2.1. Tổng quan về công ty TNHH Công nghệ Tin học Phương
2.1.2. Cơ cấu tổ chức và bộ máy quản lý của công ty
2.1.2.1. Sơ đồ bộ máy tổ chức Ghi chú : Quan hệ trực tuyến : Quan hệ chức năng : Quan hệ phối hợp :
Hình 2.1 : Sơ đồ cơ cấu tổ chức bộ máy trong công ty
2.1.2.2. Chức năng, nhiệm vụ từng phòng ban
Giám đốc : Là người đứng đầu công ty, là người đại diện theo pháp luật của công ty quản lý, điều hành mọi hoạt động của công ty, là người đại diện quyền lợi, chịu trách nhiệm của công ty trước pháp luật và tập thể cán bộ công nhân viên về việc tồn tại và phát triển của công ty cũng như mọi hoạt động kinh doanh.
Tổ chức thự hiện điều hành toàn đơn vị thực hiện tốt hoạt động kinh doanh. Quyết định các vấn đề liên quan đến hoạt động kinh doanh hằng ngày của công ty.
Tổ chức thực hiện kế hoạch kinh doanh và phương án đầu tư của công ty. Giám Đốc Phó Giám Đốc KD-TC Phó Giám Đốc điều hành Trưởng phòng Mar- keting Trưởng phòng kinh doanh Trưởng phòng kế toán Trưởng phòng phân phối Trưởng phòng kĩ thuật Trưởng phòng điều hành NV phòng kinh doanh NV phòng kế toán NV phòng phân phối NV phòng kỹ thuật NV phòng điều hành NV phòng Mar- keting
Ban hành quy chế quản lý nội bộ công ty.
Quyết định điều chỉnh nguồn nhân lực giữa các đơn vị trực thuộc.
Xây dựng, quyết định và tổ chức thực hiện: Quy hoạch, kế hoạch dài hạn, kế hoạch hàng năm, kế hoạch đổi mới công nghệ và trang thiết bị, dự án đầu tư phát triển mới, đầu tư chiều sâu, kế hoạch đào tạo và bồi dưỡng nâng cao tay nghề cho cán bộ công nhân viên chức của đơn vị.
Phó giám đốc kinh doanh tài chính : Là trợ lý của giám đốc, giải quyết các công việc được giao, chủ động và tích cực triển khai, thực hiện nhiệm vụ được phân công và chịu trách nhiệm trước giám đốc về hiệu quả các hoạt động. Thiết lập, giao dịch trực tiếp với hệ thống khách hàng, hệ thống nhà phân phối, quản lý việc nhập hàng hóa đầu vào. Đồng thời có nhiệm vụ cân đối tài chính trong công ty, có quyền phân công công việc cho cấp dưới và chịu trách nhiệm trước giám đốc.
Phó giám đốc điều hành : Là trợ lý của giám đốc, có nhiệm vụ kiểm tra đôn đốc các bộ phận làm việc, có quyền ký kết các hợp đồng hoặc các khía cạnh khi có sự ủy quyền của giám đốc, chịu trách nhiệm trước giám đốc.
Trưởng phòng Marketing : Nghiên cứu và hoạch định các chiến lược marketing cho công ty, phụ trách về truyền thông ra bên ngoài. Nghiên cứu tiếp thị và thông tin, tìm hiểu sự thật ngầm hiểu của khách hàng. Phân khúc thị trường, xác định mục tiêu, định vị thương hiệu. Phát triển sản phẩm,hoàn thiện sản phẩm với các thuộc tính mà thị trường mong muốn. Tìm hiểu về đối thủ cạnh tranh và ứng phó với các biến động của thị trường.
Trưởng phòng kinh doanh : Phụ trách chung quá trình kinh doanh của công ty, có nhiệm vụ cân đối lượng hàng hóa cũng như giá cả, làm các thủ tục hồ sơ của các dự án và trình cho giám đốc duyệt. Ngiên cứu tìm hiểu biện pháp thúc đẩy nhanh tốc độ tiêu thụ hàng hóa của Công ty.
