IV. Các chức năng cơ bản của quản lý
Một sô điểm cần lưu ý:
I) Xây dựng kế hoạch đóng vai trò hết sức quan trọng trong công
tác quán lý, quyết định sự thành bại của mỗi hệ thống, tuv nhiên trên thực tế ớ nhiều cơ quan và tổ chức công việc này cũng chưa thực sự
được coi trọng, do vay Irong quá trinh lổ chức thực hiện gặp nhiều lúnji lúng, hị dont: và Ilnrờng xuyên phái thay ctổi kế hoạch, gây khó klũui cho việc huy dõng các nguồn lực. Đô có một bán kê hoạch tôt đòi
hoi co sư tham ịìia cùa các chuyên sũa cùa nhiéu lình vực khác nhau,* c .
như: chuyên gia ké hoạch: chuyên gia dự báo; chuyên gia quán lí nhân lực: cluivẽn gia tài chính; chuyên gia tổ chức: chuyên gia giám sát và đánh gia V.V... Trong quá trình xây dựng kê hoạch cán huy động trí tuệ cua các chuyên gia thông qua việc tổ chức các hội thảo khoa học đế
xin V kiến góp V. hoàn chinh kê hoạch. Với sự huy động nhiều đôi
tượng liên quan tham gia xay dựng kê hoạch, một mặt đám bảo chất lượng và tính khá thi của kê hoạch, mặt khác tạo ra sự cam kết của
các bôn liên ụuan trong việc tổ chức thực hiện sau khi kê hoạch được& C T . .
phó duyệt.
2) Đê đám háo tính hộ thông của vãn hàn kế hoạch, cần sử dụng các kĩ thuật và phương pháp hiện đại. như: phương pháp SWOT (trên cơ sớ phân tích những điếm mạnh và điểm yếu của hệ thông, những thời cơ và thách thức do môi trường tác động); phương pháp đường Găng (Gantt); phương pháp lập kê hoạch theo định hướng mục tiêu (Objective oriented intervention planning) v.v...
Đê đám bảo các mối quan hệ chặt chẽ giữa các công việc cần được trien khai trong kê hoạch, tính khoa học và khá thi của văn bán kê hoạch và tạo điểu kiện thuận lợi cho việc giám sát và tổ chức thực hiện kế hoạch, tuỳ thuộc vào mức độ phức tạp của kê hoạch có thể sử dụng các phương pháp nêu trên đế xây dựng kế hoạch.
3) Đế đảm bảo tính pháp lí của văn bán kê hoạch và nâng cao hiệu lực của công tác quản lý, văn bản kế hoạch cần được trình lên các cấp có thẩm quyền để thấm định, phó duyệt và chính thức ban hành.
2.2. To chức
Tổ chức lù quá trình xác định câu trúc tố chức của hệ thông
theo các đơn vị trực thuộc với các chức năng và nhiệm vụ của các đơn vị và cá nhân rõ ràng và cơ chế phối hợp nhàm đám báo thực thi các
chức năng, nhiệm vụ hướng tới mục tiêu chung của toàn hệ thông,
đồng thời tổ chức triển khai các công việc, hoạt động cụ thê (phân
bổ công việc và quyền hành và các nguồn lực cần thiết cho các thành viên, tổ chức thực hiện các công việc được phân công) nhằm đạt (tược các mục tiêu của các hoạt động một cách có hiệu quả.
Như vậy, nội hàm của tổ chức bao gồm hai khía cạnh là thiết kế cơ cấu (cấu trúc) tổ chức của hệ thống và tổ chức triển khai các công việc cụ thể.
