Làm việc nhóm là môi trường tốt để sinh viên có thể phát triển kiến thức, kỹ năng và kinh nghiệm làm việc từ việc học hỏi các thành viên trong nhóm. Để có được kỹ năng làm việc nhóm hiệu quả, sinh viên cần chú ý đến những yếu tố liên quan đến nhóm từ việc lựa chọn các thành viên tham gia đến việc chọn nhóm trưởng, xác định mục đích nhóm, lập ra các quy tắc nhóm, cũng như kế hoạch làm việc, sinh hoạt nhóm cụ thể. Dưới đây là các lưu ý giúp sinh viên tăng hiệu quả làm việc nhóm.
Lựa chọn thành viên nhóm
Việc lựa chọn các thành viên vào nhóm cần được chú ý kỹ thành công hay thất bại của nhóm phụ thuộc rất nhiều vào các cá nhân tham gia. Vì vậy, thành viên nhóm cần được lựa chọn theo các tiêu chí nhất định.
- Thứ nhất, thành viên nhóm phải là người có khả năng thực hiện nhiệm vụ hoặc các nhiệm vụ trong nhóm. Việc nhận những người không có khả năng thực hiện các nhiệm vụ, hoặc các phần nào đó của các nhiệm vụ của nhóm, chẳng những không giúp nhóm trong công việc của mình, mà còn tạo ra gánh nặng không cần thiết. Chẳng hạn, nhóm các kiến trúc sư, kỹ thuật viên đồ họa, kỹ sư xây dựng với nhiệm vụ thiết kế một khu nhà cao tầng sẽ không thể nhận vào nhóm mình các cầu thủ bóng đá vì các cầu thủ này không giúp được nhóm, hơn nữa, sự tham gia của thành viên bóng đá có thể làm tăng thêm thời gian hội họp, cản trở công việc của các thành viên khác của nhóm.
- Thứ hai, thành viên nhóm phải là người có tinh thần hợp tác với các thành viên khác trong công việc. Một người có khả năng làm việc tốt nhưng không có tinh thần hợp tác với người khác trong công việc không thể là thành viên tốt của nhóm được, vì công việc của nhóm không phải là phép cộng các công việc của các thành viên của nó, mà là tổ hợp hữu cơ các công việc đó. Có những sinh viên giỏi, nhưng không chịu hợp tác với các bạn khác cũng thường bị các sinh viên khác tránh không mời vào nhóm học tập của mình.
Các tiêu chuẩn đánh giá khả năng làm việc nhóm do tiến sĩ M.Ballot thuộc trung tâm tư vấn việc làm ở Massachuset đưa ra sau đây giúp làm rõ hơn về những đòi hỏi đối với thành viên nhóm. Có 15 tiêu chuẩn đánh giá khả năng làm việc nhóm8.
1. Lòng tin: Bạn có tin tưởng vào khả năng hoàn thành công việc của đồng đội không?
8
PGS.TSKH. Bùi Loan Thùy – PGS.TS. Phạm Đình Nghiệm (2011), Kỹ năng mềm, Trường Đại học Kinh tế - Tài chính TP. HCM, trang 29-30.
2. Bình tĩnh: Trong thời gian vô cùng gấp rút, bạn có khả năng giải quyết tình huống một cách bình tĩnh không?
3. Tôn trọng: Ý kiến của đồng nghiệp có được bạn quan tâm không? Bạn có rút ra được những ý tưởng của bản thân từ những ý kiến đó?
4. Hợp tác: Khả năng hòa nhập của bạn như thế nào với đồng nghiệp từ những lĩnh vực, khả năng, thậm chí quốc tịch khác nhau?
5. Tổ chức: Bàn làm việc của bạn có gọn gàng không? Bạn có làm việc theo kế hoạch đã vạch?
6. Khả năng làm việc dưới áp lực: Bạn có phát huy được tốt nhất khả năng khi làm việc dưới áp lực không?
7. Khả năng giao tiếp: Bạn thích tiếp xúc với nhiều người? Bạn luôn luôn thu hút được sự chú ý của mọi người trong mọi câu chuyện? 8. Khả năng kiểm soát tình huống: Khi một tình huống ngoài dự
kiến xảy ra, bạn luôn luôn đưa ra được những bước cần thiết để giải quyết?
9. Khả năng thuyết phục: Bạn có đưa ra được những lý lẽ thích hợp để bảo vệ ý kiến của mình?
10.Lạc quan: Bạn có luôn tin rằng mình có khả năng tìm ra giải pháp khi “bị dồn đến chân tường”?
11.Trách nhiệm: Bạn luôn sẵn sàng tiên phong cho việc chung? 12.Kiên trì: Khi công việc đình trệ bạn sẽ cố gắng tiếp tục được
bao lâu?