Trưởng phòng kế toán : Theo dõi, phản ánh sự vận động vốn kinh doanh của công ty dưới mọi hình thái, cố vấn cho Ban lãnh đạo các vấn đề liên quan. Tham mưu cho Ban lãnh đạo về chế độ kế toán và những thay đổi của chế độ qua từng thời kỳ trong hoạt động kinh doanh. Tham mưu về công tác tài chính kế toán. Thu thập và xử lý thông tin có liên quan đến nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh trong công ty và trường. Giữ bí mật về số liệu kế toán – tài chính và bí mật kinh doanh của công ty và trường. Quản lý công tác tổ chức bộ máy tài chính kế toán trong toàn hệ thống và theo
từng giai đoạn phát triển của công ty và trường. Thực hiện một số chức năng khác khi được Ban lãnh đạo giao.
Trưởng phòng bán hàng: Theo dõi và đôn đốc nhân viên cấp dưới của mình để làm tốt công việc bán hàng nhằm đạt chỉ tiêu doanh thu mà giám đốc đề ra, tư vấn cho khách hàng có quyết định đúng đắn khi mua hàng hóa của công ty. Triển khai thực hiện hoạt động bán hàng tới các khách hàng nhằm mang lại doanh thu cho công ty. Đồng thời phối hợp với bộ phận liên quan như kế toán, sản xuất, … nhằm mang đến các dịch vụ tốt nhất cho khách hàng.
Trưởng phòng kỹ thuật: Chịu trách nhiệm kiểm tra, theo dõi, đôn đốc và tham mưu giúp Giám đốc về lĩnh vực quản lý, sử dụng phương tiện, máy móc, thiết bị, vật tư trong toàn Công ty. Chủ trì trong việc xây dựng kế hoạch bảo dưỡng, sửa chữa các thiết bị và công tác bảo hiểm cho phương tiện, thiết bị. Xác định việc sửa chữa khôi phục mới máy móc thiết bị đồng thời tiếp nhận thông tin của khách hàng, yêu cầu phân công nhiệm vụ cho cấp dưới đáp ứng yêu cầu vè kỹ thuật cho khách hàng.
Trưởng phòng bảo hành: Phân công nhiệm vụ cho nhân viên cấp dưới tiếp nhận hàng hóa hư hỏng còn trong thời gian bảo hành và sửa chửa dịch vụ của khách hàng.
2.1.3. Chức năng, nhiệm vụ, chiến lược phát triển và đầu tư của công ty
2.1.3.1. Chức năng của công ty
Công ty cung cấp cho thị trường Đà Nẵng và các thị trường lân cận các mặt hàng như: Thiết bị linh kiện máy tính, các thiết bị văn phòng, thông tin liên lạc và giải trí, các thiết bị đặc biệt như: máy tính tiền tự động, máy in hóa đơn, các phần mềm ứng dụng và quản lý,... do các hãng điện tử hàng đầu trên thế giới sản xuất.
Mức giá sản phẩm do Phương Tùng cung cấp luôn phù hợp trong môi trường cạnh tranh, chất lượng sản phẩm luôn được Phương Tùng đảm bảo.
Phương Tùng còn là địa chỉ tin cậy đối với khách hàng có nhu cầu bảo hành và bảo trì cho các loại máy tính để bàn, máy tính xách tay, máy in... Với các loại hình dịch vụ bảo hành và bảo trì tận nơi, bảy ngày trong tuần, chúng tôi bảo đảm tối ưu hóa năng lực các máy móc thiết bị.
2.1.3.2. Nhiệm vụ của công ty
Hoạch định tổ chức, lãnh đạo và kiểm soát các hoạt động kinh doanh, nhằm mang lại doanh thu cao và tối đa hóa lợi nhuận. Tiến hành các nghiệp vụ tài chính như:
doanh thu, lợi nhuận, mức tiêu thụ hàng hóa, đảm bảo thương hiệu,... đã đặt ra, góp phần vào các mục tiêu kinh tế xã hội.
Bảo toàn và phát triển vốn, nâng cao thu nhập, phát triển đời sống cũng như năng lực cho nhân viên, bù đắp chi phí trong kinh doanh kinh doanh, hoàn thành nghĩa vụ nộp ngân sách Nhà nước. Nghiên cứu thị trường trong và ngoài nước, xây dựng và tổ chức thực hiện kế hoạch sản xuất kinh doanh theo đúng pháp luật hiện hành của nhà nước.
Tổ chức sản xuất, nâng cao năng suất lao động, áp dụng tiến bộ khoa học kỹ thuật, cải tiến công nghệ, nâng cao chất lượng sản phẩm, phù hợp với thị hiếu của khách hàng.
Chấp hành theo đúng luật pháp của nhà nước, thực hiện các chế độ chính sách về quản lý và sử dụng vốn, vật tư, tài sản, nguồn lực, bảo toàn và phát triển vốn, thực hiện nghĩa vụ với nhà nước đồng thời thực hiện đầy đủ cam kết trong hợp đồng kinh tế đã ký kết với đơn vị trong và ngoài nước.
Quản lý và sử dụng tốt đội ngũ cán bộ công nhân viên thực hiện đầy đủ các chế độ chính sách của nhà nước đối với cán bộ công nhân viên, phát huy quyền làm chủ tập thể, khả năng sáng tạo trong kinh doanh, không ngừng nâng cao trình độ văn hóa và chuyên môn kỹ thuật cho người lao động, phân phối lợi nhuận theo kết quả lao động một cách hợp lý.
2.1.4. Lĩnh vực kinh doanh của công ty
2.1.4.1. Sản xuất
- Lắp ráp và phân phối máy tính nguyên bộ thương hiệu Phương Tùng, xây dựng các mạng máy tính cho các cơ quan, doanh nghiệp và trường học… - Lập trình ứng dụng phần mềm quản lý bán hàng, quản lý chấm công nhân sự, phần mềm kế toán, giải pháp về trọn gói về mã vạch.
2.1.4.2. Kinh doanh
- Linh kiện máy tính, máy tính nguyên bộ, Máy tính xách tay, Pocket PC... - Thiết bị máy văn phòng: Máy chiếu, máy Photocopy, Máy hủy giấy, máy chiếu vật thể, máy Fax ...
-Thiết bị mạng và truyền số liệu, các vật tư tin học khác ...
- Kinh doanh các loại phần mềm và phân phối phần mềm Microsoft có bản quyền.
2.1.4.3. Dịch vụ
- Dịch vụ bảo trì máy tính, mạng máy tính cho cơ quan doanh nghiệp, trường học, các dịch vụ khoa học kỹ thuật cao khác trong nghành tin học viễn thông, bảo trì định kỳ máy Photocopy
- Dịch vụ cho thuê các thiết bị trình chiếu: Projector, Overhead, Notebook… - Dich vụ sữa chữa các thiết bị tin học
2.1.4.4. Dịch vụ lập trình phần mềm
- Quản lý hệ thống bán hàng đơn lẻ. - Quản lý nhà hàng - Bar
- Quản lý hệ thống bán hàng siêu thị
- Ngoài ra chúng tôi còn xây dựng các phần mềm cho các đơn vị có nhu cầu khác nhau.
