2.1.3 .Cơ cấu tổ chức của CTCP Dược Hậu Giang Chi nhánh Huế
2.1.3.2. Loại hình tổ chức của chi nhánh
CTCP Dược Hậu Giang Chi nhánh Huế có cơ cấu tổ chức khá ngọn nhẹ, tinh giản, chỉ thị, mệnh lệnh của giám đốc sẽ được chuyển tiếp một cách trực tiếp cho cấp dưới ( thường là nhân viên kinh doanh) , làm cho tổ chức nhanh nhạy linh hoạt với sự thay đổi của môi trường và có chi phí quản lý doang nghiệp thấp . Mặt khác theo cơ cấu này những người chịu sự lãnh đạo rất đễ thực hiện mệnh lệnh vì có sự thống nhất trong mệnh lệnh phát ra. Đây sơ đồ tổ chức đặc trưng thường thấy của các doanh nghiệp thương mại hiện này, đảm bảo thông tin xuyên suốt, minh bạch và thời thực hiện mệnh lệnh, chiến thuật và chiến lượt một cách nhanh nhất. Ngoài ra, mối quan hệ giữa giám đốc và nhân viên kinh doanh luôn gần gũi, thân mật và luồng thông tin thị trường phản ảnh qua lại giữa giám đốc & nhân viên kinh doanh ( người tiếp xúc trực tiếp với người tiêu dùng, đại lý và thị trường ) dễ dàng, chân thật và độ chính xác cao.
Sơ đồ 2: Cơ cấu tổ chức bộ máy chi nhánh
( Nguồn CTCP Dược Hậu Giang Chi nhánh Huế ) 2.1.3.3. Chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn của từng của từng bộ phận:
a) Giám đố c ( Trư ở ng chi nhánh ):
- Là người quản lý điều hành toàn bộ hoạt động và chịu trách nhiệm trước pháp luật, cơ quan chủ quản.
- Là người đại diện cho chi nhánh, có quyền hạn cao nhất, trực tiếp điều hành các bộ phận kinh doanh, kế toán và kho vận, vì vậy Giám đốc là người phải am hiểu tất cả các bộ phận. Là người đưa ra và quyết định chiến lược phân phối sản phẩm như thế nào? Đối phó với đối thủ cạnh tranh ra sao? Giá cả sản phẩm và mức chiếc khấu phù hợp với thị trường, khách hàng riêng, chính sách hành chính và chính sách quản trị hay chương trình hậu mãi, hoa hồng cho đại lý ...
TỔNG GIÁM ĐỐC PHÒNG KẾ TOÁN - KẾ TOÁN TRƯỞNG - KẾ TOÁN PHÒNG KINH DOANH TỔNG HỢP BỘ PHẬN KHO VẬN - HỔ TRỢ KINH DOANH - NHÂN VIÊN KINH DOANH ( SALES ) - THỦ KHO - GIAO HÀNG
- Trực tiếp chỉ đạo điều hành công tác tài chính kế toán, bảo toàn và phát triễn nguồn vốn, quyết định các phương thức phân phối tiền lương, tiền thưởng , các khoản chi phí của chi nhánh.
b) Bộ phậ n kế toán: Kế toántrư ở ng, Kế toán
- Thực hiện công tác hoạch toán kế toán, theo dõi phản ánh tình hình hoạt động các nguồn vốn, tài sản, hàng hóa do Chi nhánh quản lý và điều hành các mặt công tác nghiệp vụ kế toán tài chính. Tổng hợp nhu cầu, chủ động ký hoặc trình Giám đốc ký các hợp động phân phối, vận chuyển, đảm bảo nguồn hàng cho việc kinh doanh từ chính, kho chi nhánh đến các cửa hàng bán buôn, bán lẻ và bệnh viện trên địa bàn tỉnh. - Huy động, điều hành sử dụng hiệu quả các nguồn vốn trong kinh doanh và xây dựng cơ bản. Quản lý, bảo toàn và phát triển nguồn vốn kinh doanh, ..
- Xây dựng và tổ chức thực hiện các kế hoạch tài chính dài hạn, ngắn hạn. xây dựng các định mức chi phí, xác định giá thành đảm bảo kinh doanh có hiệu quả. phù hợp với kế hoạch, mục tiêu kinh doanh.