ứng với những mục tiêu, chức nãng và các nhiệm vụ cụ thể khác nhau đòi hỏi cấu trúc tổ chức của đơn vị cũng khác nhau. Trong thiết kế tổ chức, cân cứ mục tiêu và các chức năng cơ bản của một đơn vị để xác định các nhiệm vụ tương ứng với mỗi chức năng cần được triển khai. Người quản lý cần lựa chọn cấu trúc tổ chức hợp lý, phù hợp với những mục tiêu chung của hệ thống, xác định biên chế và sắp xếp clội ngũ và nguồn lực khác, quy định về cơ chế phối hợp giữa các đơn vị với các đơn vị, giữa các cá nhân với các cá nhân trong đơn vị và irong hệ thống. Quá trình đó còn được gọi là thiết kế tổ chức. Một tổ chức được coi là có hiệu quả khi các mục tiêu của hệ thống đạt được trong một thòi hạn nhanh nhất có thể và hạn chế tới mức tối thiểu về chi phí bộ máy và chi phí tổ chức triển khai các hoạt động.
Mối quan hệ giữa các chức năng, nhiệm vụ và các hoạt động qua ví dụ đối với một trường đại học được trình bày trên Hình 4.
Trong công tác tổ chức cần tạo lập mối quan hệ hợp tác giữa các bộ phận và giữa các cá nhân để đảm bảo chất lượng và hiệu qua các hoạt động của đơn vị. Mọi sự bất hợp tác nảy sinh đéu phải được xem xét để có những quyết định xử lý kịp thời. Các bộ phận, cá nhân tham gia quản lý và triển khai các hoạt động được hình thành đổng bộ, phối hợp nhịp nhàng và chặt chẽ với nhau, phải thực sự như một hệ thống hướng tới một mục tiêu chung, cuối cùng của đơn vị.
Hỉnh 4: Mô hình c á c ch ức n â n g và n h i ệ m vụ c ủ a trường đại h ọ c Ch ức nang C á c n h i ệ m vụ C á c hoạt động T ổ c h ứ c Trường ĐH C N I : Đ à o tạo CN2: Nch lên cứu và tri én khai (R&D) NV ►C NV 2 ►( NV 5 ) ______ ^ NV 6 ( NV 9 2.3. L ãnh đạo, ch ỉ đạo
Lãnh đạo, chí đạo là điều hành, điều khiên, tác động, huy động và giúp đỡ những cán bộ dưới quyền thực hiện những nhiệm vụ được phân công nhằm thực hiện được các mục tiêu của hệ thống. Trong công tác chí đạo đòi hỏi các nhà quán lý phái có các quyết định kịp thời, có những tác động kịp thời trong việc huy động các nguồn lực, điều phối các mối quan hệ nhằm đạt tới từng mục tiêu cụ thể đã đặt ra. Hoạt động lãnh đạo: làm việc với con người. Con người vừa là mục tiêu, vừa là yếu tố quyết định kết quả của mọi hoạt động. Con người là nhân tô quyết định sự Ihành bại của mỗi tổ chức, phát huy được nhân tô con người là vấn đé đặc biệt quan trọng, là nhiệm vụ quan trọng của nhà quán lý. Trong công tác chí đạo cần đặc biệt quan tâm và thường xuyên bám sát kế hoạch tổng thể và kế hoạch cụ thể, chi tiết thực hiện từng nhóm công việc, công việc có trong kế hoạch tổng thê.
Trong công tác chi đạo, các nhà quản lý cần tạo mọi điều kiện, huy đỏng các nguồn lực trong điều kiện cho phép, trong khuôn khổ kế
hoạch đã được phê duyệt, hỗ trợ các thú tục hành chính và cơ chế giúp đội ngũ dưới quyền thực hiện tốt các nhiệm vụ được phân công.
