5. Kết cấu của đề tài
3.2.2. Giải pháp ứng dụng công nghệ thông tin vào quản lý dự án
Trong tất cả các lĩnh vực của quản lý dự án, để đảm bảo sự thành công, tình năng động của công việc, một yếu tố không thể thiếu đó là công nghệ. Việc áp dụng công nghệ vào các lĩnh vực sẽ khiến chúng ta tiết kiệm đƣợc về thời gian, chi phí cũng nhƣ đảm bảo chất lƣợng dự án. Đó là sử dụng phần mềm quản lý công văn đi và đến đối với hoạt động văn thƣ lƣu trữ đầu tƣ xây dựng cơ bản, phần mềm quản lý dự án đối với hoạt động quản lý dự án, phần mềm quản lý tài chính đối với công tác tài chính kế toán. Hiện nay ở Cục Thuế Nghệ An đã có phần mềm quản lý văn thƣ (Cloud Office) và phần mềm quản lý ngân sách (Tabmis). Tuy nhiên hai phần mềm này là phần mềm dùng chung cho toàn bộ hoạt động cơ quan, chứ phải riêng cho hoạt động đầu tƣ xây dựng cơ bản. Điều này khiến cho công việc quản lý dự án và các hoạt động khác của cơ quan chồng
chéo, vƣớng mắc vào nhau. Ngoài ra, việc kiểm soát tình hình trong công tác quản lý dự án mới chỉ đƣợc thực hiện thô sơ trên giấy tờ, liệt kê trên phần mềm Microsoft Word. Điều này làm ảnh hƣởng rất nhiều đến chất lƣợng quản lý dự án. Khi đƣa đƣợc phần mềm quản lý dự án vào sử dụng thì phần mềm đó không chỉ giúp ta thống kê những thông tin cơ bản của dự án mà còn đƣa ra những cảnh báo đối với những công việc có khả năng gặp “nguy hiểm” nhƣ chậm tiến độ, vƣợt dự toán, tổng mức đầu tƣ …
Khi giải pháp này áp dụng thì một vấn đề đặt ra là nguồn lực để thực hiện nó nhƣ thế nào. Qua nghiên cứu tình hình tại Cục Thuế Nghệ An, tác giả thấy về yêu cầu phần cứng là hoàn toàn đáp ứng vì các máy tính ở đây đều là những máy tính đời mới, năm sản suất muộn nhất cũng là năm 2011. Về yêu cầu phần mềm thì các ứng dụng công nghệ thông tin này không có yêu cầu quá cao nên có thể hoạt động tốt. Kinh phí để triển khai ứng dụng công nghệ thông tin này sẽ đƣợc lấy từ nguồn kinh phí thƣờng xuyên, thƣờng dùng để thanh toán các hoạt động của Cục Thuế Nghệ An. Khi đƣa các ứng dụng này triển khai thì cần bố trí thêm nhiệm vụ của từng vị trí. Tác giả mạnh dạn đề xuất nhƣ sau: đối với phần mềm quản lý dự án nhƣ quản lý tài chính, quản lý tiến độ thì bất cứ ai trong bộ phận xây dựng cơ bản cũng đều đƣợc sử dụng nhƣng sẽ có sự phân cấp, phân quyền cụ thể theo từng vị trí, nhiệm vụ cụ thể; đối với với phần mềm quản lý văn bản đi và đến thì chỉ cần bố trí một ngƣời tại vị trí kế toán hoặc chuyên viên xây dựng cơ bản kiêm nhiệm thêm nhiệm vụ này.