- Vận chuyển bằng đường biển: bên bán có thể bán thông qua vận đơn đường biển để khống chế quyền sở hữu hàng hóa, đồng thời đó là công cụ hữu hiệu để
1. BIỆN PHÁP 1: NÂNG CAO NĂNG LỰC, TRÌNH ĐỘ CỦA NHÂN VIÊN LÀM CÔNG TÁC THANH TOÁN QUỐC TẾ TẠI CÔNG TY
THANH TOÁN TẠI CÔNG TY
Sự cần thiết của biện pháp:
Bộ chứng từ thanh toán là cơ sở chứng minh công ty đã hoàn thành nghĩa vụ giao hàng. Trong phương thức tín dụng chứng từ, nó là cơ sở pháp lý để ngân hàng kiểm tra, đối chiếu với L/C xem có phù hợp với những điều quy định hay không để đưa ra quyết định từ chối hay thanh toán tiền hàng. Bộ chứng từ thanh toán là nơi phát sinh nhiều tranh chấp giữa người bán và người mua, giữa ngân
hàng và các bên có liên quan, có tính chất quyết định việc công ty có được nhận tiền thanh toán cho lô hàng đã xuất hay không.
Trên thực tế, hiện nay việc lập bộ chứng từ thanh toán tại công ty còn kéo dài lâu và hay bị đối tác phàn nàn vì đã làm chậm trễ kế hoạch bán hàng của họ. Vì vậy, khi lập bộ chứng từ, công ty phải đứng trên quan điểm là bộ chứng từ lập ra ngoài mục đích nhận được tiền thanh toán từ phía ngân hàng hay đối tác cần phải hướng đến thoả mãn nhu cầu, mong muốn nhận được hàng nhanh, đủ hàng khi vừa đến cảng đến của đối tác. Công ty cần phải dự kiến được tương đối chính xác thời gian nhận được chứng từ sớm nhất. Trong trường hợp cần thiết thì công ty nên dùng mối quan hệ để việc cấp chứng từ được nhanh hơn. Hay nói cách khác là công ty cần phải rút ngắn thời gian lập bộ chứng từ thanh toán cho hợp lý hơn.
Nội dung biện pháp:
Để rút ngắn thời gian lập bộ chứng từ thanh toán thì trước hết và quan trọng nhất là công ty lấy vận đơn sớm. Khi lấy được vận đơn sớm thì công ty sẽ làm nhanh được các chứng từ thanh toán khác và nếu có sai sót nào trên vận đơn mà ngân hàng không chấp nhận thì có thể sửa B/L trước khi tàu chạy hoặc sau khi tàu chạy nhưng không làm ảnh hưởng nhiều đến lợi ích kinh tế do bộ chứng từ vẫn được hoàn thành đúng hạn. Đề tài xin đề xuất một số cách để có thể lấy được vận đơn sớm hơn như sau:
- Trước khi hoàn thành xếp hàng khoảng 1 hoặc 2 ngày, đánh tất cả chi tiết trên vận đơn, trừ số lượng (vì tất cả các chi tiết này đã có trong L/C hoặc tu chỉnh L/C), fax qua đại lý thuê tàu để xác nhận, họ chấp nhận các chi tiết trên B/L là đúng. Sau đó, khi hoàn thành xếp hàng, đánh chi tiết số lượng trên B/L và đem ra hãng tàu hoặc thuyền trưởng để ký. Như vậy, đỡ tốn thời gian vì hãng tàu xác nhận chi tiết trên B/L khoảng 1 – 2 ngày (2 ngày trong trường hợp công ty xuất hàng theo điều kiện FOB vì hãng tàu phải xác nhận lại với người thuê tàu). Nếu đợi khi xếp hàng xong mới xin hãng tàu xác nhận thì sẽ mất thời gian thêm 1 đến 2 ngày.
- Sau khi có vận đơn B/L, công ty nên tiến hành ngay việc lập hoá đơn thương mại, phiếu đóng gói chi tiết, giấy chứng nhận xuất xứ C/O, Health Certificate dựa theo vận đơn. Khi lập xong các chứng từ thanh toán thì công ty phải tiến hành kiểm tra kỹ lưỡng để hoàn toàn trùng khớp với vận đơn rồi mới gởi đến các cơ quan hữu quan như phòng thương mại và công nghiệp chi nhánh tại TP.Hồ Chí Minh để xác nhận.
- Sang ngày làm việc thứ 4 hoặc thứ 5 sau khi giao hàng, công ty sẽ có đầy đủ chứng từ, nhân viên phòng kinh doanh và kế hoạch sẽ tiến hành kiểm tra kỹ, nếu thấy không có gì sai sót thì xuất trình cho ngân hàng.
Như vậy, theo cách làm này công ty có thể rút ngắn được thời gian lập bộ chứng từ thanh toán xuống từ 6 – 7 ngày còn 4 – 5 ngày, có thể xuất trình cho ngân hàng sớm hơn, và người mua có thể nhận bộ chứng từ sớm hơn để lấy hàng, bản thân công ty có thể được thanh toán nhanh hơn.
3. BIỆN PHÁP 3: LỰA CHỌN PHƯƠNG THỨC THANH TOÁN PHÙ