5. Kết cấu của đề tài
2.2.3. Thực trạng nội dung quản lý các dự án đầu tƣ xây dựng cơ bản tạ
Cục thuế tỉnh Nghệ An
Quản lý chất lƣợng công trình, quản lý tiến độ và quản lý tài chính là những nội dung quan trọng nhất của công tác quản lý các dự án đầu tƣ xây dựng
cơ bản từ nguồn vốn ngân sách nhà nƣớc vì nó chính là các yếu tố nhằm thể hiện đƣợc mục tiêu và ý đồ của ngƣời quyết định đầu tƣ. Do vậy, trong phần này tác giả sẽ tập trung vào đánh giá 03 nội dung quản lý dự án này cùng với nội dung quản lý nhân sự và quản lý rủi ro để có thể hiểu thêm công tác quản lý dự án ở Cục Thuế Nghệ An.
Ba yếu tố: tiến độ, tài chính, và chất lƣợng công trình có quan hệ chặt chẽ với nhau. Tầm quan trọng của từng mục tiêu có thể khác nhau giữa các dự án, giữa các thời kỳ đối với cùng một dự án, nhƣng có một nguyên tắc chung rằng để đạt đƣợc kết quả tốt đối với mục tiêu này thƣờng phải hy sinh một hoặc hai mục tiêu kia. Trong quá trình quản lý dự án thƣờng xuyên phải diễn ra quá trình đánh đổi mục tiêu. Kế hoạch thực thi công việc dự án thƣờng có những thay đổi do nhiều nguyên nhân khách quan và chủ quan khác nhau nên đánh đổi là một kỹ năng quan trọng của nhà quản lý dự án.
2.2.3.1. Quản lý tiến độ
Công tác quản lý thời gian thực hiện dự án do bộ phận xây dựng cơ bản chịu trách nhiệm thực hiện. Tiến độ dự án do bộ phận xây dựng cơ bản kết hợp với các nhà thầu lập dựa trên đặc trƣng cụ thể của từng dự án. Qua báo cáo tiến độ thi công dự án mà bộ phận xây dựng cơ bản có thể tiến hành công tác kiểm tra giám sát của mình và kịp thời điều chỉnh cũng nhƣ các biện pháp xử lý khi cần thiết đối với các sai phạm do lỗi của các nhà thầu. Công cụ quản lý chủ yếu là hệ thống các báo cáo tiến độ đƣợc theo dõi qua từng tuần, tháng, quý, năm. Quá trình theo dõi đƣợc thực hiện thủ công trên giấy tờ mà không hề sử dụng phần mềm chuyên nghiệp nào, có chăng là dùng phần mềm Microsoft Word và Microsoft Excel để thực hiện thao tác thống kê và lƣu trữ. Đối với từng giai đoạn của dự án cán bộ giám sát tiến độ đều phải lập báo cáo cụ thể và trình lên Phó cục trƣởng phụ trách XDCB.
