1.Thực trạng công tác TTQT tại công ty
1.1. Tiến trình thực hiện công tác TTQT tại công ty
1.1.1. Nghiên cứu thị trường:
Nghiên cứu thị trường xuất nhập khẩu là công việc đầu tiên và cơ bản để công ty chuyển sang giai đoạn đàm phán, giao dịch và ký kết hợp đồng ngoại thương. Công tác nghiên cứu thị trường xuất nhập khẩu nếu thực hiện có hiệu quả sẽ tạo điều kiện thuận lợi cho các công việc tiếp theo diễn ra một cách suôn sẻ. Hơn nữa, nó sẽ tạo điều kiện hạn chế tối đa những sai sót trong khâu ký kết hợp đồng và giúp cho cán bộ nghiệp vụ xuất nhập khẩu đưa ra quyết định tối ưu trong giao dịch, đàm phán của mình.
Công ty chỉ tiến hành nhập khẩu nguyên liệu nhằm đáp ứng những đòi hỏi cao về chất lượng sản phẩm từ phía khách hàng, hoặc làm ổn định nguồn nguyên liệu phục vụ cho những hợp đồng dài hạn, để tránh bị lệ thuộc vào tình trạng nguồn nguyên liệu trong nước biến động và không ổn định về mặt giá cả, số lượng, chất lượng.
Nếu như trong công ty trước đây có các bạn hàng đối tác uy tín và lâu năm như Anh, Hà Lan… thì trong những năm gần đây công ty đã có nhiều đối tác mới từ các nước như: Mỹ, Pháp,… đến thăm và tìm hiểu giao dịch.
a) Công tác nghiên cứu và tiếp cận thị trường được công ty thực hiện chủyếu dựa trên 2 phương pháp chính: yếu dựa trên 2 phương pháp chính:
Nghiên cứu tại bàn:
Nghiên cứu qua các phương tiện truyền thông, như truyền hình, tạp chí kinh tế chuyên ngành trong và ngoài nước, các báo cáo của cơ quan thường vụ Việt Nam tại nước ngoài, niêm giám thống kê thương mại, thư viện, internet, ngân hàng…
Nghiên cứu qua nguồn thông tin từ khách hàng giao dịch.
Nghiên cứu trên cơ sở các thông tin, tài liệu thu được từ việc ký kết và thực hiện hợp đồng giữa các công ty trong và ngoài nước trên các lĩnh vực mà công ty quan tâm.
Kinh nghiệm đúc kết được qua các lần giao dịch.
Ngoài ra công ty còn nhận được sự hỗ trợ từ phía tập đoàn New World Fashion.
Nghiên cứu tại chỗ.
Công ty trực tiếp đến tìm hiểu thị trường đói tác hoặc tiến hành thăm dò qua điện thoại, email…Ngoài ra mẫu mã sản phẩm của đối tác cũng được công ty khá chú ý nhằm đối chiếu, so sánh để tìm ra sản phẩm hợp lý hơn đáp ứng những thị trường mới này. Phương pháp này ít được công ty sử dụng vì phần lớn nó làm tăng chi phí giao dịch, đòi hỏi trình độ cán bộ về nghiệp vụ cũng như khả năng giao tiếp bằng tiếng anh phải tốt.
Nhân viên phòng kế hoạch đảm nhận công việc nghiên cứu thị trường cùng với sự hỗ trợ của lãnh đạo cấp trên và những nhân viên khác trong công ty. Trong trường hợp cần thiết, công ty có thể cử người sang tìm hiểu trực tiếp đối tác nước ngoài hoặc tiến hành thăm dò qua điện thoại để biết được nhu cầu, thiện chí của khách hàng. Việc nghiên cứu, tìm hiểu đối tác được tiến hành nhanh chóng, chính xác để tránh trường hợp bỏ qua cơ hội kinh doanh và giảm thiểu rủi ro.
b) Nội dung chủ yếu được công ty đưa ra phân tích và nghiên cứu:
Thị trường hàng hóa :
Dung lượng thị trường trong việc cung cấp và tiêu thụ hàng hóa. Luật pháp và tập quán buôn bán của nước sở tại.
Chế độ hạn ngạch xuất nhập khẩu, hàng rào thuế quan, các chế độ ưu đãi đặc biệt.
Các điều kiện tiền tệ, giao dịch ngoại hối trên thị trường.
Nghiên cứu tình hình biến động của thị trường thế giới về cung cầu, giá cả… Các yếu tố về văn hóa xã hội tập toán tiêu thụ…
Tình hình vận tải và giá cước. Về đối tác
Uy tín và kinh nghiệm trong kinh doanh, thái độ cư sử cũng như thiện chí trong giao dịch.
