I. KHÁI QUÁT VỀ CÔNG TY TNHH NAM OF LONDON – TIỀN GIANG 1 SƠ LƯỢC VỀ SỰ HÌNH THÀNH VÀ PHÁT TRIỂN:
3. CƠ CẤU TỔ CHỨC QUẢN LÝ VÀ SẢN XUẤT
N Nguồn: Phòng hành chính
Nguồn: Phòng hành chính
Tổng giám đốc:
- Giữ nhiệm vụ: Công tác tổ chức cán bộ, công tác kế hoạch đầu tư phát triển, công tác giá cả.
- Chịu trách nhiệm: phê duyệt các dự án đầu tư, phương án giá, các hợp đồng xuất nhập khẩu, các chi phí ngoài quy chế.
- Phụ trách ký: Ký các dự án đầu tư, các hợp đồng mua bán tín dụng, các khế ước ngân hàng. Tổng Giám đốc Phó TGĐ kinh doanh Phó TGĐ sản xuất Phòng Kế toán Phòng Kỹ thuật công nghệ Phòng Tổ chức hành chính Phòng Xuất nhập khẩu Phòng Kế hoạch tổng hợp Phòng Kinh doanh
Phó tổng giám đốc kinh doanh:
- Giữ nhiệm vụ: Phụ trách công tác tài chính, lao động tiền lương, xây dựng cơ bản. Chủ tịch các hội đồng giá, hội đồng xét duyệt lương, hội đồng thi đua kỹ thuật, hội đồng thanh lý tài sản của công ty. Trưởng ban đổi mới doanh nghiệp, tiếp cán bộ công nhân viên.
- Chịu trách nhiệm: Phê duyệt mua sắm các loại máy móc thiết bị hành chính, duyệt các loại vật tư hàng hoá xuất ra ngoài công ty. Duyệt mua các loại vật tư cung ứng cho sản xuất (có uỷ quyền cụ thể).
- Phụ trách ký: Ký các hợp đồng lao động, các hợp đồng xuất nhập khẩu, các hợp đồng mua bán vật tư, các uỷ nhiệm chi, các phiếu thu chi, các hoá đơn tài chính VAT, các bảng lương, L/C.
Phó tổng giám đốc sản xuất:
- Giữ nhiệm vụ: Phụ trách công tác sản xuất, xuất nhập khẩu, cơ điện, trưởng ban khoa học kỹ thuật.
- Chịu trách nhiệm: phê duyệt các chi phí phục vụ sản xuất, các sửa chữa nhỏ về cơ điện, định mức lao động, định mức vật tư, duyệt mua một số thiết bị vật tư cho sản xuất (có giấy uỷ quyền cụ thể), duyệt các bảng giá thành sản phẩm kinh doanh xuất khẩu. Duyệt các đề xuất lập hợp đồng xuất nhập khẩu.
- Phụ trách ký: các hợp đồng gia công trong nước, lệnh cấp phát vật tư ngoài định mức và vật tư bổ sung, lệnh điều động và các chứng từ đề xuất nhập khẩu.
Phòng kinh doanh:
Chức năng:
- Giúp giám đốc ký kết các hợp đồng thu mua nguyên phụ liệu, vật tư, tiêu thụ sản phẩm.
- Tham mưu cho ban giám đốc về thị trường chính đối với khách hàng.
Nhiệm vụ:
- Tổ chức triển khai, hướng dẫn việc thực hiện các chính sách, chiến lược, kế hoạch, chương trình tiếp thị kinh doanh của ban Tổng giám đốc, đáp ứng yêu cầu của thị trường nội địa.
- Chuẩn bị mẫu mã, nguyên liệu phù hợp với thị hiếu của khách hàng ở từng thời kỳ khác nhau.
- Tổ chức cung cấp nguyên phụ liệu theo đúng kế hoạch sản xuất cho các xí nghiệp.
- Giải quyết vấn đề phát sinh về số lượng và chất lượng nguyên phụ liệu với nhà cung cấp.
- Phụ trách các vấn đề về hội chợ, triển lãm, tiếp thị hàng hoá, marketing, thương hiệu, nhãn hiệu sản phẩm của công ty tại thị trường nội địa.
- Xúc tiến thương mại và tổ chức khuyến mãi, đề xuất cải tiến các vấn đề phụ trách để đảm bảo phát triển thị trường một cách bền vững.