Thời gian thực hiện dự án của các dự án từ năm 2010 đến nay đƣợc thể hiện ở bảng sau:
Bảng 2.3 Thống kê thời gian thực hiện dự án trong giai đoạn 2010-2015 Dự án Thời gian dự kiến thực hiện Năm bắt đầu triển khai Năm bàn giao đƣa vào sử dụng Năm quyết toán Thời gian thực hiện thực tế
Cục Thuế 5 năm 2004 2010 2014 10 năm
CCT thành phố Vinh (đã bàn giao sử dụng) 5 năm 2004 2011 Chƣa quyết toán - CCT thị xã Cửa Lò (đã bàn giao sử dụng) 04 năm 2008 2011 Chƣa quyết toán - CCT thị xã Thái Hòa (đã bàn giao sử dụng) 04 năm 2009 2013 Chƣa quyết toán - CCT huyện Nghĩa Đàn 04 năm 2009 2014 2014 05 năm CCT huyện Nghi Lộc (đã bàn giao sử dụng) 04 năm 2010 2013 Chƣa quyết toán CCT huyện Diễn Châu (đã bàn giao sử dụng) 04 năm 2010 2013 Chƣa quyết toán - CCT huyện Đô Lƣơng (đã bàn giao sử dụng) 04 năm 2010 2013 2014 04 năm CCT huyện Anh Sơn (đã hoàn thành) 04 năm 2010 2013 2014 04 năm
Phong (đã hoàn thành) CCT huyện Kỳ Sơn (đã hoàn thành) 02 năm 2013 2015 2016 03 năm CCT huyện Qùy Hợp 03 năm 2013 Đang thực hiện Chƣa quyết toán CCT thị xã Hoàng Mai 04 năm 2013 Đang thực hiện Chƣa quyết toán CCT huyện Qùy Châu 01 năm 2016 Đang thực hiện Chƣa quyết toán CCT huyện Con Cuông 01 năm 2016 Đang thực hiện Chƣa quyết toán
(Nguồn: Cục Thuế Nghệ An)
Qua bảng thống kê trên ta có thể nhận thấy các dự án của Cục Thuế Nghệ An đều bị chậm tiến độ. Có đến 11 dự án trên tổng số 15 dự án bị chậm tiến độ, chiếm tỷ lệ 73,33%, chỉ có 4 dự án đƣợc đánh giá là đúng tiến độ, chiếm tỷ lệ 26,67%.
73,33%
26,67%
Dự án đúng tiến độ Dự án chậm tiến độ
Hình 2.3 Tỷ lệ giữa dự án đúng tiến độ và dự án chậm tiến độ
Các dự án bị chậm tiến độ có nhiều nguyên nhân. Nhƣng tựu chung là những lý do sau đây:
a. Chậm tiến độ do quá trình giải phóng mặt bằng
Đây là khâu luôn làm chậm tiến độ của dự án vì việc giải phóng mặt bằng liên quan đến nhiều cấp và liên quan đến dân, nếu không đƣợc giải quyết ổn thoả, việc di dời dân hoặc việc đền bù không thoả đáng không phù hợp với nguyện vọng của dân thì rất khó có thể giải phóng đƣợc mặt bằng. Khâu này có thể làm cho dự án chậm lại từ vài tháng đến vài năm hoặc cũng có thể không thể triển khai đƣợc dự án. Hiện nay, công tác giải phóng mặt bằng ở hầu hết các địa phƣơng trong giai đoạn này rất chậm trễ và phức tạp.
Bảng 2.4. Chi phí đền bù giải phóng mặt bằng tại một số dự án
Đơn vị tính: Triệu đồng Dự án Chi phí GPMB Tổng mức đầu tƣ Tỷ lệ % CCT huyện Anh Sơn 981 20.157 4,86 CCT thị xã Thái Hòa 1.287 25.092 5,13 CCT huyện Nghĩa Đàn 1.058 19.925 5,31 CCT thị xã Hoàng Mai 1.869 32.142 5,81 CCT huyện Diễn Châu 976 20.532 4,75
(Nguồn Cục Thuế Nghệ An)
Từ bảng trên ta có thể thấy tỷ trọng cho chi phí giải phóng mặt bằng chiếm một phần khá lớn trong tổng chi phí của cả dự án (4-5%), tƣơng đƣơng với chi phí bảo hành công trình (5% giá trị xây dựng). Tuy vậy, kết quả thu đƣợc
không tƣơng xứng với giá trị bỏ ra. Luôn có sự chậm trễ trong công tác giải phóng mặt bằng, làm ảnh hƣởng đến tiến độ thực hiện các bƣớc tiếp theo, kéo theo thời gian thực hiện dự án tăng lên.