Một số giải pháp phát triển hoạt động bán hàng bằng hình thức TMĐT tại công ty…
2.1.5. Tình hình hoạt động sản xuất kinh của công ty TNHH Công nghệ tin học Phương Tùng từ năm 2009 - 2012
2.1.5.1. Cơ cấu tài sản
Bảng 2.1: Bảng cân đối kế toán từ năm 2009-2012
Đơn vị: Công ty Công nghệ tin học Phương Tùng
BẢNG CÂN ĐỐI KẾ TOÁN
Ngày 31 tháng 12 năm 2009
Đơn vị tính: Đồng
Chỉ tiêu Năm 2009 Năm 2010 Năm 2011 Năm 2012 Chênh lệch 2009-2010 Chênh lệch 2010-2011 Chênh lệch 2011-2012
Giá trị Giá trị Giá trị Giá trị Giá trị Tỷ lệ
% Giá trị Tỷ lệ % Giá trị Tỷ lệ % TÀI SẢN A. Tài sản ngắn hạn 8,170,744,118 8,465,731,121 9,932,652,414 11,164,506,857 294,987,003 3.61 1,466,921,293 17.33 1,231,854,443 12.40 1. Tiền và các khoản tương đương tiền 1,143,270,634 1,984,735,290 2,096,063,437 3,446,657,897 841,464,656 73.60 111,328,147 5.61 1,350,594,460 64.43 2. Các khoản phải thu 4,469,764,127 3,457,702,481 4,669,562,127 5,675,432,219 - 1,012,061,646 -22.64 1,211,859,646 35.05 1,005,870,092 21.54 3. Hàng tồn kho 3,282,643,236 2,656,762,957 1,924,093,436 1,567,732,543 -625,880,279 -19.07 -732,669,521 -27.58 -356,360,893 -18.52 4. TSNH khác 277,897,851 366,530,393 84,181,614 474,684,198 88,632,542 31.89 -282,348,779 -77.03 390,502,584 463.88 B. Tài sản cố định 406,520,618 402,672,854 453,793,887 564,539,248 -3,847,764 -0.95 51,121,033 12.70 110,745,361 24.40
Một số giải pháp phát triển hoạt động bán hàng bằng hình thức TMĐT tại công ty… TỔNG TÀI SẢN 8,577,264,736 8,868,403,975 10,386,446,301 11,729,046,105 291,139,239 3.39 1,518,042,326 17.12 1,342,599,804 12.93 NGUỒN VỐN A. Nợ phải trả 5,267,061,820 4,946,042,640 7,319,865,615 8,367,043,646 -321,019,180 -6.09 2,373,822,975 47.99 1,047,178,031 14.31 1. Phải trả người bán 4,393,819,622 3,996,753,036 5,670,438,259 6,253,265,948 -397,066,586 -9.04 1,673,685,223 41.88 582,827,689 10.28 2. Vay và nợ ngắn hạn 752,500,000 657,300,000 1,600,419,017 1,859,527,948 -95,200,000 -12.65 943,119,017 143.48 259,108,931 16.19 3. Các khoản phải trả khác 119,942,195 120,989,604 131,799,663 254,249,750 1,047,409 0.87 10,810,059 8.93 122,450,087 92.91 B. Vốn chủ sở hữu 3,310,502,916 3,922,361,335 3,066,580,686 3,362,002,459 611,858,419 18.48 -855,780,649 -21.82 295,421,773 9.63 TỔNG NGUỒN VỐN 8,577,264,736 8,868,403,975 10,386,446,301 11,729,046,105 291,139,239 3.39 1,518,042,326 17.12 1,342,599,804 12.93 Nguồn: Phòng kế toán
Nhận xét:
Dựa vào bảng cân đối kế toán qua 4 năm (2009 – 2012) của Công ty Công nghệ tin học Phương Tùng, ta có nhận xét về tình hình tài sản và nguồn vốn của công ty trong tiến trình phát triển của công ty như sau:
Nhìn chung các số liệu cho ta thấy kết quả hoạt động kinh doanh chung của công ty trong thời gian này khá tốt, cho thấy sự chuyển biến tích cực của tài sản và nguồn vốn của công ty qua từng năm, có thể nói tăng đều qua các năm.
Vấn đề về tài sản của công ty rất ổn định cụ thể năm 2010 là 8,465,731,121đồng tăng so với năm 2009 là 8,170,744,118 đồng và năm 2011 tiếp tục tăng so với năm 2010, năm 2012 là 11,164,506,857 đồng tăng so với năm 2011 là 9,932,652,414 đồng. Năm 2010 tổng tài sản tăng 294,987,003 đồng so với 2009 là 3,6%, năm 2011 tổng tài sản tăng 1,475,921,294 đồng so với năm 2010 là 17,4%, năm 2012 tổng tài sản tăng 1,231,864,436 đồng so với năm 2011 là 12,4%. Mức đầu tư vào cơ sở vật chất để mở rộng sản xuất tuy chưa cao nhưng cũng tăng lên đáng kể. Điều này thể hiện qua sự gia tăng giá trị tài sản của công ty. Tài sản của công ty tăng đều qua các năm. Ta sẽ hiểu tình hình tăng giảm của một số loại tài sản của công ty Phương Tùng.