Phòng xuất nhập khẩu:
Chức năng:
Tham mưu cho ban giám đốc về công tác đối ngoại, các luật quốc tế về thương mại, thanh toán, bảo hiểm, vận tải, pháp chế, chính sách khách hàng và thị trường quốc tế.
Nhiệm vụ:
- Nghiên cứu tham mưu thực hiện các chính sách, chế độ quản lý xuất nhập khẩu, thuế quan, hạn ngạch, chính sách khu vực, các chính sách xuất nhập khẩu của Nhà nước.
- Tổ chức hệ thống xuất nhập khẩu theo quy chế và quy định của công ty.
- Tổ chức khai báo hải quan xuất nhập khẩu trên cơ sở phiếu đề xuất lập hợp đồng đã được tổng giám đốc duyệt.
- Thanh lý nguyên phụ kiện với hải quan.
- Đăng ký sở hữu nhãn hiệu trên thị trường quốc tế.
Phòng kế toán:
- Tổ chức thực hiện các nghiệp vụ kế toán, xử lý các chứng từ cho toàn công ty. - Xác định kết quả hoạt động kinh doanh của công ty và từng bộ phận để đánh giá tính hiệu quả của quá trình sản xuất kinh doanh.
Phòng kỹ thuật công nghệ:
- Tính toán định mức nguyên phụ liệu tạm thời để làm cơ sở cho việc tính giá thành sản phẩm.
- Ban hành các định mức tiêu hao nguyên phụ liệu, các tiêu chuẩn kỹ thuật đối với đơn hàng FOB cho sản xuất.
- Có trách nhiệm nghiên cứu và thông tin về tính chất của nguyên phụ liệu cho các đơn vị trong công ty.
- Nghiên cứu thiết kế, chế thử sản phẩm, tổ chức may mẫu, làm mẫu rập đối với các đơn hàng khi có yêu cầu.
- Giải quyết các sự cố về kỹ thuật phát sinh trước và trong quá trình sản xuất, thông tin chính xác, kịp thời cho các đơn vị sản xuất và các đơn vị có liên quan về những góp ý của khách hàng, các chỉnh sửa kỹ thuật (nếu có).
Phòng tổ chức hành chính:
Chức năng:
- Quản lý đề xuất mua sắm, bảo trì và thực hiện chế độ sử dụng các dụng cụ và phương tiện làm việc, thiết bị thông tin, thiết bị văn phòng, nhà xưởng.
- Quản lý và điều động phương tiện vận chuyển phục vụ sản xuất và công tác. - Quản lý, đào tạo, bồi dưỡng, sử dụng đội ngũ lao động, thực hiện các chính sách và nghĩa vụ đối với người lao động theo đúng luật định.
- Lập phương án phân phối các quỹ lương và trả lương sản phẩm, tính toán quỹ lương hàng tháng cho cán bộ công nhân viên trong công ty.
- Quản lý con dấu của công ty.
Nhiệm vụ:
- Kiểm soát việc ban hành, phân phối các tài liệu gốc trong hệ thống chất lượng theo quy định.
- Kiểm soát các văn bản đi và đến, chuyển các văn bản đến cho các đơn vị có liên quan.
- Chịu trách nhiệm tổ chức thực hiện, cung cấp các dịch vụ theo quy định của Công ty cho cán bộ công nhân viên của công ty.
- Tổ chức quản lý lao động tiền lương, tổ chức lưu trữ hồ sơ, tài liệu và thực hiện các văn bản cấp trên giao phó.
- Giải quyết trực tiếp với người lao động về các vướng mắc trong quá trình tuyển dụng lao động sản xuất.
- Tổ chức công tác đời sống, y tế, giáo dục cho các cán bộ công nhân viên trong công ty.
Nhận xét:
Bộ máy của công ty được tinh giảm gọn nhẹ nhưng vẫn đảm bảo khả năng điều hành tốt công ty, đảm bảo hiệu quả sản xuất kinh doanh, tiết kiệm được chi phí quản lý, giảm chi phí kinh doanh.
Tuy nhiên, công ty vẫn chưa có phòng Marketing chuyên nghiên cứu thị trường và khách hàng mà công việc này được thực hiện bởi phòng kinh doanh xuất nhập khẩu, dẫn đến hạn chế khả năng phát triển thị trường của công ty trong thời gian qua.