- Lập và phân tích các báo cáo tài chính. Lưu trữ hóa đơn, chứng từ theo đúng chế độ quy định của Nhà nước và của ngành ban hành. Cung cấp thông tin cần thiết về tài chính nhằm tham mưu cho Giám đốc Chi nhánh kịp thời chỉ đạo và điều hành mọi hoạt động kinh doanh của Chi nhánh.
- Định kỳ lập báo cáo theo quy định lập kế hoạch thu chi ngân sách nhằm đáp ứng tốt nhu cầu của Chi nhánh. Căn cứ vào kế hoạch sản xuất kinh doanh hàng năm, tổ chức kế hoạch tài chính và quyết định niên độ kế toán hàng năm.
- Kiểm tra, kiểm soát việc thu chi, thanh toán các khoản nợ, theo dõi tình hình công nợ của khách hàng, ghi và nhận hóa đơn giá trị gia tăng, tính và trả lương cho cán bộ công nhân viên , tổng kết và kê khai thuế, tình hình nộp ngân sách Nhà nước.
c) Bộ phậ n kinh doanh ( Gồ m ngư ờ i hỗ trợ nhân viên kinh doanh và chăm sóc khách hàng qua điệ n thoạ i;nhân viên thị trư ờ ng làm tạ i các khu vự c đư ợ c bàn giao )
- Điều tra nghiên cứu thị trường, tình hình nhu cầu sử dụng thuốc trên thị trường, trên cơ sở đó nghiên cứu xây dựng chiến lược, sách lược, mục tiêu kế hoạch kinh
doanh, chính sách mặt hàng, giá cả. tiếp thị, quảng cáo, xúc tiến bán hàng,.. trong từng thời kỳ trình giám đốc duyệt nhằm đạt kết quả cao.
- Theo dõi khối lượng hàng hóa nhập, xuất, tồn kho ở các cửa hàng và kho bãi. Phối hợp với các bộ phận thường xuyên kiểm tra chất lượng, số lượng, giá bán hàng hóa của các cửa hàng, đại lý và bệnh viện mà Chi nhánh phân phối.
- Kiểm tra hướng dẫn việc lập hóa đơn, biên bản xác nhận khối lượng hàng hóa, kê sao nộp chứng từ, lập báo cáo nhanh, báo cáo định kỳ. đối chiếu, quyết toán hao hụt sản phẩm theo định mức và thực hiện chế độ thông tin, báo cáo theo quy định của Chi nhánh.
- Nhân viên hỗ trợ kinh doanh rất quan trọng đối với nhân viên kinh doanh ngoài thị trường, giúp nhân viên kinh doanh có thể biết tình hình công nợ của mình ( số khách hàng công nợ, số tiền công nợ, ngày công nợ quá hạn,.)
- Là người giúp nhân viên kinh doanh đặt hàng, làm bảng báo giá, hỗ trợ thu công nợ giúp NVKD trong những trường hợp nợ khó đòi, người mua khó tính,.. hoặc kiểm tra các mã hàng nào còn hàng hay không?
Nhân viên kinh doanh (Sales) là người quan trọng nhất ở doanh nghiệp thương mại, đem nguồn tiền ( thu nợ ) về cho Chi nhánh, nuôi sống các bộ phận khác khi bán được hàng. Là người nắm bắt tình hình cửa từng cửa hàng, từng đại lý và từng bệnh viện ( nguồn tài chính, mối quan hệ, tính cách, tác phong làm việc, …). Củng là người đem thông tin ngược lại cho Chi nhánh, báo cáo cho Giám đốc để có thể đưa ra chiến lược kịp thời, nhanh chóng và linh hoạt trong môi trường cạnh tranh phức tạp như hiện nay.
d) Bộ phậ n Kho bãi( gồ m thủ kho; nhân viên xế p hàng– giao nhậ n)
- Quản lý chất lượng hàng hóa, đảm bảo hàng hóa đạt chuẩn quốc tế ISO 9001:2000 do tổ chức quốc tế Anh BVQI chứng nhận. Đảm bảo hàng hóa đúng phẩm chất, chất lượng, bao bì không bị hư hỏng, ẩm mốc, … Thường xuyên kiểm tra hàng hóa ở tất cả các khâu vận chuyển, nhập xuất, tồn trữ, bảo quản của Chi nhánh.
