5. Kết cấu của đề tài
3.2.4. Giải pháp cho công tác quản lý tiến độ dự án
Qua phần thực trạng ở trên có thể thấy rằng tiến độ thực hiện dự án có tầm quan trọng đặc biệt. Do vậy bộ phận xây dựng cơ bản của Cục Thuế Nghệ An cần phải quản lý chặt chẽ tiến độ dự án không chỉ trong giai đoạn thi công mà phải trong tất cả các khâu của dự án từ khi nhận đƣợc nhiệm vụ thực hiện từ Tổng cục Thuế đến khi lập báo cáo, thẩm tra, thẩm định trình phê duyệt, tổ chức đấu thầu, tổ chức nghiệm thu đƣa công trình vào sử dụng, thanh quyết toán công trình. Để đảm bảo về tiến độ thời gian cho dự án, tác giả đƣa ra một số hƣớng giải pháp chính:
-Về mục tiêu: Phải nắm bắt đƣợc mục tiêu dự án, gắn mục tiêu của dự án đi cùng với toàn bộ những công việc của dự án từ đó lập kế hoạch dự án chi tiết và phù hợp nhất với mục tiêu.
-Lập kế hoạch dự án: lựa chọn tƣ vấn lập dự án có thời gian ngắn nhất, đúng tiến độ đặt ra, đảm bảo chất lƣợng và phạm vi chi phí đƣợc duyệt. Sơ đồ hoá công việc và thời gian hoàn thành công việc. Hiện nay phƣơng pháp sơ đồ GANTT và bảng tiến độ dự án vẫn là giải pháp tối ƣu cho tiến độ dự án. Qua sơ đồ GANTT có thể xác định đƣợc thời gian hoàn thành từng công việc và cả đời dự án, những công việc nào cần làm trƣớc, những công việc nào có thể làm sau và những công việc nào có thể làm đồng thời. Các mốc thời gian phải đƣợc lập chi tiết và có hệ thống nhƣng vẫn đảm bảo dễ hiểu, các cán bộ quản lý có thể dựa trên đó mà thực hiện các công việc trong nhiệm vụ và quyền hạn của mình.
Bên cạnh đó bảng tiến độ dự án cũng thể hiện đƣợc vai trò tích cực của mình. Lãnh đạo Cục Thuế cũng nhƣ bộ phận xây dựng cơ bản qua đó có thể quản lý giám sát theo đúng kế hoạch thời gian, đồng thời có những điều chỉnh kịp thời khi cần thiết mà vẫn đảm bảo cho các cán bộ trực tiếp có thể dễ hiểu, dễ nhận biết.
- Thực hiện công tác thẩm định trình duyệt Báo cáo kinh tế kỹ thuật, Thiết kế kỹ thuật thi công - tổng dự toán theo đúng thời gian cho phép, tránh tình trạng để ứ đọng hoặc kéo dài thời gian, giảm bớt các khâu trung gian, tiết kiệm thời gian, đảm bảo tiến độ đƣa công trình hoàn thành bàn giao đƣa vào sử dụng, đảm bảo tiến độ chung của toàn bộ dự án - đây cũng là một trong những nguyên nhân làm chậm tiến độ dự án.
- Bên cạnh đó, giai đoạn thực hiện đầu tƣ là giai đoạn quan trọng và chiếm phần lớn thời gian nên việc lựa chọn hình thức thực hiện dự án thích hợp ở giai đoạn thực hiện đầu tƣ là điều cần thiết. Cần phải có những đánh giá, phân tích và tham khảo phƣơng thức thực hiện đầu tƣ của các dự án xây dựng cơ bản của các Cục Thuế tỉnh thành khác kết hợp với những yếu tố đặc thù của dự án địa phƣơng để đƣa ra đƣợc phƣơng án thực hiện tối ƣu nhất.