Ngày nay, việc ứng dụng các thành tựu của các lĩnh vực k hoa học, đặc biệt là khoa học tâm lý học xã hội trong hoạt động quảrn lý. có hai vấn đề lớn nổi lên là: 1) Theo quan điếm của hệ thống qiáìn lý
chất lượng toàn bộ (TQM), quyền lực quán lý từ chỗ được tập trung ờ
những ngươi lành đạo cấp cao chuyến dần, phân cấp dần xuống cấp dưới, xuống đến người lao động trực tiếp, vai trò tự quán của ngiờii lao động mang ý nghía quyết định; 2) Mô hình quán lý có sự kết hợp nhuần nhuyễn “Đức trị, pháp trị có tính đến các yếu tố tâm ỉý xã Ihộị” đang được ứng dụng rộng rãi. Các nhà lãnh đạo cần đặc biệt qinn tâm tới yếu tô quan hệ giữa c.on người và con người trong tổ ch arc, tới yếu tô tâm lý của tố chức, tới sự khích lệ tinh thần, kích thích đlộng cơ của các cá nhân và tạo động lực tập thế trong các hoạt điộng. Trên cơ sớ đó. phát huy tính tự giác, tích cực, sự sáng tạo. tiền măng của mỗi cá nhân trong tố chức và sự hợp tác chặt chẽ với các thiành viên trong tổ chức, góp phần quyết định trong quá trình thụ: hiện mục tiêu của hệ thống. Một tổ chức không thê thành đạt nếu các thành viên trong tổ chức chỉ biết hoạt động riêng lẻ. Tuy nhiên, mỗi con người là một cá nhân, có nhân cách riêng, có cá tính, thói (quen và tình cảm riêng, cần được tôn trọng. Để làm được điều đó. ntgười
lã nh đ ạ o phái hiểu và là m m ọ i c á c h có thê đ ể là m t h o ả m ã n nlhững
mong muốn, nhu cầu và nguyện vọng chính đáng của mỗi cí inhân và tập thể, biết lôi cuốn, thúc đấy mọi người trong tổ chức đỉrm hết sức lực tài năng làm việc vì công việc chung, mục tiêu chungciua hệ thống. Cần xây dựng một tập thê đoàn kết, có tinh thần hợp tíác vì mục tiêu chung của hệ thống.
Tuỳ thuộc vào đặc thù của tổ chức và các bối cảnh cụ htc mà người lãnh đạo vận dụng các phong cách lãnh đạo và các phươrg pháp quản lý linh hoạt cho phù hợp, phát huv những ưu điểm, thói quern tốt và hạn chế những nhược điểm, thói quen xấu có thể gây những cám trớ trong công việc. Về mặt lý luận cũng như thực tiễn quán lý tlhòng thường các nhà lãnh đạo sử dụng phối hợp các phương pháp qum lý cơ
b á n h a > g ốm : Phươnii ph áp lo chức - hành chính; P h ư ơ n g p h á p kin h ló: l’hư('n>: p h á p tá m ly - g iá o đục.
2.4. Kiếm tra
Kiếm tra là xem xót quá trình hoạt đọng hệ thống, những kết quá đạt đirơc và đánh íỉiá phù hợp so với kè hoạch đã dược phê đuvệt và
mục tit'll đề ra. Thông thườnc kiêm tra dược hiếu theo nghĩa họp hơn,
là việc lìm lỏi và đưa ra phương án khác phục. Hệ thông OTK trong các doanh nghiệp được thành lập đê thực hiện chức năng này. Ngày
nay. kiòm tra được hiếu theo nghĩa rộng hơn. hướng vào việc phòng ngừa li chính, hao lỊồm kiếm tra. clánh ỊỈHÌ và điêu ch ín h q uá trình đám
hao dạ được kết quá dầu ra cùa hệ thông theo mục tiêu dã được xác định. Mục đích của kiếm tra là giám sát sao cho hệ thống vận hành theo đmg kê hoạch, lấv phòng ngừa là chính, phát hiện kịp thời những sai lệch, sai sót nãy sinh trong suôi quá trình vận hành của hệ thống, xác định nguyên nhân và tim ra những biện pháp điều chinh, khắc phục vù sứa chữa kịp thời. Đám bảo nguyên tắc không lỗi (Zero defect)trong quá trình vận hành của hệ thống.
Có 3 yếu tô cơ bán của công tác kiếm tra:
1> Xây dựng hệ thống chuẩn thực hiện trên cơ sở các chí tiêu được xic định trong kế hoạch. Các chuẩn thực hiện bao gốm chuẩn về quy trình, các hoạt động và chuán về các sán phẩm của hệ thống thông qua cát mục tiêu của hệ thống.