- Lập kế hoạch kiểm tra kho bãi, hàng hóa định kỳ, báo cáo hàng tồn định mức cho Giám đốc. Sắp xếp hàng hóa theo đúng từng loại thuốc, từng mã hàng củng như nhóm thuốc khác nhau tùy công dụng, chức năng và giá thành …
- Giao nhận hàng hóa cho cửa hàng, đại lý và bệnh viện khi nhân viên kinh doanh có đơn hàng về Chi nhánh. Thu hồi hàng hóa khi lô hàng có vấn đề về chất lượng hoặc không đảm bảo tiêu chuẩn nồng độ an toàn sử dụng, thuốc quá hạn sữ dụng …
2.2.Tình hình lao động của Chi nhánh giai đoạn 2015 – 2017
Lao độnglà nhân tố cơ bản nhất, quyết định của lực lượng sản xuất. Quản lý lao động là đảm báo bố trí, sắp xếp và sử dụng lực lượng lao động hợp lý, khoa học, tạo điều kiện thuận lợi cho việc tăng cường mối quan hệ hợp tác giữa những người lao động với nhau nhằm góp phần tăng hiệu quả hoạt động sản xuất kinh doanh cho doanh nghiệp.
Bảng 2: Tình hình LĐ của CTCP DHG Chi nhánh Huế qua 3 năm2015-2017
(ĐVT: Người)
( Nguồn CTCP Dược Hậu Giang Chi nhánh Huế )
Chỉ tiêu Năm 2015 Năm 2016 Năm 2017 2016/2015 2017/2016
SL % SL % SL % +/ - % +/ - %
Tổng số 19 100 21 100 21 100 2 10,52 0 0
PHÂN THEO GIỚI TÍNH
Nam 13 68,42 14 66,67 15 71,42 1 7,69 0 0 Nữ 6 31,58 7 33,33 6 28,58 1 16,67 1 14,28 PHÂN THEO TRÌNH ĐỘ ĐH-Trên ĐH 7 36,84 8 38,10 7 33,33 1 14,28 -1 12,50 CĐ-TC 7 36,84 7 33,33 8 38,10 0 0 1 14,28 THPT - THCS 5 26,32 6 28,57 6 28,57 1 16,67 0 0
PHÂN THEO TÍNH CHẤT CÔNG VIỆC
LĐ Trực Tiếp 14 73,68 15 71,42 15 71,42 1 7,14 0 0
Qua số liệu trên ta thấy, tình hình lao động của Chi nhánh qua 3 năm ít có sự biến động.
• Xét theo giới tính:
Lao động nam luôn chiếm tỉ trọng cao (khoảng 70%) trong tổng số lao động các năm qua, cụ thể: Năm 2016 so với năm 2015 tăng 1 người tương ứng tăng 7,69%, còn năm 2017 so với năm 2016 không có sự thay đổi nào. Trong khi đó, lao động nữ chỉ chiếm xấp xỉ 30% tổng số lao động toàn chi nhánh và biến động hàng năm không đáng kể. Điều này giải thích là do tính chất và đặc điểm của ngành, công việc khá vất vả, nắng non và cần sự nhanh nhẹn, lanh lợi để thích ứng với thị trường. Cần một số lượng lớn lao động nam vì chỉ có lao động nam mới có thể đáp ứng được sự nhanh nhẹn, độ dẻo dai và ứng xử tốt trong các cuộc gặp gỡ, giao tiếp cho công việc.
• Xét theo trình độ:
Do tính chất của ngành nghề kinh doanh thương mại nên lực lượng lao động có tri thức luôn chiếm tỷ trọng cao (khoảng 74%) trong tổng số lao động. Đây là lực lượng đem lại nhiều giá trị nhất và quyết định sự thành bại của doanh nghiệp có bán được hàng hay không. Mặc dù chỉ chiếm khoảng 26% trong tổng số lao động nhưng trong những năm qua, Chi nhánh đã tập trung chú trọng đào tạo lao động ở trình độ THPT – THCS ngày càng đạt năng suất cao và chuyên nghiệp hơn, thành thạo nghiệp vụ hơn, giúp chi nhánh đạt được những mục tiêu kinh doanh và mục tiêu đào tạo nhân sự.