Lý do dẫn đến tỷ lệ tăng chênh lệch giữa các năm như vậy là do năm 2010 khi công ty vừa trải qua cơn khủng hoảng kinh tế, vật giá leo thang nên việc mua sắm thêm trang thiết bị của công ty còn khó khăn. Nhưng sang năm 2011 và 2012, để đáp ứng nhu cầu thị trường về số lượng và chất lượng hàng hóa, sản phẩm, dịch vụ đồng thời hòa nhập với xu thế CNTT khoa học, tiên tiến vào trong quá trình sản xuất kinh doanh cho nên việc công ty đầu tư mua sắm thêm các trang thiết bị để phục vụ việc kinh doanh là một điều tất yếu.
Biểu đồ 2.1: Chỉ tiêu vốn bằng tiền qua các năm 2009-2012
Chỉ tiêu vốn bằng tiền của công ty năm 2010 đều tăng so với năm 2009. Năm 2010 tăng 291,139,239 đồng so với năm 2009 tăng 3%, năm 2011 tăng 1,518,042,326 đồng so với năm 2010 tăng 17,1%, năm 2012 tăng 1,342,599,804 đồng so với năm
2011 tăng 12,9%. Trong những năm qua công ty Phương Tùng có sự dao động nhẹ và không ổn định qua các năm, giai đoạn 2009-2010 mức tăng không đáng kể. Qua những con số thể hiện sự thay đổi của chủ sở hữu qua các năm cho thấy tình hình hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty vẫn ổn định và không có những biến động nào lớn mà đang có xu hướng phát triển thêm.
2.1.5.2. Cơ cấu nguồn vốn
Vốn của công ty được chia thành từ 2 nguồn là nợ phải trả và vốn chủ sỡ hữu. Từ bảng cân đối kế toán cho thấy nguồn vốn chủ sỡ hữu của công ty khá cao so với tổng của nguồn vốn của công ty và có xu hướng tăng đều qua các năm.
Nguồn vốn chủ sỡ hữu chiếm tỉ trọng không lớn nhưng cũng có sự tăng lên. Năm 2009 là 3,310,502,916 đồng, năm 2010 là 3,922,361.335 đồng, năm 2011 là 3,066,580,686 đồng, và năm 2012 là 3,362,002,459 đồng. Nguyên nhân của sự tăng lên này là do trong 4 năm qua công ty đã kinh doanh có hiệu quả đã lấy lợi nhuận của công ty bổ sung vào nguồn vốn chủ sỡ hữu để giảm bớt khoản phải trả và đồng thời công ty đã thực hiện tốt chính sách thuế và đảm bảo các khoản nợ hiệu quả.
Về nợ phải trả có xu hướng giảm nhẹ vào năm 2010 giảm 321,019,180 đồng giảm 6%. Bắt đầu từ năm 2011 trở đi tăng mạnh. Cụ thể năm 2011 tăng 2,373,822,975 đồng so với năm 2010 tăng 47,9%. Năm 2012 tăng 1,047,178,031 đồng so với năm 2011 tăng 14,3%. Như vậy, ta thấy tình trạng nợ phải trả ngày càng tăng do công ty đã để dồn tất cả lại trong một năm dẫn đến nợ phải trả nhiều. Tổng nợ của năm 2011 và năm 2012 tăng so với các năm trước, điều này cho thấy công ty không bị các đơn vị khác chiếm dụng vốn, vì vốn chủ sỡ hữu của ngân hàng tương đương với các khoản vay nên sẽ không bị phụ thuộc vào các đơn vị chiếm dụng vốn, hay nói cách khác ngân hàng sẽ linh hoạt hơn trong việc sử dụng vốn.
Một số giải pháp phát triển hoạt động bán hàng bằng hình thức TMĐT tại công ty…
2.1.5.3. Kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh
Bảng 2.2: Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh năm 2009-2012