2 Kiểm tra, giám sát và đánh giá việc thực hiện và kết quá đạt được trèn cơ sở so sánh với chuẩn.
3 Trong quá trình tổ chức các hoạt động, nếu có sự chênh lệch thì cần áiều chính kế hoạch.
Đính giá là khàu rất quan trọng nhằm cung cấp những thông tin
cần thiết, chính xác về thực trạng của đối tượng quán lý về quá trình vận hiàrh và kết quả hoạt động của hệ thống dựa trên các chuẩn thực hiện đã được xác định, dê một mặt giúp các nhà quản lý có những điều chinh hợp lý, quyết định đúng đắn về các bước phát triển mới trong
tương lai. Đê có những đánh giá chính xác trong công tác quản lý cùn lượng hoá các chuẩn thực hiện và xác định thang đo phù hợp. Tuy nhiên, các đối tượng quản lý là rất đa dạng và không phái kết quả nào cũng lượng hoá được. Do vậy, tránh tuyệt đối hoá phương pháp định lượng mà cần phối hợp hợp lý với phương pháp định tính trong quá trình kiém tra, đánh giá.
Quán triệt quan điểm hệ thống trong công tác kiêm tra. Việc kiểm tra, giám sát và đánh giá cần được tiến hành toàn diện theo kê hoạch đã được phê duyệt, từ mục tiêu đến các nhóm hoạt động, kê hoạch thời gian, việc sử dụng các nguồn lực (nhân lực, tài chính,
phương tiện ...) và các sản phẩm. Xem xét tương quan trong mối c|Uan
hệ nhân quả đê xác định 'đúng các nguyên nhân của các mặt hạn chế. Nhằm đạt được mục tiêu phòng ngừa là chính, công tác kiêm tra cần được tiến hành với việc sử dụng đa dạng các hình thức kiểm tra như kiểm tra thường xuyên, kiểm tra định kỳ và kiểm tra đột xuất, kiểm tra toàn diện theo quá trình và kiểm tra theo chủ đề. Tuy nhiên, như trên đã nêu đê nâng cao hiệu quả của công tác kiểm tra đòi hỏi trước hết cần xác định rõ ràng mục tiêu, nội dung và quy trình kiểm tra, kiểm tra nhằm phòng ngừa là chính những sai lệch có thể xảy ra đê
tìm phương á n khắc phục. Tránh tình trạng có sự cố xảy ra mởi tổ
chức thanh tra, kiểm tra và để rồi quy kết trách nhiệm cho nhừng cá nhân và tập thể. Đổng thời, công tác kiềm tra không làm ảnh hưởng tới bầu không khí tâm lý của tập thể, không cản trở việc triển khai các hoạt động của hệ thống.
Những sai lệch, yếu kém được phát hiện trong quá trình kiểm tra cần được phân tích tỉ mỉ, xem xét để điều chỉnh kịp thời. Tuy nhiên, việc điều chỉnh chỉ được thực hiện khi thực sự cần thiết và tránh tuỳ tiện. Cần hết sức thận trọng khi ra các quyết định điều chỉnh vì chí một sự thay đổi nhỏ trong một mắt xích của hệ thống sẽ có tác động đên toàn bộ hộ thông. Trong thực tế, có những điều chinh nhỏ trong công tác quản lý nhưng mang lại hiệu quả cao cho toàn bộ hệ thông. Tuỳ thuộc vào kết quả kiểm tra, đánh giá, các nhà lãnh đạo có thê’ đưa ra quyết định điều chỉnh các hoạt động, hoặc điều chỉnh phân hổ các
nguon lực, h o ặ c ctiou c h i n h mục tiêu. T r o n g trường hựp cần Ihiết có
the đ iề u chinh cá m ục tiêu, các hoạt độníi và n guổn lực c ho phù hợp.