• Xét theo tính chất công viêc:
Cơ cấu lao động theo tính chất công việc qua 3 năm ít có sự biến động. Do tính chất hoạt động kinh doanh của Chi nhánh nên nhu cầu về lực lượng lao động trực tiếp là rất lớn trong tổng lao động. Năm 2017 so với 2016 không có sự biến động kể cả lao động trực tiếp và lao động gián tiếp. Đối với lao động gián tiếp, năm 2016 so với 2015 tăng 1 người, tương ứng tăng 20,00%, lao động trực tiếp tăng 1 người tương ứng tăng 7,14%.
2.3.Tình hình tài sản và nguồn vốn của chi nhánh giai đoạn 2015 – 2017
2.3.1. Tình hình tài sả n củ a chi nhánh giai đoạ n 2015 -2017
Tài sản là một yếu tố cần thiết để hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp tồn tại và phát triển. Theo thống kê từ bảng 3, ta thấy:
- Năm 2015, tổng tài sản của Chi nhánh là 80,137 triệu đồng. Năm 2016, giá trị đó là 85,903 triệu đồng, tăng 5,766 triệu đồng (7,20%) so với năm 2015. Năm 2017, giá trị tổng tài sản là 98,984 triệu đồng, tăng 13,081 triệu đồng (15,23%) so với năm 2016 và tăng 18,847 triệu đồng (23,52%) so với năm 2015. Tài sản tăng nhờ Chi nhánh đầu tư thêm xe vận chuyển. Qua 3 năm, giá trị tổng tài sản năm sau cao hơn năm trước. Trong cơ cấu tổng tài sản, giá trị TSCĐ & ĐTDH chiếm tỷ lệ cao hơn.
- Năm 2016 so với năm 2015, giá trị TSNH & ĐTNH và giá trị TSCĐ & ĐTDH đều biến động tăng nhưng mức tăng về TSNH & ĐTNH là cao hơn ứng với 18,625 triệu đồng, còn mức tăng của TSNH & ĐTNH chỉ có 2,20 triệu đồng. Năm 2017 so với năm 2016 thì giá trị TSNH & ĐTNH và giá trị TSCĐ & ĐTDH đều tăng. Xu hướng biến động về giá trị từng loại tài sản của năm 2017 so với năm 2015 cũng giống như năm 2016 so với 2015. Mức độ biến động được thể hiện cụ thể qua bảng sau.
Biến động về tài sản của doanh nghiệp chứng tỏ doanh nghiệp đã có sự thay đổi trong mức độ đầu tư vào từng loại tài sản cho phù hợp với điều kiện thực tế.
Bảng 3: Tình hình tài sản của doanh nghiệp qua 3 năm 2015 – 2017
(ĐVT: Triệu đồng)
( Nguồn CTCP Dược Hậu Giang Chi nhánh Huế )
2.3.2. Tình hình nguồ n vố n củ a Chi nhánh giai đoạ n 2015 – 2017
Giá trị % Giá trị % Giá trị % +/- % +/- % +/- %
A. TSLĐ & ĐTNH 70.137 87,52 75.803 88,24 88.764 89,68 5.666 8,08 12.961 17,10 18.627 26,56
1. Vốn bằng tiền 24.300 30,32 29.775 34,66 35.444 35,81 5.475 22,53 5.669 19,04 11.144 45,86 2. Khoản phải thu 30.398 37,93 32.240 37,53 35.670 36,04 1.842 6,06 3.430 10,64 5.272 17,34 3. Hàng tồn kho 15.439 19,27 13.788 16,05 17.650 17,83 -1.651 -10,69 3.862 28,01 2.211 14,32
B. TSCĐ & ĐTDH 10.000 12,48 10.100 11,76 10.220 10,32 100 1,00 120 1,19 220 2,20
1. TSCĐ 7.000 8,74 7.100 8,27 7.220 7,29 100 1,43 120 1,69 220 3,14 2. Đầu tư dài hạn 3.000 3,74 3.000 3,49 3.000 3,03 0 0,00 0 0,00 0 0,00
Tổng tài sản 80.137 100,00 85.903 100,00 98.984 100,00 5.766 7,20 13.081 15,23 18.847 23,52 Chỉ tiêu
Năm So Sánh