13.Quyết tâm: Bạn sẽ phản ứng thế nào khi kết quả không được như mong muốn? Từ bỏ hay tìm một hướng giải quyết khác?
14.Nhạy bén: Bạn có dự tính được những tình huống khác nhau có thể xảy ra trong công việc? Bạn có khả năng giải quyết linh hoạt những tình huống đó không?
15.Lắng nghe: Bạn không ngắt lời đồng nghiệp khi họ đang muốn đưa ra ý kiến? Bạn có luôn khuyến khích mọi người đưa ra ý kiến của riêng mình?
Chọn nhóm trƣởng
Nhóm trưởng có thể do tổ chức thành lập nhóm chỉ định, có thể do các thành viên trong nhóm bầu chọn. Nhưng dù nhóm trưởng được chọn bằng cách nào cũng phải thỏa mãn được một số yêu cầu.
Nhóm trưởng cũng là một thành viên nhóm nên cũng phải thỏa mãn 15 tiêu chuẩn của nhóm viên như đã đề cập ở trên. Ngoài ra, nhóm trưởng là người lãnh đạo trực tiếp nên phải là người có tố chất lãnh đạo. Nhóm trưởng phải có tinh thần quyết đoán, khả năng ra quyết định nhanh, có tinh thần chịu trách nhiệm với các quyết định của mình. Nhóm trưởng phải biết lắng nghe và không lãnh đạo một cách độc đoán. Nhóm trưởng phải là người có trách nhiệm cao. Có nhiều nhóm sinh viên hoạt động không hiệu quả vì lý do nhóm trưởng của họ không có tinh thần trách nhiệm cao.
Nhóm trưởng cần lãnh đạo nhóm một cách dân chủ; cần tạo điều kiện để cả nhóm tham gia phát biểu ý kiến, bàn bạc vấn đề và lắng nghe ý kiến của các thành viên khác trong nhóm (ngay cả khi ý kiến đó trái ý mình). Nhóm trưởng phải giao việc cho các nhóm viên một cách rõ ràng: công việc cụ thể, thời hạn hoàn thành, phối hợp với ai để giải quyết, báo cáo tiến độ công việc… Khi giao việc cho các nhóm viên, nhóm trưởng có thể giao việc theo tiêu chí như nhóm viên xung phong nhận, phù hợp với khả năng…
Sau cùng, nhóm trưởng phải là người biết cách điều hòa các quan hệ trong nhóm. Để làm được điều này thì nhóm trưởng không nhất thiết là người giỏi chuyên môn nhất, nhưng phải là người công bằng, chính trực, có bản lĩnh, và hiểu biết về trình độ, tính cách, tâm lý của tất cả các thành viên khác.
Xác định mục đích nhóm
Các thành viên nhóm phải biết rõ mục đích nhóm của mình. Mục đích là cái định hướng cho toàn bộ hoạt động của nhóm, quy định các nhiệm vụ mà nhóm cần thực hiện. Nó cũng là cái liên kết các thành viên lại thành nhóm.
Mục đích của nhóm có thể được tổ chức hay cá nhân lập ra nhóm xác định sẵn từ trước. Trường hợp này hay xảy ra với các nhóm chính thức. Mục đích của nhóm cũng có thể do một số hoặc toàn bộ các thành viên nhóm xác định. Trường hợp này hay xảy ra với các nhóm không chính thức.
Mục đích của nhóm cần phải rõ ràng và có tính khả thi. Các thành viên nhóm phải biết được mục đích của nhóm ngay khi tham gia vào nhóm. Nhóm được hình thành trên cơ sở các thành viên có cùng kiểu phương pháp học tập theo VAK có thể dễ dàng đi đến thống nhất mục đích chung.
Xây dựng kế hoạch làm việc nhóm
Nhóm cần phải có kế hoạch rõ ràng và cụ thể khi thực hiện công việc. Kế hoạch này phải bao hàm kế hoạch tiến độ (công việc nào được
làm vào thời gian nào), kế hoạch nhân sự (ai làm việc đó), kế hoạch tài chính (phân bổ kinh phí cho các công việc cụ thể như thế nào).
Mặc dù các thành viên nhóm phụ trách các phần công việc khác nhau chứ không phải toàn bộ các công việc của nhóm, nhưng họ cần nắm vững toàn bộ kế hoạch của nhóm. Đảm bảo điều này để các thành viên nhóm có thể đánh giá tiến trình công việc của nhóm, qua đó phối hợp, tương trợ lẫn nhau hoàn thành công việc chung.