Ở dự án đầu tƣ xây dựng Chi cục Thuế thị xã Hoàng Mai là một ví dụ điển hình. Đây là thị xã mới đƣợc tách ra từ huyện Quỳnh Lƣu của tỉnh Nghệ An. Vì vậy, việc quy hoạch và triển khai quy hoạch khu vực hành chính của thị xã Hoàng Mai đang còn rất dở dang, có nhiều bất cập. Thị xã hiện nay mới chỉ giải phóng mặt bằng đƣợc khu vực đất nông nghiệp, còn khu vực dân cƣ thì chƣa thể tiến hành. Điều này ảnh hƣởng đến quá trình triển khai thi công của dự án xây dựng trụ sở Chi cục Thuế thị xã Hoàng Mai vì có 02 nhà dân nằm trong phạm vi đất công trình, có một mƣơng nƣớc canh tác nông nghiệp chảy qua. Chủ đầu tƣ và đơn vị sử dụng đã làm đơn kiến nghị lên Uỷ ban thị xã Hoàng Mai nhiều lần nhƣng chƣa thể giải phóng triệt để. Qúa trình giải phóng mặt bằng đƣợc thực hiện từ năm 2013 kéo dài đến nay (theo Công văn 221/CCT-HCNSAC ngày 15/11/2015 của Chi cục Thuế thị xã Hoàng Mai về việc tiến độ giải phóng mặt bằng). Nguyên nhân chính của vấn đề này là:
- Nguyên nhân khách quan:
+ Chƣa có phƣơng án tái định cƣ cụ thể, chƣa có kế hoạch bố trí việc làm thay thế khi ngƣời dân bị thu hồi đất sản xuất.
+ Các đơn giá đền bù so với đơn giá thị trƣờng có sự chênh lệch lớn dẫn đến việc thu hồi đất gặp nhiều khó khăn, nhiều hộ gia đình không chịu di dời vì chƣa đƣợc đền bù thoả đáng.
+ Ý thức ngƣời dân chƣa tốt: nhiều hộ gia đình cố tình gây khó khăn trong việc nhận kinh phí đền bù.
+ Trách nhiệm của chính quyền địa phƣơng: địa phƣơng còn chƣa thực sự quan tâm đến công tác đền bù GPMB, hội đồng GPMB chủ yếu thực hiện công việc điều tra và lập phƣơng án đền bù còn thực tế việc giải quyết đền bù nhƣ thế nào đều giao phó cho chủ đầu tƣ giải quyết với các hộ dân, chính vì vậy nên kết quả chƣa cao, tiến độ bị chậm.
+ Thủ tục hành chính còn rƣờm rà, vẫn còn hiện tƣợng quan liêu, trì trệ trong việc giải quyết các thủ tục.
- Nguyên nhân chủ quan:
+ Công tác cập nhật thông tin, tài liệu các địa phƣơng để phục vụ cho công tác giải phóng mặt bằng còn chƣa đáp ứng đƣợc yêu cầu.
+ Do năng lực thực hiện, giám sát của cán bộ đƣợc Cục Thuế giao phụ trách giải phóng mặt bằng.
+ Chƣa có sự phối hợp linh hoạt với chính quyền địa phƣơng để giải quyết các vấn đề liên quan.