Qua 3 năm, tỷ lệ nguồn vốn chủ sở hữu của CTCP DHG Chi nhánh Huế thấp hơn nợ phải trả, chiếm từ 51% đến trên 56%. Nhìn chung về nợ phải trả, các khoản nợ dài hạn chiếm tỷ lệ cao hơn nợ ngắn hạn, tiếp đến là nợ khác. Tổng nguồn vốn của năm 2017 là cao nhất trong 3 năm. So với năm 2015, tổng nguồn vốn năm 2016 tăng ưg5,766 triệu đồng, trong đó nguồn vốn chủ sở hữu tăng 2,988 triệu đồng (7,20%) còn nợ phải trả tăng 2,778 triệu đồng (6,37%). Điều này cũng phản ánh tình hình kinh doanh của Chi nhánh đang phát triễn và cần nhiều vốn hơn. Năm 2017, tình hình nguồn vốn có những biến động khác so với năm 2016. Nợ phải trả tăng lên 9,362 triệu đồng, tức 20,19 %. Nguồn vốn chủ sở hữu tăng 3,719 triệu đồng (9,40%). Tổng cộng, nguồn vốn tăng 13,081 triệu đồng. Nếu so với sự biến động của nguồn vốn năm 2016 so với năm 2015 thì mức biến động của năm 2017 so với năm 2016 là rất nhiều. So sánh giữa năm 2017 và năm 2015, tổng nguồn vốn tăng 18,847 triệu đồng (23,52 %). Trong đó có sự tăng lên của cả nợ phải trả và nguồn vốn chủ sỡ hữu. Tỷ lệ biến động năm 2017 so với năm 2015 của nguồn vốn chủ sở là 18,35% còn của nợ phải trả là 27,87%.
Bảng 4 : Tình hình nguồn vốn của Chi nhánh qua 3 năm 2015 – 2017
(ĐVT: triệu đồng)
( Nguồn CTCP Dược Hậu Giang Chi nhánh Huế )
2.4.Kết quả sản xuất kinh doanh của Chi nhánh trong 3 năm (2015-2017)
Giá trị % Giá trị % Giá trị % +/- % +/- % +/- %
A. NỢ PHẢI TRẢ 43.582 54,38 46.360 53,97 55.722 56,29 2.778 6,37 9.362 20,19 12.140 27,86 1. Nợ ngắn hạn 14.510 18,11 17.420 20,28 19.099 19,30 2.910 20,06 1.679 9,64 4.589 31,63 2. Nợ dài hạn 25.784 32,17 25.006 29,11 33.222 33,56 -778 -3,02 8.216 32,86 7.438 28,85 3. Nợ khác 3.288 4,10 3.934 4,58 3.401 3,44 646 19,65 -533 -13,55 113 3,44 B. NGUỒN VỐN CSH 36.555 45,62 39.543 46,03 43.262 43,71 2.988 8,17 3.719 9,40 6.707 18,35 Tổng nguồn vốn 80.137 100,00 85.903 100,00 98.984 100,00 5.766 7,20 13.081 15,23 18.847 23,52 Chỉ tiêu Năm So Sánh 2015 2016 2017 2016/2015 2017/2016 2017/2015
Bảng 5: Kết quả SXKD của CTCP DHG CN Huế các năm (2015 - 2017)
(ĐVT: triệu đồng)
( Nguồn CTCP Dược Hậu Giang Chi nhánh Huế )
Kết quả sản xuất kinh doanh của Chi nhánh được thể hiện qua Bảng 5 sau đây:
Chúng ta thấy doanh số tiêu thụ của Chi nhánh tăng đều trong các năm và mức tăng trưởng rất tốt. Điều này cho thấy thị trường của chi nhánh khá ổn định và mở rộng. Doanh số tiêu thụ năm 2015 là 70.793 triệu đồng, nhưng doanh số tiêu thụ năm 2016 là 80.492 triệu đồng, như vây năm 2016 doanh số tiêu thụ tăng 9.698 triệu đồng, tương đương với mức tăng 13,69% so với năm 2015. Doanh số năm 2017 là 91.520 triệu đồng, tăng so với năm 2016 là 11.027 triệu đồng tương đương 13,70%. Như vậy, qua 2 năm 2016, 2017 có tốc độ tăng trưởng gần bằng nhau, cho thấy nhu cầu của 2 năm này về mức tiêu thụ thuốc không có biến động lớn và tình hình đẩy mạnh tiêu
Năm 2015 Năm 2016 Năm 2017
Giá trị Giá trị Giá trị +/- % +/- %