Nhóm trưởng phải là người chủ động xây dựng kế hoạch làm việc nhóm, đồng thời phải kiểm tra, giám sát việc thực hiện của các thành viên, trong quá trình đó cũng phải luôn đôn đốc, động viên họ thực hiện tốt công việc. Một thư ký hỗ trợ cho nhóm trưởng cũng thật cần thiết trong việc lên kế hoạch làm việc nhóm. Thư ký có thể tổng hợp và ghi lại các kế hoạch, phân công cụ thể của nhóm.
Sinh hoạt nhóm
Các buổi sinh hoạt nhóm có ảnh hưởng rất nhiều đến hiệu quả làm việc nhóm nên cần được coi trọng. Nhóm cần có lịch sinh hoạt đều đặn, thường xuyên và linh hoạt.
Sinh hoạt nhóm thường là các buổi họp nhóm để giải quyết công việc, vì vậy, cần tổ chức họp nhóm hiệu quả. Họp nhóm phải có mục đích rõ ràng, nội dung phải thiết thực, yêu cầu các thành viên nhóm phải tham gia đầy đủ và đúng giờ. Họp nhóm cần tiến hành trong thời gian ngắn, nhanh gọn mà vẫn chuyển tải hết thông tin cần truyền đạt giữa nhóm trưởng và các thành viên, giữa các thành viên với nhau, tránh mất nhiều thời gian của các thành viên. Khi sinh hoạt nhóm, các thành viên phải làm việc nghiêm túc và tôn trọng lẫn nhau; không được cười đùa, làm việc riêng, lơ đãng hoặc bàn sang chuyện khác không thuộc chủ đề buổi sinh hoạt.
Ngoài ra, sinh hoạt nhóm còn để tăng cường giao lưu, hiểu biết lẫn nhau giữa các thành viên nhóm. Các buổi sinh hoạt này có thể tổ chức thoải mái hơn. Trong những buổi sinh hoạt này nhóm không xem xét công việc, mà tổ chức các hoạt động chung để tăng cường mối liên hệ giữa các thành viên, chẳng hạn như, sinh hoạt ngoài trời, tham quan, chơi thể thao, đi uống cafe, hoặc đến nhà riêng của một thành viên nào đó…
Để tiết kiệm thời gian và chi phí đi lại, nhóm có thể sử dụng công nghệ tin học trong tổ chức sinh hoạt nhóm, chẳng hạn như dùng email, điện thoại, mạng xã hội facebook, yahoo messenger… để tiến hành trao đổi, bàn bạc công việc với nhau. Đây là cách mà nhiều nhóm sinh viên sử dụng hiện nay. Tuy nhiên, các nhóm không nên lạm dụng cách này, vì
gặp mặt trực tiếp vẫn tốt hơn cho việc trao đổi thông tin, nhất là những thông tin khoa học, học thuật.
Thông tin trong nhóm
Thông tin trong nhóm rất quan trọng, nó là huyết mạch của sinh hoạt nhóm và quyết định sự thành công hay thất bại của nhóm. Chỉ khi thực sự hiểu nhau và thông cảm nhau người ta mới tích cực hợp tác. Không ít khi việc trao đổi thông tin cản trở sự vận hành của nhóm khi nó bị gián đoạn, hoặc bị nhiễu, gây hiểu lầm dẫn đến mâu thuẫn. Thông tin rõ ràng, chính xác thì mọi người sẽ hiểu nhau và hiểu nhiệm vụ để hợp tác với nhau. Thông tin có nguồn phát ra và có nơi tiếp nhận qua một kênh nào đó, rồi lại phản hồi lại nơi phát thông tin. Quá trình thông tin luôn tiếp diễn không ngừng.
Trong nhóm, thì thông tin giữa cá nhân mỗi thành viên với nhóm trưởng và ngược lại, giữa các thành viên với nhau được truyền qua các kênh như, nói, viết, ngôn ngữ cơ thể (động tác tay, chân, nét mặt…).
Sinh viên sinh hoạt trong nhóm cần phải được thông tin đầy đủ và rõ ràng về toàn bộ công việc cũng như tiến độ của từng người trong nhóm. Cần tránh tình trạng chỉ quan tâm đến phần việc của mình mà bỏ qua thông tin về phần của những người khác, vì lúc đó sinh viên không có khả năng phối hợp với các thành viên khác. Nếu không hiểu rõ công việc nói chung, hoặc phần việc của ai đó, sinh viên nên hỏi lại cho rõ, không nên e ngại, tránh né. Thêm vào đó, mỗi sinh viên có phương pháp học tập theo VAK khác nhau, nên trong quá trình thông tin, sinh viên cần khắc phục những hạn chế trong tiếp thu thông tin của mình (nói nhanh, nói chậm, nhìn hạn chế, hay nghe hạn chế…) để việc chia sẻ được thông suốt.