Văn hóa kinh doanh của công ty. Tình hình tài chính.
Ngân hàng phát hành đại diện thanh toán cho công ty. Lĩnh vực kinh doanh của công ty.
c) Nhận xét
Ưu điểm
Công ty xác định việc tìm hiểu ban đầu về thị trường và đối tác kinh doanh là hết sức cần thiết và thực sự công tác này đã góp phần không nhỏ trong việc ngăn ngừa các tranh chấp có thể xảy ra trong quá trình thực hiện hợp đồng trong xuất nhập khẩu giữa công ty và đối tác mình kinh doanh.
Công ty đã có những cố gắng trong việc liên hệ, giao dịch với các trung tâm, các công ty tư vấn để có được sự hỗ trợ tốt hơn trong công tác tiếp thị, môi giới và xúc tiến hoạt động xuất khẩu của mình với những bạn hàng mới.
Chủ động và tranh thủ nhận các hợp đồng ủy thác xuất khẩu của các đơn vị, cá nhân trong nước, vừa tận dụng được thế mạnh của trung gian ( về vận tải, tiếp thị,…) lại vừa có cơ hội để quảng bá, giới thiệu uy tín trong kinh doanh cũng như sản phẩm của công ty ra thị trường nước ngoài. (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Công ty đang có kế hoạch xây dựng một wedsite để nhằm quảng bá tốt hơn nữa về hình ảnh của mình.
Nhược điểm
Công ty chưa có phòng Marketing chuyên nghiên cứu về khách hàng và thị trường . Công việc này được thực hiện bởi phòng kinh doanh xuất nhập khẩu, do đó đã ảnh hưởng không nhỏ đến hiệu quả kinh doanh. Hơn nữa điều này đã làm tăng chi phí bán hàng khi công ty phải thông qua trung gian hay mô giới.
Việc tìm hiểu thị trường của công ty phần lớn chỉ thông qua bạn hàng, sách báo, giao dịch qua điện thoại, email…
Có thể nói những mặt hạn chế này xuất phát từ những nguyên nhân khách quan và chủ quan của công ty. Một phần đòi hỏi năng lực của nhân viên một phần tài chính của công ty chưa cho phép. Đây cũng là thực tại chung của các doanh nghiệp dệt may Việt Nam, thiếu những thông tin về thị trường xuất khẩu, sản phẩm chưa có sức cạnh tranh cao trên thị trường quốc tế.
1.1.2. Giao dịch:
Sau phân tích và đánh giá thị trường, đối tác xuất nhập khẩu công ty sẽ thực hiện việc giao dịch với khách hàng. Phương thức giao dịch của công ty khá đơn giản, trong đó hình thức chủ yếu được thực hiện bằng văn bản, thư thương mại, fax, telex, email…
Công ty sẽ tiến hành soạn một bức thư chào hàng hoặc một hóa đơn thương mại gửi đến cho người mua, trong đó ghi rõ đầy đủ các điều khoản ràng buộc trong hợp đồng: quy cách, tên hàng, giá cả, phương thức thanh toán mẫu mã sản phẩm, thông tin sản phẩm. Khách hàng đồng ý sẽ fax lại và hai bên tiến hành đàm phán rồi đi đến ký kết hợp đồng. Nếu có nhu cầu sửa đổi hai bên có thể tiến hành bàn bạc qua điện thoại, fax, email…
Đối với một số đối tác mới công tác đàm phán của công ty có được sự hỗ trợ từ phía trung gian khi công ty nhận các hợp đồng ủy thác xuất khẩu với các đơn vị trung gian này.
1.1.3. Đàm phán:
Đàm phán là quá trình công ty trao đổi ý kiến với đối tác, điều chỉnh nhu cầu của mình và đối tác để đi đến những thống nhất trong các vấn đề mà trước đây hai bên chưa thống nhất được.
Có hai cách đàm phán:
Gián tiếp: Việc giao dịch, đàm phán thực hiện qua điện thoại, fax, email, hợp đồng có thể được ký kết trực tiếp trên hóa đơn vào hàng. Cách thức này tiết kiệm nhiều chi phí, hai bên không phải tốn thời gian trong soạn thảo hợp đồng và sắp xếp gặp nhau trực tiếp thực hiện giao dịch. Hình thức này thường áp dụng khi đối tác có quan hệ thân quen và lâu năm với công ty.
Trực tiếp: Hai bên gặp mặt trực tiếp để tiến hành đàm phán về các điều khoản trong hợp đồng ở tại công ty do giám đốc kết hợp với cán bộ kinh doanh xuất nhập khẩu trực tiếp làm việc với khách hàng.
Quy trình đàm phán đi đến ký kết hợp đồng: