6. Bố cục của luận văn
3.2.5. Giải pháp về đầu tư trang thiết bị bưu chính hiện đại
Hạn chế của Bưu điện Hà Nội về cơ sở vật chất, công nghệ thông tin chưa đáp ứng được nhu cầu của khách hàng của đội ngũ quản lý trong công tác kiểm tra, báo cáo. Việc ứng dụng khoa học công nghệ của các giao dịch viên còn hạn chế, các trang thiết bị tại một số điểm giao dịch vẫn còn thiếu làm ảnh hưởng đến công đoạn khai thác hàng hoá. Để khắc phục những điều hạn chế trên Bưu điện Hà Nội cần thực hiện các giải pháp sau:
Một là, cần tổ chức lại sản xuất tại các khâu giao dịch và khai thác hàng hoá bằng cách tiêu chuẩn hoá đội ngũ giao dịch viên, kiểm soát ngay từ khâu chấp nhận bưu gửi. Một số bưu cục vẫn làm theo phương thức thủ công. Bưu điện Hà Nội cần phải tự động hóa khâu khai thác, trang bị các máy đóng mở túi gói, chia chọn thư và bưu kiện bằng dây chuyền khép kín tự động. Tại các bưu cục giao dịch lớn Bưu điện Hà Nội phải tiếp tục đầu tư nâng cấp sao cho khang trang, sạch sẽ, văn minh, đủ ánh sáng…tạo không gian thoải mái, thuận tiện cho khách và nhân viên.
Hai là, hiện đại hoá công nghệ bưu chính bằng cách trang bị những thiết bị phục vụ giao dịch viên và kiếm soát viên như hệ thống vi tính đầu cuối. Hệ thống này gồm máy đầu cuối phục vụ cho GDV và máy đầu cuối xử lý dữ liệu, cân điện tử nhập dữ liệu trực tiếp vào máy tính và máy in cước thay tem, các giải pháp phần mềm định vị bưu gửi. Từ đó cơ sở dữ liệu được chia sẻ dùng chung cho các khâu trong toàn bộ qui trình dịch vụ từ chấp nhận đến khai thác vận chuyển và phát bưu gửi.
Các thiết bị chuyên dụng như: máy in mã vạch, dầu đọc mã vạch di động - cố định sử dụng trong qui trình khai thác, phát bưu phẩm sẽ tối ưu hoá các bước công việc và tăng độ chính xác, giảm bưu phẩm lạc hướng và giảm thời gian nhập số liệu báo phát. Hiện tại việc khai thác bưu chính hiện nay chủ yếu dựa trên lao động sức người mà hao phí sức lực lao động chiếm khoảng 60%-85% nên phải cải tiến công nghệ, đề nghị trang bị thử nghiệm máy phân loại – lật mặt – hủy tem CFC, hệ thống
95
thông gió, máy hút bụi, máy in lá nhãn, máy đóng gói thư, hệ thống chia chọn thư hệ thống chia chọn bưu gửi dạng gói nhỏ, máy đóng gói tự động, máy gói buộc bưu kiện, băng chuyền tự động,… sẽ tăng tốc độ thời gian hoàn thành cửa bưu gửi.
Ba là, đẩy mạnh ứng dụng tin học vào sản xuất kinh doanh: Phục vụ công tác quản lý, cần hoàn thiện mạng tin học của đơn vị để đảm bảo phần mềm liên kết với nhau tạo thành các báo cáo nhanh, các thông tin sẽ được thiết lập và trao đổi tức thời ngay trên mạng. Lãnh đạo có thể theo dõi hoạt động sản xuất kinh doanh một cách sâu sát, kịp thời, đánh giá tình hình một cách tổng quan rõ ràng và trung thực, nhanh chóng, kịp thời. Tin học hoá không chỉ giúp nhanh chóng xác định được các bưu gửi đã được phát hay chưa mà còn tạo một phương tiện lý tưởng để kiểm tra sự phát triển cũng như chất lượng dịch vụ.
Đối với khách hàng, tin học hóa làm quá trình cung cấp dịch vụ sẽ đơn giản nhanh chóng, chính xác, thuận tiện mang đến cho khách hàng rất nhiều tiện ích khác thông quan phần mềm tạo đơn hàng của VNPost. Điều quan trọng là dịch vụ đến tay khách hàng phải có chất lượng cao với giá cước thấp nhất. Muốn làm được điều này, Bưu điện Hà Nội phải tiết kiệm chi phí, thiết lập quy trình sản xuất hợp lý nhất nhằm giảm tối đa chi phí nhưng đem lại hiệu quả, chất lượng dịch vụ. Ngoài ra, Bưu điện Hà Nội tăng cường đầu tư đổi mới trang thiết bị theo hướng tin học hóa và hiện đại hóa, ứng dụng mạnh mẽ công nghệ thông tin vào quản lý, kinh doanh và khai thác dịch vụ bưu chính.
Bốn là, về các trang thiết bị khai thác, vận chuyển: Bưu điện Hà Nội cần xem xét vì hiện nay Bưu điện Hà Nội đang thiếu đầu xe, cần rà soát lại nhu cầu và bố trí xe phù hợp. tăng cường xe cho các đơn vị có những khách hàng lớn. Với những xe không phù hợp có thể xin Tổng công ty chuyển nhượng và thu hồi để đầu tư xe mới tốt hơn để vận chuyển hàng hoá. Bưu điện Hà Nội cần đầu tư băng truyền tự động để chuyển bưu phẩm, bưu kiện về ô chia trọn, hiện tại các đơn vị vẫn đang khai thác thủ công. Ngoài ra bố trí thêm xe nâng, xe đẩy để giảm sức người và tăng khối lượng khai thác tại bưu cục phát và khách hàng lớn. Đối với khâu phát, cần trang bị thiết bị cầm tay PDA cho bưu tá có tích hợp phần mềm của bưu chính để
96
bưu tá phát bưu phẩm cho khách hàng có thể cập nhập thông tin, dữ liệu phát luôn vào hệ thống. Kèm theo có dịch vụ tin nhắn hoặc email báo phát để khách hàng biết là hàng đã đến người nhận. Các ứng dụng này rất cần thiết đặc biệt trong bối cảnh công ty chuyển phát đang chiếm lĩnh thị trường thương mại điện tử.