- Đối với các dự án vƣớng mắc trong khâu giải phóng mặt bằng làm kéo dài thời gian triển khai thực hiện dự án đồng thời các dự án không phù hợp với chủ trƣơng và chỉ đạo của UBND cấp huyện, UBND cấp tỉnh cần trình xin chủ trƣơng cho phép dừng thực hiện dự án và thanh toán những khối lƣợng công việc đã thực hiện của dự án theo hồ sơ đƣợc cấp có thẩm thẩm định, tránh tình trạng để tồn đọng lâu dài làm ảnh hƣởng đến công tác quản lý nói chung và quản lý tiến độ nói riêng.
- Tiến hành quản lý thời gian nghiệm thu của từng hạng mục công trình một cách chặt chẽ bằng cách lên kế hoạch thời gian nghiệm thu một cách chi tiết đồng thời thanh toán dứt điểm và cung ứng vốn kịp thời tạo thuận lợi cho việc thực hiện các công việc tiếp theo.
- Thành lập một hệ thống thƣởng phạt rõ ràng trong việc đảm bảo thời gian cho dự án chứ không phải là những điều khoản trên giấy đối với các nhà thầu tƣ vấn và thi công, đặc biệt là các điều khoản về kinh tế. Đây là yếu tố có ảnh hƣởng trực tiếp đến lợi ích của nhà thầu tƣ vấn cũng nhƣ thi công vì vậy sẽ mang tính hiệu lực cao. Cần có các biện pháp khuyến khích nhƣ quy định mức thƣởng, phạt trong hợp đồng nếu nhƣ dự án hoàn thành sớm hơn so với dự kiến nhƣng vẫn đảm bảo chất lƣợng, chi phí đồng thời quy định mức tiền phạt đối với những nhà thầu chậm tiến độ hoặc có những biện pháp phạt trực tiếp nhƣ từ chối nhà thầu thực hiện tiếp các phần việc sau.
-Quản lý thông tin tiến độ của dự án đảm bảo tính cập nhập, tổ chức giao ban tiến độ, báo cáo tiến độ tuần, tháng, quý.
-Về lãnh đạo: Cần phải nâng cao hơn nữa tầm quan trọng và quyền quyết định của ban lãnh đạo. Đây là đầu mối chính, thƣờng xuyên phối hợp với các đơn vị liên quan để cập nhật thông tin nhằm đẩy nhanh tiến độ triển khai dự án. Bên cạnh đó ban lãnh đạo cần đôn đốc một cách triệt để công tác triển khai thực hiện dự án, phát hiện và điều chỉnh kịp thời những vƣớng mắc làm chậm tiến độ. Tuy nhiên bên cạnh đó cũng cần có sự phân công hợp lý công việc cũng nhƣ trách nhiệm của cán bộ, cần uỷ quyền đầy đủ cho cán bộ giám sát dự án, việc này có tác dụng giảm sự quá tải trong giải quyết công việc ở lãnh đạo mà quyền hạn của cán bộ giám sát đƣợc củng cố, đảm bảo tính linh hoạt trong giải quyết công việc, từ đó các tình huống thực tế phát sinh đƣợc xử lý nhanh chóng.
- Về đào tạo nhân viên quản lý dự án nhằm mục tiêu nâng cao chất lƣợng nguồn nhân lực của bộ phận xây dựng cơ bản khiến các công việc đƣợc quản lý tốt tránh sai sót, công trình đƣợc hoàn thành đúng tiến độ. Bên cạnh đó việc áp dụng các phần mềm quản lý tiến độ dự án cũng là một trong những yếu tố quan trọng trong việc giải quyết nhanh chóng các vƣớng mắc trong quá trình triển khai dự án.
Khi tất cả những giải pháp này đƣợc tiến hành một cách đồng bộ, kiên quyết thì chắc chắn tiến độ của dự án luôn ở trong phạm vi cho phép, rất khó có thể xảy ra tình trạng chậm tiến độ của dự án.