b. Chậm tiến độ do không có phần mềm chuyên nghiệp để quản lý dự án nói chung và quản lý tiến độ nói riêng
Thực ra chúng ta có thể quản lý tiến độ trên phần mềm Microsoft Excel, tuy nhiên phần mềm này chỉ đƣợc xem nhƣ “mỳ ăn liền”, nghĩa là khi cần lập tiến độ trong thời gian nhanh nhất để có cái nhìn tổng quan về tiến độ thì một số ngƣời sẽ dùng phần mềm này. Thực tế tại bộ phận XDCB của Cục Thuế Nghệ An cũng đang dùng phần mềm này để theo dõi tiến độ của các dự án. Tuy nhiên, phần mềm này chỉ có tác dụng liệt kê chứ không hề có tác dụng cảnh báo ngƣời sử dụng những công việc có khả năng bị chậm tiến độ. Việc này khiến cho việc kiểm soát tiến độ của nhiều dự án cùng một lúc khá khó khăn, có thể bỏ sót công việc cần theo dõi
c. Chậm tiến độ do chất lƣợng dịch vụ tƣ vấn thiết kế không đáp ứng đƣợc tình hình thực tế
Một dự án có tính khả thi cao, các báo cáo kinh tế kỹ thuật, dự án đầu tƣ đảm bảo chất lƣợng sẽ góp phần đẩy nhanh tiến độ thực hiện dự án, ngƣợc lại, nếu không đạt yêu cầu sẽ dẫn đến phải chỉnh sửa nhiều lần, làm cho tiến độ dự án bị chậm lại. Hiện nay, có rất nhiều dự án trên địa bàn tỉnh cần triển khai, khối lƣợng công việc nhiều, kỹ thuật phức tạp nên không phải đơn vị tƣ vấn nào cũng có thể dễ dàng đáp ứng đƣợc yêu cầu công việc. Nếu tƣ vấn không đủ khả năng sẽ dẫn đến dịch vụ tƣ vấn không đạt yêu cầu về tiến độ thời gian. Mặt khác, các
đơn vị tƣ vấn chuyên ngành có kinh nghiệm lại không nhiều. Đối với các đơn vị tƣ vấn bên ngoài thì tồn tại một thực tế là: ngoài những đơn vị có năng lực thì một số mới thành lập chƣa có kinh nghiệm hoặc một số thì năng lực thấp. Điều này dẫn đến nếu không có sự lựa chọn kỹ càng và phù hợp thì sản phẩm tƣ vấn sẽ phải điều chỉnh rất nhiều lần, không đáp ứng đƣợc các yêu cầu thẩm định và trình duyệt các cơ quan quản lý nhà nƣớc có thẩm quyền, do đó sẽ không thể triển khai thực hiện dự án đúng tiến độ. Một số các dự án trọng điểm mà Cục Thuế Nghệ An thực hiện triển khai chậm do ảnh hƣởng công tác tƣ vấn lập báo cáo kinh tế kỹ thuật, dự án đầu tƣ:
- Dự án đầu tƣ xây dựng trụ sở Chi cục Thuế thị xã Hoàng Mai. Dự án này đƣợc triển khai trong năm 2013, do đơn vị tƣ vấn thiết kế lớn ở Hà Nội lập. Tuy nhiên quá trình thi công phần móng thì phát hiện nền đất phía dƣới quá yếu, giải pháp kết cấu ban đầu mà nhà thầu tƣ vấn thiết kế đƣa ra là không phù hợp. Việc này khiến cho công trình phải dừng lại hơn nửa năm để tiến hành khảo sát lại, đƣa ra giải pháp và trình thẩm định tại cơ quan quản lý nhà nƣớc về xây dựng. Cho đến thời điểm hiện nay dự án này vẫn chƣa thể hoàn thành đƣa vào sử dụng nhƣ mục tiêu ban đầu của dự án. (Theo nhật ký thi công của nhà thầu)
- Dự án cải tạo sửa chữa Chi cục thuế huyện Kỳ Sơn. Tƣ vấn thiết kế là một công ty thuộc tỉnh Nghệ An có chuyên môn không cao, năng lực kinh nghiệm còn ít. Vì vậy khi đƣa ra giải pháp cải tạo sửa chữa và trình lên cơ quan quản lý nhà nƣớc về xây dựng để thẩm định thì đƣợc kết luận không đảm bảo an toàn chịu lực, phải thuê một đơn vị tƣ vấn kiểm định lại kết cấu của toàn bộ công trình, sau đó mới có thể đƣa ra giải pháp thiết kế khác. Việc này khiến cho tình trạng hồ sơ thiết kế kéo dài hơn nửa năm, gây lãng phí do phải điều chỉnh, phát sinh khối lƣợng công việc.
