ chức công việc
Biêu đổ tổ chức công việc là biểu đổ trong đó các công việc được tập hợp và sấp xếp theo một trình tự và mối quan hệ logic của quá
trình thực hiện Dự án nói c h u n g và các công việc cụ thê nói riêng.
Cik' ỉn roe lión h à n h \ ã v (lưnu hiếu (tổ lổ c h ứ c có nu việc* . c w • (HDICCV):
Xác định các nhiệm vụ chính (Các thành tố) cùa Dự án;
X á c đ i n h c á c c ô n u viẽc. hoai dộnsi c an trien khai đ ê thực hiện7 „ . C - • thành công các nhiệm vụ cùa Dự án. Cán phán chia Dự án thành các
thành tỏ (c ônu việc) mỏi thành tô cán được phân chia thành các thành tò, c ô n g việc n h o hơn. Dự án c à n g phân c h ia t h à n h n h ữ n g thành tỏ nhỏ. đơn gián bao nhiêu thì ca nu rõ ràng hơn quá trình thực hiện và
ihuận lợi tronu quán lý Dự an.
- C ấ u trúc h ó a các c ó n g việc dưới d ạ n g bieu đ ổ tổ c h ứ c công việc
(ỉlin h 5):
- Lập danh mục các công việc và mã hóa chúng bằng số, mỗi
cónu viêc có mòt mã sỏ iưưnti írntỉ.™ • CT c
H ình 5: Biếu dó cày công việc tong thè
Giai đoạn 2 - Lập kê hoạch:
Giai đoạn lập kê hoạch được chia làm 4 bước: 1) Xác định logic thực hiện công việc; 2) Xác định thời hạn thực hiện; 3) Tối ưu hoá thời hạn thực hiện; 4) Hoàn thiện kê hoạch.
Bước I - Xác định logic thực hiện công việc:
Thiết kê lập Báng khung logic các công việc: căn cứ số lượng và nội dung các công việc (danh mục các công việc) trong Biểu đồ tổ
chức công việc đê xác định trật tự và thời gian cần thiết để thực hiện các công việc đó và điền vào các cột của mạch liên kết. (Báng 2)
Trong quá trình xem xét các công việc và tiến trình thực hiện có thê sẽ phát hiện ra những công việc có thể bị lãng quên. Từ đó có thề bổ sung kịp thời những công việc nêu trên.
- Thiết lập sơ đồ mạng:
Sau khi Bảng khung logic công việc được hoàn tất có thể chuyển sang diễn đạt logic công việc dưới dạng sơ đổ mạng, tăng tính trực quan của các mạch liên kết theo thời gian.
Bảng 2: Ví dụ về kh u ng Logic công việc
TT Các Các công việc làm trước (C) Các cỏng việc (A) Người phụ trách (B) Thời gian thực hiện (tháng) (D) Mach liên kết 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 CV1 1 CV1 CV1 CV2 3 CV2 CV1, CV5. CV7 CV3 4 CV3 CV1, CV2, CV4 3 CV4 CV2 CV5 6 CV5 CV2 CV6 1 CV6 CV2. CV4 CV7 1 CV7 CV6 CV8 3 CV8 —— CV3, CV8, CV10 CV9 2 CV9 CV5 CV10 6 CV10 CV11 ...1___
Ghi chú: CVJI - hoạt dộng quàn lý (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Hình 6: Sơ đố mang liên kết các công việc
Ghi chú:
- CV: cóng việc;
- BĐ, KT: bắt đầu và kết thúc công việc; - Mỏi hình oval biểu diễn một công việc;
- Chữ sô ghi phía trên mỗi công việc là độ dài thời gian thực hiện cóng việc;
- Các mũi tên chí mối quan hệ giữa các công việc và logic thực hiện.
Do có những công việc có mối quan hệ với nhiều công việc khác (ví dụ như CV3 cùng có mối quan hệ với CV7, c v 1, CV5 và CV9), và do vậy trên sơ đồ mạng nó có nhiều dường liên kết với các công việc khác. Dê thuận lợi hơn trong quá trình tính toán, dựa trên nguyên tắc bắc cầu có thê xcm xét, loại bó những đường thừa không cần thiết. Ớ sơ dồ trên có thê loại bỏ các đường nôi CV1 - CV4, CV1 - CV3 và CV2 - C V 7 .
Bước 2 - Xác định thời hạn thực hiện:
Vấn đề được chủ Dự án đặc biệt quan tâm: thời điếm sớm nhất và chậm nhất có thể bắt đầu triển khai từng công việc.
Trên sơ đồ mạng, các số ở phía trên bên trái hình oval là thời điểm sớm nhất có thể bắt đầu triển khai công việc và các sô ở phía trôn bên phải hình oval là thời điểm muộn nhất cần được bất đầu triển khai công việc.
