Thuyết hai nhân tố được nhà tâm lý học người Mỹ Frederick Herzberg khởi xướng năm 1959, sau khi thực hiện các cuộc phỏng vấn với hơn 200 người kỹ sư và kế toán của ngành công nghiệp khác nhau. Herzberg đã tiến hành nghiên cứu câu hỏi về các loại nhân tố đã tác động đến người lao động, ví dụ như khi nào thì các nhân tố đó động viên người lao động làm việc và khi nào nó tác động ngược lại. Theo hiểu biết và kinh nghiệm chuyên môn, ông đã phân chia nhu cầu con người tác động tới hành vi theo hai loại: khi người lao động cảm thấy không hài lòng với công việc của mình thì họ sẽ thấy lo lắng về môi trường mà mình đang làm việc và khi người lao động cảm thấy hài lòng (thỏa mãn) về công việc thì họ sẽ làm việc tích cực, chăm chỉ và quan tâm hơn đến công việc.
1. Nhân tố thúc đẩy thuộc bên trong công việc tạo nên sự hài lòng (thỏa mãn) tiêu biều như: sự thành đạt, sự thừa nhận thành tích, bản thân công việc nhiều thách thức, trách nhiệm và chức năng lao động, công việc tạo các cơ hội thăng tiến.
Sự thành đạt: là sự thỏa mãn của bản thân khi làm xong một công việc, thực hiện được ý định, hay giải quyết xong một vấn đề của mình và nhìn thấy được thành quả từ sự nỗ lực. Từ đó, nó tạo ra sự khích lệ cho chính bản thân nhân viên, người lao động.
Sự thừa nhận thành tích: là việc ghi nhận, đánh giá từ mọi người về công việc được hoàn thành tốt. Khi người lao động được khen ngợi họ sẽ cảm thấy được khuyến khích, động viên và sẽ hăng say hơn trong công việc.
Bản thân công việc nhiều thách thức: đó là ảnh hưởng tích cực từ sự thử thách của công việc, công việc nhiều thú vị, đa dạng và sáng tạo thúc đẩy sự tìm tòi và tích cực làm việc.
Trách nhiệm: mức độ ảnh hưởng của công việc có thể ảnh hưởng từ trách nhiệm và quyền hạn đối với công việc đó.
Cơ hội thăng tiến: là những cơ hội để phát triển bản thân trong doanh nghiệp. Những cơ hội này thường xuất hiện ngay trong các công việc hàng ngày nếu mỗi người có quyền quyết định nhiều hơn để đề xuất và hoàn thành các sáng kiến ấy.
2. Nhân tố duy trì gồm các yếu tố nằm trong môi trường làm việc của người lao động đó là vấn đề về tiền lương, điều kiện làm việc, chính sách quản trị của doanh nghiệp, sự giám sát và quan hệ với đồng nghiệp. Các yếu tố duy trì này có thể ngăn ngừa sự không thỏa mãn làm giảm hiệu quả công việc của người lao động nếu được bố trí và tổ chức tốt. Cụ thể:
Chính sách quản lý của doanh nghiệp: nếu nó mâu thuẫn với lợi ích của cá nhân nhân viên, của bộ phận thì nó sẽ gây ra hậu quả xấu. Bởi vậy, chính sách quản lý của doanh nghiệp có thể trở thành vật cản nếu không được tốt và thích hợp nhưng tuy nhiên khi không bị ảnh hưởng bởi những chính sách đó thì nhân viên hầu như không quan tâm tới chúng.
Tiền lương: theo quan điểm của Herzberg thì có một điều khá thu vị là nhìn chung thì tiền lương không có tác dụng tạo động lực cho nhân viên. Đây chính là yếu tố duy trì bởi khi nhân viên làm việc hăng say, thích thú với công việc của mình thì tiền lương không còn là vấn đề.
Sự giám sát: thường thì nhân viên sẽ ít quan tâm đến người lãnh đạo, họ chỉ quan tâm khi cần hoặc khi bị tạo áp lực từ cấp trên của họ.
Quan hệ với đồng nghiệp: Herzberg đã chỉ ra rằng khi mối quan hệ giữa các cá nhân trong doanh nghiệp trở nên xấu đi thì có thể gây ảnh hưởng xấu làm cản trở tới công việc nhưng nó sẽ ít gây ảnh hưởng và khác biệt hơn khi những mối quan hệ này dần được cải thiện và trở nên tốt hơn.
Điều kiện làm việc: Khi điều kiện làm việc ở mức khá tốt thì gần như nó không gây ảnh hưởng đến kết quả làm việc của người lao động, nhưng nếu nó ngày càng xấu đi thì có thể gây ảnh hưởng theo hướng tiêu cực đến công việc.
Học thuyết này giải thích hai nhóm nhân tố có ảnh hưởng đến sự hài lòng trong công việc của các nhân viên gồm 2 nhóm nhân tố: Nhóm nhân tố thúc đẩy gồm sự thành đạt, sự thừa nhận thành tích, bản thân công việc nhiều thách thức, trách nhiệm và chức năng lao động, công việc tạo các cơ hội thăng tiến và nhóm nhân tố duy trì gồm: chính sách quản trị của doanh nghiệp, tiền lương, sự giám sát, quan hệ với đồng nghiệp, điều kiện làm việc. Bài nghiên cứu cũng có sử dụng các nhân tố trong hai nhóm nhân tố này. Đó là các nhân tố “Cấp quản lý”; “Chính sách phát triển sự nghiệp”; “Lương, thưởng”; “Làm việc nhóm”; “Điều kiện làm việc” của trợ lý KTV. Vận dụng thuyết hai nhân tố của Herzberg cũng đã cung cấp thêm cơ sở lý luận cho việc lựa chọn các nhân tố của nhóm. Từ đó, xem xét các tác động của các nhân tố trên đến quyết định nghỉ việc của các trợ lý KTV.