Nhƣ vậy có thể thấy rằng một số dự án triển khai chậm một phần nguyên nhân là do chất lƣợng tƣ vấn lập báo cáo kinh tế kỹ thuật hay dự án đầu tƣ. Về công tác quản lý ở Cục Thuế Nghệ An thì lý do chính là chƣa lựa chọn đƣợc tƣ vấn phù hợp do một số các yếu tố khách quan nhƣng nguyên nhân chủ quan là
do trình độ năng lực kinh nghiệm của cán bộ kỹ thuật tại Cục Thuế Nghệ An vẫn còn yếu kém. Bên cạnh đó quá trình quản lý tƣ vấn lập các hồ sơ của bộ phận xây dựng cơ bản chƣa mang tính chuyên nghiệp mà vẫn còn nặng tƣ tƣởng quan liêu, cả nể và thiếu trách nhiệm trong việc đôn đốc các đơn vị tƣ vấn hoàn thành công việc theo thời gian quy định.
d. Chậm tiến độ do thời gian thẩm định hồ sơ thiết kế và dự toán quá lâu so với quy định.
Thẩm định Thẩm định
Thẩm định
Hình 2.4. Qúa trình thẩm định để phê duyệt dự án
(Nguồn: tự tổng hợp) Tƣ vấn thiết kế lập hồ sơ thiết kế -dự toán dự án Cục Thuế Nghệ An tiếp nhận hồ sơ Cảnh sát phòng cháy và chữa cháy
Sở Công thƣơng Sở Xây dựng Sở Thông tin và truyền thông Cục Thuế Nghệ An Cục Thuế Nghệ An
Công tác này có ảnh hƣởng quan trọng đến tiến độ dự án vì sau mỗi một công việc thì đều phải thẩm định và trình phê duyệt. Nên chỉ cần chậm trễ một khâu của công tác này cũng sẽ làm cho tiến độ dự án phải chậm trễ. Hồ sơ thiết kế của một dự án có sử dụng nguồn vốn ngân sách nhà nƣớc từ khi Nghị định 15/2013/NĐ-CP ra đời (nay đã hết hiệu lực và đƣợc thay thế bằng Nghị định 46/2015/ND-CP) thì đều phải đƣợc thẩm định tại các cơ quản quản lý nhà nƣớc về chuyên ngành. Ví dự nhƣ Cảnh sát phòng cháy và chữa cháy thẩm định thiết kế hệ thống phòng cháy chữa cháy cho cả công trình; Sở công thƣơng thẩm định trạm biến áp và đƣờng dây tải điện; Sở Thông tin và truyền thông thẩm định hệ thống mạng Lan, mạng điện thoại nội bộ, hệ thống camera giám sát; Sở Xây dựng thẩm định sự phù hợp kết quả thẩm định của các cơ quan nói trên với thiết kế tổng thể của cả dự án cũng nhƣ những nội dung liên quan đến thiết kế- tổng dự toán của cả công trình.Qúa trình phải gửi hồ sơ đi nhiều cơ quan để thẩm định thiết kế và dự toán khiến cho thời gian thực hiện dự án bị kéo dài ra. Bên cạnh đó, cách làm việc quan liêu ở một số cơ quan nhà nƣớc cũng là một nguyên nhân ảnh hƣởng đến tiến độ. Theo thông tƣ 13/2013/TT-BXD thì thời gian thẩm định sẽ không quá 30 ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ hồ sơ hợp lệ. Thực tế diễn ra thì thời gian thẩm định kéo dài tùy theo ý muốn của Sở Xây dựng. Khi gần hết hạn có kết quả thì thƣờng yêu cầu Chủ đầu tƣ rút hồ sơ rồi nộp lại nhằm hợp thức hóa thời gian thẩm định.
Nhƣ đã nói ở trên dự án Chi cục Thuế thị xã Hoàng Mai trong quá trình thi công phải thay đổi kết cấu móng nên phải trình hồ sơ lên Sở Xây dựng để thẩm định giải pháp kết cấu mới. Hồ sơ điều chỉnh thiết kế đƣợc Chủ đầu tƣ gửi lên Sở Xây dựng vào tháng 02/2015 nhƣng phải đến cuối tháng 06/2015 mới có