Xúc tiến thương mại là một công cụ hữu hiệu trong chiếm lĩnh thị trường và tăng khả năng cạnh tranh của sản phẩm. Thông qua hoạt động xúc tiến, công ty sẽ tiếp cận được thị trường tiềm năng, cung cấp cho khách hàng tiềm năng những thông tin cần thiết, những dịch vụ ưu đãi để tiếp tục chinh phục khách hàng hiện tại, lôi kéo khách hàng của đối thủ cạnh tranh. Các hoạt động xúc tiến tạo hình ảnh đẹp về công ty trước khách hàng, uy tín của công ty do đó sẽ không ngừng được nâng lên.
Bên cạnh việc gửi thư, Catalog về sản phẩm, gửi quà vào mỗi dịp lễ tết tới khách hàng như hiện tại đang làm, công ty cần thực hiện một số hoạt động khác như :
+ Tham gia các hoạt động quảng cáo thông qua các phương tiện mà chủ yếu bằng hình ảnh. Gửi Catalog hay bưu thiếp tới các khách hàng tiềm năng ở thị trường mục tiêu.
+ Có các ưu đãi cho những khách hàng mua hàng với giá trị lớn (tỉ lệ triết khấu giá). + Tổ chức hội nghị khách hàng để trao đổi thêm thông tin giữa công ty với khách hàng. Đây là một hình thức chăm sóc khách hàng như một lời cảm ơn tới khách hàng, vừa có thể thu thập thông tin phản hồi từ khách hàng.
Chuẩn bị tốt báo cáo tổng kết hoạt động tiêu thụ gồm tình hình thực hiện chương trình tiêu thụ,kết quả tích cực và những tồn tại chủ yếu và phương hướng đổi mới cùng các giải pháp dự kiến thực hiện hoạt động tiêu thụ.
Xác định các thành phần tham gia hội nghị khách hàng:
- Về phía công ty : gồm giám đốc, phó giám đốc kinh doanh, người trực tiếp phụ trách hoạt động tiêu thụ sản phẩm, người phụ trách tài chính, người phụ trách kỹ thuật, đội ngũ cán bộ tiêu thụ sản phẩm của doanh nghiệp…
- Về phía khách hàng: mời các hãng mua sản phẩm chủ yếu của công ty.
Tổ chức điều khiển hội nghị: Tạo điều kiện cho khách mời phát biểu về những kết quả tích cực cũng như tồn tại trong hoạt động tiêu thụ sản phẩm, chất lượng sản phẩm, chất lượng phục vụ của công ty…cùng các gợi ý giải pháp của khách hàng.
Thu thập ý kiến khách hàng.
+ Tham gia hội chợ triển lãm hàng công nghiệp hàng năm.
Công ty cần cập nhật tin tức các hội chợ triển lãm sẽ diễn ra và lên kế hoạch những hội chợ triển lãm sẽ tham gia, và công ty sẽ chú trọng vào việc lựa chọn những hội chợ triển lãm hàng công nghiệp nào sẽ dựa trên địa điểm triển lãm và năng lực của công ty.
Khi tham dự hội chợ triển lãm công ty cần lên kế hoạch chuẩn bị:
Lựa chọn hàng hóa đi hội chợ triển lãm. Công ty nên đưa ra những sản phẩm có sức cạnh tranh và nhiều ưu thế để đi triển lãm như máy phát điện Capo, Bruno, Misubishi…
Trang trí gian hàng phù hợp để thu hút khách hàng.
Chuẩn bị tài liệu cần thiết để giới thiệu sản phẩm và công ty.
Lựa chọn nhân lực phục vụ tại gian hàng phải am hiểu công ty và biết cách giới thiệu hàng hóa và công ty với khách hàng.
+ Tổ chức cho khách hàng tham quan sản phẩm, kể cả sản phẩm mới 100% và sản phẩm đang được sử dụng.
+ Thông qua việc kết hợp tài trợ hay thông qua các hoạt động xã hội, cộng đồng. Với việc làm này, công ty vừa góp phần thực hiện trách nhiệm với xã hội, vừa xây dựng hình ảnh của công ty trong khách hàng.
+ Xây dựng hơn nữa Website của công ty giúp công ty tìm thêm khách hàng mới, khi công ty có thể dễ dàng thay đổi, cập nhập những thông tin mới, đầy đủ và giải đáp mọi thắc mắc của khách hàng. Trang web cũng là một cách dễ nhất để công ty thiết lập đơn đặt hàng với doanh nghiệp. Để nâng cao hiệu quả hoạt động của Website,công ty cần thường xuyên cập nhật tin tức, ngoài những thông tin đã có, công ty có thể xây dựng thêm những nội dung sau:
• Sứ mệnh, tầm nhìn, triết lý kinh doanh, các giá trị….
• Giới thiệu về sản phẩm cần chi tiết hơn, với chủng loại, chất lượng, giá cả, điều kiện phân phối, các hướng dẫn cách sử dụng sản phẩm…
• Các chính sách chiết khấu, khuyến mại nếu có.
• Phương thức thanh toán.
• Giải đáp thắc mắc của khách hàng
• Các văn bản, tài liệu, thăm dò ý kiến khách hàng…
Hoạt động xúc tiến này tuy không phải là hoạt động chính đối với sản phẩm công nghiệp, song nó đem lại lòng tin, sự nhận biết cho khách hàng, hỗ trợ bán hàng cá nhân và góp phần tạo dựng uy tín, nâng cao khả năng cạnh tranh của công ty trong đấu thầu.
+ Giải quyết thắc mắc, khiếu nại của khách hàng:
Giải đáp thắc mắc và khiếu nại của khách hàng theo quy trình để mọi nhân viên có thể thực hiện tốt nhất dịch vụ, mỗi phản ánh của khách hàng sẽ được thực hiện theo một trình tự và nhanh chóng. Sau đây là đề xuất lưu đồ giải quyết thắc mắc, khiếu nại của khách hàng :