Đê’ thực hiện được việc này, trước hết cần xác định được đường Gantt. Đường Gantt ỉà đường (nhánh) có tổng thời gian thực hiện các công việc dài nhất, chi phối thời gian thực hiện dự án (Đường c v 1, CV2, CVS, CVIO, CV9, tổng thời gian thực hiện các công việc nằm trên đường Gantt là 18 tháng). Bất cứ sự chậm trễ nào trong quá trình thực hiện các công việc nằm trên đường Gantt cũng kéo theo một bước trượt bằng với bước trượt của tổng thể dự án, ngoại trừ trường hợp có biện pháp rút ngắn thời hạn thực hiện các công việc khác nằm trên đường Gantt. Để đảm bảo được điều đó, thời gian sớm nhất phái trùng với thời gian chậm nhất thực hiện các công việc nằm trên đường ơantt (biên độ bằng không). Đường Gantt là đường trên sơ đồ mạng với các công việc có biên độ bằng không.
Lập bảng thời điểm bắt đầu mỗi công việc một cách sớm nhất:
Bảng 3: Thời điểm sớm nhất bắt đầu mỗi công việc
Các công việc Thời điểm sớm nhất
Bắt đầu (BĐ) 0 CV1 0 CV2 1 CV4, CV5, CV6 4 CV7 7 CV10 10 CV8 5 CV3 10 CV9 16 Kết thúc (KT) 18
L ậ p h á n g thời đ iế m c h ậ m nhát hắt đấu mỏi c ô n g việc:
Bảng 4: Thời đ i ể m c h â m n h ấ t b ắ t đ ầ u mỗi c ô n g việc
C á c c ó nu vi éccr Thờ i đ i ế m bắt đ á u c h ậ m nhất Bát d ầ u ( BĐ ) 0 CV1 0 C V 2 1 C V 4 8 C V 5 4 C V 6 12 C V 7 11 C V 1 0 10 C V S 13 C V 3 12 C V 9 16 K ế t t h ú c ( K T ) 18
Biên độ thời gian mà thời điểm bắt đầu mọi công việc có thể trượt lùi lại:
a = ụ - 1, trong đó: a là biên độ
t) - Thời điểm sớm nhất có thể bắt đầu công việc t2 - Thời điểm muộn nhất có thể bắt đầu công việc
Bước 3 - Tối ưu hoá thời hạn thực hiện:
Mục đích: Vận dụng các biên độ để bô trí khoảng cách hợp lý nhất giữa các công việc, qua đó sử dụng các nguồn lực đã đưcc giải
phóng hoặc chưa sử d ụ n g đến đê tập trung đ ẩy nhan h tiến đ ộ các c ô ng
việc n ằ m trên đ ư ờ n g G a n t t n ế u c á c c ô n g việc đ ó s ử d ụ n g c á c I g u ổ n tương tự nhau... nhằm rút ngắn thời gian thực hiện dự án.
Ví dụ:
Phương án /. Nêu các CV8 và CV10 sử dụng các nguón lực giống nhau, thực hiện CV8 trước, sau đó giải phóng nguồn lực de Ithực
hiện cv 10, đc rút ngắn thời gian thực hiện dự án
Phương án 2. Huy động các nguồn lực bổ sung đê rút ngcn thời gian thực hiện CV10.
Phương án 3. Nếu có thể được đẩy CV10 thực hiện sớm htni khi chưa kết thúc CV5. (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Phương án ban đấu
Phương án 2 Phương án 3 cv 5 (6 tháng) cv 10 (6 tháng) ♦--- ♦ 4---♦ cv 5 (6 tháng) cv 10 (<6 tháng) ♦--- ♦ 4--- ♦ cv 5 (6 thúng) ♦---- ---♦ cv 10 (6 tháng) ♦--- ♦ Bước 4 - Hoàn thiện kế hoạch:
Căn cứ Biểu đổ tổ chức công việc và sơ đồ mạng logic côỉg việc - biểu đồ Gantt sau khi đã tối ưu hoá đê hoàn thiện kế hoạch củ;a Dự án. Đưa các thông số trên vào Báng kê hoạch (Bảng 5).
Báng 5 Kể hoạch triển khai l è n D ự án ( H l N IIIK M Ỉ ) I Á N Cá c tiêu c h í th à n h cóng : - Thời hạn - Chát lượng T T C á c c ò n g việc và m ã sỏ Ị ___ __ N gười ch iu trách n h iệ m M ốc thời lịch trì (tuan/thán: 1 gian inh s/n ãm ) C ác Đ K thực hiên G hi chú (c á c sai lệch) 1 L... : ? 3 4 L 5 1 6 1 ; Ị— ' 9 1 ..1 3 n
Những ưu điếm và hạn chế của phươna pháp Biêu đồ GANTT: Những ưu điểm:
- Dẻ xây dựng, do vậy nó được sử dụng khá phố biến;
- Hổ sơ dự án có tính trực quan cao, dễ đọc, dễ nhận biết tình trạng thực tế của từng công việc cũng như của toàn bộ dự án;
- Qua các biểu đổ xác định được tình hình nhanh, chậm của các công việc, thời gian khởi đầu cũng như kết thúc công việc, các mối quan hệ giữa các công việc, trên cơ sở đó có thể điều chinh tiến độ thông qua việc sắp xếp lại các công việc và phân phối lại các nguồn lực cho phù hợp.
Một số điểm hạn chế: Đối với những dự án lớn và phức tạp thì việc xây dựng và điều chính các biểu đồ vô cùng phức tạp và đôi khi không thế thè’ hiện một cách đầy đủ và rõ nét mối quan hệ giữa các cóng việc với nhau.